Εγχειρίδιο Χρήσης LedgerX

• 01 — Summary | Γενική Επισκόπηση
• 01A — Chart of Accounts | Λογαριασμοί Λογιστικού Σχεδίου
• 02 — Bank & Cash Accounts | Τραπεζικοί Λογαριασμοί και Ταμείο
• 03 — Purchase Invoices | Τιμολόγια Αγορών
• 03B — Suppliers | Προμηθευτές
• 03Γ — Πληρωμή Προμηθευτή μέσω Purchase Invoice
• 03Δ — Debit Notes προς Προμηθευτές | Χρεωστικά Σημειώματα
• 04. Sales Invoices - Έκδοση Νέου Τιμολογίου Πώλησης
• 04B — Customers | Πελάτες
• 04Γ — Είσπραξη Τιμολογίου από Πελάτη
• 04Δ — Credit Notes προς Πελάτες | Πιστωτικά Τιμολόγια
• 05 — Payments | Πληρωμές
• 06 — Αποδείξεις Είσπραξης (Receipts)
• 07 — Reports | Αναφορές & Οικονομική Πληροφόρηση
• 08 — Journal Entries | Εγγραφές Ημερολογίου
• 09 — VAT Return | Έλεγχος και Υποβολή Δήλωσης ΦΠΑ
• 10 — Customer Reports | Αναφορές Πελατών
• 10B — Supplier Reports | Αναφορές Προμηθευτών
• 11 — Financial Statements - Κατάσταση Αποτελεσμάτων
• 12 — Inventory Items | Είδη Αποθέματος

01 — Summary | Γενική Επισκόπηση

Η σελίδα Summary αποτελεί την κεντρική σελίδα οικονομικής επισκόπησης της επιχείρησης. Παρουσιάζει συνοπτικά και οργανωμένα την οικονομική κατάσταση και τα αποτελέσματα της επιχείρησης, χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να εξετάσει ξεχωριστά όλες τις λογιστικές κινήσεις.

Στην πρώτη σελίδα εμφανίζονται δύο βασικές οικονομικές καταστάσεις:

• Balance Sheet — Ισολογισμός
• Profit and Loss Statement — Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Η σελίδα χωρίζει τα δεδομένα σε βασικές λογιστικές κατηγορίες, ώστε ο χρήστης να μπορεί να κατανοήσει γρήγορα τι διαθέτει η επιχείρηση, τι οφείλει, ποια είναι η καθαρή της θέση, πόσα έσοδα έχει και ποια είναι τα έξοδά της.

---

1. Τι είναι το Summary;

Το Summary είναι η συνοπτική οικονομική εικόνα της επιχείρησης.

Από τη συγκεκριμένη οθόνη ο χρήστης μπορεί να δει σε υψηλό επίπεδο:

• την αξία των Assets
• τις Liabilities
• το Equity
• τα Revenue
• το Cost of Sales
• το Gross Profit / Loss
• τα Operating Expenses
• και, κατ' επέκταση, το αποτέλεσμα της περιόδου.

Η σελίδα λειτουργεί σαν ένα financial dashboard.

Δεν αντικαθιστά τις αναλυτικές οικονομικές καταστάσεις ή τα επιμέρους reports, αλλά παρέχει μια γρήγορη εικόνα της οικονομικής θέσης και απόδοσης.

---

2. Balance Sheet — Ισολογισμός

Στην αριστερή πλευρά της οθόνης εμφανίζεται το Balance Sheet.

Ο Ισολογισμός παρουσιάζει την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Η βασική λογιστική σχέση είναι:

Assets = Liabilities + Equity

ή:

Ενεργητικό = Υποχρεώσεις + Καθαρή Θέση

Ο Ισολογισμός χωρίζεται σε τρεις βασικές κατηγορίες:

1. Assets — Ενεργητικό
2. Liabilities — Υποχρεώσεις
3. Equity — Καθαρή Θέση

---

3. Assets — Ενεργητικό

Το Assets παρουσιάζει όλα όσα κατέχει ή ελέγχει οικονομικά η επιχείρηση και από τα οποία αναμένεται να προκύψουν οικονομικά οφέλη.

Στο παράδειγμα της οθόνης εμφανίζεται:

Assets: €6,172.00

Αυτό σημαίνει ότι, σύμφωνα με τα δεδομένα της λογιστικής περιόδου και των συγκεκριμένων λογαριασμών, το συνολικό ενεργητικό ανέρχεται σε €6.172,00.

Παραδείγματα Assets

Το Ενεργητικό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Μετρητά
• Τραπεζικούς λογαριασμούς
• Πελάτες / Accounts Receivable
• Αποθέματα
• Εμπορεύματα
• Ενσώματα πάγια
• Οχήματα
• Εξοπλισμό
• Ακίνητα
• Προκαταβολές
• Άλλα περιουσιακά στοιχεία

---

4. Current Assets — Κυκλοφορούν Ενεργητικό

Κάτω από το Assets εμφανίζεται η υποκατηγορία:

Current Assets

Τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία είναι στοιχεία που αναμένεται, γενικά, να μετατραπούν σε μετρητά, να πωληθούν ή να χρησιμοποιηθούν στο πλαίσιο του κανονικού λειτουργικού κύκλου της επιχείρησης.

Στο παράδειγμα:

Current Assets: €6,172.00

---

5. 1500 Accounts Receivable — Πελάτες

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

1500 Accounts Receivable — €6,172.00

Τα Accounts Receivable αντιπροσωπεύουν ποσά που οφείλουν οι πελάτες στην επιχείρηση.

Για παράδειγμα, εάν η επιχείρηση εκδώσει τιμολόγια συνολικής καθαρής αξίας €5.000 και αυτά δεν έχουν ακόμη εξοφληθεί, το ποσό εμφανίζεται ως απαίτηση από πελάτες.

Απλά:

Accounts Receivable = Χρήματα που πρέπει να εισπράξει η επιχείρηση από τους πελάτες της.

Παράδειγμα

Η εταιρεία εκδίδει τιμολόγιο:

• Καθαρή αξία: €1.000
• ΦΠΑ 19%: €190
• Σύνολο: €1.190

Εφόσον ο πελάτης δεν έχει πληρώσει, δημιουργείται απαίτηση.

---

6. Liabilities — Υποχρεώσεις

Η δεύτερη βασική κατηγορία του Balance Sheet είναι οι Liabilities.

Οι υποχρεώσεις αντιπροσωπεύουν ποσά που η επιχείρηση οφείλει σε τρίτους.

Στην οθόνη εμφανίζεται:

Liabilities: €950.00

Παραδείγματα Liabilities

Οι υποχρεώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Προμηθευτές
• Τραπεζικά δάνεια
• ΦΠΑ πληρωτέο
• Φόρο εισοδήματος
• Μισθούς πληρωτέους
• Κοινωνικές ασφαλίσεις
• Άλλες φορολογικές υποχρεώσεις
• Βραχυπρόθεσμα δάνεια
• Μακροπρόθεσμα δάνεια

---

7. Taxation Liabilities — Φορολογικές Υποχρεώσεις

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

Taxation Liabilities — €950.00

Η κατηγορία αυτή αφορά υποχρεώσεις της επιχείρησης προς φορολογικές αρχές.

Στην οθόνη εμφανίζεται:

2300 VAT Liability — €950.00

---

8. VAT Liability — ΦΠΑ Πληρωτέος

Ο λογαριασμός VAT Liability παρουσιάζει το καθαρό ποσό ΦΠΑ που προκύπτει ως υποχρέωση της επιχείρησης, σύμφωνα με τις καταχωρήσεις και τη λογιστική παρακολούθηση.

Παράδειγμα

Εάν η επιχείρηση έχει:

Output VAT: €1.900

και

Input VAT: €950

τότε:

VAT Liability = €950

Δηλαδή:

€1.900 − €950 = €950

Το ποσό αυτό εμφανίζεται ως υποχρέωση μέχρι να διακανονιστεί σύμφωνα με την αντίστοιχη διαδικασία ΦΠΑ.

⚠️ Σημαντικό: Το ποσό που εμφανίζεται στο LedgerX πρέπει να συμφωνεί με τα σχετικά λογιστικά δεδομένα και, όπου εφαρμόζεται, με τη δήλωση ΦΠΑ.

---

9. Equity — Καθαρή Θέση

Η τρίτη βασική κατηγορία του Balance Sheet είναι το:

Equity

Η Καθαρή Θέση αντιπροσωπεύει το οικονομικό συμφέρον των ιδιοκτητών στην επιχείρηση μετά την αφαίρεση των υποχρεώσεων.

Η βασική σχέση είναι:

Equity = Assets − Liabilities

Στο παράδειγμα:

Assets = €6,172

Liabilities = €950

Άρα:

Equity = €6,172 − €950 = €5,222

Και στην οθόνη εμφανίζεται:

Equity: €5,222.00

---

10. Retained Earnings — Κέρδη εις Νέον

Στην ενότητα Equity εμφανίζεται:

3010 Retained Earnings — €5,222.00

Τα Retained Earnings αντιπροσωπεύουν συσσωρευμένα κέρδη ή ζημιές που παραμένουν στην επιχείρηση και δεν έχουν διανεμηθεί στους ιδιοκτήτες, σύμφωνα με τη λογιστική απεικόνιση.

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα το ποσό των €5.222 εμφανίζεται ως Equity.

Retained Earnings ≠ Bank Balance.

Είναι λογαριασμός καθαρής θέσης και δεν σημαίνει ότι υπάρχουν €5.222 διαθέσιμα στην τράπεζα.

---

11. Profit and Loss Statement — Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Στη δεξιά πλευρά της οθόνης εμφανίζεται το:

Profit and Loss Statement

Η Κατάσταση Αποτελεσμάτων δείχνει την οικονομική απόδοση της επιχείρησης για μια συγκεκριμένη περίοδο.

Σε αντίθεση με τον Ισολογισμό, ο οποίος παρουσιάζει οικονομική θέση σε συγκεκριμένη ημερομηνία, το Profit and Loss δείχνει:

• Έσοδα
• Κόστος πωλήσεων
• Μικτό κέρδος/ζημιά
• Λειτουργικά έξοδα
• Καθαρό αποτέλεσμα

---

12. Revenue — Έσοδα

Στην οθόνη εμφανίζεται:

Revenue: €5,222.00

Τα Revenue είναι τα έσοδα που προκύπτουν από τις δραστηριότητες της επιχείρησης.

Στο παράδειγμα:

4000 Sales - Goods — €5,222.00

Αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός 4000 Sales - Goods έχει πιστωτικό υπόλοιπο/έσοδο €5.222 για την εξεταζόμενη περίοδο.

Παραδείγματα Revenue

• Πωλήσεις προϊόντων
• Πωλήσεις εμπορευμάτων
• Παροχή υπηρεσιών
• Consulting income
• Accounting services
• Other operating income

---

13. Cost of Sales — Κόστος Πωλήσεων

Το Cost of Sales παρουσιάζει το κόστος που συνδέεται άμεσα με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που πωλήθηκαν.

Στην οθόνη:

Cost of Sales: €0.00

Αυτό σημαίνει ότι, με βάση τους λογαριασμούς που έχουν καταχωρηθεί στο συγκεκριμένο παράδειγμα, δεν υπάρχει καταχωρημένο κόστος πωλήσεων.

Παράδειγμα

Εάν μια εταιρεία αγοράσει ένα προϊόν για:

€600

και το πουλήσει για:

€1.000

τότε, υπό την κατάλληλη λογιστική απεικόνιση:

• Revenue = €1.000
• Cost of Sales = €600
• Gross Profit = €400

---

14. Gross Profit (Loss) — Μικτό Κέρδος / Ζημιά

Το Gross Profit (Loss) υπολογίζεται ως:

Revenue − Cost of Sales

Στο παράδειγμα:

Revenue = €5,222

Cost of Sales = €0

Άρα:

Gross Profit = €5,222

και το σύστημα εμφανίζει:

Gross profit (loss): €5,222.00

---

15. Less Operating Expenses — Μείον Λειτουργικά Έξοδα

Η ενότητα:

Less Operating expenses

παρουσιάζει τα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησης.

Παραδείγματα:

• Ενοίκια
• Μισθοί
• Audit fees
• Accounting fees
• Electricity
• Telephone
• Internet
• Insurance
• Advertising
• Professional fees
• Office expenses
• Depreciation
• Bank charges

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

Operating Expenses = €0.00

---

16. Net Profit / Loss — Καθαρό Κέρδος / Ζημιά

Μετά την αφαίρεση των λειτουργικών εξόδων από το μικτό κέρδος προκύπτει το καθαρό αποτέλεσμα.

Η βασική λογική είναι:

Gross Profit − Operating Expenses = Net Profit

ή, όταν τα έξοδα είναι μεγαλύτερα από τα έσοδα:

Gross Profit − Operating Expenses = Net Loss

Στο παράδειγμα

Revenue:

€5,222

Less Cost of Sales:

€0

Gross Profit:

€5,222

Less Operating Expenses:

€0

Net Profit = €5,222

---

17. Πώς να διαβάζουμε τη συγκεκριμένη οθόνη

Η συγκεκριμένη εικόνα μπορεί να διαβαστεί πολύ απλά:

Οικονομική θέση

Assets

€6,172

↓

Liabilities

€950

↓

Equity

€5,222

Και:

Αποτελέσματα

Revenue

€5,222

↓

Cost of Sales

€0

↓

Gross Profit

€5,222

↓

Operating Expenses

€0

↓

Net Profit

€5,222

---

18. Γιατί το Balance Sheet πρέπει να ισορροπεί;

Ένας από τους σημαντικότερους ελέγχους στη λογιστική είναι:

Assets = Liabilities + Equity

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

€6,172 = €950 + €5,222

Άρα:

€6,172 = €6,172 ✅

Αυτό δείχνει ότι η βασική λογιστική εξίσωση ισορροπεί.

---

19. Τι σημαίνει αυτό για τον χρήστη;

Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί το Summary ως πρώτο σημείο ελέγχου.

Πριν προχωρήσει σε πιο αναλυτικά reports, μπορεί να ελέγξει:

• Πόσα περιουσιακά στοιχεία έχει η επιχείρηση;
• Πόσα οφείλει;
• Ποια είναι η καθαρή της θέση;
• Πόσα έσοδα έχει;
• Υπάρχει κόστος πωλήσεων;
• Ποιο είναι το μικτό κέρδος;
• Πόσα λειτουργικά έξοδα έχουν καταχωρηθεί;
• Υπάρχει κέρδος ή ζημιά;
• Υπάρχει σημαντικό υπόλοιπο ΦΠΑ;
• Υπάρχουν σημαντικές απαιτήσεις από πελάτες;

---

20. Προσοχή στην ερμηνεία των ποσών

Το Summary είναι σύνοψη λογιστικών δεδομένων. Δεν πρέπει να θεωρείται από μόνο του πλήρης οικονομικός έλεγχος.

Για παράδειγμα:

Accounts Receivable €6,172

Δεν σημαίνει απαραίτητα ότι:

«Η εταιρεία έχει €6.172 διαθέσιμα.»

Σημαίνει ότι εμφανίζεται απαίτηση από πελάτες ύψους €6.172.

Retained Earnings €5,222

Δεν σημαίνει:

«Η εταιρεία έχει €5.222 στην τράπεζα.»

Αφορά την καθαρή θέση και τη συσσώρευση αποτελεσμάτων.

VAT Liability €950

Δεν σημαίνει απλώς ότι:

«Η εταιρεία έχει €950 έξοδα.»

Είναι υποχρέωση ΦΠΑ.

---

21. Πώς συνδέεται το Summary με τις καθημερινές καταχωρήσεις;

Κάθε συναλλαγή που καταχωρείται στο LedgerX μπορεί να επηρεάσει μία ή περισσότερες από τις κατηγορίες του Summary.

Παράδειγμα — Έκδοση Sales Invoice

Έστω ότι εκδίδεται τιμολόγιο:

Καθαρή αξία: €1.000
VAT 19%: €190
Total: €1.190

Η συναλλαγή επηρεάζει ενδεικτικά:

• Accounts Receivable: +€1.190
• Sales Revenue: +€1.000
• VAT Liability: +€190

Επομένως, μια απλή έκδοση τιμολογίου επηρεάζει ταυτόχρονα Balance Sheet και Profit & Loss.

---

22. Παράδειγμα — Πληρωμή από Πελάτη

Όταν ο πελάτης πληρώσει τα €1.190:

• Μειώνονται τα Accounts Receivable
• Αυξάνεται το Bank/Cash
• Δεν δημιουργείται νέο Revenue

Αυτό είναι σημαντικό:

Η είσπραξη ενός τιμολογίου δεν αποτελεί νέα πώληση.

Η πώληση έχει ήδη αναγνωριστεί όταν καταχωρήθηκε το τιμολόγιο.

---

23. Παράδειγμα — Καταχώρηση Εξόδου

Έστω ότι η επιχείρηση καταχωρεί:

Office Expense = €500

Το ποσό επηρεάζει τα λειτουργικά έξοδα και συνεπώς μειώνει το κέρδος.

Παράδειγμα:

Revenue: €5.222
Cost of Sales: €0
Gross Profit: €5.222
Operating Expenses: €500

Άρα:

Net Profit = €4.722

---

24. Τι πρέπει να ελέγχει ο χρήστης στο Summary;

🔎 Ημερήσιος / περιοδικός έλεγχος

Ελέγξτε:

• Accounts Receivable
• Bank balances
• VAT Liability
• Accounts Payable
• Revenue
• Cost of Sales
• Operating Expenses
• Profit / Loss

📊 Για μηνιαίο έλεγχο

Συγκρίνετε τα ποσά με:

• Bank statements
• Sales invoices
• Purchase invoices
• VAT records
• Customer balances
• Supplier balances
• Expense documentation

---

25. Σύνοψη

Το Summary παρέχει μια γρήγορη και συγκεντρωτική εικόνα της οικονομικής κατάστασης και απόδοσης της επιχείρησης.

Balance Sheet

Assets
Τι κατέχει ή ελέγχει η επιχείρηση.

Liabilities
Τι οφείλει η επιχείρηση.

Equity
Η καθαρή θέση των ιδιοκτητών.

Profit & Loss

Revenue
Τι κέρδισε η επιχείρηση από τις δραστηριότητές της.

Cost of Sales
Το άμεσο κόστος των πωλήσεων.

Gross Profit / Loss
Έσοδα μείον κόστος πωλήσεων.

Operating Expenses
Τα λειτουργικά έξοδα.

Net Profit / Loss
Το τελικό αποτέλεσμα της περιόδου.

---

📌 Βασικός κανόνας

Balance Sheet = Τι έχει και τι οφείλει η επιχείρηση.

Profit & Loss = Πώς απέδωσε οικονομικά η επιχείρηση κατά τη διάρκεια μιας περιόδου.

Summary = Η γρήγορη συνολική εικόνα των δύο.

01A — Chart of Accounts | Λογαριασμοί Λογιστικού Σχεδίου

Το Chart of Accounts (Λογιστικό Σχέδιο) αποτελεί τη βασική δομή του LedgerX για την καταχώρηση και ταξινόμηση όλων των λογιστικών συναλλαγών της New Company Ltd.

Κάθε λογαριασμός έχει έναν κωδικό, μια ονομασία και συγκεκριμένο σκοπό. Κατά την καταχώρηση ενός Sales Invoice, Purchase Invoice, Payment, Receipt κ.λπ., επιλέγουμε τον κατάλληλο λογαριασμό ώστε οι συναλλαγές να εμφανίζονται σωστά στις οικονομικές καταστάσεις.

---

📊 Βασική δομή

Οι λογαριασμοί του παραδείγματος οργανώνονται σε βασικές κατηγορίες:

• 4000–4999 — Revenue / Έσοδα
• 5000–5999 — Cost of Sales / Κόστος Πωλήσεων
• 6000–6699 — Expenses / Έξοδα
• 6700–6799 — Taxation / Φορολογία

Οι λογαριασμοί αυτοί επηρεάζουν κυρίως το Profit & Loss Statement.

⚠️ Οι λογαριασμοί του Chart of Accounts πρέπει να χρησιμοποιούνται με συνέπεια. Δεν επιλέγουμε έναν λογαριασμό απλώς επειδή "μοιάζει" με τη συναλλαγή. Πρέπει να εξετάζουμε τη φύση της συναλλαγής.

---

1. Revenue — Έσοδα

Τα Revenue accounts χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των εσόδων της εταιρείας.

4000 — Sales - Goods

Πωλήσεις εμπορευμάτων ή προϊόντων.

Παράδειγμα:
Η New Company Ltd πωλεί προϊόντα €1.000 → 4000 Sales - Goods

---

4010 — Sales - Services

Έσοδα από παροχή υπηρεσιών.

Παράδειγμα:
Accounting consultancy €500 → 4010 Sales - Services

4020 — Commission income

Έσοδα από προμήθειες.

Παράδειγμα:
Commission received €300 → 4020

4030 — Dividend income

Έσοδα από μερίσματα επενδύσεων.

4040 — Interest income

Τόκοι που εισπράττει η εταιρεία.

4050 — Other operating income

Άλλα λειτουργικά έσοδα που δεν ανήκουν στις προηγούμενες κατηγορίες.

4060 — Sales - Export

Πωλήσεις προς πελάτες εκτός Κύπρου/εξαγωγές, σύμφωνα με τη φορολογική και λογιστική ταξινόμηση της εταιρείας.

4100 — Rental Income

Έσοδα από ενοίκια.

4120 — Investment Income

Έσοδα από επενδύσεις.

4200 — Sales Returns

Επιστροφές πωλήσεων που μειώνουν τα έσοδα.

4210 — Discounts

Εκπτώσεις που παρέχονται σε πελάτες και μειώνουν τα έσοδα, σύμφωνα με τη λογιστική πολιτική.

---

2. Cost of Sales — Κόστος Πωλήσεων

Οι λογαριασμοί 5000–5070 χρησιμοποιούνται για το κόστος που συνδέεται άμεσα με τα προϊόντα ή τις πωλήσεις.

5000 — Opening Stocks

Απόθεμα στην αρχή της λογιστικής περιόδου.

5010 — Purchases

Αγορές εμπορευμάτων για μεταπώληση.

Παράδειγμα:
Αγορά εμπορευμάτων €2.000 → 5010 Purchases

5020 — Direct Cost

Άμεσα κόστη που συνδέονται με την παραγωγή ή την πώληση.

5030 — Direct Labour

Άμεση εργασία που σχετίζεται με την παραγωγή.

5040 — Raw Materials

Πρώτες ύλες.

5050 — Closing Stocks

Απόθεμα στο τέλος της περιόδου.

5060 — Stock Write Off

Διαγραφή/απομείωση αποθέματος όταν απαιτείται.

5070 — Purchase Returns

Επιστροφές αγορών προς suppliers.

---

3. Payroll & HR — Μισθοδοσία και Προσωπικό

Οι λογαριασμοί 6000–6095 χρησιμοποιούνται για μισθοδοσία, εργοδοτικές εισφορές και έξοδα προσωπικού.

6000 — Salaries

Μισθοί προσωπικού.

6005 — Redundancy

Έξοδα που σχετίζονται με redundancy.

6010 — GeSY on Salaries

Σχετική επιβάρυνση GeSY στη μισθοδοσία.

6015 — Cohesion Fund

Εργοδοτική εισφορά στο Social Cohesion Fund.

6020 — Human Resource

Έξοδα HR.

6030 — Social Insurance

Εργοδοτικές εισφορές Social Insurance.

6035 — Director Remuneration

Αμοιβές/απολαβές directors.

6040 — Director Social Cohesion

Σχετικές εισφορές για directors.

6045 — Director Social Insurance

Social Insurance για directors.

6050 — Director GE.SY

GeSY που σχετίζεται με directors.

6055 — Director Redundancy

Σχετική επιβάρυνση redundancy για directors.

6060 — Director Human Resource

Άλλα σχετικά HR costs directors, όπου εφαρμόζεται.

6070 — Benefits in Kind

Παροχές σε είδος προς employees/directors.

Παράδειγμα: εταιρικό αυτοκίνητο ή άλλη taxable benefit, σύμφωνα με την εφαρμοζόμενη φορολογική μεταχείριση.

6080 — Staff Expenses

Γενικά έξοδα προσωπικού.

6090 — Training

Εκπαίδευση και επαγγελματική κατάρτιση προσωπικού.

6095 — Bonus

Bonus και μεταβλητές αμοιβές προσωπικού.

---

4. Office & Administrative — Γραφείο και Διοικητικά Έξοδα

6100 — Rent

Ενοίκιο γραφείου/επαγγελματικού χώρου.

6110 — Electricity

Ηλεκτρικό ρεύμα.

Παράδειγμα: EAC invoice → 6110 Electricity

6120 — Water

Έξοδα ύδρευσης.

6125 — Sewage Expenses

Αποχετευτικά τέλη/έξοδα.

6130 — Telephone & Internet

Τηλέφωνα και Internet.

6140 — Printing and Stationery

Χαρτικά, εκτυπώσεις και stationery.

6150 — Software

Λογισμικό και software licences.

Παράδειγμα: LedgerX subscription → 6150 Software

6155 — Subscriptions

Συνδρομές σε υπηρεσίες, memberships κ.λπ.

6160 — Computer Supplies

Αναλώσιμα υπολογιστών.

6165 — Tools Expense

Εργαλεία και μικροεξοπλισμός που αντιμετωπίζεται ως expense.

6170 — Cleaning Expenses

Καθαρισμός και cleaning services.

6180 — Security

Υπηρεσίες ασφαλείας/security.

6190 — Insurance

Ασφάλιστρα.

6195 — Licenses and Taxes

Άδειες και συγκεκριμένα επαγγελματικά/λειτουργικά τέλη.

6196 — Municipality Taxes

Δημοτικά τέλη και φόροι.

6197 — Other Professional Taxes

Άλλοι επαγγελματικοί φόροι/τέλη.

---

5. Professional & Compliance

Χρησιμοποιούνται για επαγγελματικές υπηρεσίες και έξοδα συμμόρφωσης.

6200 — Accounting Fees

Αμοιβές λογιστή.

6210 — Audit Fees

Αμοιβές ελεγκτή.

6220 — Legal Fees

Δικηγορικές υπηρεσίες.

6230 — Professional Fees

Άλλες επαγγελματικές υπηρεσίες.

6240 — Management Fees

Management fees.

6250 — Incorporation Expense

Έξοδα σύστασης εταιρείας, όπου λογιστικά αντιμετωπίζονται ως expense.

---

6. Travel & Vehicles

6300 — Fuel & Gas

Καύσιμα.

6310 — Private Motor Vehicle Expenses

Έξοδα ιδιωτικού μηχανοκίνητου οχήματος, όπου επιτρέπεται η σχετική λογιστική καταχώρηση.

6320 — Motor Vehicles Running Cost

Running costs εταιρικών οχημάτων.

6330 — Local Travel

Μετακινήσεις εντός Κύπρου.

6340 — Overseas Travel

Επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό.

6350 — Hotel & Accommodation

Ξενοδοχεία και επαγγελματική διαμονή.

---

7. Selling & Marketing

6400 — Advertising

Διαφημίσεις και marketing campaigns.

Παράδειγμα: Google Ads €500 → 6400 Advertising

6410 — Entertainment

Business entertainment.

6415 — Client Hospitality

Φιλοξενία πελατών/business hospitality.

---

8. Other Operating Expenses

6500 — Repairs and Maintenance

Επισκευές και συντήρηση.

6510 — Equipment Maintenance

Συντήρηση εξοπλισμού.

6520 — Courier Expenses

Courier και delivery expenses.

6540 — Donations

Δωρεές, όπου η συγκεκριμένη φορολογική/λογιστική μεταχείριση το επιτρέπει.

6550 — Fines

Πρόστιμα.

⚠️ Η λογιστική καταχώρηση δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το ποσό είναι φορολογικά εκπεστέο.

6560 — Sundry Expenses

Μικρά/διάφορα έξοδα που δεν έχουν κατάλληλο ειδικό account.

6570 — Fixed Assets - Depreciation

Αποσβέσεις παγίων.

6580 — Discounts

Άλλες εκπτώσεις/discount expenses, όπου εφαρμόζεται.

6590 — Bad Debt Expense

Έξοδα επισφαλών απαιτήσεων.

6595 — Loss on Disposal

Ζημιά από πώληση/διάθεση παγίου.

---

9. Finance Expenses

Οι λογαριασμοί 6600–6640 αφορούν χρηματοοικονομικά και τραπεζικά έξοδα.

6600 — Bank Charges

Τραπεζικές προμήθειες.

Παράδειγμα: Bank charges €25 → 6600

6610 — Other Finance Expenses

Άλλα χρηματοοικονομικά έξοδα.

6620 — Interest on Taxes

Τόκοι που σχετίζονται με φορολογικές υποχρεώσεις.

6630 — VAT Expense

ΦΠΑ που, σύμφωνα με τη συγκεκριμένη περίπτωση και λογιστική πολιτική, αναγνωρίζεται ως expense.

6640 — Bank Interest

Τραπεζικοί τόκοι.

---

10. Taxation

Οι λογαριασμοί 6700–6750 αφορούν φόρους και σχετικές επιβαρύνσεις που εμφανίζονται κάτω από το Operating Profit.

6700 — Corporation Tax - Current Year

Corporation Tax τρέχοντος έτους.

6710 — Defence on Dividends

Special Defence Contribution που σχετίζεται με dividends, όπου εφαρμόζεται.

6720 — Defence on Rent Receivable

S.D.C. σε rental income, όπου εφαρμόζεται.

6730 — GeSY on Dividends

GeSY σε dividends, όπου εφαρμόζεται.

6740 — GeSY on Rent

GeSY σε rental income, όπου εφαρμόζεται.

6750 — Other Taxes

Άλλοι φόροι που δεν ταξινομούνται στους παραπάνω λογαριασμούς.

---

🧾 Παράδειγμα — New Company Ltd

Έστω ότι μέσα στο 2026 η New Company Ltd έχει τις ακόλουθες συναλλαγές:

Έτσι, κάθε συναλλαγή ταξινομείται στον κατάλληλο λογαριασμό και στη συνέχεια το LedgerX δημιουργεί αυτόματα τη σχετική εικόνα στο Profit & Loss Statement.

---

🔑 Πώς να επιλέγουμε τον σωστό Account

Πριν καταχωρήσουμε μια συναλλαγή, κάνουμε την εξής ερώτηση:

«Τι ακριβώς αφορά αυτή η συναλλαγή;»

Παράδειγμα

Έχουμε invoice από EAC:

€357

Δεν επιλέγουμε απλώς Purchases.

Εφόσον αφορά ηλεκτρικό ρεύμα:

Account → 6110 Electricity

Έτσι το κόστος εμφανίζεται σωστά στο:

Office & Administrative → Electricity

---

📌 Βασικός κανόνας

Το Chart of Accounts πρέπει να είναι:

• Συνεπές — ίδια συναλλαγή → ίδιο account.
• Κατανοητό — κάθε account έχει σαφή σκοπό.
• Ελεγχόμενο — εύκολη συμφωνία και audit trail.
• Κατάλληλο για Financial Statements — σωστή παρουσίαση στο P&L.
• Φορολογικά σωστό — η επιλογή account δεν καθορίζει από μόνη της τη φορολογική εκπεσιμότητα ή τον VAT χειρισμό.

Η λογική του LedgerX:

Transaction → Account → Category → Profit & Loss → Net Profit/Loss

Με σωστή χρήση του Chart of Accounts, η New Company Ltd μπορεί να βλέπει ανά πάσα στιγμή πού προέρχονται τα έσοδα, πού δημιουργούνται τα έξοδα, ποιο είναι το κόστος πωλήσεων και ποιο είναι το τελικό αποτέλεσμα της περιόδου.

02 — Bank & Cash Accounts | Τραπεζικοί Λογαριασμοί και Ταμείο

 Η ενότητα Bank and Cash Accounts χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση όλων των τραπεζικών λογαριασμών και των λογαριασμών μετρητών της επιχείρησης.

Από εδώ μπορείτε να βλέπετε τα υπόλοιπα των τραπεζικών λογαριασμών και του ταμείου, να καταχωρείτε και να ελέγχετε τις κινήσεις και, όπου υποστηρίζεται από το τραπεζικό αρχείο, να εισάγετε (import) bank statements απευθείας στο LedgerX.

Η σωστή χρήση της ενότητας είναι ιδιαίτερα σημαντική, καθώς οι τραπεζικοί λογαριασμοί αποτελούν ένα από τα βασικότερα σημεία ελέγχου της λογιστικής.

---

1. Bank and Cash Accounts — Γενική Εικόνα

Από το μενού επιλέγουμε:

Bank and Cash Accounts

Εμφανίζεται ένας πίνακας με τους διαθέσιμους λογαριασμούς.

Στο παράδειγμα εμφανίζονται:

• Cash in hand
• Petty Cash
• Bank
• Bank Account – Savings
• Cash Deposits

Κάθε λογαριασμός μπορεί να χρησιμοποιείται για διαφορετικό τύπο χρηματικών διαθεσίμων.

---

2. Τι είναι οι Bank & Cash Accounts;

Οι λογαριασμοί αυτοί χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των χρημάτων που διαθέτει η επιχείρηση.

Περιλαμβάνουν, για παράδειγμα:

🏦 Τραπεζικούς λογαριασμούς

• Bank current account
• Savings account
• Business account
• Foreign currency account
• Άλλους τραπεζικούς λογαριασμούς

💶 Μετρητά

• Cash in hand
• Petty cash
• Cash deposits

---

3. Cash in Hand — Μετρητά

Ο λογαριασμός Cash in hand χρησιμοποιείται για τα μετρητά που βρίσκονται φυσικά στην κατοχή της επιχείρησης.

Παράδειγμα:

Η επιχείρηση έχει:

€500 μετρητά στο ταμείο

τότε το ποσό μπορεί να εμφανίζεται στον αντίστοιχο λογαριασμό Cash.

Παραδείγματα συναλλαγών

• Είσπραξη μετρητών από πελάτη
• Πληρωμή μικρού εξόδου με μετρητά
• Κατάθεση μετρητών στην τράπεζα

---

4. Petty Cash — Μικρό Ταμείο

Το Petty Cash χρησιμοποιείται για μικρές καθημερινές πληρωμές.

Παραδείγματα:

• Γραφική ύλη
• Μικρά έξοδα γραφείου
• Parking
• Μικρές αγορές
• Μικρά έξοδα μετακίνησης

Παράδειγμα

Το petty cash έχει αρχικό υπόλοιπο:

€300

και χρησιμοποιούνται €50 για αγορά γραφικής ύλης.

Το υπόλοιπο γίνεται:

€250

Η σχετική δαπάνη πρέπει να καταχωρηθεί στον κατάλληλο expense account.

---

5. Bank — Τραπεζικός Λογαριασμός

Ο λογαριασμός Bank χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση ενός τραπεζικού λογαριασμού της επιχείρησης.

Για παράδειγμα:

Bank of Cyprus — Current Account

ή

Eurobank — Business Account

Καλό είναι κάθε πραγματικός τραπεζικός λογαριασμός να έχει ξεχωριστό λογαριασμό στο LedgerX, ώστε το υπόλοιπο του συστήματος να μπορεί να συμφωνείται με το αντίστοιχο bank statement.

---

6. Bank Account — Savings

Ο λογαριασμός Bank Account – Savings χρησιμοποιείται για λογαριασμούς αποταμίευσης.

Δεν πρέπει να συγχέεται με τον κύριο current account της επιχείρησης.

Για παράδειγμα:

• Bank — Current Account
• Bank — Savings Account

είναι δύο διαφορετικοί λογαριασμοί και πρέπει να παρακολουθούνται ξεχωριστά.

---

7. Cash Deposits

Ο λογαριασμός Cash Deposits μπορεί να χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση καταθέσεων μετρητών, ανάλογα με τη λογιστική δομή που έχει δημιουργηθεί στην επιχείρηση.

Πρέπει να χρησιμοποιείται με συνέπεια ώστε να αποφεύγονται διπλές καταχωρήσεις.

---

8. Cleared Balance — Εκκαθαρισμένο Υπόλοιπο

Στον πίνακα εμφανίζεται η στήλη:

Cleared balance

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά τη διαδικασία Bank Reconciliation.

Το cleared balance δείχνει το ποσό των συναλλαγών που έχουν σημειωθεί ως cleared σύμφωνα με την κατάσταση συμφωνίας του τραπεζικού λογαριασμού.

Στόχος

Το υπόλοιπο που εμφανίζεται στο LedgerX πρέπει να μπορεί να συμφωνηθεί με το αντίστοιχο τραπεζικό statement.

---

9. Uncategorized Receipts

Η στήλη:

Uncategorized Receipts

δείχνει εισπράξεις οι οποίες δεν έχουν ακόμη κατηγοριοποιηθεί/καταχωρηθεί στον κατάλληλο λογαριασμό.

Για παράδειγμα, μπορεί να εμφανιστεί μια πίστωση:

05/10/2026 — €1,250 — TRANSFER

χωρίς να είναι ακόμη γνωστό εάν αφορά:

• είσπραξη από πελάτη,
• δάνειο,
• μεταφορά μεταξύ λογαριασμών,
• άλλη είσπραξη.

Η συναλλαγή πρέπει να ελεγχθεί και να κατηγοριοποιηθεί σωστά.

---

10. Uncategorized Payments

Αντίστοιχα, η στήλη:

Uncategorized Payments

αφορά πληρωμές που έχουν εισαχθεί αλλά δεν έχουν ακόμη αντιστοιχιστεί στον σωστό λογαριασμό.

Παράδειγμα:

05/10/2026 — €350 — ELECTRICITY AUTHORITY

Το σύστημα μπορεί να αναγνωρίσει την περιγραφή και να προτείνει τον κατάλληλο λογαριασμό εξόδου.

---

11. Import Bank Statement — Εισαγωγή Bank Statement

Ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία της ενότητας είναι:

Import bank statement

Η λειτουργία επιτρέπει την εισαγωγή τραπεζικών κινήσεων από αρχείο που έχει κατεβάσει ο χρήστης από το e-banking.

Η διαδικασία μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο σε σχέση με τη χειροκίνητη καταχώρηση κάθε τραπεζικής συναλλαγής.

---

12. Πώς κατεβάζουμε το Bank Statement από την Τράπεζα;

Από το e-banking της τράπεζας επιλέγουμε τον αντίστοιχο λογαριασμό και αναζητούμε την επιλογή για:

Download / Export transactions / Account statement

Ανάλογα με την τράπεζα, μπορεί να υπάρχουν διαφορετικές μορφές αρχείων.

Για χρήση στο LedgerX, προτιμούμε, όπου είναι διαθέσιμες και υποστηρίζονται:

• CSV
• QIF

Παράδειγμα

Από το e-banking:

Bank Account → Transactions → Export → CSV

ή

Bank Account → Transactions → Export → QIF

και αποθηκεύουμε το αρχείο στον υπολογιστή.

---

13. Bank of Cyprus / Eurobank

Για λογαριασμούς σε κυπριακές τράπεζες, όπως Bank of Cyprus ή Eurobank, ο χρήστης μπορεί να κατεβάσει το ιστορικό κινήσεων από το e-banking, εφόσον η συγκεκριμένη υπηρεσία/μορφή export παρέχεται από την τράπεζα.

Η διαδικασία είναι γενικά:

e-Banking

↓

Επιλογή τραπεζικού λογαριασμού

↓

Transactions / Account Statement

↓

Επιλογή ημερομηνιών

↓

Export / Download

↓

CSV ή QIF

↓

Αποθήκευση αρχείου

↓

LedgerX → Bank and Cash Accounts

↓

Import bank statement

---

14. Επιλογή Bank Account στο LedgerX

Μετά την επιλογή:

Import bank statement

εμφανίζεται η σχετική φόρμα.

Στο πεδίο:

Bank account

επιλέγουμε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο ανήκει το statement.

Παράδειγμα

Εάν το αρχείο προέρχεται από:

Bank of Cyprus — Current Account

πρέπει να επιλεγεί ο αντίστοιχος λογαριασμός στο LedgerX.

⚠️ Πολύ σημαντικό: Μην εισάγετε statement της Bank A στον λογαριασμό της Bank B.

---

15. Select File From Your Computer

Στη συνέχεια επιλέγουμε:

Choose File

και βρίσκουμε το αρχείο που κατεβάσαμε από το e-banking.

Για παράδειγμα:

BankStatement_01-10-2026.csv

ή

Transactions_September_2026.qif

Στη συνέχεια πατάμε:

Next

---

16. Invalid File — Μη Έγκυρο Αρχείο

Στο παράδειγμα εμφανίζεται το μήνυμα:

The file you are trying to import is invalid

Αυτό σημαίνει ότι το αρχείο που επιλέχθηκε δεν αναγνωρίζεται ως έγκυρο αρχείο για import από τη συγκεκριμένη λειτουργία.

Πιθανοί λόγοι:

• Λανθασμένος τύπος αρχείου
• Μη υποστηριζόμενο format
• Λανθασμένη δομή CSV
• Αρχείο που δεν είναι πραγματικό bank statement
• Λανθασμένα columns
• Αρχείο PDF αντί για CSV/QIF
• Αρχείο Excel .xlsx αντί για υποστηριζόμενο format
• Αρχείο που έχει τροποποιηθεί με τρόπο που αλλοιώνει τη δομή του

Τι κάνουμε;

Επιστρέφουμε στο e-banking και κατεβάζουμε το statement σε υποστηριζόμενη μορφή, όπως CSV ή QIF, ανάλογα με το τι δέχεται η εγκατάσταση του LedgerX.

---

17. Γιατί το Bank Import είναι τόσο χρήσιμο;

Η χειροκίνητη καταχώρηση τραπεζικών κινήσεων μπορεί να είναι εξαιρετικά χρονοβόρα.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να έχει:

500 bank transactions / μήνα

Η χειροκίνητη καταχώρηση σημαίνει:

• ημερομηνία,
• περιγραφή,
• ποσό,
• account,
• VAT treatment όπου απαιτείται,
• customer/supplier,
• payment/receipt classification.

Με το bank import, οι κινήσεις μπορούν να εισαχθούν μαζικά.

Αυτό μειώνει σημαντικά:

• τον χρόνο καταχώρησης,
• την επανάληψη εργασιών,
• τον κίνδυνο χειροκίνητων λαθών.

---

18. Categorisation — Κατηγοριοποίηση Τραπεζικών Κινήσεων

Μετά το import, οι τραπεζικές κινήσεις πρέπει να κατηγοριοποιηθούν.

Παράδειγμα:

Date: 05/10/2026
Description: ELECTRICITY AUTHORITY OF CYPRUS
Amount: €250

Το σύστημα μπορεί, ανάλογα με την υφιστάμενη παραμετροποίηση και τα προηγούμενα δεδομένα, να αναγνωρίσει ότι πρόκειται για έξοδο ηλεκτρισμού και να προτείνει:

Electricity Expense

Η λογιστική λογική είναι:

Debit: Electricity Expense €250
Credit: Bank €250

---

19. Παράδειγμα — Electricity Authority of Cyprus

Έστω ότι εμφανίζεται στο bank statement:

EAC / Electricity Authority of Cyprus — €300

Η συναλλαγή μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως:

Electricity Expense

Η λογιστική εγγραφή είναι:

Με αυτόν τον τρόπο:

• αυξάνονται τα έξοδα ηλεκτρισμού,
• μειώνεται το τραπεζικό υπόλοιπο.

---

20. Αυτόματη Αναγνώριση Επαναλαμβανόμενων Συναλλαγών

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα αξιοποίησης προηγούμενων κατηγοριοποιήσεων.

Για παράδειγμα, εάν κάθε μήνα εμφανίζεται:

ELECTRICITY AUTHORITY OF CYPRUS

και η συναλλαγή καταχωρείται επανειλημμένα στον:

Electricity Expense

η προηγούμενη κατηγοριοποίηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί ώστε παρόμοιες συναλλαγές να αναγνωρίζονται ταχύτερα.

Άλλες επαναλαμβανόμενες συναλλαγές

• Electricity
• Water
• Internet
• Telephone
• Rent
• Bank charges
• Insurance
• Software subscriptions
• Office expenses
• Payroll-related payments

---

21. Αποθήκευση Κατηγοριοποίησης για Επαναλαμβανόμενες Συναλλαγές

Όταν υπάρχει επαναλαμβανόμενη συναλλαγή, είναι χρήσιμο να διατηρείται η αντίστοιχη λογιστική κατηγοριοποίηση, όπου το σύστημα παρέχει αυτή τη δυνατότητα.

Παράδειγμα

Πρώτη φορά:

EAC → Electricity Expense

Επόμενο μήνα:

EAC → Electricity Expense

Ο χρήστης δεν χρειάζεται να αποφασίζει ξανά από την αρχή πού πρέπει να καταχωρηθεί η συναλλαγή.

Αυτό μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο bookkeeping.

---

22. Άλλο Παράδειγμα — Bank Charges

Bank statement:

BANK CHARGES €25

Κατηγοριοποίηση:

Bank Charges Expense

Λογιστική εγγραφή:

Debit — Bank Charges €25

Credit — Bank €25

---

23. Άλλο Παράδειγμα — Είσπραξη Πελάτη

Bank statement:

ABC LTD PAYMENT €1,190

Η συναλλαγή δεν πρέπει απαραίτητα να καταχωρηθεί ως νέο Revenue.

Εάν αφορά εξόφληση ήδη εκδοθέντος τιμολογίου, πρέπει να αντιστοιχιστεί με το σχετικό Accounts Receivable / Customer.

Η λογική είναι:

Debit: Bank €1,190

Credit: Accounts Receivable €1,190

Έτσι μειώνεται η απαίτηση από τον πελάτη.

⚠️ Αυτό είναι πολύ σημαντικό: η είσπραξη ενός ήδη εκδομένου τιμολογίου δεν πρέπει να καταχωρείται ξανά ως έσοδο.

---

24. Άλλο Παράδειγμα — Μεταφορά μεταξύ Τραπεζικών Λογαριασμών

Έστω ότι μεταφέρονται:

€5,000

από:

Bank Current Account

σε:

Bank Savings Account

Δεν υπάρχει έσοδο ή έξοδο.

Η λογική είναι:

Debit: Bank Savings €5,000

Credit: Bank Current Account €5,000

Το συνολικό cash της επιχείρησης παραμένει:

€5,000

Απλώς αλλάζει ο τραπεζικός λογαριασμός στον οποίο βρίσκονται τα χρήματα.

---

25. Bank Reconciliation — Συμφωνία Τράπεζας

Μετά την εισαγωγή και κατηγοριοποίηση των κινήσεων, πρέπει να γίνεται bank reconciliation.

Στόχος είναι να συμφωνεί:

LedgerX Bank Balance

με:

Bank Statement Balance

λαμβάνοντας υπόψη τυχόν συναλλαγές που δεν έχουν ακόμη εμφανιστεί ή εκκαθαριστεί.

Έλεγχος

Bank Statement

€10,000

LedgerX

€10,000

✅ Συμφωνία

Εάν υπάρχει διαφορά:

Bank Statement: €10,000
LedgerX: €9,750

τότε πρέπει να εντοπιστεί η διαφορά των:

€250

---

26. Γιατί πρέπει να γίνεται Bank Reconciliation;

Η συμφωνία τράπεζας βοηθά στον εντοπισμό:

• παραλείψεων,
• διπλών καταχωρήσεων,
• λανθασμένων ποσών,
• λανθασμένων ημερομηνιών,
• μη καταχωρημένων bank charges,
• άγνωστων εισπράξεων,
• άγνωστων πληρωμών,
• transfers,
• λανθασμένων account classifications.

Είναι βασικός λογιστικός έλεγχος.

---

27. Καλή Πρακτική για Bank Imports

Για κάθε τραπεζικό λογαριασμό συνιστάται:

1️⃣ Ξεχωριστός λογαριασμός στο LedgerX

Για παράδειγμα:

• Bank of Cyprus Current
• Bank of Cyprus Savings
• Eurobank Current

2️⃣ Τακτικό Download

Κατεβάζετε τα bank statements σε τακτά χρονικά διαστήματα.

3️⃣ Import

Εισάγετε το αρχείο στο αντίστοιχο bank account.

4️⃣ Categorise

Κατηγοριοποιείτε τις συναλλαγές.

5️⃣ Match

Αντιστοιχίζετε εισπράξεις με πελάτες και πληρωμές με προμηθευτές/έξοδα όπου εφαρμόζεται.

6️⃣ Reconcile

Συμφωνείτε το LedgerX με το bank statement.

7️⃣ Review

Ελέγχετε τις Uncategorized Receipts / Payments πριν ολοκληρώσετε την περίοδο.

---

28. Τι ΔΕΝ πρέπει να κάνουμε

❌ Μην εισάγετε το ίδιο bank statement δύο φορές.

❌ Μην εισάγετε statement σε λάθος bank account.

❌ Μην κατηγοριοποιείτε κάθε τραπεζική πίστωση ως Revenue.

❌ Μην κατηγοριοποιείτε κάθε τραπεζική πληρωμή ως Expense.

❌ Μην καταχωρείτε μεταφορά μεταξύ δικών σας τραπεζικών λογαριασμών ως έσοδο ή έξοδο.

❌ Μην αγνοείτε τις Uncategorized transactions.

❌ Μην θεωρείτε ότι η αυτόματη πρόταση του συστήματος είναι πάντα σωστή.

---

29. Αυτόματη Κατηγοριοποίηση — Έλεγχος πριν την Αποθήκευση

Η αυτοματοποίηση είναι πολύ χρήσιμη, αλλά ο χρήστης πρέπει να ελέγχει τις προτάσεις.

Για παράδειγμα:

EAC €300

→ Suggested account: Electricity Expense

Πιθανότατα σωστό. ✅

Αλλά:

TRANSFER €5,000

→ Suggested account: Other Income

Αυτό μπορεί να είναι λάθος.

Ίσως πρόκειται για:

• μεταφορά από άλλο bank account,
• shareholder contribution,
• loan,
• customer receipt.

Επομένως:

Automation = εξοικονόμηση χρόνου, όχι αντικατάσταση του λογιστικού ελέγχου.

---

30. Συνοπτική Ροή Εργασίας

🏦 Bank Statement Workflow

e-Banking

↓

Download Bank Statement

↓

CSV / QIF

↓

LedgerX

↓

Bank and Cash Accounts

↓

Import bank statement

↓

Select Bank Account

↓

Choose File

↓

Next

↓

Categorise Transactions

↓

Match Customers / Suppliers όπου απαιτείται

↓

Save

↓

Bank Reconciliation

↓

Final Review

---

31. Πλεονεκτήματα της χρήσης Bank Import

Η χρήση του bank import μπορεί να προσφέρει:

⏱️ Εξοικονόμηση χρόνου

Δεν χρειάζεται να καταχωρείται κάθε συναλλαγή χειροκίνητα.

🎯 Μείωση λαθών

Οι ημερομηνίες και τα ποσά προέρχονται απευθείας από το bank statement.

🔄 Επαναχρησιμοποίηση κατηγοριοποιήσεων

Επαναλαμβανόμενες συναλλαγές μπορούν να κατηγοριοποιούνται πολύ γρηγορότερα.

📊 Καλύτερη εικόνα

Οι τραπεζικοί λογαριασμοί ενημερώνονται πιο συστηματικά.

🔍 Ευκολότερο reconciliation

Οι συναλλαγές του LedgerX μπορούν να συγκριθούν με το πραγματικό bank statement.

---

📌 Βασική αρχή

Το Bank Import είναι εργαλείο ταχύτητας. Η σωστή κατηγοριοποίηση και συμφωνία είναι ευθύνη του χρήστη.

Με σωστή χρήση, η διαδικασία μπορεί να γίνει:

Download → Import → Categorise → Match → Reconcile

και όχι:

Άνοιγμα bank statement → χειροκίνητη καταχώρηση εκατοντάδων συναλλαγών → έλεγχος μία-μία.

Αυτό είναι το βασικό πλεονέκτημα της ενότητας Bank and Cash Accounts στο LedgerX.

03 — Purchase Invoices | Τιμολόγια Αγορών

Η ενότητα Purchase Invoices χρησιμοποιείται για την καταχώρηση και διαχείριση των τιμολογίων που λαμβάνει η επιχείρηση από τους προμηθευτές της.

Η σωστή καταχώρηση των Purchase Invoices είναι σημαντική για:

• την παρακολούθηση των υποχρεώσεων προς προμηθευτές,
• την καταγραφή των εξόδων,
• την καταγραφή του κόστους αγορών,
• τον σωστό υπολογισμό του ΦΠΑ εισροών,
• την παρακολούθηση των πληρωμών,
• τη σωστή παρουσίαση των οικονομικών καταστάσεων.

---

1. Δημιουργία Νέου Purchase Invoice

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Purchase Invoices

και στη συνέχεια:

New Purchase Invoice

Εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης νέου τιμολογίου αγοράς.

Η διαδικασία πρέπει να ακολουθείται κάθε φορά που η επιχείρηση λαμβάνει τιμολόγιο από προμηθευτή.

---

2. Issue Date — Ημερομηνία Τιμολογίου

Το Issue date είναι η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου από τον προμηθευτή.

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Η ημερομηνία πρέπει να συμφωνεί με το πραγματικό supplier invoice.

Παράδειγμα

Εάν ο προμηθευτής εκδώσει τιμολόγιο:

Invoice Date: 07/10/2026

καταχωρούμε:

Issue date → 07/10/2026

⚠️ Δεν χρησιμοποιούμε αυθαίρετα την ημερομηνία κατά την οποία καταχωρούμε το τιμολόγιο στο LedgerX.

Η ημερομηνία του invoice μπορεί να επηρεάσει:

• τη λογιστική περίοδο,
• την περίοδο ΦΠΑ,
• τις υποχρεώσεις προς τον προμηθευτή,
• τα reports.

---

3. Due Date — Ημερομηνία Πληρωμής

Το Due date καθορίζει πότε πρέπει να πληρωθεί ο προμηθευτής.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

Net 20 days

Αυτό σημαίνει ότι ο προμηθευτής παρέχει πίστωση 20 ημερών.

Παράδειγμα

Invoice date:

07/10/2026

Payment terms:

Net 20

Το σύστημα υπολογίζει την αντίστοιχη ημερομηνία λήξης.

Άλλοι συνηθισμένοι όροι

• Due on receipt
• Net 7
• Net 15
• Net 30
• Net 60
• Net 90

Πρέπει να χρησιμοποιείται ο πραγματικός όρος πληρωμής που αναγράφεται στο supplier invoice ή έχει συμφωνηθεί με τον προμηθευτή.

---

4. Reference — Αναφορά

Το Reference χρησιμοποιείται για την αναφορά ή αρίθμηση του supplier invoice.

Η επιλογή:

Automatic

μπορεί να χρησιμοποιείται για την αυτόματη δημιουργία της εσωτερικής αναφοράς σύμφωνα με τη ρύθμιση του LedgerX.

Είναι σημαντικό να διατηρείται σωστή αρίθμηση και traceability των purchase invoices.

---

5. Supplier — Προμηθευτής

Στο πεδίο Supplier επιλέγουμε τον προμηθευτή από τον οποίο λάβαμε το τιμολόγιο.

Στο παράδειγμα:

001 - EAC

δηλαδή:

Electricity Authority of Cyprus

Πριν την καταχώρηση

Βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής έχει σωστά στοιχεία:

• Επωνυμία
• Διεύθυνση
• VAT Number
• Registration details, όπου εφαρμόζεται
• Email
• Payment details, όπου απαιτούνται

Εάν ο προμηθευτής δεν υπάρχει, δημιουργήστε πρώτα την καρτέλα του supplier.

---

6. Quote Number — Αριθμός Προσφοράς

Το Quote number μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον αριθμό της προσφοράς ή quotation που σχετίζεται με την αγορά.

Για παράδειγμα:

Quotation No: Q-2026-105

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν η αγορά πραγματοποιήθηκε βάσει προηγούμενης προσφοράς.

Το πεδίο είναι προαιρετικό.

---

7. Order Number — Αριθμός Παραγγελίας

Το Order number χρησιμοποιείται για τον αριθμό παραγγελίας (Purchase Order / PO).

Παράδειγμα:

PO-2026-0158

Εάν υπάρχει purchase order, καλό είναι να καταχωρείται ώστε να υπάρχει σύνδεση μεταξύ:

Purchase Order → Supplier Invoice → Payment

Αυτό βελτιώνει σημαντικά το audit trail.

---

8. Description — Περιγραφή

Το πεδίο Description μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια γενική περιγραφή του supplier invoice.

Παραδείγματα:

Electricity charges for September 2026

ή:

Office supplies purchased in October 2026

ή:

Professional services

Η αναλυτική περιγραφή μπορεί επίσης να καταχωρηθεί στη γραμμή του invoice.

---

9. Account — Λογαριασμός Εξόδου

Το Account είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία του Purchase Invoice.

Εδώ επιλέγουμε τον λογαριασμό στον οποίο θα καταχωρηθεί η αγορά ή το έξοδο.

Στο παράδειγμα έχει επιλεγεί:

6110 — Electricity

Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη αγορά/δαπάνη θα καταχωρηθεί στον λογαριασμό:

Electricity Expense

Παραδείγματα λογαριασμών

• Electricity
• Water
• Telephone
• Internet
• Rent
• Insurance
• Office Expenses
• Motor Expenses
• Advertising
• Professional Fees
• Audit Fees
• Accounting Fees
• Repairs & Maintenance
• Purchases
• Inventory
• Fixed Assets

---

10. Description — Περιγραφή Γραμμής

Στη γραμμή του Purchase Invoice καταχωρείται η συγκεκριμένη υπηρεσία ή προϊόν.

Παράδειγμα EAC

Electricity charges — September 2026

Παράδειγμα Internet

Internet services — October 2026

Παράδειγμα Office Supplies

Office stationery

Η περιγραφή πρέπει να είναι αρκετά σαφής ώστε να είναι κατανοητό τι αγοράστηκε και γιατί.

---

11. Qty — Ποσότητα

Το Qty είναι η ποσότητα.

Παραδείγματα:

• 1 invoice → 1
• 10 units → 10
• 5 hours → 5
• 12 monthly subscriptions → 12

Για μια ενιαία υπηρεσία μπορεί να χρησιμοποιηθεί:

Qty = 1

---

12. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το Unit price είναι η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα

Qty:

10

Unit Price:

€50

Total:

€500

---

13. Total — Σύνολο Γραμμής

Το Total υπολογίζεται με βάση:

Quantity × Unit Price

Παράδειγμα:

10 × €50 = €500

Το σύστημα πραγματοποιεί τον σχετικό υπολογισμό.

---

14. Tax Code — Κωδικός ΦΠΑ

Ο Tax Code καθορίζει τη φορολογική μεταχείριση της αγοράς.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

VAT 19%

Ο σωστός VAT code πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με το συγκεκριμένο supplier invoice και τη φορολογική φύση της συναλλαγής.

Ενδεικτικά

Μπορεί να υπάρχουν:

• VAT 19%
• VAT 5%
• VAT 0%
• Exempt
• Out of Scope
• EU acquisition codes
• Reverse Charge codes

⚠️ Δεν πρέπει να επιλέγεται VAT 19% μηχανικά. Ο VAT code πρέπει να αντανακλά την πραγματική φορολογική μεταχείριση της συναλλαγής.

---

15. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Το Tax Amount εμφανίζει τον ΦΠΑ που υπολογίζεται στη συγκεκριμένη γραμμή.

Παράδειγμα

Net amount:

€1,000

VAT 19%:

€190

Total:

€1,190

Το σύστημα υπολογίζει το VAT σύμφωνα με τον επιλεγμένο Tax Code.

---

16. Add Line — Προσθήκη Γραμμής

Εάν το supplier invoice περιλαμβάνει περισσότερα από ένα έξοδα ή προϊόντα, χρησιμοποιούμε:

Add line

Παράδειγμα

Ένα supplier invoice μπορεί να περιλαμβάνει:

Κάθε διαφορετική λογιστική κατηγορία μπορεί να καταχωρηθεί σε ξεχωριστή γραμμή.

---

17. Column — Line Number

Η επιλογή Column — Line number εμφανίζει τον αριθμό κάθε γραμμής.

Για παράδειγμα:

1 — Electricity

2 — Maintenance

3 — Other services

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε invoices με πολλές γραμμές.

---

18. Column — Description

Η επιλογή Column — Description εμφανίζει την περιγραφή των προϊόντων ή υπηρεσιών στο τελικό Purchase Invoice.

Συνιστάται να παραμένει ενεργοποιημένη.

---

19. Column — Discount

Η επιλογή Column — Discount χρησιμοποιείται όταν ο supplier παρέχει έκπτωση.

Παράδειγμα

Αρχική αξία:

€1,000

Discount:

10%

Net:

€900

Ο ΦΠΑ υπολογίζεται σύμφωνα με τη σωστή φορολογική βάση.

---

20. Freight-in

Η επιλογή Freight-in αφορά έξοδα μεταφοράς/μεταφορικά που σχετίζονται με την αγορά αγαθών.

Για παράδειγμα:

Goods purchased: €2,000
Freight: €100

Ανάλογα με τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης και τη φύση της συναλλαγής, τα freight-in costs μπορεί να αντιμετωπίζονται ως μέρος του κόστους αγοράς/αποθέματος ή σύμφωνα με την κατάλληλη λογιστική πολιτική.

⚠️ Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται απλώς ως γενικός λογαριασμός μεταφορικών χωρίς να έχει καθοριστεί η σωστή λογιστική μεταχείριση.

---

21. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν οι τιμές που εισάγονται περιλαμβάνουν ήδη ΦΠΑ.

Χωρίς Tax Inclusive

Εάν:

Net = €1,000

και:

VAT = 19%

τότε:

VAT = €190

Total = €1,190

Με Tax Inclusive

Εάν το supplier invoice αναγράφει:

Total including VAT = €1,190

και ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη επιλογή, το σύστημα μπορεί να υπολογίσει:

Net = €1,000

VAT = €190

Χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση σύμφωνα με το πώς εμφανίζονται τα ποσά στο πραγματικό supplier invoice.

---

22. Custom Theme

Το Custom theme αφορά την εμφάνιση του Purchase Invoice.

Στο παράδειγμα έχει επιλεγεί:

Smooth Gray

Το theme αφορά το design του παραστατικού και όχι τη λογιστική του καταχώρηση.

---

23. Hide — Balance Due

Η επιλογή:

Hide — Balance due

κρύβει το ποσό του υπολοίπου που παραμένει οφειλόμενο προς τον προμηθευτή από το τελικό document.

Το balance due είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την παρακολούθηση:

Πόσα χρήματα εξακολουθεί να οφείλει η επιχείρηση στον supplier.

---

24. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστή στήλη για τον ΦΠΑ.

Για παράδειγμα:

Συνιστάται να χρησιμοποιείται όταν ο ΦΠΑ πρέπει να εμφανίζεται αναλυτικά.

---

25. Also Acts as Goods Receipt

Η επιλογή:

Also acts as goods receipt

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν το Purchase Invoice λειτουργεί ταυτόχρονα ως παραστατικό παραλαβής αγαθών, όπου αυτό είναι κατάλληλο για τη διαδικασία της επιχείρησης.

Είναι περισσότερο σχετικό με επιχειρήσεις που αγοράζουν και διαχειρίζονται physical goods / inventory.

Για απλές υπηρεσίες συνήθως δεν χρειάζεται.

---

26. Footers

Το Footers χρησιμοποιείται για πληροφορίες στο κάτω μέρος του παραστατικού.

Μπορούν να περιλαμβάνουν:

• Payment terms
• Supplier information
• Internal notes
• Other relevant information

---

27. Παράδειγμα — Electricity Invoice

Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία λαμβάνει invoice από την EAC:

Supplier: EAC
Invoice Date: 07/10/2026
Payment Terms: Net 20
Net: €1,000
VAT 19%: €190
Total: €1,190

Η καταχώρηση μπορεί να είναι:

Supplier

001 — EAC

Account

6110 — Electricity

Description

Electricity charges — September 2026

Quantity

1

Unit Price

€1,000

VAT

VAT 19%

Total

€1,190

---

28. Λογιστική Επίδραση

Για το παραπάνω παράδειγμα, η βασική λογιστική λογική είναι:

Άρα:

• αυξάνεται το Electricity Expense,
• αναγνωρίζεται ο σχετικός Input VAT,
• αυξάνεται η υποχρέωση προς τον Supplier.

---

29. Τι συμβαίνει όταν πληρώσουμε τον Supplier;

Όταν εξοφληθεί το invoice:

Debit: Supplier / Accounts Payable

Credit: Bank

Για παράδειγμα:

€1,190

Η πληρωμή μειώνει την υποχρέωση προς τον supplier και μειώνει το bank balance.

Η πληρωμή δεν δημιουργεί νέο expense. Το expense έχει ήδη αναγνωριστεί όταν καταχωρήθηκε το Purchase Invoice.

---

30. Purchase Invoice vs Bank Payment

Είναι σημαντικό να ξεχωρίζουμε:

Purchase Invoice

Δημιουργεί:

Expense / Asset + VAT + Supplier Liability

Payment

Μειώνει:

Supplier Liability + Bank

Παράδειγμα:

Purchase Invoice

€1,190 payable

↓

Supplier Liability

€1,190

↓

Bank Payment

€1,190

↓

Supplier Balance

€0

---

31. Πριν την Αποθήκευση — Checklist

Πριν ολοκληρώσετε το Purchase Invoice, ελέγξτε:

• Σωστός supplier
• Σωστή invoice date
• Σωστό due date
• Σωστό invoice/reference number
• Σωστό quote number, εάν υπάρχει
• Σωστό order number, εάν υπάρχει
• Σωστό account
• Σωστή περιγραφή
• Σωστή ποσότητα
• Σωστή τιμή
• Σωστό VAT code
• Σωστό VAT amount
• Σωστό total
• Σωστή έκπτωση, εάν υπάρχει
• Σωστό currency
• Σωστό payment term

---

32. ⚠️ Ιδιαίτερη Προσοχή στον ΦΠΑ

Ο ΦΠΑ αγορών μπορεί να επηρεάσει άμεσα τη VAT return της επιχείρησης.

Επομένως, πριν ολοκληρωθεί ένα Purchase Invoice, πρέπει να ελέγχεται:

Supplier → Nature of purchase → VAT treatment → VAT Code

Ειδικά για:

• αγορές από Κύπρο,
• αγορές από ΕΕ,
• αγορές από τρίτες χώρες,
• services from EU,
• reverse charge transactions,
• zero-rated transactions,
• exempt transactions.

Ο λανθασμένος VAT code μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένη απεικόνιση του ΦΠΑ.

---

33. Καλές Πρακτικές

📁 1. Κάθε supplier invoice να καταχωρείται

Μην αφήνετε supplier invoices εκτός λογιστικού συστήματος.

🔢 2. Διατηρείτε το supplier invoice number

Το invoice/reference number πρέπει να είναι traceable.

🧾 3. Χρησιμοποιείτε σαφή descriptions

Αποφύγετε γενικές περιγραφές όπως:

Expense

Προτιμήστε:

Electricity charges September 2026

🧮 4. Ελέγχετε το VAT

Μην θεωρείτε ότι όλα τα invoices έχουν VAT 19%.

🏦 5. Συμφωνείτε το invoice με την πληρωμή

Όταν πληρωθεί, πρέπει να συνδεθεί σωστά με τον supplier.

---

34. Συνοπτική Διαδικασία

Η διαδικασία είναι:

Purchase Invoices

↓

New Purchase Invoice

↓

Issue Date

↓

Due Date

↓

Reference

↓

Supplier

↓

Quote / Order Number

↓

Description

↓

Account

↓

Description / Qty / Unit Price

↓

VAT Code

↓

Έλεγχος VAT

↓

Έλεγχος Total

↓

Save / Create

---

📌 Βασική αρχή

Purchase Invoice = τι αγοράσαμε και πόσα οφείλουμε στον προμηθευτή.

Payment = πότε και από ποιον τραπεζικό/ταμειακό λογαριασμό εξοφλήσαμε τον προμηθευτή.

VAT Code = πώς αντιμετωπίζεται φορολογικά η συγκεκριμένη αγορά.

Η σωστή καταχώρηση των Purchase Invoices εξασφαλίζει ότι τα Expenses, Accounts Payable, Input VAT και Profit & Loss παρουσιάζονται σωστά στο LedgerX και ότι οι μεταγενέστερες πληρωμές και συμφωνίες με τους προμηθευτές μπορούν να γίνουν με ακρίβεια.

03B — Suppliers | Προμηθευτές

Η ενότητα Suppliers χρησιμοποιείται για την πλήρη διαχείριση των προμηθευτών της επιχείρησης. Από εδώ ο χρήστης μπορεί να δημιουργεί και να διαχειρίζεται τις καρτέλες των προμηθευτών, να βλέπει την οικονομική τους κατάσταση και να παρακολουθεί τις συναλλαγές που σχετίζονται με κάθε προμηθευτή.

Η οθόνη Suppliers λειτουργεί ουσιαστικά ως ένας κεντρικός πίνακας ελέγχου των Accounts Payable της επιχείρησης.

---

1. Πρόσβαση στους Προμηθευτές

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Suppliers

Εμφανίζεται η λίστα με όλους τους καταχωρημένους προμηθευτές.

Στο παράδειγμα εμφανίζονται:

• 001 — EAC
• 002 — EΟΑΑ

Για κάθε προμηθευτή εμφανίζονται συγκεντρωτικά οι βασικές πληροφορίες και τα οικονομικά υπόλοιπα.

---

2. New Supplier — Νέος Προμηθευτής

Στο επάνω μέρος υπάρχει η επιλογή:

New Supplier

Χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέας καρτέλας προμηθευτή.

Νέος supplier πρέπει να δημιουργείται όταν η επιχείρηση ξεκινά να λαμβάνει τιμολόγια ή άλλες χρεώσεις από νέο προμηθευτή.

Παραδείγματα

• Electricity Authority of Cyprus
• Telecom provider
• Insurance company
• Accountant
• Auditor
• Supplier of goods
• Landlord
• Software provider

---

3. Code — Κωδικός Προμηθευτή

Η στήλη Code εμφανίζει τον μοναδικό κωδικό του προμηθευτή.

Στο παράδειγμα:

001 — EAC

και

002 — EOAA

Ο κωδικός βοηθά στην εύκολη αναγνώριση και αναζήτηση του supplier.

Καλή πρακτική

Να χρησιμοποιείται μοναδικός κωδικός για κάθε προμηθευτή.

Παράδειγμα:

---

4. Status — Κατάσταση Προμηθευτή

Η στήλη Status εμφανίζει την κατάσταση του supplier.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

🟢 Paid

Η ένδειξη αυτή παρέχει γρήγορη εικόνα για την κατάσταση του λογαριασμού του προμηθευτή.

Ο χρήστης μπορεί έτσι να εντοπίζει γρήγορα εάν ένας supplier έχει ανεξόφλητες υποχρεώσεις ή εάν οι σχετικές συναλλαγές έχουν εξοφληθεί.

Η κατάσταση πρέπει να αξιολογείται μαζί με το Accounts Payable balance και τις επιμέρους συναλλαγές.

---

5. Name — Όνομα Προμηθευτή

Η στήλη Name εμφανίζει την ονομασία του supplier.

Παράδειγμα:

EAC

ή

EOAA

Για εταιρείες είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται η επίσημη ονομασία του προμηθευτή, όπως εμφανίζεται στα τιμολόγια.

---

6. Control Account — Λογαριασμός Ελέγχου

Η στήλη:

Control account

δείχνει τον λογαριασμό στον οποίο παρακολουθείται η υποχρέωση προς τον supplier.

Στο παράδειγμα:

Accounts payable

Αυτό σημαίνει ότι οι υποχρεώσεις προς τον συγκεκριμένο supplier παρακολουθούνται μέσω του λογαριασμού Accounts Payable.

---

7. Τι είναι το Accounts Payable;

Accounts Payable (AP) είναι τα ποσά που οφείλει η επιχείρηση στους προμηθευτές της.

Παράδειγμα:

Η εταιρεία λαμβάνει invoice από την EAC:

Net: €1,000
VAT: €190
Total: €1,190

Εάν το invoice δεν έχει πληρωθεί, η εταιρεία έχει:

Accounts Payable — €1,190

Δηλαδή οφείλει €1.190 στον supplier.

---

8. Receipts — Εισπράξεις

Η στήλη Receipts εμφανίζει τις σχετικές εισπράξεις/πιστώσεις που συνδέονται με τον συγκεκριμένο supplier account, σύμφωνα με την παραμετροποίηση του LedgerX.

Ανάλογα με τη συναλλαγή, μπορεί να περιλαμβάνει ποσά που επηρεάζουν την καρτέλα του supplier.

Για τον χρήστη είναι σημαντικό να εξετάζει τις επιμέρους κινήσεις και όχι μόνο το συνολικό ποσό.

---

9. Payments — Πληρωμές

Η στήλη Payments παρουσιάζει τις πληρωμές που έχουν καταχωρηθεί προς τον συγκεκριμένο supplier.

Παράδειγμα:

Η εταιρεία οφείλει στην EAC:

€1,190

και πραγματοποιεί πληρωμή:

€1,190

Η πληρωμή εμφανίζεται στην καρτέλα του supplier και μειώνει την οφειλή.

Λογιστικά:

Debit — Accounts Payable €1,190

Credit — Bank €1,190

---

10. Accounts Payable — Υπόλοιπο Προμηθευτή

Η στήλη:

Accounts payable

είναι από τις σημαντικότερες στήλες της συγκεκριμένης οθόνης.

Δείχνει το ποσό που παραμένει οφειλόμενο στον supplier.

Στο παράδειγμα:

€0.00

Αυτό σημαίνει ότι, σύμφωνα με τις καταχωρήσεις του LedgerX, δεν υπάρχει υπόλοιπο payable προς τον συγκεκριμένο supplier.

---

11. Παράδειγμα Supplier με Υπόλοιπο

Ας υποθέσουμε ότι η επιχείρηση λαμβάνει:

EAC Invoice = €1,190

και δεν το έχει πληρώσει.

Η καρτέλα μπορεί να εμφανίζει:

Accounts Payable = €1,190

Μετά την πληρωμή:

Payment = €1,190

το υπόλοιπο γίνεται:

Accounts Payable = €0

Η λογική:

Invoice

€1,190 payable

↓

Payment

€1,190

↓

Balance

€0 ✅

---

12. Edit — Επεξεργασία Προμηθευτή

Το κουμπί:

Edit

χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των στοιχείων του supplier.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί, ανάλογα με τα διαθέσιμα πεδία, για ενημέρωση:

• επωνυμίας,
• διεύθυνσης,
• VAT number,
• contact details,
• payment terms,
• λογιστικών ρυθμίσεων,
• άλλων στοιχείων του supplier.

⚠️ Τα βασικά λογιστικά στοιχεία πρέπει να αλλάζουν με προσοχή, ώστε να μην επηρεάζεται λανθασμένα η ιστορική παρακολούθηση.

---

13. View — Προβολή Προμηθευτή

Το κουμπί:

View

χρησιμοποιείται για να ανοίξει η καρτέλα του συγκεκριμένου supplier.

Εδώ μπορούμε να εξετάσουμε αναλυτικότερα τις συναλλαγές του.

---

14. Τι μπορούμε να ελέγξουμε στην καρτέλα Supplier;

Η καρτέλα ενός supplier είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για λογιστικό έλεγχο.

Μπορούμε να εξετάσουμε:

• Purchase Invoices
• Payments
• Credits / adjustments
• Outstanding balances
• Ημερομηνίες συναλλαγών
• Ποσά
• References
• Υπόλοιπο supplier
• Ιστορικό συναλλαγών

Έτσι μπορούμε να απαντήσουμε εύκολα:

Πόσα τιμολόγια έχουμε λάβει από τον supplier;

Πόσα έχουμε πληρώσει;

Πόσα του οφείλουμε;

Ποιο είναι το συνολικό υπόλοιπο;

---

15. Supplier Ledger — Καρτέλα Προμηθευτή

Η καρτέλα του supplier μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως supplier ledger.

Παράδειγμα:

Έτσι ο χρήστης μπορεί να δει ολόκληρη την κίνηση του supplier.

---

16. Purchase Invoice και Supplier

Κάθε Purchase Invoice πρέπει να συνδέεται με τον σωστό supplier.

Για παράδειγμα:

Purchase Invoice

Supplier:

EAC

Amount:

€1,190

Account:

6110 — Electricity

VAT:

19%

Το invoice δημιουργεί υποχρέωση στον supplier.

---

17. Payment προς Supplier

Όταν γίνει η πληρωμή από την τράπεζα:

Bank → Supplier

η πληρωμή πρέπει να καταχωρηθεί στον σωστό supplier.

Έτσι το LedgerX μπορεί να μειώσει το outstanding balance.

Παράδειγμα

Invoice:

€1,190

Payment:

€1,190

Supplier balance:

€0

---

18. Partial Payment — Μερική Πληρωμή

Εάν πληρωθεί μόνο μέρος του invoice:

Invoice:

€1,190

Payment:

€700

τότε:

Outstanding balance = €490

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν οι προμηθευτές πληρώνονται σε δόσεις ή με προκαταβολές.

---

19. Γιατί είναι σημαντικό το Supplier Balance;

Το Accounts Payable balance βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει:

• πόσα χρήματα οφείλει,
• σε ποιον τα οφείλει,
• πότε πρέπει να πληρωθούν,
• ποια invoices παραμένουν ανοικτά,
• ποιοι suppliers έχουν ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα.

Αυτό βοηθά σημαντικά στη διαχείριση cash flow.

---

20. Αναζήτηση Προμηθευτή

Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης υπάρχει:

Search

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για γρήγορη αναζήτηση supplier.

Για παράδειγμα:

EAC

ή

EOAA

ή τον supplier code:

001

---

21. Advanced Queries

Η επιλογή:

Advanced Queries

επιτρέπει πιο σύνθετη αναζήτηση/φιλτράρισμα των suppliers.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλοί suppliers.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση συγκεκριμένων κατηγοριών ή οικονομικών καταστάσεων, ανάλογα με τα διαθέσιμα φίλτρα της εγκατάστασης.

---

22. Batch Operations

Η επιλογή:

Batch Operations

χρησιμοποιείται για μαζικές ενέργειες σε πολλούς suppliers.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές καρτέλες και χρειάζεται να εφαρμοστεί μια κοινή ενέργεια.

Πριν εκτελέσετε μαζική αλλαγή, ελέγξτε προσεκτικά τους επιλεγμένους suppliers.

---

23. Edit Columns

Το:

Edit columns

επιτρέπει την προσαρμογή των στηλών που εμφανίζονται στον πίνακα.

Αυτό είναι χρήσιμο εάν ο χρήστης θέλει να βλέπει διαφορετικές πληροφορίες στην κύρια λίστα.

Για παράδειγμα

Μπορεί να θέλει να δίνει έμφαση σε:

• Supplier Name
• Status
• Accounts Payable
• Payments

αντί για λιγότερο σημαντικές πληροφορίες.

---

24. Copy to Clipboard

Η επιλογή:

Copy to clipboard

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αντιγραφή των δεδομένων του πίνακα ώστε να χρησιμοποιηθούν σε άλλη εφαρμογή, όπως:

• Excel
• Google Sheets
• reports
• internal analysis

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για περαιτέρω ανάλυση ή reporting.

---

25. Form Defaults

Το:

Form Defaults

χρησιμοποιείται για τον καθορισμό προεπιλεγμένων τιμών κατά τη δημιουργία supplier records.

Η χρήση σωστών defaults μπορεί να μειώσει τον χρόνο καταχώρησης και να βοηθήσει στην τυποποίηση των δεδομένων.

---

26. Πρακτικό Παράδειγμα — EAC

Ας δούμε ολόκληρο τον κύκλο.

Βήμα 1 — Supplier

Δημιουργούμε:

Code: 001
Name: EAC
Control Account: Accounts Payable

Βήμα 2 — Purchase Invoice

Καταχωρούμε:

Electricity Expense: €1,000

VAT: €190

Total: €1,190

Βήμα 3 — Supplier Balance

Το Accounts Payable γίνεται:

€1,190

Βήμα 4 — Payment

Η εταιρεία πληρώνει από την Bank:

€1,190

Βήμα 5 — Supplier Balance

Το υπόλοιπο γίνεται:

€0

---

27. Τι πρέπει να συμφωνεί;

Για σωστή λογιστική παρακολούθηση πρέπει να υπάρχει συμφωνία μεταξύ:

Supplier Ledger

και

Purchase Invoices

και

Payments

και

Bank Statement

Παράδειγμα:

Supplier invoices = €10,000

Payments = €8,000

Outstanding = €2,000

Το LedgerX πρέπει να εμφανίζει:

Accounts Payable = €2,000

---

28. Supplier Statement Reconciliation

Περιοδικά είναι καλή πρακτική να ζητείται Supplier Statement από σημαντικούς προμηθευτές και να συγκρίνεται με την καρτέλα του LedgerX.

Ελέγχουμε:

• Invoice numbers
• Invoice dates
• Invoice amounts
• Credit notes
• Payments
• Outstanding balance

Παράδειγμα

Supplier Statement:

€4,500

LedgerX:

€4,500

✅ Συμφωνεί.

Εάν:

Supplier Statement:

€4,500

LedgerX:

€5,000

❌ Υπάρχει διαφορά €500 που πρέπει να διερευνηθεί.

---

29. Συχνά Λάθη

❌ Δημιουργία duplicate supplier.

❌ Λανθασμένο VAT number.

❌ Λανθασμένος supplier σε Purchase Invoice.

❌ Καταχώρηση payment χωρίς σωστό supplier.

❌ Καταχώρηση supplier payment ως expense.

❌ Μη αντιστοίχιση payment με invoice.

❌ Παράλειψη credit notes.

❌ Αποδοχή supplier balance χωρίς reconciliation.

---

30. Καλές Πρακτικές

✅ Ένας supplier = μία καρτέλα

Αποφεύγουμε:

EAC
Electricity Authority
EAC Ltd

ως τρεις διαφορετικούς suppliers, εάν αφορούν την ίδια οντότητα.

✅ Χρησιμοποιούμε μοναδικούς κωδικούς

001, 002, 003...

✅ Καταχωρούμε τα invoices στον σωστό supplier

✅ Καταχωρούμε τις πληρωμές στον σωστό supplier

✅ Ελέγχουμε τα Accounts Payable balances

✅ Κάνουμε supplier statement reconciliations

✅ Διατηρούμε σωστά VAT στοιχεία

---

31. Συνολική Εικόνα

Η ενότητα Suppliers αποτελεί το κεντρικό σημείο παρακολούθησης των προμηθευτών και των υποχρεώσεων της επιχείρησης.

Η βασική ροή είναι:

New Supplier

↓

Purchase Invoice

↓

Accounts Payable

↓

Payment

↓

Supplier Ledger

↓

Accounts Payable Balance

↓

Supplier Statement Reconciliation

---

📌 Βασική αρχή

Supplier = Ποιος μας προμηθεύει.

Purchase Invoice = Τι μας χρέωσε και πόσα του οφείλουμε.

Payment = Πόσα πληρώσαμε.

Accounts Payable = Πόσα εξακολουθούμε να του οφείλουμε.

Supplier Ledger = Το πλήρες ιστορικό της οικονομικής σχέσης μας με τον συγκεκριμένο προμηθευτή.

Με τη σωστή χρήση της ενότητας Suppliers, η επιχείρηση μπορεί να έχει άμεση εικόνα για τιμολόγια, πληρωμές, υπόλοιπα και υποχρεώσεις ανά προμηθευτή, ενώ ο λογιστής μπορεί να πραγματοποιεί ευκολότερα συμφωνίες και ελέγχους.

03Γ — Πληρωμή Προμηθευτή μέσω Purchase Invoice

 

Η διαδικασία πληρωμής ενός Purchase Invoice στο LedgerX μπορεί να γίνει απευθείας από το ίδιο το τιμολόγιο. Αυτός είναι ο πιο πρακτικός τρόπος όταν θέλουμε η πληρωμή να συνδεθεί σωστά με το συγκεκριμένο invoice και να μειωθεί αυτόματα το υπόλοιπο του προμηθευτή.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιούμε την EAC — Electricity Authority of Cyprus.

Το Purchase Invoice είναι:

• Supplier: EAC
• Invoice date: 07/10/2026
• Account: 6110 — Electricity
• Net amount: €300.00
• VAT 19%: €57.00
• Total: €357.00
• Due date: 27/10/2026

Αρχικά, η EAC έχει €357.00 Accounts Payable. Μετά την εξόφληση, το υπόλοιπο γίνεται €0.00.

---

1. Βασική Λογική της Διαδικασίας

Η διαδικασία είναι:

Purchase Invoice

→ Accounts Payable €357

→ Copy to → New Payment

→ Payment €357

→ Accounts Payable €0

Αυτό είναι σημαντικό γιατί το σύστημα γνωρίζει ότι η συγκεκριμένη πληρωμή αφορά το συγκεκριμένο Purchase Invoice.

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσουμε μια άσχετη χειροκίνητη payment και μετά να προσπαθήσουμε να βρούμε ποιο invoice εξοφλεί.

---

2. Βήμα 1 — Ανοίγουμε το Purchase Invoice

Από το:

Suppliers

επιλέγουμε τον supplier:

001 — EAC

και ανοίγουμε το σχετικό Purchase Invoice.

Στο παράδειγμα βλέπουμε:

Purchase Invoice

Supplier: EAC
Reference: 1
Invoice Date: 07/10/2026
Due Date: 27/10/2026

---

3. Ανάλυση του Purchase Invoice

Το invoice περιλαμβάνει:

Άρα η επιχείρηση έχει λάβει υπηρεσία/δαπάνη ηλεκτρισμού καθαρής αξίας:

€300

και ΦΠΑ:

€57

Συνολική υποχρέωση:

€357

---

4. Η Λογιστική Εγγραφή του Invoice

Η αρχική λογιστική επίδραση είναι:

Άρα:

Expense = €300

Input VAT = €57

Supplier liability = €357

---

5. Τι σημαίνει Accounts Payable €357;

Σημαίνει ότι η επιχείρηση χρωστά €357 στην EAC.

Στη λίστα Suppliers βλέπουμε:

001 — EAC

Status: Unpaid

Accounts payable: €357.00

Αυτό είναι ακριβώς το ποσό που πρέπει να εξοφληθεί.

---

6. Βήμα 2 — Copy To

Στο Purchase Invoice υπάρχει το κουμπί:

Copy to

Όταν το ανοίξουμε, εμφανίζονται διάφορες επιλογές.

Μεταξύ αυτών:

• New Payment
• New Sales Invoice
• New Credit Note
• New Purchase Invoice
• New Debit Note
• New Recurring Purchase Invoice

Για την εξόφληση του συγκεκριμένου supplier invoice επιλέγουμε:

New Payment

---

7. Γιατί χρησιμοποιούμε Copy to → New Payment;

Αυτό είναι το σημαντικότερο σημείο της διαδικασίας.

Το LedgerX χρησιμοποιεί τα στοιχεία του υπάρχοντος Purchase Invoice για να δημιουργήσει τη σχετική Payment.

Έτσι μειώνεται σημαντικά ο κίνδυνος να καταχωρήσουμε:

• λάθος supplier,
• λάθος ποσό,
• λάθος invoice,
• λάθος description.

Αντί να ξαναγράψουμε χειροκίνητα όλα τα στοιχεία, χρησιμοποιούμε το ήδη καταχωρημένο invoice ως βάση.

---

8. New Payment — Αυτόματη Δημιουργία Πληρωμής

Με την επιλογή:

Copy to → New Payment

δημιουργείται νέα Payment που σχετίζεται με το Purchase Invoice.

Το σύστημα μπορεί να μεταφέρει/προ-συμπληρώσει τα σχετικά στοιχεία και το υπόλοιπο προς εξόφληση.

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

Remaining balance = €357.00

Άρα η payment θα δημιουργηθεί για:

€357.00

---

9. Έλεγχος της Payment

Πριν πατήσουμε Create, πρέπει να ελέγξουμε τα βασικά στοιχεία.

Date

Η ημερομηνία της πραγματικής πληρωμής.

Paid from

Ο λογαριασμός από τον οποίο πληρώσαμε.

Για παράδειγμα:

1720 — Bank

ή:

1700 — Cash in hand

Payee

Ο προμηθευτής:

EAC

Description

Η περιγραφή της πληρωμής.

Ιδανικά πρέπει να παραπέμπει στο invoice.

Παράδειγμα:

Payment of EAC Invoice 1

Amount

€357.00

---

10. Πολύ σημαντικό — Πληρώνουμε το Υπόλοιπο

Στο παράδειγμα το invoice είναι:

€357.00

Άρα εάν το εξοφλούμε πλήρως, η Payment πρέπει να είναι:

€357.00

Όχι:

€300

και όχι:

€57

Το ποσό που οφείλεται στον supplier είναι το συνολικό invoice amount, δηλαδή μαζί με τον ΦΠΑ.

---

11. Create — Ολοκλήρωση Πληρωμής

Αφού ελέγξουμε την payment, πατάμε:

Create

Η πληρωμή καταχωρείται στο LedgerX.

Το σύστημα πλέον γνωρίζει ότι:

Το συγκεκριμένο Purchase Invoice έχει εξοφληθεί.

---

12. Τι Συμβαίνει Μετά την Payment;

Πριν από την πληρωμή:

EAC Accounts Payable = €357

Μετά την πληρωμή:

EAC Accounts Payable = €0

Στη λίστα Suppliers θα δούμε:

EAC

🟢 Paid

Accounts payable: €0.00

---

13. Το Screenshot της Λίστας Suppliers — Πριν την Πληρωμή

Στο πρώτο screenshot της λίστας βλέπουμε:

001 — EAC

🔴 Unpaid

Accounts payable: €357.00

Αυτό σημαίνει:

Η εταιρεία έχει ανοικτή υποχρέωση €357 προς την EAC.

Η δεύτερη εταιρεία:

002 — EOAA

εμφανίζεται:

🟢 Paid

Accounts payable: €0.00

---

14. Το Screenshot Μετά την Πληρωμή

Στο τελευταίο screenshot βλέπουμε:

001 — EAC

🟢 Paid

και:

Accounts payable: €0.00

Παράλληλα, στη στήλη:

Payments

εμφανίζεται:

1

Αυτό δείχνει ότι υπάρχει καταχωρημένη πληρωμή για τον supplier.

Άρα έχουμε πλέον:

Purchase Invoice → Payment → Balance €0

---

15. Η Σημασία του Payment Count

Στη στήλη Payments εμφανίζεται:

1

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει μία καταχωρημένη payment που σχετίζεται με τον συγκεκριμένο supplier, σύμφωνα με την παρουσίαση της λίστας.

Σε συνδυασμό με:

Accounts payable = €0

έχουμε μια γρήγορη ένδειξη ότι η υποχρέωση έχει εξοφληθεί.

---

16. Purchase Invoice — Edit

Στο screenshot του Edit Purchase Invoice βλέπουμε τα στοιχεία του αρχικού invoice:

Supplier: 001 — EAC

Account: 6110 — Electricity

Qty: 1

Unit Price: €300

Net: €300

VAT: €57

Total: €357

Αυτά είναι τα στοιχεία που δημιουργούν την αρχική υποχρέωση προς την EAC.

---

17. Closed Invoice

Στο Purchase Invoice υπάρχει επίσης η επιλογή:

Closed invoice

Η έννοια του closed invoice είναι σημαντική για τον έλεγχο της κατάστασης του invoice.

Όταν ένα invoice έχει εξοφληθεί πλήρως, πρέπει να υπάρχει σαφής εικόνα ότι δεν παραμένει ανοικτό υπόλοιπο.

⚠️ Το σημαντικότερο πρακτικό κριτήριο είναι να συμφωνεί το Accounts Payable balance με τις πραγματικές υποχρεώσεις. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται το "Closed invoice" απλώς για να αποκρύπτεται ένα πραγματικά ανεξόφλητο ποσό.

---

18. Πλήρης Λογιστική Ροή

Η συγκεκριμένη συναλλαγή μπορεί να παρουσιαστεί ως εξής:

07/10/2026 — Purchase Invoice

Electricity: €300

Input VAT: €57

Accounts Payable — EAC: €357

↓

Payment

Payment to EAC: €357

↓

Final position

Accounts Payable — EAC: €0

---

19. Λογιστική Εγγραφή της Πληρωμής

Η πληρωμή των €357 έχει τη λογική:

Άρα η πληρωμή:

• μειώνει την υποχρέωση προς την EAC,
• μειώνει τα διαθέσιμα της επιχείρησης,
• δεν δημιουργεί νέο expense.

---

20. ⚠️ Πολύ Σημαντικό — Δεν Καταχωρούμε Ξανά το Expense

Το Electricity expense έχει ήδη καταχωρηθεί όταν δημιουργήθηκε το Purchase Invoice:

€300 Electricity

Η Payment δεν πρέπει να δημιουργήσει ξανά:

€300 Electricity

Διαφορετικά θα έχουμε διπλή καταχώρηση του expense.

Η σωστή λογική είναι:

Purchase Invoice

Expense + VAT → Accounts Payable

Payment

Accounts Payable → Bank/Cash

---

21. Γιατί το Copy to είναι η καλύτερη πρακτική εδώ;

Η επιλογή:

Purchase Invoice → Copy to → New Payment

είναι ιδιαίτερα χρήσιμη επειδή μειώνει τη χειροκίνητη καταχώρηση.

Ο χρήστης δεν χρειάζεται να ξαναψάξει:

• supplier,
• invoice,
• ποσό,
• outstanding balance.

Το σύστημα χρησιμοποιεί το υπάρχον invoice ως βάση.

Πρακτικό αποτέλεσμα

Λιγότερη πληκτρολόγηση

→ λιγότερα λάθη

→ καλύτερο audit trail

→ σωστό supplier balance

→ ευκολότερο reconciliation

---

22. Full Payment vs Partial Payment

Η ίδια διαδικασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για μερική πληρωμή.

Παράδειγμα

Invoice:

€357

Πληρώνουμε:

€200

Τότε:

Outstanding balance = €157

Ο supplier παραμένει:

🔴 Unpaid

και:

Accounts Payable = €157

---

23. Πλήρης Εξόφληση

Εάν πληρώσουμε:

€357

τότε:

Outstanding balance = €0

και ο supplier γίνεται:

🟢 Paid

Αυτό ακριβώς βλέπουμε στο screenshot.

---

24. Τι Πρέπει να Ελέγχουμε Μετά την Πληρωμή;

Μετά το Create, καλό είναι να ελέγχουμε:

• Payment δημιουργήθηκε
• Σωστό ποσό €357
• Σωστό supplier EAC
• Σωστό bank/cash account
• Accounts Payable = €0
• Supplier status = Paid
• Payment εμφανίζεται στην καρτέλα supplier
• Το bank/cash balance μειώθηκε σωστά

---

25. Supplier Ledger μετά την Πληρωμή

Η καρτέλα της EAC μπορεί πλέον να εμφανίζει τη συναλλαγή:

Αυτό αποτελεί πολύ καθαρό audit trail.

---

26. Έλεγχος με Bank Statement

Εάν η πληρωμή έγινε μέσω τράπεζας, πρέπει να υπάρχει αντίστοιχη συναλλαγή στο bank statement.

Παράδειγμα:

07/10/2026

EAC

€357.00

Στο LedgerX:

Payment to EAC

€357.00

Συμφωνία:

Bank statement = €357

LedgerX payment = €357

✅ Συμφωνεί.

---

27. Ολόκληρος ο Κύκλος στο LedgerX

Η συναλλαγή μπορεί να παρουσιαστεί ως:

EAC
│
├── Purchase Invoice
│   ├── Electricity       €300
│   ├── VAT 19%            €57
│   └── Total             €357
│
├── Accounts Payable
│   └── €357
│
└── Copy to → New Payment
    └── Payment           €357
        │
        └── Accounts Payable → €0

---

28. Τι βλέπει ο λογιστής πριν και μετά;

Πριν την πληρωμή

EAC

🔴 Unpaid

Accounts Payable: €357

---

Μετά την πληρωμή

EAC

🟢 Paid

Payments: 1

Accounts Payable: €0

Αυτό είναι το βασικό αποτέλεσμα που θέλουμε.

---

29. Πρακτική Διαδικασία για τον Χρήστη

Για να εξοφλήσετε ένα Purchase Invoice:

1️⃣ Ανοίξτε τον Supplier

Suppliers → EAC

2️⃣ Ανοίξτε το Purchase Invoice

Purchase Invoice €357

3️⃣ Επιλέξτε

Copy to

4️⃣ Επιλέξτε

New Payment

5️⃣ Ελέγξτε

Paid from → Bank/Cash

6️⃣ Ελέγξτε

Amount → €357

7️⃣ Ελέγξτε

Payee → EAC

8️⃣ Πατήστε

Create

9️⃣ Ελέγξτε τον Supplier

EAC → Paid → €0

---

30. Γιατί αυτή η διαδικασία είναι σημαντική

Η σωστή εξόφληση μέσω Copy to → New Payment διατηρεί συνδεδεμένα τα τρία βασικά στοιχεία:

Invoice

Supplier

Payment

Έτσι οποιοσδήποτε ελέγξει αργότερα τη συναλλαγή μπορεί να καταλάβει:

Τι αγοράστηκε → από ποιον → πόσο κόστισε → πόσο ΦΠΑ είχε → πόσα πληρώθηκαν → από ποιο account → ποιο είναι το υπόλοιπο.

Αυτό δημιουργεί ένα πολύ καλύτερο audit trail και μειώνει τον κίνδυνο λαθών στις συμφωνίες προμηθευτών και τραπεζών.

---

📌 Συνοπτικά

Purchase Invoice EAC

€300 Electricity

€57 VAT

=

€357 Payable

↓

Copy to → New Payment

↓

Payment €357

↓

Bank/Cash − €357

↓

EAC Accounts Payable = €0

↓

🟢 EAC — Paid

---

⭐ Κανόνας για το LedgerX

Καταχωρούμε πρώτα την υποχρέωση μέσω του Purchase Invoice και στη συνέχεια εξοφλούμε την υποχρέωση μέσω Payment.

Το Purchase Invoice δημιουργεί το Accounts Payable. Η Payment το μειώνει.

Αυτός είναι ο σωστός τρόπος για να παρακολουθείται ο πλήρης κύκλος Purchase → Payable → Payment → Zero Balance μέσα στο LedgerX.

03Δ — Debit Notes προς Προμηθευτές | Χρεωστικά Σημειώματα

Η ενότητα Debit Notes χρησιμοποιείται όταν πρέπει να αυξήσουμε το ποσό που οφείλει η επιχείρηση σε έναν προμηθευτή ή να διορθώσουμε προς τα πάνω την αξία μιας αγοράς.

Στο LedgerX, ένα Debit Note προς Supplier μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περιπτώσεις όπως:

• επιστροφή προϊόντων στον προμηθευτή, όπου απαιτείται αντίστοιχη πίστωση από τον προμηθευτή,
• επιπλέον χρέωση που σχετίζεται με αγορά,
• διαφορά τιμής,
• χρέωση που δεν περιλαμβανόταν στο αρχικό Purchase Invoice,
• διόρθωση ποσού Purchase Invoice,
• άλλες περιπτώσεις όπου απαιτείται αύξηση της υποχρέωσης προς τον supplier.

⚠️ Σημαντική ορολογία: Σε λογιστικά συστήματα, το τι ακριβώς σημαίνει "Debit Note" μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος εκδίδει το παραστατικό και τη συγκεκριμένη εμπορική διαδικασία. Στο LedgerX, η συγκεκριμένη φόρμα είναι Debit Note συνδεδεμένο με Supplier / Purchase Invoice, οπότε πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τη ροή που εφαρμόζει η επιχείρηση.

---

1. Debit Note — Τι είναι;

Το Debit Note είναι παραστατικό που χρησιμοποιείται για να γίνει χρέωση/προσαρμογή της αξίας μιας αγοράς ή της υποχρέωσης προς supplier.

Με απλά λόγια:

Purchase Invoice → δημιουργεί την αρχική υποχρέωση.

Debit Note → αυξάνει/διορθώνει την υποχρέωση ή την αξία της αγοράς, όπου απαιτείται.

---

2. Πότε χρησιμοποιούμε Debit Note;

Παραδείγματα:

📦 Επιπλέον χρέωση από supplier

Ο supplier μας χρέωσε επιπλέον €100 που δεν περιλαμβάνονταν στο αρχικό invoice.

💰 Λάθος τιμή

Ο supplier είχε χρεώσει €10 ανά τεμάχιο ενώ η σωστή τιμή ήταν €12.

📄 Παράλειψη χρέωσης

Ένα κόστος ή υπηρεσία παραλείφθηκε από το αρχικό Purchase Invoice.

🔄 Διόρθωση αγοράς

Χρειάζεται λογιστική διόρθωση της αρχικής αγοράς.

---

3. Προσοχή στις Επιστροφές Προϊόντων

Για επιστροφή προϊόντων στον supplier, η συνήθης εμπορική ροή είναι ότι:

Εμείς επιστρέφουμε τα προϊόντα → ο supplier μας εκδίδει Credit Note.

Αυτό μειώνει την υποχρέωσή μας προς τον supplier.

Επομένως, δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε μηχανικά ένα Debit Note για κάθε επιστροφή προϊόντων.

Παράδειγμα

Purchase Invoice:

€1.190

Επιστρέφουμε προϊόντα:

€200 + VAT €38 = €238

Ο supplier μας εκδίδει:

Supplier Credit Note €238

και η υποχρέωσή μας μειώνεται.

---

4. Debit Note vs Supplier Credit Note

Αυτό είναι πολύ σημαντικό για τους χρήστες.

Άρα:

Purchase Invoice → χρωστάμε περισσότερα

Supplier Credit Note → χρωστάμε λιγότερα

Payment → πληρώνουμε την υποχρέωση

---

5. Πρόσβαση στα Debit Notes

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Debit Notes

και στη συνέχεια:

New Debit Note

Εμφανίζεται η φόρμα του screenshot.

---

6. Issue Date — Ημερομηνία

Το πρώτο πεδίο είναι:

Issue date

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Είναι η ημερομηνία του Debit Note.

Η ημερομηνία καθορίζει τη λογιστική περίοδο στην οποία θα καταχωρηθεί η συναλλαγή.

---

7. Reference — Αναφορά

Το:

Reference

είναι ενεργοποιημένο ως:

Automatic

Το LedgerX μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα τον αριθμό/αναφορά.

Αυτό βοηθά στην:

• αρίθμηση,
• αναζήτηση,
• audit trail,
• παρακολούθηση των Debit Notes.

---

8. Supplier — Προμηθευτής

Στο screenshot εμφανίζεται:

001 — EAC

Αυτό σημαίνει ότι το Debit Note αφορά τον συγκεκριμένο supplier.

Ο supplier πρέπει να επιλεγεί προσεκτικά.

Παράδειγμα

Supplier: EAC

ή:

Supplier: ABC Ltd

ανάλογα με το παραστατικό.

---

9. Purchase Invoice

Υπάρχει επίσης το πεδίο:

Purchase Invoice

και εμφανίζεται:

Automatic

Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται για σύνδεση του Debit Note με το σχετικό Purchase Invoice.

Παράδειγμα

Purchase Invoice:

Invoice No. 1

Total:

€357

Debit Note:

€100

Το Debit Note μπορεί να συνδεθεί με το συγκεκριμένο Purchase Invoice.

Αυτό δημιουργεί καλύτερο audit trail:

Purchase Invoice → Debit Note

---

10. Description — Περιγραφή

Η περιγραφή πρέπει να εξηγεί γιατί εκδόθηκε το Debit Note.

Παραδείγματα:

Additional electricity charge

Price adjustment — Invoice 1

Additional goods supplied

Correction of purchase price

Η σωστή περιγραφή βοηθά σημαντικά στον μεταγενέστερο έλεγχο.

---

11. Account — Λογαριασμός

Στο screenshot εμφανίζεται:

5070 — Purchase Returns

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Ο λογαριασμός πρέπει να αντιστοιχεί στην πραγματική λογιστική φύση της συναλλαγής.

Δεν επιλέγουμε μηχανικά Purchase Returns μόνο και μόνο επειδή εμφανίζεται ως προεπιλογή.

Εάν πρόκειται για:

• επιπλέον αγορά → κατάλληλος Purchases/Expense account,
• επιστροφή αγοράς → κατάλληλος Purchase Returns / supplier credit workflow,
• επιπλέον χρέωση υπηρεσίας → αντίστοιχος expense account.

---

12. Qty — Ποσότητα

Το:

Qty

καθορίζει την ποσότητα.

Παράδειγμα:

5 τεμάχια × €20 = €100

Τότε:

Qty = 5

Unit Price = €20

---

13. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το:

Unit price

είναι η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα:

Qty = 5

Unit price = €20

Net total = €100

---

14. Tax Code — ΦΠΑ

Στο screenshot εμφανίζεται:

No tax

Αυτό πρέπει να ελέγχεται προσεκτικά.

Δεν σημαίνει ότι όλα τα Debit Notes πρέπει να είναι χωρίς ΦΠΑ.

Ο VAT code πρέπει να αντιστοιχεί στη φορολογική φύση της συγκεκριμένης συναλλαγής.

Εάν η σχετική χρέωση υπόκειται σε VAT 19%, τότε πρέπει να χρησιμοποιηθεί ο κατάλληλος VAT code.

---

15. Tax Amount

Το Tax Amount εμφανίζει τον ΦΠΑ που προκύπτει από τη συγκεκριμένη γραμμή.

Παράδειγμα:

Net:

€100

VAT 19%:

€19

Total:

€119

---

16. Total — Συνολικό Ποσό

Το τελικό Total είναι το ποσό που επηρεάζει την υποχρέωση προς τον supplier, ανάλογα με τη φύση της συναλλαγής.

Παράδειγμα:

Net €100

VAT €19

=

Total €119

---

17. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν η τιμή που εισάγουμε περιλαμβάνει ήδη ΦΠΑ.

Tax exclusive

€100 + VAT 19% = €119

Tax inclusive

€119 total → net €100 + VAT €19

Πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με το supplier document.

---

18. Column — Description

Εάν ενεργοποιηθεί:

Column — Description

μπορούμε να προσθέσουμε περιγραφή ανά γραμμή.

Παράδειγμα:

Additional materials

ή:

Returned goods — Invoice 123

Αυτό είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές γραμμές.

---

19. Column — Discount

Η επιλογή:

Column — Discount

επιτρέπει την καταχώρηση έκπτωσης.

Παράδειγμα:

Αρχική αξία:

€1.000

Discount:

10%

Net:

€900

και ο ΦΠΑ υπολογίζεται ανάλογα.

---

20. Custom Theme

Το:

Custom theme → Smooth Gray

αφορά την εμφάνιση του παραστατικού.

Δεν αλλάζει τη λογιστική επίδραση.

---

21. Show Tax Amount Column

Εάν ενεργοποιηθεί:

Show tax amount column

το Debit Note μπορεί να εμφανίζει ξεχωριστά τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

---

22. Also acts as goods receipt

Στο screenshot υπάρχει:

Also acts as goods receipt

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν το συγκεκριμένο παραστατικό πρέπει να λειτουργεί ταυτόχρονα ως goods receipt, σύμφωνα με τη διαδικασία της επιχείρησης.

Δεν πρέπει να ενεργοποιείται χωρίς πραγματική ανάγκη.

---

23. Footers

Το:

Footers

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες.

Παράδειγμα:

Adjustment relating to Purchase Invoice No. 1.

---

24. Image / Supporting Document

Το:

Choose File

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικού supporting document, όπου υποστηρίζεται.

Για παράδειγμα:

• supplier document,
• adjustment document,
• delivery documentation,
• supporting correspondence.

Αυτό βοηθά στη δημιουργία πλήρους documentation.

---

25. Create

Μετά τον έλεγχο όλων των στοιχείων:

Create

Το Debit Note καταχωρείται στο LedgerX.

---

26. Create & Add Another

Εάν υπάρχουν πολλά Debit Notes:

Create & add another

Αποθηκεύεται το τρέχον και ανοίγει νέα φόρμα.

Χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές διαδοχικές διορθώσεις.

---

27. Παράδειγμα — Επιπλέον Χρέωση από Supplier

Έστω ότι έχουμε:

Purchase Invoice:

€1.000 + VAT

Μετά ο supplier διαπιστώνει ότι παρέλειψε να χρεώσει:

€200 + VAT

Το Debit Note μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη σχετική επιπλέον χρέωση, εφόσον αυτό ανταποκρίνεται στην πραγματική εμπορική και φορολογική διαδικασία.

Debit Note

Net:

€200

VAT 19%:

€38

Total:

€238

Το Accounts Payable αυξάνεται αντίστοιχα.

---

28. Παράδειγμα — Διόρθωση Τιμής

Αρχικά:

100 units × €10 = €1.000

Ο supplier διαπιστώνει ότι η σωστή τιμή ήταν:

€12

Difference:

€200

Το σχετικό Debit Note μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαφορά, εφόσον είναι το σωστό παραστατικό.

Με VAT 19%:

€200 + €38 = €238

---

29. Επιστροφή Προϊόντων — Προσοχή

Ας δούμε την περίπτωση που είναι πιο συχνή.

Η εταιρεία αγοράζει:

€1.190

από supplier.

Στη συνέχεια επιστρέφει προϊόντα αξίας:

€200 + VAT €38 = €238

Συνήθως η διαδικασία είναι:

Επιστροφή προϊόντων

↓

Supplier εκδίδει Credit Note €238

↓

Accounts Payable μειώνεται κατά €238

Άρα:

€1.190 − €238 = €952

Δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε Debit Note απλώς επειδή "επιστρέψαμε προϊόντα".

Το παραστατικό που εκδίδει ο supplier και η εμπορική διαδικασία καθορίζουν ποια εγγραφή πρέπει να γίνει.

---

30. Purchase Returns

Το screenshot δείχνει:

5070 — Purchase Returns

Αυτός ο λογαριασμός μπορεί να χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση επιστροφών αγορών, αλλά πρέπει να χρησιμοποιείται με συνέπεια με το λογιστικό σχέδιο και τη ροή των supplier credit notes.

Παράδειγμα:

Purchase:

€1.000

Return:

€200

Το Purchase Returns account βοηθά να παρακολουθούμε τη μείωση των αγορών.

---

31. Debit Note και Accounts Payable

Εάν το Debit Note αυξάνει την υποχρέωση:

Πριν

Accounts Payable:

€1.000

Debit Note

€238

Μετά

Accounts Payable:

€1.238

Άρα ο supplier μας χρεώνει επιπλέον.

---

32. Supplier Credit Note και Accounts Payable

Αντίθετα, supplier Credit Note:

Πριν

Accounts Payable:

€1.000

Credit Note

€238

Μετά

Accounts Payable:

€762

Άρα:

Debit Note → συνήθως αυξάνει την υποχρέωση

Supplier Credit Note → μειώνει την υποχρέωση

---

33. Debit Note και Payment

Εάν υπάρχει:

Purchase Invoice:

€1.000

Debit Note:

€238

Total payable:

€1.238

και πληρώσουμε:

€1.238

τότε:

Accounts Payable → €0

Η ροή είναι:

Purchase Invoice

→ Debit Note

→ Payment

→ Accounts Payable €0

---

34. Σύνδεση με Purchase Invoice

Όταν το Debit Note αφορά συγκεκριμένο invoice, είναι καλή πρακτική να υπάρχει σαφής σύνδεση:

Purchase Invoice No. 1

↓

Debit Note No. 1

Έτσι ο λογιστής μπορεί να καταλάβει αργότερα γιατί άλλαξε το αρχικό ποσό.

---

35. Έλεγχος πριν το Create

Πριν δημιουργήσουμε Debit Note:

• Σωστός supplier
• Σωστό Purchase Invoice
• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό reference
• Σωστή περιγραφή
• Σωστό account
• Σωστή ποσότητα
• Σωστή τιμή
• Σωστό VAT code
• Σωστό VAT amount
• Σωστό total
• Υπάρχει supporting document
• Το Debit Note ανταποκρίνεται στην πραγματική συναλλαγή

---

36. Συχνά Λάθη

❌ Χρήση Debit Note για κάθε επιστροφή προϊόντων.

❌ Λάθος supplier.

❌ Λάθος Purchase Invoice.

❌ Λάθος VAT code.

❌ Καταχώρηση "No tax" χωρίς να υπάρχει φορολογικός λόγος.

❌ Χρήση Purchase Returns για συναλλαγή που στην πραγματικότητα είναι επιπλέον αγορά/χρέωση.

❌ Δημιουργία Debit Note χωρίς supporting documentation.

❌ Διπλή καταχώρηση της ίδιας χρέωσης.

---

37. Debit Note vs Credit Note — Ο πιο σημαντικός κανόνας

Για να το θυμάται εύκολα ο χρήστης:

Supplier μας χρεώνει περισσότερο

➡️ Debit Note / κατάλληλη χρεωστική προσαρμογή

➡️ Accounts Payable αυξάνεται

Supplier μας πιστώνει

➡️ Supplier Credit Note

➡️ Accounts Payable μειώνεται

Εμείς πληρώνουμε

➡️ Payment

➡️ Accounts Payable μειώνεται

---

38. Πλήρης Παράδειγμα

Αρχικό Purchase Invoice

Electricity:

€300

VAT:

€57

Total:

€357

Accounts Payable:

€357

↓

Επιπλέον χρέωση

Debit Note:

€100

VAT:

€19

Total:

€119

↓

Νέο Accounts Payable

€357 + €119 = €476

↓

Payment

€476

↓

Final Balance

Accounts Payable = €0

---

39. Η σωστή ροή για τον χρήστη

Purchase Invoice
        │
        ▼
Accounts Payable
        │
        ├── Supplier Credit Note
        │       ↓
        │   Payable μειώνεται
        │
        └── Debit Note
                ↓
            Payable αυξάνεται
                │
                ▼
             Payment
                │
                ▼
          Payable → €0

---

40. Τελική Σύνοψη

Το Debit Note είναι εργαλείο διόρθωσης/προσαρμογής της αγοράς και της υποχρέωσης προς supplier.

Πρέπει πάντα να εξετάζουμε τι πραγματικά συνέβη πριν επιλέξουμε Debit Note ή Credit Note.

📌 Να θυμάστε:

Purchase Invoice → αρχική υποχρέωση

Debit Note → επιπλέον χρέωση / αύξηση υποχρέωσης, όπου εφαρμόζεται

Supplier Credit Note → μείωση υποχρέωσης

Payment → εξόφληση υποχρέωσης

Και ειδικά για επιστροφές προϊόντων:

Επιστρέφουμε προϊόντα στον supplier → συνήθως λαμβάνουμε Supplier Credit Note από τον supplier.

Αυτό είναι κρίσιμο ώστε το Accounts Payable, οι αγορές, οι επιστροφές και ο ΦΠΑ να παρουσιάζονται σωστά στα λογιστικά βιβλία.

04. Sales Invoices - Έκδοση Νέου Τιμολογίου Πώλησης

Η διαδικασία αυτή χρησιμοποιείται για την έκδοση νέου Sales Invoice (Τιμολογίου Πώλησης) προς πελάτη.

Σημαντικό: Πριν δημιουργήσετε το τιμολόγιο, βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία του πελάτη, η ημερομηνία, ο λογαριασμός πωλήσεων και ο σωστός κωδικός ΦΠΑ είναι ορθά.

---

1. Μετάβαση στα Sales Invoices

Από το αριστερό μενού του συστήματος:

1. Επιλέξτε Sales Invoices.
2. Στη συνέχεια επιλέξτε New Sales Invoice.

Θα εμφανιστεί η φόρμα δημιουργίας νέου τιμολογίου.

---

2. Ημερομηνία Έκδοσης — Issue Date

Στο πεδίο Issue date καταχωρείται η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου.

Παράδειγμα:

07/10/2026

Προσοχή

Η ημερομηνία πρέπει να είναι η πραγματική ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου και να συμφωνεί με τα λογιστικά και φορολογικά δεδομένα της επιχείρησης.

Η ημερομηνία αυτή επηρεάζει, μεταξύ άλλων:

• τη λογιστική περίοδο,
• την περίοδο ΦΠΑ,
• την ημερομηνία πληρωμής,
• τις αναφορές πωλήσεων,
• την κατάσταση των εισπρακτέων υπολοίπων.

---

3. Ημερομηνία Πληρωμής — Due Date

Το Due date καθορίζει πότε αναμένεται να εξοφληθεί το τιμολόγιο.

Στην οθόνη εμφανίζεται η επιλογή:

Net

μαζί με πεδίο για τον αριθμό των ημερών.

Παράδειγμα

Εάν συμφωνήθηκε πληρωμή εντός 30 ημερών:

• Due Date: Net
• Days: 30

Το σύστημα θα υπολογίσει αυτόματα την ημερομηνία λήξης.

Συνήθεις όροι πληρωμής

• Άμεσα / Due on receipt
• Net 7 days
• Net 15 days
• Net 30 days
• Net 60 days
• Net 90 days

Συμβουλή: Χρησιμοποιείτε τον πραγματικό συμφωνημένο όρο πληρωμής και όχι έναν τυχαίο αριθμό ημερών.

---

4. Reference — Αναφορά

Το πεδίο Reference χρησιμοποιείται για επιπλέον αναγνωριστικά στοιχεία σχετικά με το τιμολόγιο.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, για:

• αριθμό παραγγελίας πελάτη,
• αριθμό quotation,
• αριθμό συμφωνίας,
• αριθμό έργου,
• εσωτερικό reference,
• αριθμό purchase order (PO).

Automatic

Εάν είναι ενεργοποιημένο το Automatic, το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα την αναφορά/αρίθμηση σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του.

Μην αλλάζετε χειροκίνητα την αρίθμηση χωρίς λόγο, ώστε να διατηρείται σωστή και συνεχής σειρά τιμολογίων.

---

5. Customer — Πελάτης

Στο πεδίο Customer επιλέγετε τον πελάτη στον οποίο θα εκδοθεί το τιμολόγιο.

Κάντε κλικ στο πεδίο και επιλέξτε τον αντίστοιχο πελάτη από τη λίστα.

Πριν συνεχίσετε, ελέγξτε:

• Επωνυμία πελάτη
• Διεύθυνση
• Αριθμό εγγραφής εταιρείας, όπου εφαρμόζεται
• VAT Number
• Email
• Άλλα στοιχεία που απαιτούνται για το τιμολόγιο

Προσοχή: Εάν ο πελάτης δεν υπάρχει ή τα στοιχεία του είναι λανθασμένα, διορθώστε πρώτα την καρτέλα του πελάτη πριν εκδώσετε το τιμολόγιο.

---

6. Billing Address — Διεύθυνση Χρέωσης

Το Billing address είναι η διεύθυνση χρέωσης του πελάτη.

Η διεύθυνση πρέπει να είναι αυτή που αντιστοιχεί στον πελάτη και, όπου εφαρμόζεται, στα στοιχεία που πρέπει να εμφανίζονται στο φορολογικό παραστατικό.

Για εταιρεία

Μπορεί να περιλαμβάνει:

Επωνυμία εταιρείας
Οδός και αριθμός
Πόλη
Ταχυδρομικός κώδικας
Χώρα
VAT Number, όπου απαιτείται

Για φυσικό πρόσωπο

Καταχωρούνται τα αντίστοιχα στοιχεία και η διεύθυνση του πελάτη.

---

7. Description — Περιγραφή Τιμολογίου

Το πεδίο Description είναι προαιρετικό και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια γενική περιγραφή του τιμολογίου.

Παραδείγματα:

• Accounting services for September 2026
• Consultancy services
• Annual accounting services 2026
• Supply of goods
• Professional services

Η αναλυτική περιγραφή των προϊόντων ή υπηρεσιών μπορεί να καταχωρηθεί ξεχωριστά στις γραμμές του τιμολογίου.

---

8. Γραμμές Τιμολογίου

Η βασική περιοχή του τιμολογίου περιλαμβάνει τις στήλες:

---

9. Account — Λογαριασμός Πωλήσεων

Στο Account επιλέγεται ο λογαριασμός στον οποίο θα καταχωρηθεί η πώληση.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

4000 - Sales - Goods

Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη γραμμή θα καταχωρηθεί στον λογαριασμό πωλήσεων αγαθών.

Παραδείγματα

Ανάλογα με το τι τιμολογεί η επιχείρηση μπορεί να υπάρχουν λογαριασμοί όπως:

• 4000 - Sales - Goods
• 4010 - Sales - Services
• 4020 - Consultancy Income
• 4030 - Accounting Services
• 4040 - Other Income

Προσοχή: Ο σωστός λογαριασμός είναι σημαντικός για την ορθή λογιστική απεικόνιση και τις οικονομικές αναφορές.

---

10. Description — Περιγραφή Προϊόντος / Υπηρεσίας

Εδώ περιγράφετε τι ακριβώς χρεώνεται στον πελάτη.

Παράδειγμα για λογιστικές υπηρεσίες

Accounting services for September 2026

Παράδειγμα για audit

Audit services for the financial year ended 31 December 2025

Παράδειγμα για προϊόν

Supply of office equipment

Η περιγραφή πρέπει να είναι σαφής και επαρκής, ώστε ο πελάτης να καταλαβαίνει τι αφορά η χρέωση.

---

11. Qty — Ποσότητα

Στο Qty καταχωρείται η ποσότητα.

Παραδείγματα

• 1 υπηρεσία → 1
• 5 τεμάχια → 5
• 10 ώρες → 10
• 12 μήνες → 12

Για μια ετήσια υπηρεσία που χρεώνεται ως μία ενιαία υπηρεσία, μπορεί να χρησιμοποιηθεί:

Qty = 1

---

12. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Στο Unit price καταχωρείται η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα

Για:

• Qty = 1
• Unit Price = 1,000.00

το σύνολο της γραμμής πριν από τον ΦΠΑ είναι:

€1,000.00

Εάν:

• Qty = 10
• Unit Price = 100.00

τότε:

10 × €100 = €1,000

---

13. Total — Σύνολο Γραμμής

Το Total υπολογίζεται από το σύστημα βάσει:

Ποσότητα × Τιμή μονάδας

Παράδειγμα:

5 × €200 = €1,000

Δεν χρειάζεται να κάνετε χειροκίνητο υπολογισμό εφόσον το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ποσό.

---

14. Tax Code — Κωδικός ΦΠΑ

Το Tax Code είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία του τιμολογίου.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

VAT 19%

Ο κωδικός πρέπει να αντιστοιχεί στη φορολογική μεταχείριση της συγκεκριμένης συναλλαγής.

Ενδεικτικά

Ανάλογα με την περίπτωση μπορεί να χρησιμοποιείται:

• VAT 19%
• VAT 5%
• VAT 0%
• Exempt
• Out of Scope
• άλλος ειδικός κωδικός ΦΠΑ

⚠️ Μην επιλέγετε VAT 19% αυτόματα σε κάθε τιμολόγιο. Ο σωστός κωδικός εξαρτάται από τη φύση της συναλλαγής, τον πελάτη και, όπου εφαρμόζεται, τον τόπο φορολόγησης.

---

15. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Το Tax Amount εμφανίζει το ποσό του ΦΠΑ που υπολογίζεται για τη συγκεκριμένη γραμμή.

Παράδειγμα

Καθαρή αξία:

€1,000.00

ΦΠΑ 19%:

€190.00

Σύνολο:

€1,190.00

Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ποσό όταν έχουν καταχωρηθεί σωστά η αξία και ο κωδικός ΦΠΑ.

---

16. Add Line — Προσθήκη Νέας Γραμμής

Εάν το τιμολόγιο περιλαμβάνει περισσότερα από ένα προϊόντα ή υπηρεσίες, επιλέξτε:

Add line

Παράδειγμα

Ένα τιμολόγιο μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Accounting services — €1,000
2. Payroll services — €300
3. Consultancy — €500

Κάθε υπηρεσία μπορεί να καταχωρηθεί σε ξεχωριστή γραμμή.

Γιατί είναι καλύτερο;

Η ξεχωριστή καταχώρηση:

• βελτιώνει την ανάλυση των εσόδων,
• διευκολύνει τον πελάτη,
• βοηθά στη λογιστική παρακολούθηση,
• παρέχει καλύτερη εικόνα στις αναφορές.

---

17. Column — Line Number

Η επιλογή:

Column — Line number

εμφανίζει τον αριθμό κάθε γραμμής.

Παράδειγμα:

Συνιστάται να παραμένει ενεργοποιημένο όταν υπάρχουν πολλές γραμμές.

---

18. Column — Description

Η επιλογή:

Column — Description

εμφανίζει την περιγραφή κάθε προϊόντος ή υπηρεσίας στο τιμολόγιο.

Συνιστάται να παραμένει ενεργοποιημένη.

Η περιγραφή βοηθά τον πελάτη να κατανοήσει τι ακριβώς τιμολογείται.

---

19. Column — Discount

Η επιλογή Column — Discount ενεργοποιεί τη δυνατότητα εμφάνισης έκπτωσης.

Χρησιμοποιείται όταν παρέχεται έκπτωση στον πελάτη.

Παράδειγμα

Αρχική αξία:

€1,000

Έκπτωση:

10%

Καθαρή αξία:

€900

Χρησιμοποιείτε το πεδίο μόνο όταν υπάρχει πραγματική συμφωνημένη έκπτωση.

---

20. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν οι τιμές που καταχωρούνται περιλαμβάνουν ήδη ΦΠΑ.

Όταν ΔΕΝ είναι ενεργό

Εάν καταχωρήσετε:

€1,000

και ΦΠΑ 19%, το σύστημα υπολογίζει:

• Καθαρή αξία: €1,000
• ΦΠΑ: €190
• Σύνολο: €1,190

Όταν είναι ενεργό

Η τιμή θεωρείται ότι περιλαμβάνει ήδη τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

€1,190 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 19%

τότε το σύστημα υπολογίζει αντίστοιχα την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ.

⚠️ Προσοχή: Πρέπει να γνωρίζετε εάν η τιμή που συμφωνήθηκε με τον πελάτη είναι με ή χωρίς ΦΠΑ πριν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή.

---

21. Rounding — Στρογγυλοποίηση

Η επιλογή Rounding χρησιμοποιείται όταν απαιτείται στρογγυλοποίηση του συνολικού ποσού.

Χρησιμοποιείται μόνο όταν υπάρχει πραγματική ανάγκη για rounding adjustment.

Συνήθως αφήνεται απενεργοποιημένο, εκτός εάν υπάρχει συγκεκριμένος λόγος.

---

22. Early Payment Discount

Η επιλογή Early payment discount χρησιμοποιείται όταν παρέχεται έκπτωση στον πελάτη εάν εξοφλήσει το τιμολόγιο νωρίτερα.

Παράδειγμα

2% discount if paid within 10 days.

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε επιχειρήσεις που εφαρμόζουν συγκεκριμένους όρους early settlement.

---

23. Late Payment Fees

Η επιλογή Late payment fees χρησιμοποιείται για την εφαρμογή χρέωσης λόγω καθυστερημένης πληρωμής.

Πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο όταν η συγκεκριμένη χρέωση προβλέπεται από τους συμφωνημένους όρους ή/και είναι κατάλληλη σύμφωνα με την εμπορική και νομική πολιτική της επιχείρησης.

---

24. Total Amount in Base Currency

Η επιλογή:

Total amount in base currency

χρησιμοποιείται όταν το τιμολόγιο εκδίδεται σε διαφορετικό νόμισμα από το βασικό νόμισμα της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία έχει βασικό νόμισμα EUR, αλλά εκδίδει τιμολόγιο σε USD, μπορεί να χρειάζεται εμφάνιση του συνολικού ποσού σε EUR.

---

25. Custom Title

Η επιλογή Custom title επιτρέπει την αλλαγή του τίτλου που εμφανίζεται στο παραστατικό.

Για παράδειγμα, αντί για:

Sales Invoice

θα μπορούσε, ανάλογα με τις ανάγκες, να χρησιμοποιηθεί διαφορετικός τίτλος.

Συνιστάται: Για κανονικά τιμολόγια πώλησης να διατηρείται ο τυπικός τίτλος, εκτός εάν υπάρχει συγκεκριμένη ανάγκη.

---

26. Custom Theme

Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένο το:

Custom theme

και έχει επιλεγεί:

Smooth Gray

Αυτό αφορά την εμφάνιση και το design του τιμολογίου.

Δεν αλλάζει τη λογιστική εγγραφή ή τον υπολογισμό του ΦΠΑ.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διατηρείται ενιαία εταιρική εμφάνιση σε όλα τα τιμολόγια.

---

27. Hide — Due Date

Η επιλογή:

Hide — Due date

κρύβει την ημερομηνία λήξης από το εκτυπωμένο/τελικό τιμολόγιο.

Συνιστάται

Να παραμένει μη επιλεγμένο, όταν θέλουμε ο πελάτης να βλέπει καθαρά μέχρι πότε πρέπει να πληρώσει.

---

28. Hide — Balance Due

Η επιλογή:

Hide — Balance due

κρύβει το υπόλοιπο που οφείλεται.

Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένη.

Εάν θέλετε ο πελάτης να βλέπει το ποσό που παραμένει πληρωτέο, εξετάστε εάν πρέπει να την απενεργοποιήσετε.

---

29. Show Item Images

Η επιλογή:

Show item images

εμφανίζει εικόνες των προϊόντων στο τιμολόγιο.

Χρησιμοποιείται κυρίως σε επιχειρήσεις που πωλούν προϊόντα όπου η εικόνα βοηθά στην αναγνώριση του είδους.

Για υπηρεσίες, συνήθως δεν είναι απαραίτητη.

---

30. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστή στήλη με το ποσό του ΦΠΑ.

Για παράδειγμα:

Για τιμολόγια με ΦΠΑ, η επιλογή αυτή είναι συνήθως χρήσιμη και αυξάνει τη διαφάνεια του παραστατικού.

---

31. Also Acts as Delivery Note

Η επιλογή:

Also acts as delivery note

επιτρέπει στο ίδιο παραστατικό να λειτουργεί και ως Δελτίο Αποστολής, όπου αυτό είναι κατάλληλο.

Χρησιμοποιείται κυρίως σε περιπτώσεις πώλησης και παράδοσης αγαθών.

Για καθαρά τιμολόγια υπηρεσιών συνήθως δεν απαιτείται.

---

32. Footers

Η επιλογή Footers χρησιμοποιείται για πληροφορίες που εμφανίζονται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος, για:

• όρους πληρωμής,
• τραπεζικά στοιχεία,
• στοιχεία επικοινωνίας,
• ευχαριστήριο μήνυμα,
• άλλες σημαντικές πληροφορίες.

---

33. Custom Fields — Signature

Στην περιοχή Custom Fields εμφανίζεται το πεδίο:

Signature

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για στοιχεία που αφορούν υπογραφή ή άλλο προσαρμοσμένο πεδίο της επιχείρησης.

Εάν δεν απαιτείται συγκεκριμένη πληροφορία, αφήστε το κενό.

---

34. Image

Στο κάτω μέρος υπάρχει η επιλογή:

Image → Choose File

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη/εισαγωγή εικόνας, ανάλογα με τη διαμόρφωση του invoice template.

Πριν χρησιμοποιήσετε εικόνα, βεβαιωθείτε ότι:

• είναι σωστό αρχείο,
• έχει κατάλληλη ανάλυση,
• αφορά το συγκεκριμένο τιμολόγιο,
• δεν περιέχει άσχετες ή εμπιστευτικές πληροφορίες.

---

35. Τελικός Έλεγχος πριν το Create

Πριν πατήσετε Create, κάντε έναν σύντομο λογιστικό έλεγχο. ✅

Checklist

• Σωστός πελάτης
• Σωστή ημερομηνία έκδοσης
• Σωστή ημερομηνία λήξης
• Σωστό reference
• Σωστή διεύθυνση χρέωσης
• Σωστός λογαριασμός πωλήσεων
• Σωστή περιγραφή
• Σωστή ποσότητα
• Σωστή τιμή μονάδας
• Σωστός κωδικός ΦΠΑ
• Σωστό ποσό ΦΠΑ
• Σωστό τελικό ποσό
• Σωστή έκπτωση, εάν υπάρχει
• Σωστό νόμισμα
• Σωστό payment term
• Σωστό invoice theme
• Έχουν συμπεριληφθεί τυχόν απαραίτητοι όροι πληρωμής

---

36. Create — Δημιουργία Τιμολογίου

Όταν όλα τα στοιχεία έχουν ελεγχθεί, πατήστε:

Create

Το σύστημα δημιουργεί το τιμολόγιο.

Μετά τη δημιουργία, πρέπει να ελέγξετε το τελικό παραστατικό πριν αποσταλεί στον πελάτη.

Ιδιαίτερη προσοχή

Ελέγξτε:

Customer → Description → Net Amount → VAT → Total → Due Date

Ένα λάθος σε οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένο τιμολόγιο ή λανθασμένη λογιστική/φορολογική απεικόνιση.

---

37. Create & Add Another

Η επιλογή:

Create & add another

χρησιμοποιείται όταν θέλετε να δημιουργήσετε πολλά τιμολόγια διαδοχικά.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εκδώσετε τιμολόγια για 10 διαφορετικούς πελάτες:

1. Συμπληρώνετε το πρώτο τιμολόγιο.
2. Πατάτε Create & add another.
3. Το σύστημα δημιουργεί το τιμολόγιο και σας επιστρέφει σε νέα φόρμα.
4. Συμπληρώνετε το επόμενο τιμολόγιο.
5. Επαναλαμβάνετε τη διαδικασία.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μαζική έκδοση επαναλαμβανόμενων τιμολογίων.

---

Γρήγορη Διαδικασία

Η βασική διαδικασία είναι:

Sales Invoices
↓
New Sales Invoice
↓
Issue Date
↓
Due Date / Payment Terms
↓
Reference
↓
Customer
↓
Billing Address
↓
Account
↓
Description
↓
Quantity
↓
Unit Price
↓
Tax Code
↓
Έλεγχος ΦΠΑ & Total
↓
Έλεγχος τελικού τιμολογίου
↓
Create

ή, εάν υπάρχουν περισσότερα τιμολόγια:

Create & add another

---

⚠️ Σημαντική Λογιστική Υπενθύμιση

Η δημιουργία του τιμολογίου δεν είναι απλώς συμπλήρωση στοιχείων. Τα πεδία Account και Tax Code επηρεάζουν άμεσα τη λογιστική καταχώρηση και την απεικόνιση των συναλλαγών στις σχετικές αναφορές.

Επομένως, μην επιλέγετε λογαριασμό πωλήσεων ή VAT Code στην τύχη. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τη φορολογική μεταχείριση μιας συναλλαγής, ζητήστε επιβεβαίωση από τον υπεύθυνο λογιστή πριν εκδοθεί το τιμολόγιο.

04B — Customers | Πελάτες

Η ενότητα Customers χρησιμοποιείται για την πλήρη διαχείριση των πελατών της επιχείρησης και την παρακολούθηση των πωλήσεων, τιμολογίων και εισπρακτέων υπολοίπων.

Από τη συγκεκριμένη οθόνη μπορούμε να δούμε συγκεντρωτικά:

• ποιοι είναι οι πελάτες,
• τον μοναδικό κωδικό τους,
• την κατάσταση του λογαριασμού τους,
• τον λογαριασμό ελέγχου,
• πόσα Sales Invoices έχουν εκδοθεί,
• πόσα χρήματα μας οφείλουν,
• και στη συνέχεια να ανοίξουμε την πλήρη καρτέλα κάθε πελάτη.

Η ενότητα Customers είναι επομένως το βασικό σημείο παρακολούθησης των Accounts Receivable της επιχείρησης.

---

1. Πρόσβαση στους Customers

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Customers

Εμφανίζεται η λίστα με όλους τους καταχωρημένους πελάτες.

Στο παράδειγμα υπάρχει:

001 — Customer

με κατάσταση:

🔴 Unpaid

και:

Accounts receivable: €6,172.00

---

2. New Customer — Δημιουργία Νέου Πελάτη

Στο επάνω μέρος της οθόνης υπάρχει το κουμπί:

New Customer

Χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέας καρτέλας πελάτη.

Νέος customer δημιουργείται όταν η επιχείρηση πρόκειται να εκδώσει τιμολόγια ή να πραγματοποιήσει συναλλαγές με νέο πελάτη.

Πριν δημιουργήσετε νέο πελάτη

Ελέγξτε πρώτα ότι ο συγκεκριμένος πελάτης δεν υπάρχει ήδη στο σύστημα.

Αυτό αποτρέπει τη δημιουργία duplicate customer accounts.

---

3. Customer Code — Κωδικός Πελάτη

Η στήλη:

Code

εμφανίζει τον μοναδικό κωδικό του πελάτη.

Στο παράδειγμα:

001

Ο κωδικός χρησιμοποιείται για εύκολη αναγνώριση και αναζήτηση του πελάτη.

Παράδειγμα

Κάθε πελάτης πρέπει να έχει μοναδικό κωδικό.

---

4. Status — Κατάσταση Πελάτη

Η στήλη:

Status

δείχνει την κατάσταση του λογαριασμού του πελάτη.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

🔴 Unpaid

Αυτό δείχνει ότι υπάρχει ποσό που παραμένει ανεξόφλητο.

Η κατάσταση πρέπει να εξετάζεται μαζί με το:

Accounts receivable

και τις επιμέρους συναλλαγές του πελάτη.

---

5. Name — Όνομα Πελάτη

Η στήλη:

Name

εμφανίζει το όνομα του customer.

Στο παράδειγμα:

Customer

Για εταιρικό πελάτη πρέπει να χρησιμοποιείται η σωστή επίσημη επωνυμία.

Παράδειγμα

ABC CONSULTING LTD

και όχι απλώς:

ABC

όταν η επίσημη επωνυμία είναι διαφορετική.

---

6. Control Account — Λογαριασμός Ελέγχου

Η στήλη:

Control account

στο παράδειγμα εμφανίζει:

Accounts receivable

Αυτό σημαίνει ότι οι απαιτήσεις από τον συγκεκριμένο πελάτη παρακολουθούνται μέσω του λογαριασμού Accounts Receivable.

---

7. Τι είναι τα Accounts Receivable;

Τα Accounts Receivable (AR) είναι τα χρήματα που οφείλουν οι πελάτες στην επιχείρηση.

Για παράδειγμα:

Η εταιρεία εκδίδει τιμολόγιο:

Net: €5,000
VAT 19%: €950
Total: €5,950

Εάν ο πελάτης δεν έχει πληρώσει, η επιχείρηση έχει:

Accounts Receivable = €5,950

Δηλαδή έχει απαίτηση €5.950 από τον πελάτη.

---

8. Sales Invoices — Τιμολόγια Πώλησης

Η στήλη:

Sales Invoices

δείχνει τον αριθμό των Sales Invoices που σχετίζονται με τον συγκεκριμένο customer.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

1

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει ένα Sales Invoice καταχωρημένο για τον συγκεκριμένο πελάτη.

Ο αριθμός αυτός παρέχει μια γρήγορη εικόνα της δραστηριότητας του customer.

---

9. Accounts Receivable — Υπόλοιπο Πελάτη

Η στήλη:

Accounts receivable

είναι μία από τις σημαντικότερες πληροφορίες της οθόνης.

Στο παράδειγμα:

€6,172.00

Αυτό σημαίνει ότι, σύμφωνα με τις καταχωρήσεις του LedgerX, ο πελάτης έχει ανεξόφλητο υπόλοιπο:

€6,172.00

---

10. Παράδειγμα Έκδοσης Τιμολογίου

Έστω ότι εκδίδουμε Sales Invoice:

Net: €5,000

VAT 19%: €950

Total: €5,950

Το τιμολόγιο αυξάνει:

Accounts Receivable → €5,950

και αναγνωρίζει:

Sales Revenue → €5,000

και:

VAT Liability → €950

---

11. Τι συμβαίνει όταν πληρώσει ο πελάτης;

Όταν ο πελάτης πληρώσει:

€5,950

η πληρωμή μειώνει το Accounts Receivable.

Η λογιστική λογική είναι:

Debit — Bank €5,950

Credit — Accounts Receivable €5,950

Το υπόλοιπο του πελάτη γίνεται:

€0

---

12. Customer Balance — Υπόλοιπο Πελάτη

Παράδειγμα:

Αρχικά

Invoice:

€5,950

Customer balance:

€5,950

Μετά από μερική πληρωμή

Payment:

€2,000

Balance:

€3,950

Μετά την πλήρη πληρωμή

Payment:

€3,950

Balance:

€0

Έτσι μπορούμε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε πόσα χρήματα μας οφείλει κάθε πελάτης.

---

13. Partial Payment — Μερική Εξόφληση

Ένας πελάτης μπορεί να μην εξοφλήσει ολόκληρο το invoice.

Παράδειγμα:

Invoice:

€6,172

Payment:

€4,000

Remaining balance:

€2,172

Το LedgerX πρέπει να συνεχίσει να εμφανίζει:

Accounts Receivable = €2,172

μέχρι να εξοφληθεί το υπόλοιπο.

---

14. Edit — Επεξεργασία Πελάτη

Το κουμπί:

Edit

χρησιμοποιείται για την επεξεργασία της καρτέλας του customer.

Ανάλογα με τα διαθέσιμα πεδία, μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επωνυμία
• Διεύθυνση
• VAT Number
• Registration Number
• Email
• Telephone
• Payment terms
• Currency
• Contact information
• Λογιστικές ρυθμίσεις

⚠️ Προσοχή

Τα στοιχεία του πελάτη πρέπει να είναι σωστά πριν εκδοθεί το invoice.

---

15. View — Προβολή Πελάτη

Το κουμπί:

View

ανοίγει την αναλυτική καρτέλα του customer.

Από εκεί μπορούμε να εξετάσουμε την πλήρη οικονομική σχέση με τον πελάτη.

Μπορούμε να ελέγξουμε:

• Sales Invoices
• Payments
• Outstanding invoices
• Credit notes
• Customer balance
• Ημερομηνίες
• Ποσά
• References
• Ιστορικό συναλλαγών

---

16. Customer Ledger — Καρτέλα Πελάτη

Η καρτέλα του customer λειτουργεί ως Customer Ledger.

Παράδειγμα:

Με αυτόν τον τρόπο βλέπουμε ολόκληρη την κίνηση του πελάτη.

---

17. Customer Statement — Κατάσταση Πελάτη

Η καρτέλα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση και συμφωνία των υπολοίπων.

Μπορούμε να δούμε:

• τιμολόγια που εκδόθηκαν,
• ημερομηνίες,
• ποσά,
• πληρωμές,
• υπόλοιπα,
• πιστωτικές σημειώσεις,
• outstanding amounts.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο πριν ζητήσουμε πληρωμή από πελάτη.

---

18. Search — Αναζήτηση Πελάτη

Στην επάνω δεξιά πλευρά υπάρχει:

Search

Μπορούμε να αναζητήσουμε πελάτη με βάση τα διαθέσιμα πεδία.

Για παράδειγμα:

ABC

ή:

001

ή το όνομα του πελάτη.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν η επιχείρηση έχει μεγάλο αριθμό customers.

---

19. Advanced Queries

Η επιλογή:

Advanced Queries

χρησιμοποιείται για πιο σύνθετα φίλτρα και αναζητήσεις.

Για παράδειγμα, ανάλογα με τις διαθέσιμες επιλογές, μπορεί να είναι χρήσιμη για την αναζήτηση:

• συγκεκριμένων πελατών,
• unpaid customers,
• customers με υπόλοιπα,
• customers συγκεκριμένης κατηγορίας,
• συγκεκριμένων οικονομικών δεδομένων.

---

20. Unpaid Customers

Η κατάσταση:

🔴 Unpaid

είναι ιδιαίτερα σημαντική για την παρακολούθηση των εισπρακτέων.

Εάν ένας customer έχει:

Accounts Receivable = €6,172

τότε η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει:

• ποιο invoice δημιούργησε την απαίτηση,
• πότε εκδόθηκε,
• πότε έληξε,
• εάν έχει γίνει μερική πληρωμή,
• πότε αναμένεται η είσπραξη.

---

21. Customer Credit Control

Η ενότητα Customers μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βάση για credit control.

Για παράδειγμα, μπορούμε να εντοπίσουμε πελάτες που:

• έχουν μεγάλο outstanding balance,
• έχουν overdue invoices,
• καθυστερούν συστηματικά πληρωμές,
• έχουν πολλά ανοικτά invoices.

Αυτό βοηθά την επιχείρηση να διαχειρίζεται καλύτερα το cash flow.

---

22. Customer και Sales Invoice

Η σωστή διαδικασία είναι:

Customer

↓

Sales Invoice

↓

Accounts Receivable

↓

Customer Payment

↓

Accounts Receivable μειώνεται

Παράδειγμα

Customer:

ABC Ltd

Sales Invoice:

€1,190

Accounts Receivable:

€1,190

Payment:

€1,190

Final balance:

€0

---

23. Customer Payment μέσω Bank

Όταν εισπράττεται το invoice μέσω τράπεζας, η τραπεζική συναλλαγή πρέπει να συνδεθεί με τον σωστό customer.

Παράδειγμα bank statement:

ABC LTD PAYMENT €1,190

Η συναλλαγή πρέπει να αντιστοιχιστεί στον:

ABC Ltd

και στο σχετικό outstanding balance.

Λογιστικά:

Debit — Bank €1,190

Credit — Accounts Receivable €1,190

---

24. Πολύ σημαντικό: Μην καταχωρείτε την είσπραξη ως νέο έσοδο

Εάν έχει ήδη εκδοθεί Sales Invoice, το Revenue έχει ήδη αναγνωριστεί.

Όταν ο πελάτης πληρώνει:

❌ Δεν δημιουργούμε ξανά Sales Revenue.

Χρησιμοποιούμε:

Bank → Accounts Receivable

Αυτό αποτρέπει τη διπλή αναγνώριση εσόδων.

---

25. Customer Reconciliation

Περιοδικά πρέπει να γίνεται συμφωνία των customer balances.

Ελέγχουμε:

Sales Invoices

Credit Notes

−

Payments

=

Accounts Receivable

Παράδειγμα

Sales invoices:

€10,000

Credit notes:

€500

Payments:

€7,500

Outstanding:

€2,000

Άρα:

€10,000 − €500 − €7,500 = €2,000

---

26. Customer Statement Reconciliation

Εάν ο πελάτης ζητήσει statement, πρέπει να μπορούμε να παρουσιάσουμε τις σχετικές συναλλαγές.

Για σημαντικούς πελάτες είναι καλή πρακτική να γίνεται περιοδική συμφωνία.

Ελέγχουμε:

• Invoice numbers
• Invoice dates
• Amounts
• Credit notes
• Payments
• Outstanding balance

Παράδειγμα

LedgerX balance: €6,172

Customer records: €6,172

✅ Συμφωνεί.

Εάν:

LedgerX: €6,172

Customer: €7,172

❌ Υπάρχει διαφορά €1,000 που πρέπει να διερευνηθεί.

---

27. Edit Columns

Το κουμπί:

Edit columns

επιτρέπει την προσαρμογή των στηλών που εμφανίζονται στη λίστα Customers.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλουμε να επικεντρωθούμε σε συγκεκριμένες πληροφορίες.

Για παράδειγμα:

Name + Status + Sales Invoices + Accounts Receivable

είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για καθημερινή παρακολούθηση.

---

28. Batch Operations

Το:

Batch Operations

επιτρέπει μαζικές ενέργειες σε customers.

Είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλοί πελάτες και απαιτείται κοινή αλλαγή ή ενέργεια.

⚠️ Οι μαζικές αλλαγές πρέπει να χρησιμοποιούνται προσεκτικά.

---

29. Copy to Clipboard

Το:

Copy to clipboard

επιτρέπει την αντιγραφή των δεδομένων της λίστας.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

• Excel
• internal reports
• analysis
• customer lists
• management reporting

---

30. Form Defaults

Το:

Form Defaults

χρησιμοποιείται για τη διαμόρφωση προεπιλεγμένων τιμών κατά τη δημιουργία νέων customers.

Τα σωστά defaults μπορούν να μειώσουν τον χρόνο καταχώρησης και να εξασφαλίσουν μεγαλύτερη συνέπεια μεταξύ των customer records.

---

31. Παράδειγμα Πλήρους Κύκλου Πελάτη

Ας δούμε ένα πλήρες παράδειγμα.

Βήμα 1 — Customer

Δημιουργούμε:

Code: 001

Name: ABC Ltd

Control Account: Accounts Receivable

---

Βήμα 2 — Sales Invoice

Εκδίδουμε:

Net: €5,000

VAT 19%: €950

Total: €5,950

---

Βήμα 3 — Customer Balance

Το Accounts Receivable γίνεται:

€5,950

---

Βήμα 4 — Customer Payment

Ο πελάτης πληρώνει:

€5,950

---

Βήμα 5 — Final Balance

Accounts Receivable = €0

Ο customer εμφανίζεται πλέον ως εξοφλημένος.

---

32. Τι μας δείχνει η κεντρική οθόνη;

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

Άρα μπορούμε να καταλάβουμε άμεσα:

Υπάρχει ένας customer με έναν καταχωρημένο Sales Invoice και συνολικό ανεξόφλητο υπόλοιπο €6.172.

---

33. Γιατί είναι σημαντική η ενότητα Customers;

Η σωστή διαχείριση των customers βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει:

💰 Πόσα χρήματα πρέπει να εισπράξει

Μέσω του Accounts Receivable.

📄 Ποια invoices παραμένουν ανοικτά

Μέσω των Sales Invoices.

⏰ Ποιοι πελάτες καθυστερούν

Μέσω των unpaid/overdue balances.

🏦 Πόσα χρήματα αναμένονται να εισπραχθούν

Για καλύτερο cash-flow planning.

📊 Ποιοι είναι οι σημαντικότεροι πελάτες

Μέσω της συνολικής δραστηριότητας και των υπολοίπων.

---

34. Συχνά Λάθη

❌ Δημιουργία duplicate customer.

❌ Λανθασμένα στοιχεία πελάτη.

❌ Λανθασμένο VAT number.

❌ Έκδοση invoice στον λάθος customer.

❌ Καταχώρηση payment στον λάθος customer.

❌ Καταχώρηση είσπραξης ως νέο Revenue.

❌ Μη αντιστοίχιση bank receipt με το σωστό invoice.

❌ Παράλειψη credit notes.

❌ Μη συμφωνία του Accounts Receivable με customer records.

---

35. Καλές Πρακτικές

✅ Ένας πελάτης = μία καρτέλα

Αποφεύγουμε duplicates.

✅ Χρησιμοποιούμε επίσημη επωνυμία

Ιδιαίτερα για εταιρικούς πελάτες.

✅ Συμπληρώνουμε σωστά VAT details

Όπου απαιτείται.

✅ Χρησιμοποιούμε σωστά payment terms

Για σωστό due date.

✅ Συνδέουμε payments με τον σωστό customer

Για ακριβές Accounts Receivable.

✅ Ελέγχουμε τα outstanding balances

Σε τακτική βάση.

✅ Κάνουμε customer statement reconciliations

Ιδιαίτερα για σημαντικούς πελάτες.

---

36. Customer vs Supplier

Είναι σημαντικό να μην συγχέονται:

Με απλά λόγια:

Customer → μας πληρώνει

Supplier → τον πληρώνουμε

---

37. Συνολική Ροή Customer

Η βασική διαδικασία είναι:

New Customer

↓

Customer Details

↓

Sales Invoice

↓

Accounts Receivable

↓

Customer Payment

↓

Bank

↓

Customer Balance

↓

Reconciliation

---

📌 Βασική αρχή

Customer = Ποιος μας χρωστά χρήματα.

Sales Invoice = Τι του χρεώσαμε.

Receipt / Payment = Τι εισπράξαμε από τον πελάτη.

Accounts Receivable = Πόσα εξακολουθεί να μας οφείλει.

Customer Ledger = Το πλήρες ιστορικό της οικονομικής σχέσης μας με τον πελάτη.

Η σωστή χρήση της ενότητας Customers επιτρέπει στην επιχείρηση να έχει άμεση εικόνα των απαιτήσεων από πελάτες, των ανοικτών τιμολογίων και των εισπράξεων, ενώ παράλληλα διευκολύνει το credit control, το cash-flow management και τις συμφωνίες πελατών.

04Γ — Είσπραξη Τιμολογίου από Πελάτη

04Γ — Είσπραξη Τιμολογίου από Πελάτη

Η διαδικασία είσπραξης ενός Sales Invoice από πελάτη χρησιμοποιείται όταν ένας πελάτης εξοφλεί, πλήρως ή μερικώς, ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί.

Στο LedgerX η διαδικασία γίνεται πολύ εύκολα απευθείας από το Sales Invoice, μέσω:

Copy to → New Receipt

Με αυτόν τον τρόπο η είσπραξη συνδέεται με το συγκεκριμένο τιμολόγιο και το Accounts Receivable ενημερώνεται αυτόματα.

---

1. Η βασική λογική

Η πλήρης διαδικασία είναι:

Sales Invoice

↓

Accounts Receivable

↓

Copy to → New Receipt

↓

Receipt

↓

Bank / Cash

↓

Accounts Receivable μειώνεται

Αν το τιμολόγιο εξοφληθεί πλήρως:

Accounts Receivable → €0

Αν πληρωθεί μόνο μέρος:

Accounts Receivable → Remaining Balance

---

2. Το παράδειγμα του Sales Invoice

Στο screenshot βλέπουμε Sales Invoice για:

Customer: Customer

Code: 001

Invoice Date: 05/10/2026

Reference: 1

Invoice Number: 1

Το τιμολόγιο περιλαμβάνει:

Άρα ο πελάτης οφείλει συνολικά:

€6,172.00

---

3. Τι δημιουργεί το Sales Invoice;

Όταν εκδίδεται το Sales Invoice, δημιουργείται απαίτηση από τον πελάτη.

Η βασική λογιστική λογική είναι:

Άρα:

Customer owes us = €6,172

Το ποσό αυτό εμφανίζεται στο Accounts Receivable.

---

4. Άνοιγμα του Sales Invoice

Από το μενού:

Sales Invoices

εντοπίζουμε το συγκεκριμένο τιμολόγιο.

Ανοίγουμε το invoice για τον:

Customer — Code 001

και εμφανίζεται η αναλυτική προβολή του τιμολογίου.

---

5. Copy to

Στο επάνω μέρος του Sales Invoice υπάρχει το κουμπί:

Copy to

Πατώντας το εμφανίζεται το μενού:

• New Receipt
• New Sales Invoice
• New Credit Note
• New Purchase Invoice
• New Debit Note
• New Recurring Sales Invoice

Για να καταχωρήσουμε την είσπραξη επιλέγουμε:

New Receipt

---

6. Γιατί χρησιμοποιούμε New Receipt;

Το New Receipt αντιπροσωπεύει τα χρήματα που εισπράξαμε από τον πελάτη.

Το Sales Invoice απαντά στην ερώτηση:

Τι μας οφείλει ο πελάτης;

Το Receipt απαντά:

Τι εισπράξαμε από τον πελάτη;

---

7. New Receipt — Καταχώρηση Είσπραξης

Με την επιλογή:

Copy to → New Receipt

δημιουργείται η σχετική είσπραξη.

Το σύστημα χρησιμοποιεί το υπάρχον Sales Invoice ως βάση.

Έτσι μπορούμε να καταχωρήσουμε γρήγορα:

• την ημερομηνία είσπραξης,
• τον τραπεζικό λογαριασμό ή cash account,
• τον πελάτη,
• το ποσό που εισπράχθηκε,
• την περιγραφή/reference.

---

8. Paid Into — Bank ή Cash

Το σημαντικότερο σημείο της Receipt είναι να δηλώσουμε πού μπήκαν τα χρήματα.

Για παράδειγμα:

Bank of Cyprus

ή:

Eurobank

ή:

Cash in hand

ή:

Petty Cash

Η επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο πληρώθηκε ο πελάτης.

Παράδειγμα

Ο πελάτης πληρώνει €6,172 στον τραπεζικό λογαριασμό.

Επιλέγουμε:

Paid into → Bank

---

9. Αν ο πελάτης πληρώσει με μετρητά

Εάν ο πελάτης πληρώσει cash:

Paid into → Cash in hand

Το Cash balance αυξάνεται.

---

10. Αν ο πελάτης πληρώσει μέσω τράπεζας

Εάν ο πελάτης πληρώσει μέσω bank transfer:

Paid into → Bank

Το bank balance αυξάνεται.

Παράδειγμα:

Bank balance πριν:

€10,000

Customer receipt:

€6,172

Bank balance μετά:

€16,172

---

11. Ποσό Είσπραξης — Full Payment

Στο συγκεκριμένο invoice το συνολικό υπόλοιπο είναι:

€6,172

Εάν ο πελάτης πληρώσει ολόκληρο το invoice, καταχωρούμε:

Receipt = €6,172

Μετά την καταχώρηση:

Accounts Receivable = €0

και ο customer γίνεται:

🟢 Paid

---

12. Full Payment — Πλήρης Εξόφληση

Παράδειγμα:

Πριν

Sales Invoice:

€6,172

Accounts Receivable:

€6,172

Receipt

€6,172

Μετά

Accounts Receivable:

€0

Αυτό σημαίνει ότι ο πελάτης δεν μας οφείλει πλέον τίποτα για το συγκεκριμένο invoice.

---

13. Partial Payment — Μερική Είσπραξη

Ο πελάτης δεν είναι υποχρεωτικό να εξοφλήσει ολόκληρο το invoice σε μία πληρωμή.

Παράδειγμα:

Invoice:

€6,172

Ο πελάτης πληρώνει:

€3,000

Τότε:

€6,172 − €3,000 = €3,172

Remaining balance:

€3,172

---

14. Τι εμφανίζεται μετά από Partial Payment;

Ο customer παραμένει:

🔴 Unpaid

και:

Accounts Receivable = €3,172

Αυτό είναι σωστό, διότι εξακολουθεί να υπάρχει ανοικτό υπόλοιπο.

---

15. Δεύτερη Πληρωμή

Αργότερα ο πελάτης πληρώνει:

€3,172

Τότε:

Previous balance: €3,172

Receipt: €3,172

Remaining balance: €0

Ο customer πλέον γίνεται:

🟢 Paid

---

16. Παράδειγμα Δύο Receipts

Έτσι το LedgerX μπορεί να παρακολουθεί και τις μερικές εισπράξεις.

---

17. Λογιστική Εγγραφή Full Receipt

Για πλήρη είσπραξη €6,172 μέσω τράπεζας:

Η είσπραξη:

• αυξάνει το Bank balance,
• μειώνει το Accounts Receivable,
• δεν δημιουργεί νέο Revenue.

---

18. ⚠️ Πολύ Σημαντικό — Δεν Καταχωρούμε Ξανά Revenue

Το Revenue έχει ήδη αναγνωριστεί όταν δημιουργήθηκε το Sales Invoice.

Το Receipt δεν είναι νέο Sales Revenue.

Για παράδειγμα:

Sales Invoice:

Revenue = €5,222

VAT:

€950

Total:

€6,172

Όταν εισπράξουμε:

€6,172

δεν καταχωρούμε ξανά:

Revenue €5,222

Η είσπραξη απλώς μεταφέρει το ποσό:

Accounts Receivable → Bank/Cash

---

19. Customer Ledger

Μετά την είσπραξη, η καρτέλα του πελάτη μπορεί να εμφανίζει:

Αυτό δείχνει ξεκάθαρα:

Invoice → Receipt → Zero Balance

---

20. Receipt και Bank Reconciliation

Εάν ο πελάτης πλήρωσε μέσω τράπεζας, η Receipt πρέπει να συμφωνεί με το bank statement.

Παράδειγμα:

Bank Statement

07/10/2026 — CUSTOMER — €6,172

LedgerX

Customer Receipt — €6,172

Πρέπει να συμφωνούν:

• ημερομηνία,
• ποσό,
• bank account,
• customer,
• reference.

---

21. Αν ο Πελάτης Πληρώσει Λιγότερα

Παράδειγμα:

Invoice:

€6,172

Bank receipt:

€6,000

Remaining:

€172

Δεν αλλάζουμε το invoice για να ταιριάξει με την πληρωμή.

Καταχωρούμε:

Receipt = €6,000

και αφήνουμε:

Accounts Receivable = €172

Το υπόλοιπο θα εξοφληθεί αργότερα ή θα διερευνηθεί εάν υπάρχει διαφορά.

---

22. Αν ο Πελάτης Πληρώσει Περισσότερα

Εάν το invoice είναι:

€6,172

και ο πελάτης καταβάλει:

€6,500

τότε υπάρχει διαφορά:

€328

Δεν πρέπει απλώς να "πειράξουμε" το invoice.

Η επιπλέον είσπραξη πρέπει να αντιμετωπιστεί σύμφωνα με τη λογιστική πολιτική και τη φύση της διαφοράς, π.χ. ως customer credit/advance ή άλλη κατάλληλη λογιστική αντιμετώπιση.

---

23. Πλήρης Διαδικασία στο LedgerX

Βήμα 1

Πηγαίνουμε:

Sales Invoices

Βήμα 2

Βρίσκουμε το invoice του customer.

Βήμα 3

Ανοίγουμε το invoice.

Βήμα 4

Πατάμε:

Copy to

Βήμα 5

Επιλέγουμε:

New Receipt

Βήμα 6

Ελέγχουμε το:

Paid into

και επιλέγουμε:

Bank / Cash

Βήμα 7

Ελέγχουμε το ποσό.

Full payment → ολόκληρο το outstanding balance

Partial payment → το ποσό που πραγματικά εισπράχθηκε

Βήμα 8

Πατάμε:

Create

Βήμα 9

Ελέγχουμε το customer balance.

---

24. Full Payment Workflow

Sales Invoice
€6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€6,172
     │
     ▼
Copy to → New Receipt
     │
     ▼
Bank / Cash
+ €6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€0
     │
     ▼
Customer → PAID

---

25. Partial Payment Workflow

Sales Invoice
€6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€6,172
     │
     ▼
Receipt
€3,000
     │
     ▼
Remaining Balance
€3,172
     │
     ▼
Second Receipt
€3,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€0

---

26. Γιατί είναι καλύτερο να χρησιμοποιούμε Copy to → New Receipt;

Η διαδικασία αυτή προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα:

✅ Ταχύτητα

Δεν χρειάζεται να δημιουργούμε την είσπραξη από την αρχή.

✅ Ακρίβεια

Το Receipt βασίζεται στο συγκεκριμένο Sales Invoice.

✅ Μικρότερος κίνδυνος λαθών

Μειώνεται η πιθανότητα να επιλεγεί λάθος customer ή invoice.

✅ Αυτόματη παρακολούθηση υπολοίπου

Μπορούμε να βλέπουμε πόσα παραμένουν outstanding.

✅ Καλύτερο audit trail

Υπάρχει ξεκάθαρη σχέση:

Invoice → Receipt

✅ Ευκολότερο reconciliation

Το customer balance μπορεί να συμφωνηθεί με το bank statement.

---

27. Έλεγχος πριν το Create

Πριν αποθηκεύσουμε το Receipt, ελέγχουμε:

• Σωστός customer
• Σωστό invoice
• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό Bank/Cash account
• Σωστό ποσό
• Full ή Partial payment
• Σωστή περιγραφή/reference
• Το ποσό συμφωνεί με το bank statement ή receipt

---

28. Μετά το Create

Μετά την καταχώρηση πρέπει να ελέγξουμε:

Customer

→ Accounts Receivable

→ Outstanding balance

Full payment

€0

🟢 Paid

Partial payment

Υπόλοιπο > €0

🔴 Unpaid

---

29. Παράδειγμα του συγκεκριμένου Invoice

Στο screenshot:

Sales Invoice Total = €6,172

Εάν ο πελάτης πληρώσει ολόκληρο το ποσό:

New Receipt = €6,172

και επιλέξουμε:

Bank

τότε:

Bank ↑ €6,172

Accounts Receivable ↓ €6,172

Customer balance = €0

---

30. Βασική αρχή

Sales Invoice = Τι μας οφείλει ο πελάτης.

Receipt = Τι εισπράξαμε από τον πελάτη.

Paid into = Πού μπήκαν τα χρήματα.

Full Receipt = Εξόφληση ολόκληρου του invoice.

Partial Receipt = Μερική εξόφληση και παραμονή υπολοίπου.

Accounts Receivable = Το ποσό που εξακολουθεί να μας οφείλει ο πελάτης.

---

31. Τελικό Παράδειγμα

Αρχικό Sales Invoice

Customer: Customer

Invoice Total: €6,172

Accounts Receivable: €6,172

↓

Copy to

New Receipt

↓

Πληρωμή

Paid into: Bank

Amount: €6,172

↓

Μετά την είσπραξη

Bank: +€6,172

Accounts Receivable: €0

Customer Status: 🟢 Paid

---

📌 Κανόνας για το LedgerX

Για την είσπραξη ενός Sales Invoice, ανοίγουμε το invoice → Copy to → New Receipt → επιλέγουμε Bank/Cash → καταχωρούμε το ποσό που πραγματικά εισπράχθηκε → Create.

Πλήρης πληρωμή: το υπόλοιπο γίνεται €0.

Μερική πληρωμή: το υπόλοιπο παραμένει ανοικτό και συνεχίζουμε να το παρακολουθούμε μέχρι την πλήρη εξόφληση.

04Δ — Credit Notes προς Πελάτες | Πιστωτικά Τιμολόγια

Η ενότητα Credit Notes χρησιμοποιείται όταν πρέπει να μειώσουμε ή να ακυρώσουμε μέρος ή ολόκληρη την αξία ενός Sales Invoice που έχει ήδη εκδοθεί σε πελάτη.

Το Credit Note δεν είναι απλή διαγραφή του αρχικού τιμολογίου. Είναι ξεχωριστό λογιστικό παραστατικό που διορθώνει την αξία της πώλησης και, όπου εφαρμόζεται, τον σχετικό ΦΠΑ.

---

1. Πότε εκδίδουμε Credit Note;

Ένα Credit Note μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, όταν:

• ο πελάτης επιστρέψει προϊόντα,
• χρεώθηκε μεγαλύτερη ποσότητα από την πραγματική,
• χρεώθηκε λάθος τιμή,
• δόθηκε μεταγενέστερη έκπτωση,
• υπάρχει λάθος στο αρχικό invoice,
• ακυρώνεται μέρος της συναλλαγής,
• πρέπει να μειωθεί η αξία μιας πώλησης,
• χρειάζεται διόρθωση του ΦΠΑ του αρχικού invoice.

Παράδειγμα

Έχουμε εκδώσει:

Sales Invoice = €6.172

και ο πελάτης επιστρέφει προϊόντα αξίας:

€1.000 + VAT

Τότε μπορούμε να εκδώσουμε Credit Note για το αντίστοιχο ποσό.

---

2. Credit Note vs Sales Invoice

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη διαφορά:

Sales Invoice

Αυξάνει τις πωλήσεις και το ποσό που οφείλει ο πελάτης.

Credit Note

Μειώνει τις πωλήσεις και το ποσό που οφείλει ο πελάτης.

Με απλά λόγια:

Sales Invoice → χρέωση πελάτη

Credit Note → μείωση χρέωσης πελάτη

---

3. Πρόσβαση στα Credit Notes

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Credit Notes

και στη συνέχεια:

New Credit Note

Εμφανίζεται η φόρμα που βλέπουμε στο screenshot.

---

4. Issue Date — Ημερομηνία Έκδοσης

Το πρώτο πεδίο είναι:

Issue date

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία έκδοσης του Credit Note.

Η ημερομηνία είναι σημαντική επειδή επηρεάζει τη λογιστική και φορολογική περίοδο στην οποία θα καταχωρηθεί η πιστωτική συναλλαγή.

---

5. Reference — Αριθμός / Αναφορά

Το πεδίο:

Reference

μπορεί να είναι:

• αυτόματο,
• ή χειροκίνητο, ανάλογα με τις ρυθμίσεις.

Στο screenshot είναι ενεργοποιημένο:

Automatic

Η αυτόματη αρίθμηση βοηθά στη σωστή και συνεχόμενη παρακολούθηση των Credit Notes.

---

6. Customer — Πελάτης

Το πεδίο:

Customer

είναι ο πελάτης προς τον οποίο εκδίδεται το Credit Note.

Στο παράδειγμα:

001 — Customer

Πρέπει να επιλεγεί ο σωστός πελάτης, επειδή το Credit Note θα επηρεάσει το Accounts Receivable του συγκεκριμένου customer.

---

7. Sales Invoice — Σύνδεση με το Αρχικό Invoice

Στο screenshot υπάρχει το πεδίο:

Sales Invoice

και εμφανίζεται:

Automatic

Το πεδίο αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό.

Όταν το Credit Note σχετίζεται με συγκεκριμένο Sales Invoice, πρέπει να υπάρχει σωστή σύνδεση με το αρχικό παραστατικό, όπου η διαδικασία και οι ρυθμίσεις του συστήματος το απαιτούν.

Παράδειγμα

Αρχικό invoice:

Invoice No. 1

Total = €6.172

Credit Note:

€1.000

Το Credit Note πρέπει να μπορεί να συνδεθεί με το σχετικό invoice, ώστε να υπάρχει καθαρό audit trail.

---

8. Billing Address

Το:

Billing address

είναι η διεύθυνση χρέωσης του πελάτη.

Πρέπει να είναι σωστή, ιδιαίτερα όταν το Credit Note θα εκτυπωθεί ή θα αποσταλεί στον πελάτη.

---

9. Description — Περιγραφή

Το πεδίο:

Description

χρησιμοποιείται για την περιγραφή του λόγου έκδοσης του Credit Note.

Καλές περιγραφές είναι:

Return of goods

ή:

Credit for overcharged amount

ή:

Correction of Sales Invoice No. 1

ή:

Customer discount

Η περιγραφή πρέπει να είναι αρκετά σαφής ώστε κάποιος που θα εξετάσει τη συναλλαγή αργότερα να καταλαβαίνει γιατί εκδόθηκε το Credit Note.

---

10. Account — Λογαριασμός

Στο screenshot εμφανίζεται:

4200 — Sales Returns

Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό σημείο.

Ο λογαριασμός Sales Returns μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταχώρηση μειώσεων που σχετίζονται με πωλήσεις, σύμφωνα με τη λογιστική δομή της επιχείρησης.

Άλλες περιπτώσεις μπορεί να απαιτούν διαφορετικό account, ανάλογα με τον λόγο του Credit Note.

---

11. Sales Returns

Το:

4200 — Sales Returns

μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης επιστρέφει προϊόντα.

Παράδειγμα:

Sales:

€5.000

Customer returns:

€500

Το Credit Note καταχωρεί:

Sales Returns = €500

και μειώνει το καθαρό αποτέλεσμα των πωλήσεων.

---

12. Description στη Γραμμή

Υπάρχει δεύτερο πεδίο Description μέσα στη γραμμή του Credit Note.

Εδώ μπορούμε να περιγράψουμε συγκεκριμένα τι πιστώνουμε.

Παράδειγμα:

Returned goods — Invoice 1

ή:

Price adjustment — Invoice 1

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές γραμμές.

---

13. Qty — Ποσότητα

Το:

Qty

δηλώνει την ποσότητα.

Παράδειγμα:

Ο πελάτης επιστρέφει:

5 τεμάχια

τότε:

Qty = 5

---

14. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το:

Unit price

είναι η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα:

5 × €100 = €500

Άρα:

Qty = 5

Unit Price = €100

Total = €500

---

15. Total — Καθαρή Αξία

Το πρώτο Total αντιπροσωπεύει την καθαρή αξία της γραμμής, ανάλογα με το αν τα ποσά είναι tax inclusive ή exclusive.

Για παράδειγμα:

€500

---

16. Tax Code — ΦΠΑ

Στο screenshot εμφανίζεται:

VAT 19%

Ο σωστός VAT code πρέπει να επιλέγεται ανάλογα με τη φορολογική μεταχείριση της αρχικής συναλλαγής.

Εάν το αρχικό invoice είχε:

VAT 19%

και το Credit Note αφορά την ίδια φορολογητέα συναλλαγή, το Credit Note πρέπει να χρησιμοποιεί την αντίστοιχη φορολογική μεταχείριση.

---

17. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Εάν το Credit Note είναι:

€500 net

με:

VAT 19%

τότε:

VAT = €95

και:

Total Credit Note = €595

---

18. Παράδειγμα Πλήρους Credit Note

Αρχικό Sales Invoice:

Net: €5.000

VAT 19%: €950

Total: €5.950

Ο πελάτης επιστρέφει όλα τα προϊόντα.

Credit Note:

Net: €5.000

VAT: €950

Total: €5.950

Μετά την καταχώρηση:

Customer balance → €0

εφόσον το invoice ήταν προηγουμένως πλήρως ανοικτό και δεν υπήρχαν άλλες κινήσεις.

---

19. Παράδειγμα Μερικού Credit Note

Αρχικό invoice:

€5.950

Επιστροφή προϊόντων:

€1.000 net

VAT:

€190

Credit Note:

€1.190

Νέο υπόλοιπο:

€5.950 − €1.190 = €4.760

Άρα το Credit Note μειώνει το ποσό που οφείλει ο πελάτης.

---

20. Credit Note μετά από Πληρωμή

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Έστω:

Sales Invoice:

€5.950

Ο πελάτης έχει ήδη πληρώσει:

€5.950

και στη συνέχεια εκδίδουμε Credit Note:

€1.190

Ο πελάτης πλέον δεν έχει απλώς ένα ανεξόφλητο invoice.

Υπάρχει πιστωτικό υπόλοιπο €1.190 υπέρ του πελάτη, το οποίο μπορεί να αντιμετωπιστεί σύμφωνα με την πολιτική της επιχείρησης, π.χ. επιστροφή χρημάτων ή συμψηφισμό με μελλοντικό invoice.

---

21. Λογιστική Επίδραση Credit Note

Για Credit Note €1.190:

Net = €1.000

VAT = €190

η λογική της εγγραφής είναι:

Άρα:

Sales ↓ €1.000

VAT Liability ↓ €190

Accounts Receivable ↓ €1.190

---

22. Γιατί μειώνεται το VAT;

Επειδή το Credit Note διορθώνει προς τα κάτω τη φορολογητέα αξία της αρχικής πώλησης.

Παράδειγμα:

Αρχικό VAT:

€950

Credit Note VAT:

€190

Net VAT liability:

€760

Η ακριβής φορολογική απεικόνιση πρέπει πάντα να συμφωνεί με το πραγματικό παραστατικό και την εφαρμοζόμενη φορολογική μεταχείριση.

---

23. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν τα ποσά που εισάγουμε περιλαμβάνουν ήδη ΦΠΑ.

Tax exclusive

€100 + 19% VAT = €119

Tax inclusive

€119 total, από το οποίο:

Net = €100

VAT = €19

Πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τον τρόπο που αναγράφεται το αρχικό παραστατικό.

---

24. Custom Theme

Στο screenshot είναι ενεργοποιημένο:

Custom theme → Smooth Gray

Αυτό αφορά κυρίως την εμφάνιση του Credit Note.

Δεν αλλάζει τη λογιστική καταχώρηση.

---

25. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

μπορεί να ενεργοποιηθεί ώστε το Credit Note να εμφανίζει ξεχωριστά τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

Αυτό κάνει το παραστατικό πιο ξεκάθαρο.

---

26. Custom Title

Το:

Custom title

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διαφορετική ονομασία του παραστατικού, εφόσον απαιτείται από τις ρυθμίσεις ή την επιχειρησιακή διαδικασία.

Για κανονικά Credit Notes συνήθως δεν χρειάζεται αλλαγή.

---

27. Also acts as delivery note

Η επιλογή:

Also acts as delivery note

χρησιμοποιείται μόνο όταν το συγκεκριμένο παραστατικό πρέπει να λειτουργεί ταυτόχρονα και ως delivery note.

Δεν πρέπει να ενεργοποιείται χωρίς πραγματική ανάγκη.

---

28. Footers

Το:

Footers

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες στο κάτω μέρος του Credit Note.

Παράδειγμα:

Credit issued against Sales Invoice No. 1.

ή άλλες εσωτερικές/εμπορικές πληροφορίες.

---

29. Image

Το:

Choose File

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικού αρχείου/εικόνας, όπου υποστηρίζεται.

Για παράδειγμα:

• supporting document,
• φωτογραφία επιστροφής,
• σχετικό παραστατικό,
• άλλο documentation.

---

30. Create

Όταν όλα τα στοιχεία είναι σωστά:

Create

Το Credit Note καταχωρείται στο LedgerX.

---

31. Create & Add Another

Εάν υπάρχουν πολλά Credit Notes που πρέπει να καταχωρηθούν διαδοχικά:

Create & add another

Το πρώτο Credit Note αποθηκεύεται και ανοίγει νέα φόρμα.

Αυτό είναι χρήσιμο σε περιπτώσεις πολλών διορθώσεων ή επιστροφών.

---

32. Credit Note από Sales Invoice

Στο προηγούμενο screenshot του Sales Invoice υπάρχει επίσης:

Copy to → New Credit Note

Αυτός είναι ένας πολύ πρακτικός τρόπος όταν το Credit Note αφορά συγκεκριμένο Sales Invoice.

Η διαδικασία είναι:

Sales Invoice

↓

Copy to

↓

New Credit Note

↓

Επιλέγουμε/επιβεβαιώνουμε τον Customer

↓

Επιλέγουμε το σχετικό Sales Invoice

↓

Καταχωρούμε το ποσό που πιστώνεται

↓

Create

---

33. Γιατί είναι καλύτερο να ξεκινάμε από το Sales Invoice;

Επειδή μειώνεται ο κίνδυνος να δημιουργήσουμε Credit Note για λάθος πελάτη ή λάθος invoice.

Το αρχικό Sales Invoice παρέχει το σημείο αναφοράς.

Έτσι έχουμε:

Original Sales Invoice → Credit Note

και όχι ένα ανεξάρτητο Credit Note χωρίς ξεκάθαρη σύνδεση.

---

34. Credit Note και Customer Balance

Παράδειγμα:

Αρχικά

Sales Invoice:

€6.172

Accounts Receivable:

€6.172

Credit Note

€1.190

Νέο υπόλοιπο

€4.982

Άρα:

€6.172 − €1.190 = €4.982

---

35. Credit Note και Full Cancellation

Εάν θέλουμε να ακυρώσουμε ολόκληρο το invoice:

Invoice:

€6.172

Credit Note:

€6.172

Result:

Accounts Receivable = €0

Το αρχικό invoice παραμένει στο ιστορικό και υπάρχει πλέον το αντίστοιχο Credit Note που το αντιλογίζει/μειώνει.

Αυτό είναι πολύ καλύτερο από το να διαγράφουμε απλώς το αρχικό invoice, επειδή διατηρείται το ιστορικό των συναλλαγών.

---

36. Credit Note και Audit Trail

Η χρήση Credit Notes δημιουργεί σαφές ιστορικό:

Original Invoice

↓

Reason for Credit

↓

Credit Note

↓

Adjusted Customer Balance

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για:

• λογιστικό έλεγχο,
• φορολογικό έλεγχο,
• συμφωνίες πελατών,
• VAT reconciliation,
• εσωτερικό έλεγχο.

---

37. Συχνά Λάθη

❌ Έκδοση Credit Note στον λάθος customer.

❌ Λάθος σύνδεση με Sales Invoice.

❌ Λάθος VAT code.

❌ Πίστωση μεγαλύτερου ποσού από το απαιτούμενο.

❌ Λανθασμένος λογαριασμός Sales Returns.

❌ Δημιουργία Credit Note αντί για διόρθωση που απαιτεί διαφορετικό παραστατικό.

❌ Διαγραφή του αρχικού invoice αντί για σωστή έκδοση Credit Note.

❌ Έκδοση Credit Note χωρίς σαφή αιτιολογία.

❌ Μη έλεγχος του νέου Accounts Receivable balance.

---

38. Έλεγχος πριν το Create

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

• Σωστός customer
• Σωστό Sales Invoice
• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό reference
• Σωστή αιτιολογία
• Σωστό account
• Σωστό ποσό
• Σωστό VAT code
• Σωστό VAT amount
• Σωστό total
• Υπάρχει supporting documentation όπου απαιτείται

---

39. Έλεγχος μετά το Credit Note

Μετά την καταχώρηση πρέπει να ελέγξουμε:

Customer balance

Έχει μειωθεί σωστά;

Sales

Έχει μειωθεί η σωστή αξία;

VAT

Έχει μειωθεί ο σωστός ΦΠΑ;

Original invoice

Υπάρχει η σωστή σύνδεση;

Credit Note

Έχει σωστό reference και ποσό;

---

40. Πλήρης Ροή Παραδείγματος

Έστω:

Sales Invoice

Net: €5.000

VAT: €950

Total: €5.950

↓

Ο πελάτης επιστρέφει προϊόντα αξίας:

€1.000 + VAT

↓

Credit Note

Net: €1.000

VAT: €190

Total: €1.190

↓

New Customer Balance

€5.950 − €1.190 = €4.760

---

41. Credit Note όταν το Invoice είναι ήδη Paid

Παράδειγμα:

Sales Invoice:

€5.950

Receipt:

€5.950

Customer balance:

€0

Μετά εκδίδεται Credit Note:

€1.190

Τότε δημιουργείται πιστωτικό υπόλοιπο:

€1.190 υπέρ του πελάτη

Το ποσό αυτό δεν πρέπει να αγνοηθεί. Πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα, π.χ. με επιστροφή ή συμψηφισμό με επόμενο invoice, ανάλογα με την πραγματική συναλλαγή.

---

42. Credit Note vs Refund

Πολύ σημαντική διάκριση:

Credit Note

Διορθώνει ή μειώνει την αξία μιας πώλησης.

Refund

Είναι η πραγματική επιστροφή χρημάτων στον πελάτη.

Μπορούμε να έχουμε:

Invoice → Credit Note → Customer Credit

και στη συνέχεια, εφόσον απαιτείται:

Customer Credit → Refund

Δεν είναι το ίδιο πράγμα.

---

43. Βασική Λογιστική Ροή

Sales Invoice
€6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€6,172
     │
     ▼
Credit Note
€1,190
     │
     ▼
Accounts Receivable
€4,982

---

44. Βασική Αρχή

Sales Invoice = αυξάνει την απαίτηση από τον πελάτη.

Credit Note = μειώνει την απαίτηση από τον πελάτη.

Sales Returns = λογαριασμός για την επιστροφή/μείωση πωλήσεων, όπου εφαρμόζεται.

VAT = πρέπει να διορθώνεται σύμφωνα με τη φορολογική μεταχείριση της αρχικής συναλλαγής.

Customer balance = ενημερώνεται μετά το Credit Note.

---

45. Συνοπτική Διαδικασία για Χρήστες LedgerX

Για Credit Note που αφορά συγκεκριμένο invoice:

Sales Invoices

→ Ανοίγουμε το invoice

→ Copy to

→ New Credit Note

→ Επιλέγουμε/επιβεβαιώνουμε Customer

→ Επιβεβαιώνουμε Sales Invoice

→ Επιλέγουμε Account — Sales Returns ή τον κατάλληλο λογαριασμό

→ Συμπληρώνουμε Description

→ Συμπληρώνουμε Qty / Unit Price / Total

→ Επιλέγουμε τον σωστό VAT Code

→ Ελέγχουμε VAT Amount

→ Ελέγχουμε Total

→ Create

→ Ελέγχουμε το νέο Customer Balance

---

📌 Κανόνας για το LedgerX

Δεν χρησιμοποιούμε Credit Note για να "σβήσουμε" ένα λάθος invoice χωρίς λόγο.

Το Credit Note πρέπει να αντιπροσωπεύει πραγματική εμπορική ή λογιστική διόρθωση και να υπάρχει σαφής λόγος και σύνδεση με την αρχική συναλλαγή όπου απαιτείται.

Η σωστή διαδικασία είναι:

Sales Invoice → Credit Note → Revised Customer Balance → VAT/Accounting Records

Έτσι διατηρείται πλήρες και ελεγχόμενο ιστορικό της συναλλαγής.

05 — Payments | Πληρωμές

Η ενότητα Payments χρησιμοποιείται για την καταχώρηση και παρακολούθηση των πληρωμών που πραγματοποιεί η επιχείρηση.

Μέσω των Payments καταγράφουμε πότε πληρώθηκε μια δαπάνη ή ένας προμηθευτής, από ποιον λογαριασμό πληρώθηκε, για ποιο λόγο έγινε η πληρωμή και ποια λογιστική κατηγορία επηρεάζεται.

Η ενότητα είναι ιδιαίτερα σημαντική για τη σύνδεση μεταξύ:

Purchase Invoice → Supplier → Payment → Bank/Cash

---

1. Τι είναι μια Payment;

Μια Payment αντιπροσωπεύει πραγματική εκροή χρημάτων από την επιχείρηση.

Για παράδειγμα, η εταιρεία αγοράζει προϊόντα από το:

Super Home Center

και πληρώνει συνολικά:

€29,75

Η πληρωμή μπορεί να καταχωρηθεί στο LedgerX ως Payment.

Η καταχώρηση ενημερώνει το αντίστοιχο cash/bank account και τον λογαριασμό της δαπάνης ή του supplier, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η συναλλαγή.

---

2. Πότε χρησιμοποιούμε Payments;

Χρησιμοποιούμε Payments όταν η επιχείρηση πραγματοποιεί πραγματική πληρωμή, όπως:

• αγορά προϊόντων,
• πληρωμή προμηθευτή,
• πληρωμή ηλεκτρισμού,
• πληρωμή τηλεφωνίας,
• ενοίκιο,
• ασφάλειες,
• επαγγελματικές υπηρεσίες,
• τραπεζικές χρεώσεις,
• μικροέξοδα,
• πληρωμές μετρητών,
• πληρωμές από τραπεζικό λογαριασμό.

---

3. Δημιουργία Νέας Payment

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Payments

και στη συνέχεια:

New Payment

Εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης της πληρωμής.

---

4. Date — Ημερομηνία Πληρωμής

Το πεδίο Date είναι η ημερομηνία της πληρωμής.

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Η ημερομηνία πρέπει να αντιστοιχεί στην πραγματική ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή.

Παράδειγμα

Εάν πληρώσαμε το Super Home Center στις:

07/10/2026

τότε καταχωρούμε:

Date → 07/10/2026

Η ημερομηνία επηρεάζει τη λογιστική περίοδο στην οποία καταχωρείται η πληρωμή.

---

5. Reference — Αναφορά

Το Reference χρησιμοποιείται για τον αριθμό ή την αναφορά της πληρωμής.

Στο παράδειγμα υπάρχει ενεργοποιημένο:

Automatic

Το σύστημα μπορεί να δημιουργεί αυτόματα τη σχετική αναφορά σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του.

Η αναφορά είναι χρήσιμη για:

• traceability,
• audit trail,
• αναζήτηση,
• συμφωνίες,
• έλεγχο πληρωμών.

---

6. Paid From — Από πού έγινε η πληρωμή;

Το Paid from είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία.

Δείχνει από ποιον λογαριασμό χρημάτων πραγματοποιήθηκε η πληρωμή.

Στο παράδειγμα:

1700 — Cash in hand

Άρα η πληρωμή των €29,75 πραγματοποιήθηκε από το ταμείο.

Παραδείγματα

Μπορεί να επιλεγεί:

• Cash in hand
• Petty Cash
• Bank
• Bank of Cyprus
• Eurobank
• Savings Account
• Άλλος cash/bank account

---

7. Γιατί είναι σημαντικό το Paid From;

Επειδή επηρεάζει άμεσα το υπόλοιπο του συγκεκριμένου λογαριασμού.

Παράδειγμα

Cash balance:

€500

Payment:

€29,75

Νέο Cash balance:

€470,25

Άρα:

Payment → μειώνει τα διαθέσιμα χρήματα.

---

8. Payee — Προς ποιον έγινε η πληρωμή;

Το Payee προσδιορίζει τον δικαιούχο της πληρωμής.

Στην οθόνη εμφανίζεται:

Contact → Other

και προαιρετικό πεδίο.

Ο Payee μπορεί να είναι:

• Supplier
• Customer
• Employee
• Other
• Άλλο πρόσωπο/οντότητα

Για παράδειγμα:

Super Home Center

---

9. Description — Περιγραφή Πληρωμής

Το Description περιγράφει τον λόγο της πληρωμής.

Στο παράδειγμα:

INV 301910 SUPER HOME CENTER

Αυτό είναι πολύ καλό παράδειγμα περιγραφής, επειδή περιλαμβάνει:

• αριθμό invoice,
• όνομα supplier.

Έτσι μπορούμε αργότερα να εντοπίσουμε εύκολα τη συναλλαγή.

Προτεινόμενη μορφή

INV 301910 — Super Home Center — Supplies

ή:

Invoice 301910 — Super Home Center

---

10. Account — Λογαριασμός

Το Account καθορίζει πού θα καταχωρηθεί λογιστικά η πληρωμή.

Στο παράδειγμα:

5010 — Purchases

Αυτό σημαίνει ότι η πληρωμή σχετίζεται με τον λογαριασμό αγορών.

Άλλα παραδείγματα

• Electricity
• Telephone
• Rent
• Office Expenses
• Motor Expenses
• Advertising
• Insurance
• Professional Fees
• Bank Charges
• Purchases
• Fixed Assets

---

11. Παράδειγμα Super Home Center

Έστω ότι αγοράσαμε supplies από το Super Home Center:

Net amount: €25,00

VAT 19%: €4,75

Total: €29,75

Η πληρωμή εμφανίζεται ως:

Account: 5010 — Purchases

Qty: 1

Unit price: €25,00

VAT: 19%

VAT Amount: €4,75

Total: €29,75

---

12. Qty — Ποσότητα

Το Qty καθορίζει την ποσότητα της συναλλαγής.

Στο παράδειγμα:

Qty = 1

Εάν αγοράζαμε:

5 προϊόντα × €10

θα μπορούσαμε να καταχωρήσουμε:

Qty = 5

Unit Price = €10

Total = €50

---

13. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το Unit price είναι η τιμή ανά μονάδα πριν από τον ΦΠΑ όταν είναι ενεργό το:

Amounts are tax exclusive

Στο παράδειγμα:

€25,00

---

14. Total — Καθαρή Αξία

Η πρώτη στήλη Total αντιπροσωπεύει την αξία πριν από τον ΦΠΑ όταν τα ποσά είναι tax exclusive.

Στο παράδειγμα:

€25,00

---

15. Tax Code — Κωδικός ΦΠΑ

Στο παράδειγμα:

VAT 19%

Το σύστημα υπολογίζει:

€25 × 19% = €4,75

Ο σωστός VAT code πρέπει πάντα να επιλέγεται ανάλογα με τη φορολογική μεταχείριση της συγκεκριμένης αγοράς.

---

16. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Το Tax Amount στο παράδειγμα είναι:

€4,75

Υπολογίζεται:

€25 × 19% = €4,75

---

17. Final Total — Συνολικό Ποσό

Το τελικό ποσό είναι:

€25,00 + €4,75 = €29,75

Άρα η πραγματική πληρωμή είναι:

€29,75

Αυτό είναι το ποσό που θα φύγει από το cash/bank account.

---

18. Amounts Are Tax Exclusive

Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένο:

Amounts are tax exclusive

Αυτό σημαίνει ότι η τιμή που εισάγεται είναι χωρίς ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

Net = €25

VAT 19% = €4,75

Total = €29,75

Αυτή είναι η συνήθης λογική όταν το supplier invoice παρουσιάζει χωριστά την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ.

---

19. Fixed Total

Η επιλογή:

Fixed total

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν θέλουμε να καθορίσουμε συγκεκριμένο τελικό ποσό και όχι να βασιστούμε αποκλειστικά στον υπολογισμό:

Qty × Unit Price + VAT

Χρησιμοποιείται μόνο όταν απαιτείται από τη συγκεκριμένη συναλλαγή.

---

20. Discount

Το Discount μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν ο supplier παρέχει έκπτωση.

Παράδειγμα:

Αρχική αξία:

€100

Discount:

10%

Καθαρή αξία:

€90

Ο ΦΠΑ υπολογίζεται στη σωστή φορολογική βάση.

---

21. Custom Theme

Το:

Custom theme → Smooth Gray

αφορά την εμφάνιση του payment document.

Δεν αλλάζει τη λογιστική φύση της συναλλαγής.

---

22. Custom Title

Η επιλογή Custom title επιτρέπει την αλλαγή του τίτλου που εμφανίζεται στο παραστατικό, εφόσον απαιτείται.

Για κανονικές πληρωμές συνήθως δεν χρειάζεται αλλαγή.

---

23. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστά το ποσό του ΦΠΑ.

Στο παράδειγμα:

Αυτό κάνει τη συναλλαγή πιο εύκολη στον έλεγχο.

---

24. Footers

Το Footers μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες στο κάτω μέρος του payment document.

Για παράδειγμα:

• internal notes,
• payment information,
• additional references.

---

25. Custom Fields — Notes

Στην εικόνα υπάρχει το custom field:

Notes

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εσωτερικές σημειώσεις.

Παράδειγμα:

Paid by cash — original invoice filed in October 2026.

ή:

Payment relates to office supplies.

Οι σημειώσεις είναι χρήσιμες για το audit trail.

---

26. Image

Το πεδίο Image → Choose File μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικής εικόνας, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος.

Για παράδειγμα, μπορεί να αφορά:

• απόδειξη,
• supporting document,
• receipt,
• άλλο σχετικό παραστατικό.

---

27. Create

Όταν ολοκληρωθούν όλα τα στοιχεία, επιλέγουμε:

Create

Η πληρωμή καταχωρείται στο LedgerX.

---

28. Create & Add Another

Εάν υπάρχουν πολλές πληρωμές που πρέπει να καταχωρηθούν, μπορούμε να επιλέξουμε:

Create & add another

Το σύστημα αποθηκεύει την τρέχουσα πληρωμή και ανοίγει νέα φόρμα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μαζική καταχώρηση πολλών μικρών cash expenses.

---

29. Παράδειγμα Πλήρους Payment

Super Home Center

Invoice: 301910

Description:

INV 301910 SUPER HOME CENTER

Paid from:

1700 — Cash in hand

Account:

5010 — Purchases

Net amount:

€25,00

VAT 19%:

€4,75

Total payment:

€29,75

---

30. Λογιστική Επίδραση

Για το συγκεκριμένο παράδειγμα, η βασική λογιστική λογική είναι:

Άρα:

Expense/Purchases ↑ €25

Input VAT ↑ €4,75

Cash ↓ €29,75

---

31. Payment List — Λίστα Πληρωμών

Στη λίστα Payments εμφανίζονται οι καταχωρημένες πληρωμές.

Οι βασικές στήλες είναι:

---

32. Date vs Timestamp — Πολύ σημαντική διαφορά

Υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ:

Date

Η ημερομηνία της πραγματικής οικονομικής συναλλαγής.

Παράδειγμα:

07/10/2026

Timestamp

Η ημερομηνία και ώρα κατά την οποία η συναλλαγή καταχωρήθηκε στο LedgerX.

Για παράδειγμα:

07/10/2026 14:32:18

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit trail και ιστορικό καταχωρήσεων.

---

33. Γιατί είναι χρήσιμο το Timestamp;

Το timestamp βοηθά να γνωρίζουμε:

Πότε καταχωρήθηκε πραγματικά η εγγραφή στο σύστημα;

Αυτό είναι διαφορετικό από το:

Πότε πραγματοποιήθηκε η οικονομική συναλλαγή;

Παράδειγμα

Πραγματική πληρωμή:

Date: 07/10/2026

Ο λογιστής την καταχωρεί:

08/10/2026 στις 09:15

Τότε:

Transaction Date = 07/10/2026

Timestamp = 08/10/2026 09:15

Αυτό δημιουργεί ένα χρήσιμο audit trail.

---

34. Γιατί είναι σημαντικό το Audit Trail;

Το ιστορικό βοηθά να γνωρίζουμε:

• τι καταχωρήθηκε,
• πότε καταχωρήθηκε,
• ποιο ποσό καταχωρήθηκε,
• ποιος λογαριασμός χρησιμοποιήθηκε,
• από ποιο cash/bank account πληρώθηκε,
• ποια ήταν η περιγραφή.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:

• λογιστικό έλεγχο,
• εσωτερικό έλεγχο,
• audit,
• troubleshooting,
• συμφωνίες.

---

35. Payment vs Purchase Invoice

Πρέπει να ξεχωρίζουμε τα δύο.

Purchase Invoice

Δείχνει:

Τι μας χρέωσε ο supplier.

Payment

Δείχνει:

Πότε και πώς πληρώσαμε.

---

36. Παράδειγμα με Supplier Invoice

Έστω:

Super Home Center Invoice

Net:

€25

VAT:

€4,75

Total:

€29,75

Εάν το invoice καταχωρηθεί πρώτα ως Purchase Invoice, δημιουργείται υποχρέωση:

Accounts Payable = €29,75

Όταν πληρωθεί:

Payment = €29,75

και:

Accounts Payable → €0

---

37. Προσοχή: Άμεση Αγορά με Πληρωμή

Εάν η συναλλαγή είναι άμεση αγορά και δεν υπάρχει ανάγκη παρακολούθησης supplier liability, η καταχώρηση μπορεί να γίνει ως άμεση Payment, ανάλογα με τη διαδικασία και τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης.

Παράδειγμα:

Αγοράζουμε μικρά office supplies:

€29,75 cash

και τα πληρώνουμε αμέσως.

Τότε η payment μπορεί να καταχωρηθεί απευθείας:

Purchases / Expense + Input VAT → Cash

---

38. Payment από Bank

Εάν η πληρωμή γίνεται από τραπεζικό λογαριασμό:

αντί για:

1700 — Cash in hand

επιλέγουμε τον αντίστοιχο bank account.

Παράδειγμα:

1720 — Bank

Payment:

€29,75

Τότε μειώνεται το bank balance.

---

39. Payment μέσω Petty Cash

Για μικρά έξοδα μπορούμε να χρησιμοποιούμε:

Petty Cash

Παράδειγμα:

Office supplies:

€15

Paid from:

Petty Cash

Το petty cash μειώνεται κατά €15.

---

40. Έλεγχος Πριν το Create

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό reference
• Σωστό Paid From
• Σωστό Payee
• Σωστή περιγραφή
• Σωστό account
• Σωστή ποσότητα
• Σωστή unit price
• Σωστό VAT code
• Σωστό VAT amount
• Σωστό total
• Σωστό supporting document
• Σωστό supplier/customer, όπου εφαρμόζεται

---

41. Συχνά Λάθη

❌ Λάθος ημερομηνία.

❌ Πληρωμή από λάθος bank account.

❌ Καταχώρηση expense σε λάθος account.

❌ Λανθασμένος VAT code.

❌ Καταχώρηση πληρωμής supplier ως νέο expense όταν το invoice έχει ήδη καταχωρηθεί.

❌ Διπλή καταχώρηση της ίδιας πληρωμής.

❌ Μη σύνδεση της πληρωμής με τον σωστό supplier.

❌ Μη έλεγχος του bank/cash balance.

---

42. Bank Reconciliation και Payments

Οι Payments είναι επίσης σημαντικές για τη συμφωνία των τραπεζικών λογαριασμών.

Παράδειγμα:

Bank statement:

07/10/2026 — SUPER HOME CENTER — €29,75

LedgerX:

07/10/2026 — INV 301910 SUPER HOME CENTER — €29,75

Τα δύο πρέπει να συμφωνούν.

Έλεγχος:

Date: ✅

Description: ✅

Amount: €29,75 ✅

Bank Account: ✅

---

43. Payments και Bank Import

Όταν εισάγουμε bank statement, μπορεί να εμφανιστεί μια συναλλαγή:

SUPER HOME CENTER — €29,75

Ο χρήστης μπορεί να την κατηγοριοποιήσει στον σωστό λογαριασμό.

Έτσι το workflow γίνεται:

Bank Statement

↓

Import

↓

SUPER HOME CENTER €29,75

↓

Purchases

↓

VAT 19%

↓

Save

Αυτό μειώνει σημαντικά τον χρόνο χειροκίνητης καταχώρησης.

---

44. Συνολική Λογιστική Ροή

Για αγορά από supplier:

Σενάριο Α — Invoice και μετά Payment

Purchase Invoice

↓

Accounts Payable

↓

Payment

↓

Bank/Cash

Σενάριο Β — Άμεση πληρωμή

Payment

↓

Expense/Purchases + VAT

↓

Bank/Cash

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη φύση της συναλλαγής και τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείται ο supplier.

---

45. Βασική αρχή

Payment = Πραγματική εκροή χρημάτων.

Paid From = Από πού έφυγαν τα χρήματα.

Payee = Ποιος έλαβε τα χρήματα.

Account = Για ποιο λογιστικό σκοπό έγινε η πληρωμή.

Tax Code = Ποια είναι η φορολογική μεταχείριση.

Amount = Πόσα χρήματα πληρώθηκαν.

Timestamp = Πότε καταχωρήθηκε η εγγραφή στο LedgerX.

---

46. Τελική Σύνοψη

Η ενότητα Payments αποτελεί βασικό μέρος της καθημερινής λογιστικής εργασίας.

Μέσω αυτής μπορούμε να καταγράφουμε με οργανωμένο τρόπο:

Ποιος πληρώθηκε → Γιατί πληρώθηκε → Από ποιο account → Πόσο πληρώθηκε → Πότε έγινε η συναλλαγή → Πότε καταχωρήθηκε στο σύστημα.

Για το παράδειγμά μας:

Super Home Center — Invoice 301910

Net: €25,00
VAT: €4,75
Total: €29,75
Paid from: Cash in hand
Account: Purchases
Date: 07/10/2026
Timestamp: η πραγματική ώρα καταχώρησης στο LedgerX

Με αυτόν τον τρόπο η συναλλαγή παραμένει πλήρως traceable, μπορεί να συμφωνηθεί με το σχετικό παραστατικό και, εφόσον η πληρωμή έγινε μέσω τράπεζας, να συμφωνηθεί και με το bank statement.

06 — Αποδείξεις Είσπραξης (Receipts)

Η ενότητα Receipts χρησιμοποιείται για την καταχώρηση χρημάτων που εισπράττει η επιχείρηση από πελάτες ή άλλες πηγές.

Η βασική λογική είναι:

Sales Invoice → δημιουργεί απαίτηση από τον πελάτη → Receipt → καταγράφει την είσπραξη → μειώνει το Accounts Receivable.

Η είσπραξη μπορεί να γίνει σε Bank, Cash in hand ή άλλο κατάλληλο λογαριασμό.

---

1. Πότε χρησιμοποιούμε Receipt;

Χρησιμοποιούμε Receipt όταν η επιχείρηση λαμβάνει χρήματα.

Παραδείγματα:

• πληρωμή πελάτη για Sales Invoice,
• προκαταβολή από πελάτη,
• είσπραξη μετρητών,
• τραπεζική μεταφορά,
• είσπραξη μέσω άλλου λογαριασμού της επιχείρησης.

⚠️ Το Receipt αφορά την πραγματική είσπραξη χρημάτων. Δεν αντικαθιστά το Sales Invoice.

---

2. Η βασική λογιστική ροή

Πρώτα εκδίδουμε το Sales Invoice

Παράδειγμα:

Sales Invoice = €1.190

Η επιχείρηση έχει απαίτηση από τον πελάτη:

Accounts Receivable = €1.190

Στη συνέχεια ο πελάτης πληρώνει.

Δημιουργούμε:

Receipt = €1.190

και το Accounts Receivable μειώνεται:

€1.190 → €0

---

3. Πρόσβαση στα Receipts

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Receipts

και στη συνέχεια:

New Receipt

Εμφανίζεται η φόρμα που βλέπουμε στο screenshot.

---

4. Date — Ημερομηνία

Το πρώτο πεδίο είναι:

Date

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η είσπραξη.

Η ημερομηνία είναι σημαντική για:

• λογιστική περίοδο,
• συμφωνία τράπεζας,
• cash reconciliation,
• audit trail.

---

5. Reference — Αναφορά

Το πεδίο:

Reference

είναι ρυθμισμένο ως:

Automatic

Το LedgerX μπορεί να δημιουργεί αυτόματα αριθμό αναφοράς για κάθε Receipt.

Αυτό βοηθά στην:

• αρίθμηση,
• αναζήτηση,
• συμφωνία,
• audit trail.

---

6. Paid by — Ποιος πλήρωσε;

Το:

Paid by

δηλώνει ποιος πραγματοποίησε την πληρωμή.

Στο screenshot εμφανίζεται:

Contact → Other

και δίπλα:

Optional

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο για να προσδιορίσουμε τον πληρωτή.

Παράδειγμα:

Customer Ltd

ή συγκεκριμένο contact.

---

7. Received in — Πού εισπράχθηκαν τα χρήματα;

Το:

Received in

είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία.

Στο screenshot εμφανίζεται:

1700 — Cash in hand

Αυτό σημαίνει ότι τα χρήματα καταχωρούνται στον λογαριασμό Cash in hand.

Εάν ο πελάτης πληρώσει μετρητά:

Received in → Cash in hand

Εάν πληρώσει μέσω τράπεζας:

Received in → Bank

Εάν πληρώσει σε συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό:

Επιλέγουμε τον αντίστοιχο bank account.

---

8. Cash vs Bank

💵 Cash

Εάν ο πελάτης μας δώσει:

€500 μετρητά

τότε:

Received in → Cash in hand

🏦 Bank

Εάν ο πελάτης κάνει:

Bank transfer €500

τότε:

Received in → Bank

Έτσι το LedgerX ενημερώνει τον σωστό λογαριασμό.

---

9. Description — Περιγραφή

Το:

Description

χρησιμοποιείται για να περιγράψουμε την είσπραξη.

Παραδείγματα:

Payment Invoice No. 15

Customer payment

Bank transfer — Invoice 15

Cash received from customer

Η περιγραφή πρέπει να βοηθά τον λογιστή να καταλάβει αργότερα τι αφορά η είσπραξη.

---

10. Account — Λογαριασμός

Στο screenshot εμφανίζεται:

4000 — Sales - Goods

Αυτό είναι το account που χρησιμοποιείται στη γραμμή της συναλλαγής.

⚠️ Όταν το Receipt αφορά εξόφληση ήδη εκδομένου Sales Invoice, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή ώστε η είσπραξη να συνδεθεί σωστά με την απαίτηση από τον πελάτη και να μην καταχωρηθεί δεύτερη φορά ως νέα πώληση.

Η σωστή ροή είναι:

Sales Invoice → Accounts Receivable

και μετά:

Receipt → Bank/Cash + Accounts Receivable

---

11. Description στη γραμμή

Το δεύτερο:

Description

είναι περιγραφή της συγκεκριμένης λογιστικής γραμμής.

Παράδειγμα:

Payment against Sales Invoice No. 15

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν περισσότερες από μία γραμμές.

---

12. Qty — Ποσότητα

Το:

Qty

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν η είσπραξη καταχωρείται με μορφή γραμμής.

Για μια απλή είσπραξη συνήθως:

Qty = 1

---

13. Unit Price

Το:

Unit Price

είναι η αξία ανά μονάδα.

Για παράδειγμα:

Qty = 1

Unit Price = €1.190

Total = €1.190

---

14. Total

Το:

Total

δείχνει το ποσό της γραμμής.

Παράδειγμα:

€1.000

---

15. Tax Code

Στο screenshot εμφανίζεται:

VAT 19%

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Για μια είσπραξη υφιστάμενου Sales Invoice, δεν πρέπει να δημιουργούμε δεύτερη φορολογητέα πώληση μόνο και μόνο επειδή εισπράξαμε τα χρήματα.

Η φορολογική αντιμετώπιση εξαρτάται από το είδος της συναλλαγής και τον τρόπο με τον οποίο έχει σχεδιαστεί το συγκεκριμένο LedgerX workflow.

Για κανονική εξόφληση Sales Invoice, η είσπραξη πρέπει να συνδέεται με την απαίτηση και όχι να δημιουργεί δεύτερο revenue transaction.

---

16. Amounts are tax exclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax exclusive

σημαίνει ότι τα ποσά που εισάγουμε θεωρούνται καθαρές αξίες πριν από ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

€1.000 + VAT 19% = €1.190

Όμως, για απλή είσπραξη ήδη τιμολογημένου ποσού, πρέπει να ακολουθείται η σωστή ρύθμιση/ροή του συστήματος ώστε να μην υπολογιστεί ξανά ο ΦΠΑ.

---

17. Fixed total

Η επιλογή:

Fixed total

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν θέλουμε το συνολικό ποσό να παραμένει συγκεκριμένο και να μην υπολογίζεται απλώς από quantity × unit price.

Είναι χρήσιμη σε ειδικές περιπτώσεις, αλλά για απλές εισπράξεις συνήθως δεν χρειάζεται.

---

18. Custom Theme

Στο screenshot:

Custom theme → Executive Theme

Αυτό αφορά την εμφάνιση του Receipt.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να έχουν όλα τα παραστατικά της επιχείρησης κοινή επαγγελματική εμφάνιση.

---

19. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστή στήλη για τον ΦΠΑ.

Για παράδειγμα:

Για απλές εισπράξεις πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τη λογιστική ροή του παραστατικού.

---

20. Custom Title

Το:

Custom title

επιτρέπει διαφορετικό τίτλο στο παραστατικό, εφόσον χρειάζεται.

Για κανονικές εισπράξεις μπορεί να παραμείνει απενεργοποιημένο.

---

21. Footers

Το:

Footers

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πρόσθετες πληροφορίες.

Παράδειγμα:

Payment received against Invoice No. 15.

---

22. Custom Fields — Notes

Στο screenshot υπάρχει:

Custom Fields → Notes

Εδώ μπορούμε να καταχωρήσουμε εσωτερικές σημειώσεις.

Παραδείγματα:

Payment received by bank transfer.

ή:

Customer paid full outstanding balance.

ή:

Partial payment — balance remains €500.

---

23. Image / Supporting Document

Το:

Choose File

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για supporting documentation, όπου απαιτείται.

Παραδείγματα:

• bank transfer confirmation,
• payment receipt,
• deposit slip,
• άλλη απόδειξη πληρωμής.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit documentation.

---

24. Πλήρης Εξόφληση Sales Invoice

Παράδειγμα:

Sales Invoice

Net:

€5.000

VAT:

€950

Total:

€5.950

Customer owes:

€5.950

Ο πελάτης πληρώνει όλο το ποσό.

Δημιουργούμε:

Receipt

€5.950

Received in:

Bank

Μετά:

Accounts Receivable = €0

---

25. Μερική Είσπραξη

Το LedgerX μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για partial payment.

Παράδειγμα:

Invoice:

€5.950

Ο πελάτης πληρώνει:

€2.000

Receipt:

€2.000

Υπόλοιπο:

€5.950 − €2.000 = €3.950

Άρα:

Accounts Receivable = €3.950

Αργότερα μπορούμε να καταχωρήσουμε δεύτερο Receipt:

€3.950

και τότε:

Accounts Receivable = €0

---

26. Η καλύτερη πρακτική — Copy to New Receipt

Όταν έχουμε ήδη Sales Invoice, η πιο πρακτική διαδικασία είναι να ανοίξουμε το invoice και να χρησιμοποιήσουμε:

Copy to → New Receipt

Έτσι μειώνεται η πιθανότητα λάθους στην καταχώρηση.

Η λογική είναι:

Sales Invoice

↓

Copy to

↓

New Receipt

↓

Επιλέγουμε Bank ή Cash

↓

Επιβεβαιώνουμε το ποσό

↓

Create

---

27. Παράδειγμα με Bank Payment

Sales Invoice:

€6.172

Customer κάνει τραπεζική μεταφορά:

€6.172

Στο Receipt:

Paid by → Customer

Received in → Bank

Description → Payment Invoice No. 1

Amount → €6.172

Μετά την καταχώρηση:

Customer balance = €0

και:

Bank balance αυξάνεται κατά €6.172

---

28. Παράδειγμα με Cash

Sales Invoice:

€1.000

Customer πληρώνει cash:

€1.000

Receipt:

Received in → Cash in hand

Amount:

€1.000

Μετά:

Accounts Receivable → €0

και:

Cash in hand → +€1.000

---

29. Λογιστική Επίδραση

Για μια πλήρη είσπραξη €1.190:

Άρα:

Bank/Cash ↑

Customer balance ↓

Δεν δημιουργείται νέα πώληση εάν πρόκειται απλώς για εξόφληση του ήδη καταχωρημένου invoice.

---

30. Γιατί είναι σημαντικό να καταχωρούμε Receipt;

Χωρίς Receipt:

Το LedgerX μπορεί να δείχνει:

Customer owes €5.950

παρόλο που ο πελάτης έχει ήδη πληρώσει.

Με Receipt:

Customer owes €0

και ταυτόχρονα ενημερώνεται ο αντίστοιχος Bank/Cash account.

---

31. Συμφωνία με Τράπεζα

Τα Receipts είναι πολύ σημαντικά για το bank reconciliation.

Παράδειγμα:

Customer payment → €6.172

Το ποσό εμφανίζεται στο bank statement.

Στο LedgerX έχουμε:

Receipt → €6.172

Έτσι μπορούμε να συμφωνήσουμε:

Bank statement ↔ LedgerX

και να εντοπίσουμε τυχόν διαφορές.

---

32. Συχνά Λάθη

❌ Καταχώρηση είσπραξης ως νέα πώληση.

❌ Διπλή καταχώρηση του ίδιου payment.

❌ Επιλογή Cash ενώ η πληρωμή έγινε μέσω Bank.

❌ Λάθος bank account.

❌ Λάθος ποσό.

❌ Μη καταχώρηση partial payment.

❌ Μη σύνδεση της είσπραξης με το σχετικό invoice όπου απαιτείται.

❌ Λάθος VAT χειρισμός.

❌ Μη έλεγχος του customer balance μετά την είσπραξη.

---

33. Έλεγχος πριν το Create

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό reference
• Σωστός πελάτης / payer
• Σωστό Bank ή Cash account
• Σωστό ποσό
• Σωστό Sales Invoice
• Σωστή περιγραφή
• Σωστό VAT treatment
• Supporting documentation όπου απαιτείται

---

34. Create

Όταν όλα είναι σωστά:

Create

Το Receipt καταχωρείται στο LedgerX.

Στη συνέχεια ελέγχουμε:

Customer balance

και:

Bank/Cash balance

ώστε να επιβεβαιώσουμε ότι η συναλλαγή καταχωρήθηκε σωστά.

---

35. Create & Add Another

Εάν έχουμε πολλές εισπράξεις:

Create & add another

Αποθηκεύουμε την τρέχουσα είσπραξη και ανοίγει νέα φόρμα.

Χρήσιμο για:

• πολλές εισπράξεις πελατών,
• ημερήσιες cash receipts,
• πολλές τραπεζικές εισπράξεις.

---

36. Πλήρης Παράδειγμα LedgerX

Βήμα 1 — Sales Invoice

Customer Invoice

€5.000 + VAT €950

Total = €5.950

↓

Βήμα 2 — Customer Payment

Ο πελάτης πληρώνει:

€5.950

↓

Βήμα 3 — New Receipt

Paid by → Customer

Received in → Bank

Amount → €5.950

↓

Βήμα 4 — Create

↓

Αποτέλεσμα

Accounts Receivable = €0

Bank = +€5.950

---

37. Partial Payment Example

Invoice

€5.950

First Receipt

€2.000

Remaining balance

€3.950

Second Receipt

€3.950

Final balance

€0

Έτσι το LedgerX διατηρεί πλήρες ιστορικό των εισπράξεων.

---

38. Βασική αρχή

Sales Invoice = δημιουργεί την απαίτηση.

Receipt = καταγράφει την είσπραξη.

Bank/Cash = δείχνει πού μπήκαν τα χρήματα.

Accounts Receivable = δείχνει πόσα εξακολουθεί να οφείλει ο πελάτης.

---

39. Γρήγορος Οδηγός

Για είσπραξη Sales Invoice:

Sales Invoices

→ ανοίγουμε το invoice

→ Copy to

→ New Receipt

→ επιλέγουμε Bank / Cash

→ ελέγχουμε το ποσό

→ καταχωρούμε τυχόν description/notes

→ Create

→ ελέγχουμε το Customer Balance

→ ελέγχουμε το Bank/Cash Balance

Τελικό αποτέλεσμα:

Πλήρης πληρωμή → Customer Balance = €0

Μερική πληρωμή → Customer Balance = υπόλοιπο

---

📌 Κανόνας για τους χρήστες

Μην καταχωρείτε την είσπραξη ως νέα πώληση.

Η πώληση καταχωρείται μέσω Sales Invoice. Η είσπραξη καταχωρείται μέσω Receipt.

Η σωστή ροή είναι:

Sales Invoice → Accounts Receivable → Receipt → Bank/Cash → Accounts Receivable μειώνεται

Έτσι το LedgerX παρουσιάζει σωστά πωλήσεις, απαιτήσεις πελατών, εισπράξεις και τραπεζικά/ταμειακά υπόλοιπα.

07 — Reports | Αναφορές & Οικονομική Πληροφόρηση

Η ενότητα Reports είναι ένα από τα σημαντικότερα σημεία του LedgerX. Εδώ συγκεντρώνονται οι οικονομικές, φορολογικές, πελατειακές, προμηθευτικές και λογιστικές αναφορές της εταιρείας.

Οι αναφορές δημιουργούνται από τις συναλλαγές που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο σύστημα, επομένως η ποιότητα των Reports εξαρτάται άμεσα από την ορθή καταχώρηση των invoices, payments, receipts, tax codes και accounts.

---

📊 1. Financial Statements — Οικονομικές Καταστάσεις

Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει τις βασικές οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας.

1.1 Profit and Loss Statement

Η Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Profit & Loss Statement / P&L) παρουσιάζει την οικονομική απόδοση της εταιρείας για συγκεκριμένη περίοδο.

Συνήθως παρουσιάζει:

• Revenue / Έσοδα
• Cost of Sales / Κόστος Πωλήσεων
• Gross Profit / Μικτό Κέρδος
• Operating Expenses / Λειτουργικά Έξοδα
• Finance Expenses / Χρηματοοικονομικά Έξοδα
• Taxation / Φορολογία
• Net Profit / Loss

Παράδειγμα

Εάν η New Company Ltd έχει:

• Sales: €10.000
• Cost of Sales: €4.000
• Expenses: €3.000

τότε:

Gross Profit = €6.000

και:

Operating Profit = €3.000

Το P&L είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για να βλέπουμε εάν η επιχείρηση είναι κερδοφόρα και από πού προέρχεται το κόστος της.

---

1.2 Profit and Loss Statement by Group

Παρουσιάζει το P&L ομαδοποιημένο ανά κατηγορία λογαριασμών.

Για παράδειγμα:

Revenue

• Sales - Goods
• Sales - Services
• Commission Income

Payroll & HR

• Salaries
• Social Insurance
• GeSY
• Staff Expenses

Office & Administrative

• Rent
• Electricity
• Telephone & Internet
• Software

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για management analysis, επειδή δεν βλέπουμε μόνο το συνολικό expense αλλά σε ποια κατηγορία καταναλώνεται το μεγαλύτερο μέρος των χρημάτων.

---

1.3 Balance Sheet

Η Κατάσταση Οικονομικής Θέσης (Balance Sheet) παρουσιάζει τη θέση της εταιρείας σε συγκεκριμένη ημερομηνία.

Βασικές κατηγορίες:

Assets — Ενεργητικό

Τι κατέχει η εταιρεία.

Παραδείγματα:

• Bank
• Cash
• Accounts Receivable
• Inventory
• Fixed Assets

Liabilities — Υποχρεώσεις

Τι οφείλει η εταιρεία.

Παραδείγματα:

• Accounts Payable
• VAT Liability
• Loans
• Other liabilities

Equity — Καθαρή Θέση

• Share Capital
• Retained Earnings
• Current Year Profit/Loss

Βασική λογιστική εξίσωση:

Assets = Liabilities + Equity

---

1.4 Balance Sheet by Group

Παρόμοιο με το Balance Sheet, αλλά παρουσιάζει τα accounts ανά group.

Είναι χρήσιμο όταν θέλουμε πιο αναλυτική εικόνα της οικονομικής θέσης της εταιρείας.

---

1.5 Cash Flow Statement

Η Κατάσταση Ταμειακών Ροών παρουσιάζει τις κινήσεις των χρηματικών διαθεσίμων.

Βοηθά να απαντήσουμε:

«Πόσα πραγματικά χρήματα μπήκαν και βγήκαν από την επιχείρηση;»

Μπορούμε να αναλύσουμε:

• Cash received
• Customer receipts
• Supplier payments
• Operating payments
• Financing transactions
• Investing transactions

⚠️ Το Profit δεν σημαίνει απαραίτητα Cash.

Μια εταιρεία μπορεί να παρουσιάζει κέρδος αλλά να έχει πρόβλημα ρευστότητας επειδή οι πελάτες δεν έχουν ακόμη πληρώσει.

---

1.6 Statement of Changes in Equity

Παρουσιάζει τις μεταβολές στην καθαρή θέση της εταιρείας.

Μπορεί να περιλαμβάνει:

• Opening equity
• Profit/Loss
• Dividends
• Capital contributions
• Other equity movements
• Closing equity

Χρησιμοποιείται κυρίως κατά την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων.

---

📈 2. Forecasts

Profit and Loss Statement — Actual vs Budget

Επιτρέπει τη σύγκριση:

Actual results vs Budget

Παράδειγμα:

Έτσι ο ιδιοκτήτης μπορεί να εντοπίσει γρήγορα:

• πού υπάρχει υπέρβαση κόστους,
• πού οι πωλήσεις είναι καλύτερες/χειρότερες από τον προϋπολογισμό,
• ποια έξοδα χρειάζονται έλεγχο.

---

💶 3. Cash & Cash Equivalents

3.1 Receipts & Payments Summary

Συνοψίζει όλες τις εισπράξεις και πληρωμές.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δούμε:

• πόσα εισπράχθηκαν από customers,
• πόσα πληρώθηκαν σε suppliers,
• άλλες εισπράξεις,
• άλλες πληρωμές.

Είναι χρήσιμο για καθημερινό cash management.

---

3.2 Bank Account Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά τις κινήσεις των τραπεζικών και cash accounts.

Μπορούμε να ελέγξουμε:

• opening balance,
• receipts,
• payments,
• closing balance.

Ιδιαίτερα χρήσιμο για bank reconciliation και έλεγχο των διαθέσιμων χρηματικών υπολοίπων.

---

📚 4. General Ledger

Το General Ledger αποτελεί την αναλυτική λογιστική βάση των συναλλαγών.

4.1 Trial Balance

Το Trial Balance παρουσιάζει τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών.

Είναι ένα από τα σημαντικότερα reports για τον accountant.

Χρησιμοποιείται για:

• έλεγχο Debits/Credits,
• προετοιμασία financial statements,
• εντοπισμό λογαριασμών με υπόλοιπα,
• year-end accounting,
• audit preparation.

Βασικός έλεγχος:

Total Debits = Total Credits

---

4.2 General Ledger Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά τις κινήσεις και τα υπόλοιπα των λογαριασμών.

Παράδειγμα:

6110 Electricity

• Opening balance
• Debit transactions
• Credit transactions
• Closing balance

Έτσι μπορούμε να δούμε πόσο electricity expense έχει καταχωρηθεί μέσα στην περίοδο.

---

4.3 General Ledger Transactions

Πηγαίνει ένα επίπεδο πιο κάτω και παρουσιάζει τις μεμονωμένες λογιστικές κινήσεις.

Για παράδειγμα, στον:

6110 Electricity

μπορούμε να δούμε:

• ημερομηνία,
• περιγραφή,
• ποσό,
• σχετική συναλλαγή,
• debit/credit movement.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit trail και έλεγχο συγκεκριμένων συναλλαγών.

---

🧾 5. Tax Codes — Φορολογικές Αναφορές

Η ενότητα αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική για VAT accounting.

5.1 Tax Audit

Χρησιμοποιείται για λεπτομερή έλεγχο των VAT transactions.

Μπορούμε να εξετάσουμε:

• VAT code,
• taxable amount,
• VAT amount,
• sales,
• purchases,
• συναλλαγές ανά περίοδο.

Χρήσιμο πριν την υποβολή VAT return.

---

5.2 Tax Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά τα ποσά ανά tax code.

Για παράδειγμα:

VAT 19%

• Taxable amount
• Output VAT
• Input VAT

Έτσι μπορούμε να ελέγξουμε εάν η συνολική εικόνα του VAT φαίνεται λογική.

---

5.3 Tax Totals

Παρουσιάζει τα συνολικά ποσά φόρου.

Είναι χρήσιμο για γρήγορο έλεγχο των συνολικών VAT amounts της περιόδου.

---

5.4 Tax Reconciliation

Πολύ σημαντικό report για τον accountant.

Χρησιμοποιείται για να συμφωνήσουμε:

VAT transactions in LedgerX ↔ VAT records / VAT return

Πριν από την υποβολή VAT return πρέπει να ελέγχουμε ότι τα ποσά είναι σωστά ταξινομημένα.

---

5.5 Tax Transactions

Παρουσιάζει τις individual συναλλαγές που περιέχουν tax.

Μπορούμε να ελέγξουμε:

• invoice,
• customer/supplier,
• taxable amount,
• VAT rate,
• VAT amount,
• tax code.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχει διαφορά στο VAT reconciliation και πρέπει να βρούμε ποια συναλλαγή δημιούργησε τη διαφορά.

---

5.6 Taxable Sales per Customer

Παρουσιάζει τις φορολογητέες πωλήσεις ανά πελάτη.

Χρήσιμο για:

• VAT analysis,
• customer analysis,
• έλεγχο sales invoices,
• reconciliation.

---

5.7 Taxable Purchases per Supplier

Το αντίστοιχο report για purchases.

Παρουσιάζει τις φορολογητέες αγορές ανά supplier.

Μπορούμε να δούμε, για παράδειγμα, πόσες αγορές και πόσο input VAT προέρχονται από συγκεκριμένο supplier.

---

👥 6. Customers — Πελάτες

6.1 Aged Receivables

Ένα από τα σημαντικότερα reports για τη διαχείριση πελατών.

Παρουσιάζει πόσα χρήματα μας οφείλουν οι πελάτες και πόσο καιρό παραμένουν απλήρωτα.

Συνήθως η ανάλυση γίνεται σε aging periods όπως:

• Current
• 1–30 days
• 31–60 days
• 61–90 days
• 90+ days

Παράδειγμα

Customer A:

€6.172 outstanding

Εάν το invoice έχει καθυστερήσει σημαντικά, εμφανίζεται στην αντίστοιχη aging category.

Το report βοηθά την επιχείρηση να αποφασίσει:

• ποιον πελάτη πρέπει να καλέσει,
• ποια invoices πρέπει να υπενθυμίσει,
• ποια balances χρειάζονται follow-up,
• εάν υπάρχουν πιθανές doubtful debts.

---

6.2 Customer Summary

Παρουσιάζει συνοπτική εικόνα για κάθε customer.

Μπορούμε να εξετάσουμε:

• Sales
• Receipts
• Outstanding balance
• Number/value of invoices
• Customer activity

---

6.3 Customer Statements — Unpaid Invoices

Εμφανίζει τα μη εξοφλημένα invoices του πελάτη.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για credit control.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ενημερωθεί ο πελάτης:

«Παρακαλούμε όπως τακτοποιήσετε τα πιο κάτω outstanding invoices.»

---

6.4 Customer Statements — Transactions

Παρουσιάζει ολόκληρο το transaction history του customer.

Μπορεί να περιλαμβάνει:

• Sales invoices
• Receipts
• Credit notes
• Other transactions
• Running balance

Άρα λειτουργεί ουσιαστικά ως αναλυτική καρτέλα πελάτη.

---

🏢 7. Suppliers — Προμηθευτές

7.1 Aged Payables

Το αντίστοιχο του Aged Receivables για suppliers.

Δείχνει:

Πόσα χρήματα οφείλει η εταιρεία στους suppliers και πόσο παλιά είναι τα outstanding invoices.

Παράδειγμα:

Χρήσιμο για:

• cash planning,
• payment planning,
• supplier management,
• identifying overdue balances.

---

7.2 Supplier Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά την οικονομική σχέση με κάθε supplier.

Μπορούμε να δούμε:

• Purchases
• Payments
• Outstanding balance
• Supplier activity

---

7.3 Supplier Statements — Unpaid Invoices

Παρουσιάζει τα invoices του supplier που παραμένουν απλήρωτα.

Χρήσιμο για να γνωρίζουμε ακριβώς τι πρέπει να πληρώσει η εταιρεία.

---

7.4 Supplier Statements — Transactions

Πλήρες transaction history ανά supplier.

Μπορεί να περιλαμβάνει:

• Purchase invoices
• Payments
• Debit notes
• Credit notes
• Outstanding balances

Είναι ουσιαστικά η αναλυτική καρτέλα του supplier.

---

🧾 8. Sales Invoices

8.1 Sales Invoice Totals by Customer

Παρουσιάζει το συνολικό ύψος των sales invoices ανά customer.

Χρήσιμο για να δούμε:

• ποιοι είναι οι σημαντικότεροι πελάτες,
• πόσες πωλήσεις έγιναν ανά πελάτη,
• customer concentration.

---

8.2 Sales Invoice Totals by Item

Παρουσιάζει τις πωλήσεις ανά item/product/service.

Για παράδειγμα:

Έτσι μπορούμε να εντοπίσουμε ποια προϊόντα ή υπηρεσίες δημιουργούν τον μεγαλύτερο κύκλο εργασιών.

---

8.3 Sales Invoice Totals by Custom Field

Επιτρέπει ανάλυση των invoices βάσει custom fields που έχουν δημιουργηθεί στο σύστημα.

Είναι χρήσιμο όταν η εταιρεία χρησιμοποιεί custom πληροφορίες για να αναλύει τις πωλήσεις.

---

📦 9. Inventory Items

Εφόσον η εταιρεία χρησιμοποιεί inventory:

9.1 Inventory Value Summary

Παρουσιάζει την αξία του αποθέματος.

Χρήσιμο για:

• stock valuation,
• Balance Sheet,
• year-end accounts.

---

9.2 Inventory Quantity Summary

Παρουσιάζει τις ποσότητες των προϊόντων που υπάρχουν στο inventory.

Μπορούμε να δούμε:

• quantity available,
• quantities by item,
• stock levels.

---

9.3 Inventory Profit Margin

Παρουσιάζει την κερδοφορία ανά inventory item.

Μπορεί να βοηθήσει να εντοπιστούν:

• high-margin products,
• low-margin products,
• προϊόντα που χρειάζονται pricing review.

---

9.4 Inventory Costing Calculation Worksheet

Αναλυτικό worksheet για τον υπολογισμό του inventory cost.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:

• stock valuation,
• cost of sales,
• year-end accounting,
• reconciliation.

---

🏗️ 10. Fixed Assets

10.1 Fixed Asset Summary

Παρουσιάζει τα πάγια της εταιρείας.

Παράδειγμα:

• Computers
• Vehicles
• Machinery
• Furniture
• Equipment

Μπορούμε να παρακολουθούμε την αξία των assets και τα σχετικά balances.

---

10.2 Depreciation Calculation Worksheet

Χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των αποσβέσεων.

Παρουσιάζει στοιχεία όπως:

• Cost
• Depreciation
• Accumulated depreciation
• Net book value

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στο year-end accounting και audit.

---

🎯 Πρακτικά: Ποιο Report χρησιμοποιούμε και πότε;

---

🔍 Προτεινόμενη διαδικασία μηνιαίου ελέγχου

Για μια εταιρεία όπως η New Company Ltd, ο λογιστής μπορεί να ακολουθεί την εξής σειρά:

01 → Bank Reconciliation
↓
02 → Customer balances / Aged Receivables
↓
03 → Supplier balances / Aged Payables
↓
04 → VAT / Tax Reconciliation
↓
05 → General Ledger review
↓
06 → Trial Balance
↓
07 → Profit & Loss
↓
08 → Balance Sheet
↓
09 → Cash Flow
↓
10 → Management review

⚠️ Σημαντικό

Τα Reports δεν διορθώνουν λανθασμένες καταχωρήσεις. Αν ένα invoice έχει καταχωρηθεί σε λάθος account, λάθος VAT code ή λάθος customer/supplier, το λάθος θα μεταφερθεί και στα αντίστοιχα reports.

Γι' αυτό η σωστή διαδικασία είναι:

Σωστή καταχώρηση → Σωστό Account → Σωστό VAT Code → Reconciliation → Reports → Financial Statements

Αυτός είναι ο βασικός μηχανισμός με τον οποίο το LedgerX μετατρέπει τις καθημερινές συναλλαγές της επιχείρησης σε λογιστική πληροφόρηση, φορολογική ανάλυση και οικονομικές καταστάσεις.

08 — Journal Entries | Εγγραφές Ημερολογίου

Οι Journal Entries (Εγγραφές Ημερολογίου) χρησιμοποιούνται για λογιστικές εγγραφές που δεν πραγματοποιούνται εύκολα μέσω των βασικών λειτουργιών του LedgerX, όπως Sales Invoices, Purchase Invoices, Payments και Receipts.

Αποτελούν ένα πιο προχωρημένο εργαλείο και πρέπει να χρησιμοποιούνται κυρίως για λογιστικές προσαρμογές, accruals, prepayments, depreciation, provisions, reclassifications και year-end adjustments.

⚠️ Οι Journal Entries πρέπει να καταχωρούνται μόνο όταν υπάρχει σαφής λογιστικός λόγος και επαρκής τεκμηρίωση.

---

1. Πώς δημιουργούμε Journal Entry

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Journal Entries → New Journal Entry

Εμφανίζεται η φόρμα όπως στο παράδειγμα.

---

2. Date — Ημερομηνία

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία της λογιστικής εγγραφής.

Παράδειγμα

Για accrual που αφορά το έτος 2026:

Date → 31/12/2026

Η ημερομηνία είναι σημαντική επειδή καθορίζει σε ποια λογιστική περίοδο θα εμφανιστεί η εγγραφή.

---

3. Reference — Αριθμός Αναφοράς

Το LedgerX μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα το reference number όταν είναι ενεργοποιημένο το:

Automatic ✓

Αυτό βοηθά στην οργάνωση και στην παρακολούθηση των Journal Entries.

---

4. Narration — Περιγραφή Εγγραφής

Το Narration εξηγεί τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιείται η Journal Entry.

Πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σαφές.

❌ Κακή περιγραφή

Adjustment

✅ Καλύτερη περιγραφή

Year-end accrual for electricity expenses for December 2026

ή:

Depreciation charge for office equipment for the year ended 31/12/2026

ή:

Reclassification of expense incorrectly posted to office expenses

Η περιγραφή είναι ιδιαίτερα σημαντική για audit trail.

---

5. Account — Λογαριασμός

Σε κάθε γραμμή επιλέγουμε τον λογαριασμό που επηρεάζεται από την εγγραφή.

Στο screenshot εμφανίζεται αρχικά:

Suspense

Το Suspense account δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως μόνιμη λύση.

Πρέπει να επιλέγεται ο πραγματικός λογαριασμός που αφορά τη συναλλαγή.

Παραδείγματα:

• 6110 Electricity
• 6200 Accounting Fees
• 6570 Depreciation
• 1500 Accounts Receivable
• 2300 VAT Liability
• Bank
• Loan account

---

6. Description — Περιγραφή Γραμμής

Κάθε γραμμή μπορεί να έχει τη δική της περιγραφή.

Παράδειγμα:

Account: 6110 Electricity

Description:

Electricity expense accrued for December 2026

Αυτό κάνει το General Ledger πολύ πιο εύκολο στην κατανόηση και στον έλεγχο.

---

7. Debit — Χρέωση

Στο Debit καταχωρούμε το ποσό της χρέωσης.

Παράδειγμα:

Debit → €300

Αν χρεώνουμε expense:

Dr Electricity Expense €300

τότε €300 καταχωρείται στη στήλη Debit.

---

8. Credit — Πίστωση

Στο Credit καταχωρούμε το ποσό της πίστωσης.

Για την ίδια εγγραφή:

Cr Accrued Expenses €300

θα καταχωρηθεί:

Credit → €300

---

⚖️ 9. Βασικός κανόνας Journal Entry

Κάθε Journal Entry πρέπει να είναι ισοσκελισμένη:

Total Debit = Total Credit

Παράδειγμα

Το LedgerX πρέπει να εμφανίζει:

Debit = Credit

---

🧾 10. Παράδειγμα — Accrued Expense

Έστω ότι στις 31/12/2026 γνωρίζουμε ότι η εταιρεία έχει electricity expense €300 που αφορά το 2026, αλλά το invoice θα παραληφθεί το 2027.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε:

Line 1

Account: 6110 Electricity
Debit: €300

Line 2

Account: Accrued Expenses / σχετικός liability account
Credit: €300

Narration:

Accrual for electricity expense relating to December 2026

Έτσι το expense αναγνωρίζεται στη σωστή λογιστική περίοδο.

---

📉 11. Παράδειγμα — Depreciation

Για ετήσια απόσβεση €2.000:

Debit

6570 Fixed Assets - Depreciation → €2.000

Credit

Accumulated Depreciation → €2.000

Narration:

Depreciation charge for the year ended 31/12/2026

Η εγγραφή αυξάνει το depreciation expense και ταυτόχρονα αυξάνει τις accumulated depreciation.

---

🔄 12. Παράδειγμα — Reclassification

Εάν ένα expense καταχωρήθηκε λανθασμένα στο:

6560 Sundry Expenses

αλλά στην πραγματικότητα αφορά:

6150 Software

μπορούμε να κάνουμε reclassification:

Narration:

Reclassification of software expense incorrectly posted to sundry expenses

Έτσι δεν αλλάζει το συνολικό profit, αλλά αλλάζει η σωστή παρουσίαση μεταξύ των expense accounts.

---

📅 13. Year-End Adjustments

Οι Journal Entries είναι ιδιαίτερα χρήσιμες στο τέλος της οικονομικής περιόδου.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:

• Accrued expenses
• Prepayments
• Depreciation
• Provisions
• Reclassifications
• Corrections
• Year-end adjustments
• Interest accruals
• Payroll adjustments
• Other accounting adjustments

---

💳 14. Interest Accrual — Παράδειγμα

Έστω ότι υπάρχει loan και μέχρι 31/12/2026 έχουν συσσωρευτεί τόκοι €5.000 που δεν έχουν ακόμη πληρωθεί.

Η εγγραφή μπορεί να είναι:

Debit

6640 Bank Interest — €5.000

Credit

Accrued Interest / Interest Payable — €5.000

Narration

Interest accrued on loan for the year ended 31/12/2026

---

💰 15. Prepayments — Προπληρωμένα Έξοδα

Εάν η εταιρεία πληρώσει €1.200 για insurance που αφορά 12 μήνες και μέρος αφορά την επόμενη περίοδο, μπορεί να απαιτείται adjustment ώστε το expense να αναγνωρίζεται στη σωστή περίοδο.

Παράδειγμα μεταφοράς €600 σε prepayment:

Debit

Prepayments — €600

Credit

Insurance Expense — €600

Έτσι το expense της τρέχουσας περιόδου μειώνεται και το υπόλοιπο αναγνωρίζεται ως asset.

---

🧮 16. Cash transaction for cash flow statement purposes

Στο screenshot υπάρχει η επιλογή:

Cash transaction for cash flow statement purposes

Αυτή η επιλογή πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή.

Όταν μια Journal Entry αφορά πραγματική κίνηση cash/bank που πρέπει να εμφανίζεται στην Cash Flow Statement, η συγκεκριμένη επιλογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σύμφωνα με τον τρόπο λειτουργίας του LedgerX.

⚠️ Δεν πρέπει να ενεργοποιείται απλώς επειδή η Journal Entry αφορά ένα χρηματικό ποσό. Πρέπει να εξετάζεται εάν υπάρχει πραγματική cash movement.

---

📎 17. Image — Συνημμένο

Μπορεί να επισυναφθεί supporting documentation μέσω του:

Choose File

Για παράδειγμα:

• calculation sheet,
• invoice,
• agreement,
• bank document,
• depreciation schedule,
• accountant's working paper,
• supporting correspondence.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit trail.

---

➕ 18. Add Line

Με το:

Add line

προσθέτουμε επιπλέον γραμμές.

Αυτό είναι απαραίτητο όταν η Journal Entry έχει περισσότερους από δύο λογαριασμούς.

Παράδειγμα

Μια σύνθετη εγγραφή μπορεί να είναι:

---

🎨 19. Custom Theme

Το Custom Theme αφορά κυρίως την εμφάνιση/μορφοποίηση του document και όχι τη λογιστική ουσία της Journal Entry.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιείται:

Smooth Gray

---

📝 20. Description Column

Με την επιλογή:

Column — Description ✓

εμφανίζεται πεδίο περιγραφής για κάθε γραμμή.

Συνιστάται να είναι ενεργοποιημένο όταν οι Journal Entries χρησιμοποιούνται για accounting adjustments, ώστε κάθε γραμμή να είναι εύκολα κατανοητή.

---

🔢 21. Quantity Column

Το:

Column — Qty

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν υπάρχει λόγος να παρακολουθείται ποσότητα.

Για τις περισσότερες καθαρά λογιστικές Journal Entries δεν είναι απαραίτητο.

---

📌 Πότε χρησιμοποιούμε Journal Entry;

✅ Κατάλληλες χρήσεις

• Accruals
• Prepayments
• Depreciation
• Provisions
• Interest accruals
• Reclassifications
• Accounting corrections
• Year-end adjustments
• Other complex accounting entries

❌ Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως πρώτη επιλογή για:

• Sales invoices
• Purchase invoices
• Customer receipts
• Supplier payments
• Normal bank transactions

Για τις παραπάνω συναλλαγές είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται οι αντίστοιχες λειτουργίες του LedgerX, ώστε να διατηρείται σωστά η σύνδεση με customers, suppliers, invoices, payments και receipts.

---

🚨 Σημαντικό για τον χρήστη

Μια Journal Entry είναι ισχυρό εργαλείο και μπορεί να αλλάξει άμεσα τα λογιστικά υπόλοιπα.

Πριν πατήσουμε Create, πρέπει να ελέγχουμε:

• Ημερομηνία
• Reference
• Narration
• Accounts
• Debit amounts
• Credit amounts
• VAT treatment, όπου εφαρμόζεται
• Supporting documentation
• Debit = Credit

Τελικός έλεγχος

Δεν καταχωρούμε Journal Entry απλώς για να "διορθώσουμε έναν αριθμό". Πρώτα κατανοούμε τη λογιστική ουσία της συναλλαγής και μετά επιλέγουμε τους σωστούς λογαριασμούς.

---

✅ Create / Create & add another

Στο τέλος υπάρχουν δύο επιλογές:

Create

Αποθηκεύει τη Journal Entry και ολοκληρώνει την καταχώρηση.

Create & add another

Αποθηκεύει την τρέχουσα Journal Entry και ανοίγει αμέσως νέα φόρμα για την επόμενη.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν καταχωρούμε πολλές adjustments μαζί, π.χ. κατά το month-end ή year-end closing.

---

🔑 Συνοπτικά

Η βασική λογική είναι:

Journal Entry → Accounts → Debit/Credit → Debit = Credit → Supporting document → Create

και στη συνέχεια η εγγραφή επηρεάζει αυτόματα τα σχετικά:

General Ledger → Trial Balance → Profit & Loss / Balance Sheet → Reports

Με αυτόν τον τρόπο το LedgerX διατηρεί πλήρες audit trail για τις λογιστικές προσαρμογές της εταιρείας.

09 — VAT Return | Έλεγχος και Υποβολή Δήλωσης ΦΠΑ

Η ενότητα αυτή εξηγεί πώς χρησιμοποιούμε το LedgerX για να ετοιμάσουμε τη Δήλωση ΦΠΑ, να αντλήσουμε τα ποσά από το Tax Summary και στη συνέχεια να μεταφέρουμε τα σωστά ποσά στη σχετική δήλωση ΦΠΑ.

⚠️ Σημαντικό: Το LedgerX χρησιμοποιείται για την προετοιμασία και τον έλεγχο των ποσών. Η τελική δήλωση ΦΠΑ πρέπει να ελέγχεται πριν από την υποβολή και να υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω του Tax For All (TFA). Το Τμήμα Φορολογίας αναφέρει ότι οι δηλώσεις ΦΠΑ υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω TFA. Government of Cyprus

---

1. Πώς βρίσκουμε το VAT Report στο LedgerX

Από το αριστερό μενού:

Reports → Tax Summary

Στη συνέχεια επιλέγουμε:

New Tax Summary / New Report

και εισάγουμε την περίοδο της δήλωσης.

Παράδειγμα

Στη συνέχεια το LedgerX δημιουργεί το Tax Summary για τη συγκεκριμένη VAT period.

---

2. Τι εμφανίζει το Tax Summary

Στο παράδειγμά μας εμφανίζεται:

New Company Ltd

Tax Summary

For the period from 01/10/2026 to 31/12/2026

Accrual basis

Το report παρουσιάζει:

• Net Sales
• Tax on Sales
• Total Sales
• Net Purchases
• Tax on Purchases
• Total Purchases
• Tax liability

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

Άρα:

Output VAT = €513

Input VAT = €228

VAT payable = €513 − €228 = €285

Το ποσό των €285 είναι το καθαρό VAT liability που προκύπτει από το συγκεκριμένο παράδειγμα.

---

3. Πώς μεταφέρουμε τα ποσά στη Δήλωση ΦΠΑ

Η βασική λογική της κυπριακής VAT Return είναι:

Output VAT − Input VAT = VAT payable / refundable

Το Τμήμα Φορολογίας καθορίζει ότι:

• Box 1 αφορά τον ΦΠΑ που οφείλεται στις πωλήσεις και λοιπές εκροές.
• Box 2 αφορά τον ΦΠΑ στις αποκτήσεις από άλλα κράτη μέλη.
• Box 3 = Box 1 + Box 2
• Box 4 αφορά τον ΦΠΑ που ανακτάται στις αγορές και λοιπές εισροές. Government of Cyprus

---

4. Παράδειγμα — Συμπλήρωση της VAT Return

Με βάση το Tax Summary του παραδείγματος:

Box 1 — VAT due on sales and other outputs

Από τις domestic sales:

€2,000 × 19% = €380

Άρα:

Box 1 = €380

Το ποσό των €380 προέρχεται από:

VAT 19% domestic sales

---

5. Box 2 — VAT on acquisitions from EU

Η εταιρεία έχει:

EU Goods Purchase = €700

VAT:

€700 × 19% = €133

Άρα:

Box 2 = €133

Το ποσό αυτό αφορά τον ΦΠΑ που προκύπτει από την ενδοκοινοτική απόκτηση αγαθών.

Το επίσημο Tax Department αναφέρει ότι το Box 2 αφορά VAT στις acquisitions από άλλα κράτη μέλη. Government of Cyprus

---

6. Box 3 — Total VAT Due

Το Box 3 είναι:

Box 1 + Box 2

Άρα:

€380 + €133 = €513

Box 3 = €513

Αυτό συμφωνεί με το:

Tax on Sales = €513

του LedgerX.

---

7. Box 4 — VAT Reclaimed

Από το Tax Summary έχουμε domestic purchases:

Net Purchases = €500

VAT:

€500 × 19% = €95

και VAT από EU acquisition:

€133

Συνολικό input VAT:

€95 + €133 = €228

Άρα:

Box 4 = €228

Το Box 4 αφορά τον VAT που ανακτάται για purchases/inputs, συμπεριλαμβανομένων των acquisitions από άλλα κράτη μέλη. Government of Cyprus

---

8. Box 5 — VAT Payable

Τώρα υπολογίζουμε:

Box 3 − Box 4

€513 − €228 = €285

Άρα:

Box 5 = €285

Η εταιρεία, σύμφωνα με τα δεδομένα του παραδείγματος, έχει:

VAT payable = €285

---

9. Boxes 6–11B — Αξίες χωρίς ΦΠΑ

Τα επόμενα boxes αφορούν κυρίως την αξία των συναλλαγών χωρίς VAT.

Στο επίσημο VAT guide, το Box 7 αφορά τη συνολική αξία purchases και λοιπών inputs χωρίς VAT, ενώ τα Boxes 8A και 8B αφορούν αντίστοιχα ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών και παροχές υπηρεσιών. Ministry of Finance Cyprus

Με βάση το συγκεκριμένο παράδειγμα:

---

Box 6 — Total value of sales

Domestic taxable sales:

Box 6 = €2,000

Δεν περιλαμβάνουμε εδώ τα EU purchases της εταιρείας.

---

Box 7 — Total purchases and other inputs

Το LedgerX εμφανίζει:

• Domestic purchases: €500
• EU goods purchase: €700

Σύνολο:

€500 + €700 = €1,200

Άρα:

Box 7 = €1,200

Το Box 7 είναι η συνολική αξία purchases/inputs χωρίς VAT. Ministry of Finance Cyprus

---

10. Box 8A — EU Goods Sales

Το Box 8A αφορά τις ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών από την Κύπρο προς άλλο κράτος μέλος. Government of Cyprus

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα δεν έχουμε EU goods sales.

Box 8A = €0

---

11. Box 8B — EU Services Sales

Το Box 8B αφορά τις ενδοκοινοτικές παροχές υπηρεσιών που πρέπει να δηλωθούν στη VAT Return.

Το Tax Department επιβεβαιώνει ότι οι ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών και παροχές υπηρεσιών καταχωρούνται στα Boxes 8A και 8B αντίστοιχα. Government of Cyprus

Στο παράδειγμά μας δεν υπάρχουν EU services sales.

Box 8B = €0

---

12. Box 9 — Zero-rated Cyprus Sales

Αφορά πωλήσεις που πραγματοποιούνται στην Κύπρο και εφαρμόζεται μηδενικός συντελεστής ΦΠΑ, σύμφωνα με την αντίστοιχη φορολογική μεταχείριση.

Στο παράδειγμά μας:

Box 9 = €0

⚠️ Δεν χρησιμοποιούμε το Box 9 απλώς επειδή μια συναλλαγή έχει VAT 0%. Πρέπει να υπάρχει ο σωστός λόγος/κατηγορία για zero-rated supply.

---

13. Box 10 — Out of Scope

Αφορά συγκεκριμένες συναλλαγές που βρίσκονται εκτός πεδίου εφαρμογής του ΦΠΑ, ανάλογα με τη φύση της συναλλαγής.

Στο παράδειγμά μας:

Box 10 = €0

---

14. Box 11A — EU Goods Purchases

Η εταιρεία πραγματοποίησε:

EU Goods Purchase = €700

Άρα:

Box 11A = €700

Αυτό συμφωνεί με το Tax Summary:

EU Goods Purchase — Net Purchases €700

---

15. Box 11B — EU Services Purchases

Αφορά υπηρεσίες που λαμβάνονται από VAT-registered suppliers σε άλλα κράτη μέλη και υπόκεινται στον σχετικό reverse-charge χειρισμό.

Στο παράδειγμά μας δεν υπάρχουν EU services purchases.

Box 11B = €0

---

📋 16. Έτοιμο παράδειγμα VAT Return

Με βάση αποκλειστικά τα δεδομένα του συγκεκριμένου Tax Summary, έχουμε:

Τελικό αποτέλεσμα:

VAT payable = €285

---

🔎 17. Συμφωνία LedgerX με VAT Return

Πριν από την υποβολή πρέπει να κάνουμε reconciliation:

Output VAT

LedgerX Tax Summary: €513

VAT Return Box 3: €513

✅ Συμφωνεί.

Input VAT

LedgerX Tax Summary: €228

VAT Return Box 4: €228

✅ Συμφωνεί.

Net VAT

€513 − €228 = €285

VAT Return Box 5: €285

✅ Συμφωνεί.

Αυτός είναι ένας από τους σημαντικότερους ελέγχους πριν από την υποβολή.

---

⚠️ 18. Πολύ σημαντικό — Μην αντιγράφουμε τυφλά τα totals

Το Tax Summary είναι εργαλείο συμφωνίας, όχι απλώς ένας αριθμός που αντιγράφουμε στη δήλωση.

Πρέπει να εξετάζουμε τις underlying transactions και τα Tax Codes.

Για παράδειγμα:

EU Goods Purchase

Η εγγραφή €700 δημιουργεί:

• Net acquisition: €700
• Reverse-charge VAT: €133
• Input VAT: €133

Άρα η ίδια συναλλαγή μπορεί να επηρεάζει περισσότερα από ένα boxes της VAT Return.

---

🧾 19. Έλεγχος Tax Codes

Πριν υποβληθεί η VAT Return, πρέπει να ελεγχθούν τα Tax Codes.

Στο παράδειγμα υπάρχουν:

Domestic VAT 19%

VAT 19%

→ Domestic taxable sales/purchases.

EU Goods Purchase

EU-GP-19%

→ EU acquisition of goods.

EU Reverse Charge

Tax codes όπως:

• EU-G-RC 19%
• EU-S-RC 19%

χρησιμοποιούνται ανάλογα με τη φύση της ενδοκοινοτικής συναλλαγής.

---

🧠 20. Πρακτική διαδικασία για κάθε VAT Quarter

Βήμα 1

Πηγαίνουμε:

Reports → Tax Summary

Βήμα 2

Επιλέγουμε την ακριβή VAT period.

01/10/2026 → 31/12/2026

Βήμα 3

Ελέγχουμε:

• Sales
• Purchases
• Output VAT
• Input VAT
• EU transactions
• Zero-rated transactions
• Out-of-scope transactions
• Reverse-charge transactions

Βήμα 4

Ελέγχουμε Tax Audit / Tax Transactions για unusual ή λανθασμένες εγγραφές.

Βήμα 5

Κάνουμε reconciliation:

LedgerX → VAT Return

Βήμα 6

Ετοιμάζουμε τη δήλωση στο Tax For All (TFA).

Βήμα 7

Ελέγχουμε ξανά όλα τα boxes.

Βήμα 8

Υποβάλλουμε τη VAT Return ηλεκτρονικά.

Βήμα 9

Κρατούμε το submitted return και supporting documentation για το αρχείο της εταιρείας.

Το Τμήμα Φορολογίας αναφέρει ότι οι δηλώσεις ΦΠΑ υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω Tax For All, ενώ οι VAT periods είναι συνήθως τριμηνιαίες, εκτός εάν έχει καθοριστεί διαφορετική περίοδος. Government of Cyprus

---

📌 21. Τελικό Checklist πριν το Submit

☐ Η VAT period είναι σωστή
☐ Όλα τα Sales Invoices έχουν καταχωρηθεί
☐ Όλα τα Purchase Invoices έχουν καταχωρηθεί
☐ Bank/Cash transactions έχουν ελεγχθεί
☐ Credit Notes έχουν συμπεριληφθεί
☐ Debit Notes έχουν συμπεριληφθεί
☐ Correct VAT codes
☐ Domestic sales checked
☐ Domestic purchases checked
☐ EU goods checked
☐ EU services checked
☐ Zero-rated transactions checked
☐ Out-of-scope transactions checked
☐ Reverse-charge transactions checked
☐ Box 3 = Box 1 + Box 2
☐ Box 5 = Box 3 − Box 4
☐ Box 6/7 συμφωνούν με τις underlying transactions
☐ Boxes 8A–11B έχουν ελεγχθεί
☐ VAT payable/refundable έχει συμφωνηθεί
☐ VAT Return συμφωνεί με LedgerX Tax Summary
☐ Έχει γίνει τελικός λογιστικός έλεγχος
☐ Υποβολή μέσω TFA

Κανόνας: Πρώτα ελέγχουμε τις συναλλαγές και τα Tax Codes → μετά το Tax Summary → μετά τη VAT Return → και μόνο όταν όλα συμφωνούν κάνουμε Submit.

Σημείωση: Τα παραπάνω ποσά (€380, €133, €513, €228, €285 κ.λπ.) αποτελούν το εκπαιδευτικό παράδειγμα της New Company Ltd που εμφανίζεται στο LedgerX screenshot. Για πραγματική δήλωση πρέπει να χρησιμοποιούνται τα πραγματικά δεδομένα της συγκεκριμένης VAT period και η ισχύουσα καθοδήγηση του Τμήματος Φορολογίας. Government of Cyprus

10 — Customer Reports | Αναφορές Πελατών

Από το αριστερό μενού του LedgerX επιλέγουμε:

Reports → Customers

Στην ενότητα Customers υπάρχουν τέσσερις βασικές αναφορές για την παρακολούθηση των πελατών, των οφειλών τους και των συναλλαγών τους:

1. Aged Receivables
2. Customer Summary
3. Customer Statements (Unpaid Invoices)
4. Customer Statements (Transactions)

Οι αναφορές αυτές χρησιμοποιούνται κυρίως για τον έλεγχο των Accounts Receivable (Εισπρακτέων Λογαριασμών), την παρακολούθηση καθυστερημένων οφειλών και την αποστολή statements στους πελάτες.

---

10.1 Aged Receivables | Ανάλυση Οφειλών Πελατών

Το Aged Receivables είναι μία από τις σημαντικότερες αναφορές για τον έλεγχο των χρημάτων που οφείλουν οι πελάτες στην εταιρεία.

Η αναφορά χωρίζει τις οφειλές ανάλογα με το πόσο παλιές είναι.

Διαδρομή

Reports → Customers → Aged Receivables

Η αναφορά εμφανίζεται με ημερομηνία αναφοράς, π.χ.:

As at 08/10/2026

και περιλαμβάνει τις κατηγορίες:

Παράδειγμα από την αναφορά

Στο παράδειγμα:

Customer 001 – Customer

υπάρχει:

Invoice #1 — €1.880,00

και το ποσό εμφανίζεται στην κατηγορία Current.

Άρα:

• Τρέχουσα οφειλή: €1.880
• 1–30 ημέρες: €0
• 31–60 ημέρες: €0
• 61–90 ημέρες: €0
• 90+ ημέρες: €0
• Total: €1.880

Γιατί είναι σημαντικό

Το Aged Receivables βοηθά την επιχείρηση να απαντήσει άμεσα:

«Ποιοι πελάτες μου χρωστούν χρήματα και πόσο καιρό τα χρωστούν;»

Για παράδειγμα:

Ο λογιστής ή ο υπεύθυνος εισπράξεων μπορεί έτσι να επικεντρωθεί πρώτα στους πελάτες με 31–60, 61–90 και 90+ ημέρες.

Πρακτική χρήση

Το report μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

• 📌 έλεγχο συνολικών εισπρακτέων
• 📌 εντοπισμό καθυστερημένων πελατών
• 📌 follow-up για πληρωμές
• 📌 credit control
• 📌 αξιολόγηση πιθανών επισφαλών απαιτήσεων
• 📌 συμφωνία με το Accounts Receivable
• 📌 ενημέρωση της διοίκησης
• 📌 προετοιμασία cash-flow forecasts

Print / PDF

Στην αναφορά υπάρχουν επιλογές:

Print
Εκτυπώνει την αναφορά.

PDF
Δημιουργεί PDF για αποθήκευση ή αποστολή.

Edit
Επιτρέπει αλλαγές στις παραμέτρους της αναφοράς.

Clone
Δημιουργεί αντίγραφο της συγκεκριμένης αναφοράς.

---

10.2 Customer Summary | Συγκεντρωτική Εικόνα Πελατών

Το Customer Summary παρέχει μία συνοπτική εικόνα της οικονομικής δραστηριότητας των πελατών.

Διαδρομή

Reports → Customers → Customer Summary

Σε αντίθεση με το Aged Receivables, το οποίο επικεντρώνεται κυρίως στην παλαιότητα των οφειλών, το Customer Summary χρησιμοποιείται για μία πιο γενική συγκεντρωτική εικόνα ανά πελάτη.

Τι θέλουμε να εξετάσουμε

Ανά πελάτη μπορούμε να εξετάσουμε στοιχεία όπως:

• συνολικές πωλήσεις
• τιμολόγια πωλήσεων
• εισπράξεις
• υπόλοιπο πελάτη
• Accounts Receivable
• συνολική δραστηριότητα του πελάτη

Η ακριβής εμφάνιση των στηλών εξαρτάται από την έκδοση/ρύθμιση της αναφοράς.

Παράδειγμα

Έστω ότι έχουμε:

Customer A

Το Customer Summary μας δείχνει γρήγορα ότι ο συγκεκριμένος πελάτης έχει πραγματοποιήσει συναλλαγές €10.000 και έχει ακόμα €3.000 υπόλοιπο.

Πότε χρησιμοποιούμε το Customer Summary

Είναι χρήσιμο όταν θέλουμε μία συνολική εικόνα του πελατολογίου και όχι λεπτομερή ανάλυση κάθε συναλλαγής.

Παραδείγματα:

• μηνιαίο management reporting
• έλεγχος σημαντικών πελατών
• σύγκριση πελατών
• έλεγχος πωλήσεων
• έλεγχος εισπράξεων
• έλεγχος υπολοίπων
• προετοιμασία για collections

Διαφορά από Aged Receivables

Aged Receivables:

«Πόσα μου χρωστάει ο κάθε πελάτης και πόσο παλιά είναι η οφειλή;»

Customer Summary:

«Ποια είναι συνολικά η οικονομική δραστηριότητα και το υπόλοιπο του κάθε πελάτη;»

---

10.3 Customer Statements — Unpaid Invoices

Η αναφορά Customer Statements (Unpaid Invoices) χρησιμοποιείται για να εμφανίσει στον πελάτη ή στον λογιστή τα τιμολόγια που παραμένουν απλήρωτα.

Διαδρομή

Reports → Customers → Customer Statements (Unpaid Invoices)

Η συγκεκριμένη αναφορά είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για credit control.

Σκοπός

Να απαντήσει:

«Ποια τιμολόγια του συγκεκριμένου πελάτη παραμένουν απλήρωτα;»

Σε αντίθεση με το πλήρες transaction statement, εδώ επικεντρωνόμαστε στα unpaid invoices.

Παράδειγμα

Ένας πελάτης μπορεί να έχει:

Το report για unpaid invoices θα επικεντρωθεί στα:

• INV-002 → €1.500
• INV-003 → €800

Συνολική οφειλή:

€2.300

Πρακτική χρήση

Η αναφορά είναι κατάλληλη για:

• 📧 αποστολή υπενθύμισης πληρωμής
• 📄 αποστολή outstanding invoices
• 💰 credit control
• 📞 επικοινωνία με πελάτες
• 📊 έλεγχο overdue balances
• 🔎 έλεγχο πριν από νέα πώληση με πίστωση

Σημαντικό

Το Unpaid Invoices Statement δεν πρέπει να συγχέεται με το Customer Statements (Transactions).

Το πρώτο επικεντρώνεται στα απλήρωτα τιμολόγια.

Το δεύτερο παρουσιάζει το πλήρες ιστορικό συναλλαγών.

---

10.4 Customer Statements — Transactions

Η αναφορά Customer Statements (Transactions) είναι το πλήρες statement λογαριασμού του πελάτη.

Διαδρομή

Reports → Customers → Customer Statements (Transactions)

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλουμε να δούμε όλες τις κινήσεις μεταξύ εταιρείας και πελάτη.

---

Παράδειγμα από το LedgerX

Στο screenshot εμφανίζεται:

STATEMENT

Prepared for: Customer
Code: 001

Περίοδος:

From 08/10/2026 → To 08/10/2026

και οι συναλλαγές:

Στο κάτω μέρος:

Opening Balance: €2.380 Dr

Total Debits: €0

Total Credits: €500 Cr

Closing Balance: €1.880 Dr

---

Τι σημαίνουν Debit και Credit στο Customer Statement

Στον λογαριασμό του πελάτη:

Debit

Συνήθως αυξάνει το ποσό που ο πελάτης μας οφείλει.

Παράδειγμα:

Sales Invoice €2.380

→ Debit Customer €2.380

Ο πελάτης πλέον χρωστά €2.380.

Credit

Συνήθως μειώνει το ποσό που ο πελάτης οφείλει.

Παράδειγμα:

Receipt €500

→ Credit Customer €500

Άρα:

€2.380 − €500 = €1.880

και το closing balance είναι:

€1.880 Dr

---

Πώς διαβάζουμε το Statement

Το Customer Statement λειτουργεί ουσιαστικά σαν τραπεζικό statement, αλλά για τον λογαριασμό του πελάτη.

Παράδειγμα:

Opening Balance        €2,380 Dr
Less: Receipt             €500 Cr
--------------------------------
Closing Balance        €1,880 Dr

Άρα ο πελάτης εξακολουθεί να μας οφείλει:

€1.880

---

Opening Balance

Το Opening Balance είναι το υπόλοιπο του πελάτη στην αρχή της επιλεγμένης περιόδου.

Στο παράδειγμα:

€2.380 Dr

Αυτό σημαίνει ότι πριν από τις συναλλαγές που εμφανίζονται στο συγκεκριμένο statement, ο πελάτης είχε χρεωστικό υπόλοιπο €2.380.

---

Closing Balance

Το Closing Balance είναι το υπόλοιπο του πελάτη στο τέλος της επιλεγμένης περιόδου.

Στο παράδειγμα:

€1.880 Dr

Αυτό είναι το ποσό που παραμένει οφειλόμενο μετά την είσπραξη των €500.

---

Total Debits

Δείχνει το σύνολο των χρεώσεων του πελάτη μέσα στην επιλεγμένη περίοδο.

Για παράδειγμα:

• Sales Invoice €2.000
• Sales Invoice €1.000

Total Debits = €3.000

---

Total Credits

Δείχνει το σύνολο των πιστώσεων στον λογαριασμό του πελάτη.

Για παράδειγμα:

• Receipt €1.000
• Credit Note €500

Total Credits = €1.500

---

Πλήρες παράδειγμα Customer Statement

Έστω ότι ο πελάτης ξεκινά με:

Opening Balance = €1.000 Dr

Κατά τη διάρκεια του μήνα:

Sales Invoice = €2.000

και πληρώνει:

Receipt = €1.500

Το statement θα έχει:

Άρα:

Closing Balance = €1.500 Dr

Ο πελάτης μας οφείλει €1.500.

---

10.5 Σύγκριση των 4 Customer Reports

---

10.6 Ποιο Report να χρησιμοποιώ;

Θέλω να δω ποιοι πελάτες μου χρωστούν:

➡️ Aged Receivables

Θέλω να δω ποιοι χρωστούν πάνω από 90 ημέρες:

➡️ Aged Receivables → 90+ days

Θέλω να δω συνοπτικά τα υπόλοιπα των πελατών:

➡️ Customer Summary

Θέλω να δω ποια συγκεκριμένα τιμολόγια είναι απλήρωτα:

➡️ Customer Statements (Unpaid Invoices)

Θέλω να στείλω πλήρες statement σε πελάτη:

➡️ Customer Statements (Transactions)

Θέλω να ελέγξω γιατί ένας πελάτης έχει συγκεκριμένο υπόλοιπο:

➡️ Customer Statements (Transactions)

Θέλω να κάνω collections:

➡️ Aged Receivables + Unpaid Invoices

Θέλω να κάνω συμφωνία του πελάτη:

➡️ Customer Statements (Transactions)

---

10.7 Πρακτική διαδικασία ελέγχου πελατών

Για έναν λογιστή ή accountant, μία καλή μηνιαία διαδικασία είναι:

1. Reports → Aged Receivables

Ελέγχουμε συνολικά τις απαιτήσεις.

⬇️

2. Ελέγχουμε 31–60, 61–90 και 90+ days

Εντοπίζουμε καθυστερημένες οφειλές.

⬇️

3. Customer Summary

Ελέγχουμε τα συνολικά υπόλοιπα ανά πελάτη.

⬇️

4. Unpaid Invoices

Εντοπίζουμε ποια τιμολόγια παραμένουν απλήρωτα.

⬇️

5. Customer Statements (Transactions)

Εάν υπάρχει αμφισβήτηση ή διαφορά, ανοίγουμε το πλήρες statement του συγκεκριμένου πελάτη.

⬇️

6. Έλεγχος εισπράξεων

Επιβεβαιώνουμε ότι οι πληρωμές έχουν καταχωρηθεί στον σωστό πελάτη και έχουν αντιστοιχιστεί στα σωστά τιμολόγια.

---

🔎 Σημαντικό για τον λογιστικό έλεγχο

Τα Customer Reports δεν δημιουργούν νέα λογιστική εγγραφή. Αποτελούν αναφορές των συναλλαγών που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο LedgerX.

Επομένως, εάν ένα υπόλοιπο είναι λανθασμένο, πρέπει να ελεγχθεί η αρχική εγγραφή, όπως:

• Sales Invoice
• Receipt
• Credit Note
• Debit Note
• Customer
• Accounts Receivable control account
• ημερομηνία συναλλαγής
• ποσό
• τυχόν opening balance.

Βασικός κανόνας

Customer Statement = αναλυτικό ιστορικό

Unpaid Invoices = τι παραμένει απλήρωτο

Aged Receivables = πόσο καιρό παραμένει απλήρωτο

Customer Summary = συνοπτική εικόνα

Αυτός ο διαχωρισμός είναι ο πιο εύκολος τρόπος για να θυμάται ο χρήστης ποια αναφορά πρέπει να χρησιμοποιεί.

10B — Supplier Reports | Αναφορές Προμηθευτών

 

Από το αριστερό μενού του LedgerX επιλέγουμε:

Reports → Suppliers

Η ενότητα Suppliers περιλαμβάνει τις αντίστοιχες αναφορές των προμηθευτών. Η λογική είναι παρόμοια με τα Customer Reports, αλλά εδώ εξετάζουμε τις υποχρεώσεις της εταιρείας προς τους προμηθευτές.

Οι βασικές αναφορές είναι:

1. Aged Payables
2. Supplier Summary
3. Supplier Statements (Unpaid Invoices)
4. Supplier Statements (Transactions)

---

10B.1 Aged Payables | Ανάλυση Υποχρεώσεων προς Προμηθευτές

Το Aged Payables δείχνει πόσα χρήματα οφείλει η εταιρεία στους προμηθευτές της και πόσο παλιές είναι οι οφειλές.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Aged Payables

Η αναφορά χρησιμοποιεί αντίστοιχη ανάλυση με το Aged Receivables:

Παράδειγμα

Έστω ότι η εταιρεία έχει:

Η εταιρεία γνωρίζει αμέσως ότι έχει συνολικές υποχρεώσεις:

€8.200

και ότι τα €3.500 είναι πάνω από 90 ημέρες.

Πρακτική χρήση

Το Aged Payables χρησιμοποιείται για:

• 💰 προγραμματισμό πληρωμών
• 📊 cash-flow management
• 📅 έλεγχο ληξιπρόθεσμων υποχρεώσεων
• 🤝 διαχείριση προμηθευτών
• 🔎 εντοπισμό παλαιών υπολοίπων
• 📑 συμφωνία Accounts Payable
• ⚠️ εντοπισμό πιθανών διαφορών ή λανθασμένων εγγραφών

Βασική ερώτηση

Το Aged Receivables απαντά:

«Ποιος μου χρωστάει;»

Το Aged Payables απαντά:

«Σε ποιον χρωστάω;»

---

10B.2 Supplier Summary | Συγκεντρωτική Εικόνα Προμηθευτών

Το Supplier Summary παρέχει συνοπτική εικόνα της δραστηριότητας των προμηθευτών.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Supplier Summary

Χρησιμοποιείται για να εξετάσουμε συνολικά:

• αγορές από προμηθευτές
• purchase invoices
• πληρωμές
• outstanding balances
• Accounts Payable
• συνολική δραστηριότητα κάθε προμηθευτή

Παράδειγμα

Έστω:

Supplier A

Το Supplier Summary δείχνει ότι η εταιρεία έχει πραγματοποιήσει αγορές €10.000 από τον συγκεκριμένο προμηθευτή και έχει πληρώσει €7.000.

Υπόλοιπο:

€3.000 payable

Πότε χρησιμοποιείται

Το report είναι χρήσιμο για:

• μηνιαίο management reporting
• έλεγχο προμηθευτών
• ανάλυση αγορών
• έλεγχο πληρωμών
• έλεγχο υπολοίπων
• προγραμματισμό υποχρεώσεων

---

10B.3 Supplier Statements — Unpaid Invoices

Το Supplier Statements (Unpaid Invoices) δείχνει τα τιμολόγια προμηθευτών που παραμένουν απλήρωτα.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Supplier Statements (Unpaid Invoices)

Η αναφορά απαντά:

«Ποια τιμολόγια του συγκεκριμένου προμηθευτή δεν έχουμε πληρώσει ακόμη;»

Παράδειγμα

Ένας προμηθευτής έχει εκδώσει:

Τα απλήρωτα υπόλοιπα είναι:

• INV-002 → €1.500
• INV-003 → €800

Συνολική υποχρέωση:

€2.300

Πρακτική χρήση

Χρησιμοποιείται για:

• προγραμματισμό πληρωμών
• έλεγχο supplier invoices
• αποφυγή καθυστερημένων πληρωμών
• συμφωνία με supplier statements
• εντοπισμό invoices που δεν έχουν εξοφληθεί
• έλεγχο πριν από την πληρωμή προμηθευτή

---

10B.4 Supplier Statements — Transactions

Το Supplier Statements (Transactions) είναι το πλήρες statement του λογαριασμού του προμηθευτή.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Supplier Statements (Transactions)

Παρουσιάζει τις κινήσεις μεταξύ της εταιρείας και του συγκεκριμένου προμηθευτή.

Μπορούμε να δούμε, ανάλογα με τις συναλλαγές:

• Opening Balance
• Purchase Invoices
• Payments
• Debit Notes
• άλλες σχετικές κινήσεις
• Closing Balance

---

Πώς λειτουργεί το Supplier Statement

Η λογική είναι ουσιαστικά η αντίστροφη από το Customer Statement.

Στον λογαριασμό του προμηθευτή:

Purchase Invoice

Δημιουργεί υποχρέωση προς τον προμηθευτή.

Παράδειγμα:

Purchase Invoice = €2.380

→ αυξάνει το Accounts Payable.

Supplier Payment

Όταν πληρώνουμε:

Payment = €500

→ μειώνει το ποσό που οφείλουμε.

Άρα:

Purchase Invoice       €2,380
Less: Payment            €500
------------------------------
Closing Payable        €1,880

Η εταιρεία εξακολουθεί να οφείλει:

€1.880

---

Debit / Credit στον Supplier Statement

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Ο τρόπος εμφάνισης Debit / Credit στο statement είναι από την πλευρά του λογαριασμού του προμηθευτή και δεν πρέπει να ερμηνεύεται απλοϊκά ως «Debit = πληρωμή» ή «Credit = τιμολόγιο» χωρίς να ελεγχθεί η συγκεκριμένη κίνηση.

Ο ασφαλής πρακτικός κανόνας είναι:

Purchase Invoice → αυξάνει την υποχρέωση προς τον προμηθευτή.

Payment → μειώνει την υποχρέωση προς τον προμηθευτή.

Για τον λογιστικό έλεγχο, εξετάζουμε πάντα το closing balance και τις underlying συναλλαγές.

---

Παράδειγμα Supplier Statement

Έστω ότι έχουμε:

Opening Payable: €3.000

Κατά τη διάρκεια του μήνα:

Purchase Invoice: €2.000

και πληρώνουμε:

€1.500

Το τελικό υπόλοιπο είναι:

Opening Balance       €3,000
+ Purchase Invoice     €2,000
- Payment              €1,500
-----------------------------
Closing Balance       €3,500

Άρα:

Η εταιρεία οφείλει €3.500 στον προμηθευτή.

---

10B.5 Σύγκριση των 4 Supplier Reports

---

10B.6 Ποιο Report χρησιμοποιώ;

Θέλω να δω όλους τους προμηθευτές που χρωστάμε:

➡️ Aged Payables

Θέλω να δω ποια χρέη είναι πάνω από 90 ημέρες:

➡️ Aged Payables → 90+ days

Θέλω συνοπτική εικόνα των προμηθευτών:

➡️ Supplier Summary

Θέλω να δω συγκεκριμένα απλήρωτα invoices:

➡️ Supplier Statements (Unpaid Invoices)

Θέλω να ελέγξω έναν supplier invoice και την πληρωμή του:

➡️ Supplier Statements (Transactions)

Θέλω να συμφωνήσω το υπόλοιπο με το statement του supplier:

➡️ Supplier Statements (Transactions)

Θέλω να προγραμματίσω τις πληρωμές της εταιρείας:

➡️ Aged Payables + Unpaid Invoices

---

10B.7 Πρακτική διαδικασία ελέγχου Suppliers

Μία καλή μηνιαία διαδικασία είναι:

1. Reports → Aged Payables

Ελέγχουμε το συνολικό Accounts Payable.

⬇️

2. Ελέγχουμε 31–60, 61–90 και 90+ days

Εντοπίζουμε παλιές υποχρεώσεις.

⬇️

3. Supplier Summary

Ελέγχουμε τη συνολική δραστηριότητα ανά supplier.

⬇️

4. Supplier Statements (Unpaid Invoices)

Εντοπίζουμε τα συγκεκριμένα invoices που παραμένουν απλήρωτα.

⬇️

5. Supplier Statements (Transactions)

Ελέγχουμε το πλήρες ιστορικό όταν υπάρχει διαφορά.

⬇️

6. Συμφωνία με Supplier Statement

Συγκρίνουμε το υπόλοιπο του LedgerX με το statement που μας έχει αποστείλει ο supplier.

---

🔎 Σημαντικό για τον λογιστικό έλεγχο

Τα Supplier Reports βασίζονται στις εγγραφές που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο LedgerX.

Εάν το υπόλοιπο ενός supplier είναι λανθασμένο, ελέγχουμε:

• Purchase Invoice
• Supplier Payment
• Debit Note
• Supplier
• Accounts Payable control account
• ημερομηνίες
• ποσά
• opening balance
• τυχόν διπλοκαταχωρήσεις

Ο βασικός διαχωρισμός

Aged Payables
➡️ Πόσα χρωστάμε και πόσο παλιά είναι.

Unpaid Invoices
➡️ Ποια invoices δεν έχουμε πληρώσει.

Supplier Statement – Transactions
➡️ Όλες οι κινήσεις με τον supplier.

Supplier Summary
➡️ Η συνοπτική εικόνα του supplier.

Έτσι τα Customer Reports και Supplier Reports λειτουργούν ως δύο αντίθετες πλευρές του working capital:

Customers → Money owed TO the company 💰

Suppliers → Money owed BY the company 💳

11 — Financial Statements - Κατάσταση Αποτελεσμάτων

 

Από το αριστερό μενού του LedgerX επιλέγουμε:

Reports → Financial Statements

Η ενότητα Financial Statements περιλαμβάνει τις βασικές οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας:

1. Profit and Loss Statement
2. Profit and Loss Statement by Group
3. Balance Sheet
4. Balance Sheet by Group
5. Cash Flow Statement
6. Statement of Changes in Equity

Επιπλέον, στην περιοχή Reports → General Ledger βρίσκουμε δύο πολύ σημαντικές αναφορές για τον λογιστικό έλεγχο:

7. Trial Balance
8. General Ledger Summary
9. General Ledger Transactions

Οι Financial Statements δείχνουν το αποτέλεσμα και την οικονομική θέση της εταιρείας, ενώ το General Ledger χρησιμοποιείται για να ελέγξουμε από ποιες λογιστικές εγγραφές προέκυψαν τα ποσά.

---

11.1 Profit and Loss Statement | Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Το Profit and Loss Statement (P&L) δείχνει εάν η εταιρεία είχε κέρδος ή ζημία για μία συγκεκριμένη περίοδο.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Profit and Loss Statement

Η αναφορά περιλαμβάνει συνήθως:

• Revenue / Income
• Cost of Sales
• Gross Profit
• Operating Expenses
• Operating Profit
• Finance Income / Expenses
• Taxation
• Net Profit / Loss

---

Τι μας δείχνει

Η βασική λογική είναι:

Revenue − Expenses = Profit

Για εταιρεία με πωλήσεις:

---

Τι πρέπει να ελέγχουμε

1. Revenue

Ελέγχουμε εάν οι πωλήσεις που εμφανίζονται στο P&L συμφωνούν με:

• Sales Invoices
• Sales reports
• General Ledger
• Customer activity

2. Cost of Sales

Ελέγχουμε:

• Purchases
• direct costs
• stock adjustments
• purchase returns
• opening/closing inventory

3. Operating Expenses

Ελέγχουμε εάν τα έξοδα έχουν καταχωρηθεί στον σωστό λογαριασμό.

Για παράδειγμα:

Electricity → 6110 Electricity

και όχι κατά λάθος:

6560 Sundry Expenses

4. Finance Expenses

Ελέγχουμε:

• bank charges
• interest
• finance costs

5. Taxation

Ελέγχουμε ότι η φορολογία έχει καταχωρηθεί σωστά και δεν έχει συγχέεται με ΦΠΑ.

---

Πρακτική χρήση

Το P&L χρησιμοποιείται για:

• 📊 αξιολόγηση κερδοφορίας
• 📅 monthly/yearly management reporting
• 📈 σύγκριση περιόδων
• 💰 υπολογισμό profit
• 🧾 προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων
• 🔎 εντοπισμό ασυνήθιστων εξόδων

Βασική ερώτηση

«Η εταιρεία κερδίζει ή χάνει χρήματα και γιατί;»

---

11.2 Profit and Loss Statement by Group

Το Profit and Loss Statement by Group παρουσιάζει το P&L με μεγαλύτερη ομαδοποίηση των λογαριασμών.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Profit and Loss Statement by Group

Αντί να βλέπουμε εκατοντάδες individual accounts, μπορούμε να βλέπουμε ομάδες όπως:

• Revenue
• Cost of Sales
• Payroll & HR
• Office & Administrative
• Professional & Compliance
• Travel & Vehicles
• Selling & Marketing
• Other Operating Expenses
• Finance Expenses
• Taxation

---

Παράδειγμα

Αν έχουμε:

• 6000 Salaries → €30.000
• 6030 Social Insurance → €5.000
• 6050 Director GeSY → €1.000
• 6090 Training → €500

το grouped report μπορεί να παρουσιάσει συνολικά:

Payroll & HR = €36.500

αντί να χρειάζεται να εξετάσουμε κάθε λογαριασμό ξεχωριστά.

Πότε είναι καλύτερο

P&L Statement:

➡️ λεπτομερέστερη λογιστική εικόνα.

P&L by Group:

➡️ πιο καθαρή εικόνα για management.

---

11.3 Balance Sheet | Κατάσταση Οικονομικής Θέσης

Το Balance Sheet δείχνει την οικονομική θέση της εταιρείας σε συγκεκριμένη ημερομηνία.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Balance Sheet

Σε αντίθεση με το P&L που αφορά περίοδο, το Balance Sheet είναι as at συγκεκριμένη ημερομηνία.

---

Βασική λογιστική εξίσωση

Η βάση του Balance Sheet είναι:

Assets = Liabilities + Equity

Δηλαδή:

Περιουσιακά στοιχεία = Υποχρεώσεις + Ίδια Κεφάλαια

---

Assets | Περιουσιακά στοιχεία

Παραδείγματα:

• Bank
• Cash
• Accounts Receivable
• Inventory
• Fixed Assets
• Other Receivables

Παράδειγμα

Bank                    €20,000
Accounts Receivable     €15,000
Inventory                €5,000
Fixed Assets            €60,000
-------------------------------
Total Assets           €100,000

---

Liabilities | Υποχρεώσεις

Παραδείγματα:

• Accounts Payable
• Bank Loans
• VAT Liability
• Corporation Tax Payable
• Accrued Expenses

Παράδειγμα:

Accounts Payable        €10,000
Bank Loan               €40,000
VAT Payable              €5,000
Other Liabilities        €5,000
-------------------------------
Total Liabilities       €60,000

---

Equity | Ίδια Κεφάλαια

Για παράδειγμα:

Share Capital           €20,000
Retained Earnings       €20,000
-------------------------------
Total Equity            €40,000

Άρα:

Liabilities €60.000 + Equity €40.000 = Assets €100.000

✅ Το Balance Sheet ισορροπεί.

---

Τι ελέγχουμε στο Balance Sheet

Ιδιαίτερη προσοχή σε:

Bank

Συμφωνεί το LedgerX με τα πραγματικά bank balances;

Accounts Receivable

Συμφωνεί με:

Customer Summary / Aged Receivables;

Accounts Payable

Συμφωνεί με:

Supplier Summary / Aged Payables;

VAT

Συμφωνεί το VAT liability/receivable με τις VAT returns και τις σχετικές εγγραφές;

Fixed Assets

Υπάρχουν:

• σωστά assets;
• σωστή depreciation;
• disposals;
• accumulated depreciation;

Loans

Συμφωνεί το loan balance με το lender statement;

---

11.4 Balance Sheet by Group

Το Balance Sheet by Group παρουσιάζει την ίδια βασική οικονομική θέση αλλά με ομαδοποιημένους λογαριασμούς.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Balance Sheet by Group

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν το Chart of Accounts περιλαμβάνει πολλούς λογαριασμούς.

Για παράδειγμα αντί να εμφανίζονται ξεχωριστά:

• Bank of Cyprus
• Eurobank
• Savings Account
• Cash in Hand
• Petty Cash

μπορούμε να έχουμε μία πιο συνοπτική εικόνα της ομάδας των Cash & Cash Equivalents, ανάλογα με τη δομή του Chart of Accounts.

Χρήση

Το report είναι κατάλληλο για:

• management reporting
• παρουσίαση σε directors
• γρήγορη επισκόπηση οικονομικής θέσης
• σύγκριση μεγάλων κατηγοριών Assets / Liabilities / Equity

Διαφορά

Balance Sheet

➡️ περισσότερη ανάλυση λογαριασμών.

Balance Sheet by Group

➡️ συγκεντρωτική παρουσίαση.

---

11.5 Cash Flow Statement | Κατάσταση Ταμειακών Ροών

Το Cash Flow Statement δείχνει πώς κινήθηκαν τα μετρητά και τα ταμειακά διαθέσιμα της εταιρείας.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Cash Flow Statement

Το σημαντικότερο σημείο:

Profit ≠ Cash

Μία εταιρεία μπορεί να έχει κέρδος αλλά να αντιμετωπίζει πρόβλημα ρευστότητας.

---

Παράδειγμα

Έστω ότι η εταιρεία εξέδωσε:

Sales Invoices = €100.000

αλλά εισέπραξε μόνο:

€20.000

Το P&L μπορεί να δείξει υψηλό revenue και profit.

Όμως η πραγματική είσπραξη είναι μόνο €20.000.

Τα υπόλοιπα:

€80.000

είναι Accounts Receivable.

---

Βασικές κατηγορίες Cash Flow

Operating Activities

Καθημερινή λειτουργία:

• customer receipts
• supplier payments
• salaries
• rent
• utilities
• taxes

Investing Activities

Επενδύσεις:

• αγορά fixed assets
• πώληση fixed assets
• αγορά/πώληση επενδύσεων

Financing Activities

Χρηματοδότηση:

• loans received
• loan repayments
• share capital
• dividends

---

Πρακτική χρήση

Το Cash Flow Statement βοηθά να απαντήσουμε:

«Έχει η εταιρεία αρκετά πραγματικά διαθέσιμα για να πληρώσει τις υποχρεώσεις της;»

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό για:

• cash management
• loan planning
• supplier payments
• salaries
• tax payments
• business planning

---

11.6 Statement of Changes in Equity

Το Statement of Changes in Equity δείχνει πώς μεταβλήθηκαν τα ίδια κεφάλαια της εταιρείας μέσα στην περίοδο.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Statement of Changes in Equity

Μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως:

• Share Capital
• Retained Earnings
• Current Year Profit/Loss
• Dividends
• Other equity movements
• Closing Equity

---

Παράδειγμα

Αρχικό Equity:

€50.000

Κατά τη διάρκεια του έτους:

Profit = €20.000

και dividends:

€5.000

Άρα:

Opening Equity          €50,000
+ Profit                  €20,000
- Dividends                €5,000
--------------------------------
Closing Equity           €65,000

Γιατί είναι σημαντικό

Μας δείχνει γιατί το Equity στο Balance Sheet άλλαξε από:

€50.000 → €65.000

Δεν αρκεί να βλέπουμε μόνο το τελικό ποσό. Πρέπει να κατανοούμε την κίνηση που το δημιούργησε.

---

11.7 Trial Balance | Ισοζύγιο

Το Trial Balance είναι από τα σημαντικότερα reports για τον λογιστή.

Διαδρομή

Reports → General Ledger → Trial Balance

Το Trial Balance παρουσιάζει όλους τους λογαριασμούς του General Ledger και τα χρεωστικά/πιστωτικά τους υπόλοιπα.

---

Βασικός κανόνας

Total Debits = Total Credits

Παράδειγμα:

Το Trial Balance ισορροπεί.

---

Τι ελέγχουμε

Το Trial Balance είναι εξαιρετικό για:

• έλεγχο λογιστικής ισορροπίας
• εντοπισμό unusual balances
• review του Chart of Accounts
• preparation of financial statements
• year-end audit
• εντοπισμό λανθασμένων postings

Για παράδειγμα

Βλέπουμε:

Telephone & Internet = €100.000

για μία μικρή εταιρεία.

Αυτό είναι πιθανό red flag.

Μπορεί να υπάρχει:

• λάθος account
• λάθος ποσό
• duplicate transaction
• decimal error
• λανθασμένη ταξινόμηση

---

11.8 General Ledger Summary

Το General Ledger Summary παρέχει συγκεντρωτική εικόνα των λογαριασμών του General Ledger.

Διαδρομή

Reports → General Ledger → General Ledger Summary

Είναι πιο αναλυτικό από τις Financial Statements, αλλά πιο συνοπτικό από το πλήρες transaction-level ledger.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το report για να δούμε:

• account balances
• debit movements
• credit movements
• closing balances
• δραστηριότητα ανά λογαριασμό

---

Παράδειγμα

Για τον λογαριασμό:

6110 Electricity

μπορεί να έχουμε:

Άρα υπάρχουν συνολικές χρεώσεις €3.500 και πιστώσεις €200.

Χρήση

Είναι πολύ χρήσιμο για:

• account review
• month-end review
• audit preparation
• investigation συγκεκριμένου λογαριασμού
• σύγκριση με προηγούμενες περιόδους

---

11.9 General Ledger Transactions | Αναλυτικό Καθολικό

Το General Ledger Transactions είναι το πιο αναλυτικό report.

Διαδρομή

Reports → General Ledger → General Ledger Transactions

Εδώ εξετάζουμε τις πραγματικές λογιστικές κινήσεις που δημιούργησαν τα υπόλοιπα.

---

Παράδειγμα

Για το account:

6110 Electricity

μπορεί να εμφανιστούν:

Το τελικό υπόλοιπο προκύπτει από τις individual transactions.

---

Γιατί είναι τόσο σημαντικό

Αν το P&L δείξει:

Electricity Expense = €12.500

και θέλουμε να καταλάβουμε από πού προέρχεται το ποσό, δεν αρκεί το P&L.

Πηγαίνουμε:

P&L → Electricity → General Ledger Transactions

και βλέπουμε τις underlying εγγραφές.

---

11.10 Η σχέση μεταξύ των Reports

Ένας πολύ σημαντικός κανόνας για το manual είναι:

Transactions
      ↓
General Ledger
      ↓
Trial Balance
      ↓
Financial Statements

Πιο αναλυτικά:

1. Transaction

Καταχωρείται ένα:

• Sales Invoice
• Purchase Invoice
• Receipt
• Payment
• Journal Entry

⬇️

2. General Ledger

Η συναλλαγή δημιουργεί λογιστικές εγγραφές στους σχετικούς λογαριασμούς.

⬇️

3. Trial Balance

Τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών συγκεντρώνονται στο Trial Balance.

⬇️

4. Financial Statements

Τα υπόλοιπα χρησιμοποιούνται για την παραγωγή:

• Profit & Loss
• Balance Sheet
• Cash Flow
• Statement of Changes in Equity

---

11.11 Ποιο Report χρησιμοποιώ για κάθε περίπτωση;

---

11.12 Μηνιαίο Accounting Review

Για έναν λογιστή, μία πρακτική σειρά ελέγχου είναι:

1️⃣ Bank Reconciliation

Ελέγχουμε τα bank accounts.

⬇️

2️⃣ Customer Reports

Aged Receivables

Ελέγχουμε τι μας χρωστούν.

⬇️

3️⃣ Supplier Reports

Aged Payables

Ελέγχουμε τι χρωστάμε.

⬇️

4️⃣ VAT Reports

Ελέγχουμε output VAT και input VAT.

⬇️

5️⃣ General Ledger

Ελέγχουμε unusual ή λανθασμένες εγγραφές.

⬇️

6️⃣ Trial Balance

Ελέγχουμε όλα τα account balances.

⬇️

7️⃣ Profit & Loss

Ελέγχουμε revenue, cost και expenses.

⬇️

8️⃣ Balance Sheet

Ελέγχουμε Assets, Liabilities και Equity.

⬇️

9️⃣ Cash Flow

Ελέγχουμε τη ρευστότητα.

⬇️

🔟 Final Review

Συγκρίνουμε με:

• προηγούμενο μήνα
• προηγούμενο έτος
• budget
• supporting documents
• bank statements
• customer/supplier statements

---

🔎 Πολύ σημαντικό

Τα Financial Statements δεν είναι ξεχωριστές εγγραφές. Είναι το αποτέλεσμα των λογιστικών εγγραφών που έχουν καταχωρηθεί στο LedgerX.

Άρα, εάν το P&L ή το Balance Sheet εμφανίζει λάθος ποσό, δεν διορθώνουμε το report.

Ψάχνουμε προς τα πίσω:

Financial Statement → Trial Balance → General Ledger → Original Transaction

Αυτό είναι το βασικό workflow για σωστό accounting review και audit trail.

12 — Inventory Items | Είδη Αποθέματος

 

Το Inventory Items χρησιμοποιείται για τη δημιουργία και διαχείριση των προϊόντων που αγοράζει, αποθηκεύει και πουλά η επιχείρηση.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που διατηρούν stock / αποθέματα, καθώς επιτρέπει στο LedgerX να παρακολουθεί:

• ποσότητες αποθέματος
• κόστος αγοράς
• τιμές πώλησης
• κόστος πωληθέντων
• αξία αποθέματος
• κερδοφορία ανά προϊόν
• αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων στα invoices.

---

12.1 Δημιουργία Inventory Item

Από το LedgerX μεταβαίνουμε στην περιοχή:

Inventory Items → New Inventory Item

Η φόρμα δημιουργίας περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία του προϊόντος και τις ρυθμίσεις που καθορίζουν πώς θα χρησιμοποιείται στις αγορές και πωλήσεις.

---

12.2 Item Code | Κωδικός Είδους

Item Code είναι ο μοναδικός κωδικός του προϊόντος.

Παράδειγμα:

LAP-001

ή

PROD-1001

ή

SKU-001

Το πεδίο εμφανίζεται ως Optional, επομένως δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά για επιχειρήσεις με πολλά προϊόντα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο.

Παράδειγμα

Γιατί είναι χρήσιμο

Ο κωδικός βοηθά:

• στην αναζήτηση προϊόντων
• στην αποφυγή σύγχυσης μεταξύ παρόμοιων προϊόντων
• στην οργάνωση μεγάλου inventory
• στη χρήση SKU
• στην ταχύτερη καταχώρηση invoices.

---

12.3 Item Name | Ονομασία Είδους

Το Item Name είναι η ονομασία του προϊόντος.

Παράδειγμα:

Wireless Keyboard Logitech

ή

500ml Bottled Water

ή

Office Chair Black

Η ονομασία πρέπει να είναι σαφής και σταθερή, ώστε να χρησιμοποιείται με τον ίδιο τρόπο στα purchase και sales documents.

Καλή πρακτική

Αποφεύγουμε ονομασίες όπως:

Keyboard

και προτιμούμε:

Logitech K380 Wireless Keyboard

όταν αυτό βοηθά στην αναγνώριση του προϊόντος.

---

12.4 Unit Name | Μονάδα Μέτρησης

Το Unit Name καθορίζει τη μονάδα με την οποία μετράται το προϊόν.

Παραδείγματα:

• pcs — τεμάχια
• kg — κιλά
• litre — λίτρα
• box — κιβώτια
• pack — πακέτα
• hour — ώρες

Παράδειγμα

Για bottled water:

Unit Name: bottle

Για προϊόν που πωλείται σε κιβώτια:

Unit Name: box

Για προϊόν που πωλείται με το κιλό:

Unit Name: kg

Η σωστή μονάδα είναι σημαντική για την παρακολούθηση των ποσοτήτων.

---

12.5 Valuation Method | Μέθοδος Αποτίμησης

Το Valuation Method καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο υπολογίζεται το κόστος του inventory.

Στο screenshot εμφανίζεται:

First in, first out (FIFO)

FIFO σημαίνει:

First In, First Out

δηλαδή θεωρείται ότι τα προϊόντα που αγοράστηκαν πρώτα είναι αυτά που πωλούνται πρώτα για σκοπούς υπολογισμού του κόστους.

---

Παράδειγμα FIFO

Αγοράζουμε:

100 τεμάχια × €10 = €1.000

και αργότερα:

100 τεμάχια × €12 = €1.200

Συνολικό stock:

200 τεμάχια

Αν πουλήσουμε 120 τεμάχια, με FIFO το κόστος των πρώτων 100 τεμαχίων προέρχεται από την πρώτη αγορά και τα επόμενα 20 από τη δεύτερη αγορά.

Άρα:

100 × €10 = €1.000
 20 × €12 = €  240
-------------------
COGS       = €1.240

και παραμένουν:

80 τεμάχια × €12 = €960

Γιατί είναι σημαντικό

Η μέθοδος αποτίμησης επηρεάζει:

• Inventory Value
• Cost of Sales
• Gross Profit
• Profit & Loss
• αξία closing stock.

⚠️ Η μέθοδος αποτίμησης πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης και να εφαρμόζεται με συνέπεια.

---

12.6 Qty Desired | Επιθυμητή Ποσότητα

Το Qty desired χρησιμοποιείται για να καθοριστεί η επιθυμητή ποσότητα αποθέματος για το συγκεκριμένο προϊόν.

Παράδειγμα:

Qty Desired = 50

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιείται ως σημείο αναφοράς για το απαιτούμενο stock.

Παράδειγμα

Έχουμε:

Qty Desired = 50

και το διαθέσιμο inventory πέσει στα:

15 τεμάχια

τότε γνωρίζουμε ότι πρέπει να εξετάσουμε νέα αγορά.

---

12.7 Custom Income Account

Το Custom income account επιτρέπει να ορίσουμε συγκεκριμένο λογαριασμό εσόδων για το προϊόν.

Για παράδειγμα:

4000 Sales – Goods

ή διαφορετικό income account ανά κατηγορία προϊόντος.

Παράδειγμα

Μία εταιρεία έχει:

• πωλήσεις προϊόντων → 4000 Sales - Goods
• πωλήσεις υπηρεσιών → 4010 Sales - Services

Ένα inventory item προϊόντος μπορεί να συνδεθεί με:

4000 Sales - Goods

Έτσι όταν χρησιμοποιείται σε sales invoice, το LedgerX μπορεί να χρησιμοποιεί τον συγκεκριμένο λογαριασμό.

---

12.8 Custom Expense Account

Το Custom expense account καθορίζει τον λογαριασμό εξόδου/κόστους που θα χρησιμοποιείται για το συγκεκριμένο inventory item, σύμφωνα με τη ρύθμιση του συστήματος.

Για inventory προϊόντα αυτό μπορεί να σχετίζεται με το Cost of Sales / κόστος πωληθέντων.

Παράδειγμα:

5010 Purchases

ή τον αντίστοιχο λογαριασμό που έχει οριστεί στη λογιστική δομή της εταιρείας.

Γιατί είναι χρήσιμο

Επιτρέπει διαφορετικά προϊόντα ή κατηγορίες προϊόντων να χρησιμοποιούν διαφορετικούς λογαριασμούς.

---

12.9 Autofill — Line Description

Η επιλογή:

Autofill — Line description

επιτρέπει στο LedgerX να συμπληρώνει αυτόματα την περιγραφή της γραμμής όταν επιλέγουμε το συγκεκριμένο inventory item σε ένα document.

Παράδειγμα

Inventory Item:

Item Name: Logitech Wireless Keyboard

Όταν το επιλέξουμε σε sales invoice, η περιγραφή μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα ως:

Logitech Wireless Keyboard

Έτσι ο χρήστης δεν χρειάζεται να πληκτρολογεί κάθε φορά την ίδια περιγραφή.

---

12.10 Autofill — Purchases — Unit Price

Η επιλογή:

Autofill — Purchases — Unit price

χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της τιμής αγοράς του προϊόντος.

Παράδειγμα:

Purchase Unit Price = €25

Όταν χρησιμοποιείται το προϊόν σε purchase invoice, η τιμή μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα.

Παράδειγμα

Item: Wireless Keyboard
Qty: 10
Unit Price: €25
Total: €250

Αυτό μειώνει την επαναλαμβανόμενη καταχώρηση.

---

12.11 Autofill — Sales — Unit Price

Η επιλογή:

Autofill — Sales — Unit price

χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της τιμής πώλησης.

Παράδειγμα:

Sales Unit Price = €40

Σε sales invoice:

Wireless Keyboard
Qty: 10
Unit Price: €40
Total: €400

Σημαντικό

Η τιμή που συμπληρώνεται αυτόματα πρέπει να ελέγχεται πριν την έκδοση invoice, ειδικά εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί διαφορετικές τιμές ανά πελάτη ή προσφορές.

---

12.12 Autofill — Sales — Division

Η επιλογή:

Autofill — Sales — Division

χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της σχετικής Division στις πωλήσεις, όπου η επιχείρηση χρησιμοποιεί divisions ή αντίστοιχη οργανωτική/λογιστική ταξινόμηση.

Παράδειγμα

Μία εταιρεία μπορεί να έχει:

• Retail
• Wholesale
• Online Sales

Ένα συγκεκριμένο inventory item μπορεί να συνδέεται αυτόματα με την κατάλληλη division.

Αυτό βοηθά στη μεταγενέστερη ανάλυση των πωλήσεων.

---

12.13 Autofill — Tax Code

Η επιλογή:

Autofill — Tax Code

καθορίζει τον φορολογικό κωδικό που θα συμπληρώνεται αυτόματα όταν χρησιμοποιείται το item.

Παράδειγμα:

VAT 19%

Όταν το προϊόν χρησιμοποιείται σε sales invoice, το LedgerX μπορεί να προτείνει αυτόματα τον συγκεκριμένο tax code.

Παράδειγμα

Product                 €1,000
VAT 19%                   €190
Total                   €1,190

⚠️ Ο tax code πρέπει να είναι σωστός για το συγκεκριμένο προϊόν και τη συγκεκριμένη συναλλαγή. Δεν πρέπει να θεωρούμε ότι κάθε πώληση ενός item έχει πάντοτε τον ίδιο φορολογικό χειρισμό.

---

12.14 Hide Item Name on Printed Documents

Η επιλογή:

Hide item name on printed documents

επιτρέπει να αποκρύπτεται το όνομα του inventory item στα εκτυπωμένα documents.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο σε ειδικές περιπτώσεις όπου η εταιρεία θέλει να εμφανίζεται διαφορετική περιγραφή ή να μην εμφανίζεται η εσωτερική ονομασία του item στο printed invoice.

Παράδειγμα

Εσωτερικά:

Item Name: SUP-001 – Special Product

αλλά στο printed document θέλουμε να εμφανίζεται μόνο η custom line description.

---

12.15 Image | Εικόνα Προϊόντος

Το Inventory Item μπορεί να έχει συνδεδεμένη εικόνα μέσω:

Image → Choose File

Μπορούμε να ανεβάσουμε φωτογραφία του προϊόντος.

Χρήσιμο για:

• εύκολη αναγνώριση προϊόντος
• product catalog
• POS / sales διαδικασία
• εσωτερική διαχείριση inventory
• αποφυγή επιλογής λάθος item.

Για επιχειρήσεις με πολλά παρόμοια προϊόντα, η εικόνα μπορεί να βοηθήσει σημαντικά τον χρήστη.

---

12.16 Create

Με το:

Create

δημιουργούμε και αποθηκεύουμε το inventory item.

Παράδειγμα:

Item Code:        KB-001
Item Name:        Logitech Wireless Keyboard
Unit Name:        pcs
Valuation:        FIFO
Qty Desired:      20
Purchase Price:   €25
Sales Price:      €40
Income Account:   4000 Sales - Goods
Tax Code:         VAT 19%

Μετά τη δημιουργία, το item μπορεί να χρησιμοποιηθεί στα σχετικά purchase/sales documents.

---

12.17 Create & add another

Το:

Create & add another

αποθηκεύει το συγκεκριμένο item και ανοίγει αμέσως νέα φόρμα για δημιουργία άλλου item.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εισάγουμε πολλά προϊόντα διαδοχικά.

---

12.18 Παράδειγμα ολοκληρωμένου Inventory Item

Έστω ότι μία εταιρεία πουλά Wireless Keyboard.

Στοιχεία

Αγορά:

10 × €25 = €250

Πώληση:

10 × €40 = €400

Gross margin πριν από άλλες σχετικές επιβαρύνσεις:

€400 − €250 = €150

---

12.19 Τι κερδίζουμε με σωστά Inventory Items

Η σωστή δημιουργία των inventory items μειώνει σημαντικά τη χειροκίνητη καταχώρηση.

Όταν το item χρησιμοποιείται σε invoice, μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα:

• περιγραφή
• purchase price
• sales price
• income account
• expense account
• division
• tax code.

Έτσι μειώνονται τα λάθη και δημιουργείται πιο συνεπής λογιστική καταχώρηση.

---

12.20 Checklist πριν δημιουργήσουμε ένα Item

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

☐ Σωστό Item Code
☐ Σωστό Item Name
☐ Σωστή Unit Name
☐ Σωστή Valuation Method
☐ Σωστό Qty Desired, εφόσον χρησιμοποιείται
☐ Σωστό Income Account
☐ Σωστό Expense Account
☐ Σωστό Purchase Unit Price
☐ Σωστό Sales Unit Price
☐ Σωστό Division, εφόσον χρησιμοποιείται
☐ Σωστό Tax Code
☐ Εικόνα προϊόντος, εφόσον χρειάζεται

⚠️ Κρίσιμο

Τα Inventory Items δεν είναι απλώς ένας κατάλογος προϊόντων. Οι ρυθμίσεις τους μπορούν να επηρεάσουν τιμές, λογαριασμούς, ΦΠΑ και την αποτίμηση του αποθέματος. Επομένως, πριν δημιουργηθούν πολλά items μαζικά, είναι σημαντικό να έχει συμφωνηθεί η σωστή δομή των accounts, tax codes και valuation method.