# 03B — Suppliers | Προμηθευτές [![NEW COMPANY 2026 _ Suppliers.png](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/new-company-2026-suppliers.png)](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/new-company-2026-suppliers.png) Η ενότητα **Suppliers** χρησιμοποιείται για την πλήρη διαχείριση των προμηθευτών της επιχείρησης. Από εδώ ο χρήστης μπορεί να δημιουργεί και να διαχειρίζεται τις καρτέλες των προμηθευτών, να βλέπει την οικονομική τους κατάσταση και να παρακολουθεί τις συναλλαγές που σχετίζονται με κάθε προμηθευτή. Η οθόνη **Suppliers** λειτουργεί ουσιαστικά ως ένας κεντρικός πίνακας ελέγχου των **Accounts Payable** της επιχείρησης. --- # 1. Πρόσβαση στους Προμηθευτές Από το αριστερό μενού επιλέγουμε: **Suppliers** Εμφανίζεται η λίστα με όλους τους καταχωρημένους προμηθευτές. Στο παράδειγμα εμφανίζονται: - **001 — EAC** - **002 — EΟΑΑ** Για κάθε προμηθευτή εμφανίζονται συγκεντρωτικά οι βασικές πληροφορίες και τα οικονομικά υπόλοιπα. --- # 2. New Supplier — Νέος Προμηθευτής Στο επάνω μέρος υπάρχει η επιλογή: **New Supplier** Χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέας καρτέλας προμηθευτή. Νέος supplier πρέπει να δημιουργείται όταν η επιχείρηση ξεκινά να λαμβάνει τιμολόγια ή άλλες χρεώσεις από νέο προμηθευτή. ### Παραδείγματα - Electricity Authority of Cyprus - Telecom provider - Insurance company - Accountant - Auditor - Supplier of goods - Landlord - Software provider --- # 3. Code — Κωδικός Προμηθευτή Η στήλη **Code** εμφανίζει τον μοναδικό κωδικό του προμηθευτή. Στο παράδειγμα: **001 — EAC** και **002 — EOAA** Ο κωδικός βοηθά στην εύκολη αναγνώριση και αναζήτηση του supplier. ### Καλή πρακτική Να χρησιμοποιείται **μοναδικός κωδικός για κάθε προμηθευτή**. Παράδειγμα:
CodeSupplier
001EAC
002EOAA
003Cyta
004Auditor
005Insurance Company
--- # 4. Status — Κατάσταση Προμηθευτή Η στήλη **Status** εμφανίζει την κατάσταση του supplier. Στο παράδειγμα εμφανίζεται: 🟢 **Paid** Η ένδειξη αυτή παρέχει γρήγορη εικόνα για την κατάσταση του λογαριασμού του προμηθευτή. Ο χρήστης μπορεί έτσι να εντοπίζει γρήγορα εάν ένας supplier έχει ανεξόφλητες υποχρεώσεις ή εάν οι σχετικές συναλλαγές έχουν εξοφληθεί. > Η κατάσταση πρέπει να αξιολογείται μαζί με το **Accounts Payable balance** και τις επιμέρους συναλλαγές. --- # 5. Name — Όνομα Προμηθευτή Η στήλη **Name** εμφανίζει την ονομασία του supplier. Παράδειγμα: **EAC** ή **EOAA** Για εταιρείες είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται η επίσημη ονομασία του προμηθευτή, όπως εμφανίζεται στα τιμολόγια. --- # 6. Control Account — Λογαριασμός Ελέγχου Η στήλη: **Control account** δείχνει τον λογαριασμό στον οποίο παρακολουθείται η υποχρέωση προς τον supplier. Στο παράδειγμα: **Accounts payable** Αυτό σημαίνει ότι οι υποχρεώσεις προς τον συγκεκριμένο supplier παρακολουθούνται μέσω του λογαριασμού **Accounts Payable**. --- # 7. Τι είναι το Accounts Payable; **Accounts Payable (AP)** είναι τα ποσά που οφείλει η επιχείρηση στους προμηθευτές της. Παράδειγμα: Η εταιρεία λαμβάνει invoice από την EAC: **Net:** €1,000 **VAT:** €190 **Total:** €1,190 Εάν το invoice δεν έχει πληρωθεί, η εταιρεία έχει: > **Accounts Payable — €1,190** Δηλαδή οφείλει €1.190 στον supplier. --- # 8. Receipts — Εισπράξεις Η στήλη **Receipts** εμφανίζει τις σχετικές εισπράξεις/πιστώσεις που συνδέονται με τον συγκεκριμένο supplier account, σύμφωνα με την παραμετροποίηση του LedgerX. Ανάλογα με τη συναλλαγή, μπορεί να περιλαμβάνει ποσά που επηρεάζουν την καρτέλα του supplier. Για τον χρήστη είναι σημαντικό να εξετάζει τις επιμέρους κινήσεις και όχι μόνο το συνολικό ποσό. --- # 9. Payments — Πληρωμές Η στήλη **Payments** παρουσιάζει τις πληρωμές που έχουν καταχωρηθεί προς τον συγκεκριμένο supplier. Παράδειγμα: Η εταιρεία οφείλει στην EAC: **€1,190** και πραγματοποιεί πληρωμή: **€1,190** Η πληρωμή εμφανίζεται στην καρτέλα του supplier και μειώνει την οφειλή. ### Λογιστικά: **Debit — Accounts Payable €1,190** **Credit — Bank €1,190** --- # 10. Accounts Payable — Υπόλοιπο Προμηθευτή Η στήλη: **Accounts payable** είναι από τις σημαντικότερες στήλες της συγκεκριμένης οθόνης. Δείχνει το ποσό που παραμένει οφειλόμενο στον supplier. Στο παράδειγμα: **€0.00** Αυτό σημαίνει ότι, σύμφωνα με τις καταχωρήσεις του LedgerX, δεν υπάρχει υπόλοιπο payable προς τον συγκεκριμένο supplier. --- # 11. Παράδειγμα Supplier με Υπόλοιπο Ας υποθέσουμε ότι η επιχείρηση λαμβάνει: **EAC Invoice = €1,190** και δεν το έχει πληρώσει. Η καρτέλα μπορεί να εμφανίζει: **Accounts Payable = €1,190** Μετά την πληρωμή: **Payment = €1,190** το υπόλοιπο γίνεται: **Accounts Payable = €0** ### Η λογική: **Invoice** €1,190 payable ↓ **Payment** €1,190 ↓ **Balance** €0 ✅ --- # 12. Edit — Επεξεργασία Προμηθευτή Το κουμπί: **Edit** χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των στοιχείων του supplier. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί, ανάλογα με τα διαθέσιμα πεδία, για ενημέρωση: - επωνυμίας, - διεύθυνσης, - VAT number, - contact details, - payment terms, - λογιστικών ρυθμίσεων, - άλλων στοιχείων του supplier. > ⚠️ Τα βασικά λογιστικά στοιχεία πρέπει να αλλάζουν με προσοχή, ώστε να μην επηρεάζεται λανθασμένα η ιστορική παρακολούθηση. --- # 13. View — Προβολή Προμηθευτή Το κουμπί: **View** χρησιμοποιείται για να ανοίξει η καρτέλα του συγκεκριμένου supplier. Εδώ μπορούμε να εξετάσουμε αναλυτικότερα τις συναλλαγές του. --- # 14. Τι μπορούμε να ελέγξουμε στην καρτέλα Supplier; Η καρτέλα ενός supplier είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για λογιστικό έλεγχο. Μπορούμε να εξετάσουμε: - Purchase Invoices - Payments - Credits / adjustments - Outstanding balances - Ημερομηνίες συναλλαγών - Ποσά - References - Υπόλοιπο supplier - Ιστορικό συναλλαγών Έτσι μπορούμε να απαντήσουμε εύκολα: > **Πόσα τιμολόγια έχουμε λάβει από τον supplier;** > **Πόσα έχουμε πληρώσει;** > **Πόσα του οφείλουμε;** > **Ποιο είναι το συνολικό υπόλοιπο;** --- # 15. Supplier Ledger — Καρτέλα Προμηθευτή Η καρτέλα του supplier μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως **supplier ledger**. Παράδειγμα:
DateDescriptionDebitCreditBalance
01/10Opening balance—€500€500
05/10Purchase Invoice—€1,190€1,690
10/10Payment€1,000—€690
15/10Payment€690—€0
Έτσι ο χρήστης μπορεί να δει **ολόκληρη την κίνηση του supplier**. --- # 16. Purchase Invoice και Supplier Κάθε Purchase Invoice πρέπει να συνδέεται με τον σωστό supplier. Για παράδειγμα: **Purchase Invoice** Supplier: **EAC** Amount: **€1,190** Account: **6110 — Electricity** VAT: **19%** Το invoice δημιουργεί υποχρέωση στον supplier. --- # 17. Payment προς Supplier Όταν γίνει η πληρωμή από την τράπεζα: **Bank → Supplier** η πληρωμή πρέπει να καταχωρηθεί στον σωστό supplier. Έτσι το LedgerX μπορεί να μειώσει το outstanding balance. ### Παράδειγμα Invoice: **€1,190** Payment: **€1,190** Supplier balance: **€0** --- # 18. Partial Payment — Μερική Πληρωμή Εάν πληρωθεί μόνο μέρος του invoice: Invoice: **€1,190** Payment: **€700** τότε: **Outstanding balance = €490** Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν οι προμηθευτές πληρώνονται σε δόσεις ή με προκαταβολές. --- # 19. Γιατί είναι σημαντικό το Supplier Balance; Το Accounts Payable balance βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει: - πόσα χρήματα οφείλει, - σε ποιον τα οφείλει, - πότε πρέπει να πληρωθούν, - ποια invoices παραμένουν ανοικτά, - ποιοι suppliers έχουν ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα. Αυτό βοηθά σημαντικά στη **διαχείριση cash flow**. --- # 20. Αναζήτηση Προμηθευτή Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης υπάρχει: **Search** Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για γρήγορη αναζήτηση supplier. Για παράδειγμα: `EAC` ή `EOAA` ή τον supplier code: `001` --- # 21. Advanced Queries Η επιλογή: **Advanced Queries** επιτρέπει πιο σύνθετη αναζήτηση/φιλτράρισμα των suppliers. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλοί suppliers. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση συγκεκριμένων κατηγοριών ή οικονομικών καταστάσεων, ανάλογα με τα διαθέσιμα φίλτρα της εγκατάστασης. --- # 22. Batch Operations Η επιλογή: **Batch Operations** χρησιμοποιείται για μαζικές ενέργειες σε πολλούς suppliers. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές καρτέλες και χρειάζεται να εφαρμοστεί μια κοινή ενέργεια. > Πριν εκτελέσετε μαζική αλλαγή, ελέγξτε προσεκτικά τους επιλεγμένους suppliers. --- # 23. Edit Columns Το: **Edit columns** επιτρέπει την προσαρμογή των στηλών που εμφανίζονται στον πίνακα. Αυτό είναι χρήσιμο εάν ο χρήστης θέλει να βλέπει διαφορετικές πληροφορίες στην κύρια λίστα. ### Για παράδειγμα Μπορεί να θέλει να δίνει έμφαση σε: - Supplier Name - Status - Accounts Payable - Payments αντί για λιγότερο σημαντικές πληροφορίες. --- # 24. Copy to Clipboard Η επιλογή: **Copy to clipboard** μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αντιγραφή των δεδομένων του πίνακα ώστε να χρησιμοποιηθούν σε άλλη εφαρμογή, όπως: - Excel - Google Sheets - reports - internal analysis Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για περαιτέρω ανάλυση ή reporting. --- # 25. Form Defaults Το: **Form Defaults** χρησιμοποιείται για τον καθορισμό προεπιλεγμένων τιμών κατά τη δημιουργία supplier records. Η χρήση σωστών defaults μπορεί να μειώσει τον χρόνο καταχώρησης και να βοηθήσει στην τυποποίηση των δεδομένων. --- # 26. Πρακτικό Παράδειγμα — EAC Ας δούμε ολόκληρο τον κύκλο. ### Βήμα 1 — Supplier Δημιουργούμε: **Code:** 001 **Name:** EAC **Control Account:** Accounts Payable ### Βήμα 2 — Purchase Invoice Καταχωρούμε: **Electricity Expense:** €1,000 **VAT:** €190 **Total:** €1,190 ### Βήμα 3 — Supplier Balance Το Accounts Payable γίνεται: **€1,190** ### Βήμα 4 — Payment Η εταιρεία πληρώνει από την Bank: **€1,190** ### Βήμα 5 — Supplier Balance Το υπόλοιπο γίνεται: **€0** --- # 27. Τι πρέπει να συμφωνεί; Για σωστή λογιστική παρακολούθηση πρέπει να υπάρχει συμφωνία μεταξύ: **Supplier Ledger** και **Purchase Invoices** και **Payments** και **Bank Statement** Παράδειγμα: > Supplier invoices = €10,000 > Payments = €8,000 > Outstanding = €2,000 Το LedgerX πρέπει να εμφανίζει: **Accounts Payable = €2,000** --- # 28. Supplier Statement Reconciliation Περιοδικά είναι καλή πρακτική να ζητείται **Supplier Statement** από σημαντικούς προμηθευτές και να συγκρίνεται με την καρτέλα του LedgerX. ### Ελέγχουμε: - Invoice numbers - Invoice dates - Invoice amounts - Credit notes - Payments - Outstanding balance ### Παράδειγμα Supplier Statement: **€4,500** LedgerX: **€4,500** ✅ Συμφωνεί. Εάν: Supplier Statement: **€4,500** LedgerX: **€5,000** ❌ Υπάρχει διαφορά €500 που πρέπει να διερευνηθεί. --- # 29. Συχνά Λάθη ❌ Δημιουργία duplicate supplier. ❌ Λανθασμένο VAT number. ❌ Λανθασμένος supplier σε Purchase Invoice. ❌ Καταχώρηση payment χωρίς σωστό supplier. ❌ Καταχώρηση supplier payment ως expense. ❌ Μη αντιστοίχιση payment με invoice. ❌ Παράλειψη credit notes. ❌ Αποδοχή supplier balance χωρίς reconciliation. --- # 30. Καλές Πρακτικές ### ✅ Ένας supplier = μία καρτέλα Αποφεύγουμε: > EAC > Electricity Authority > EAC Ltd ως τρεις διαφορετικούς suppliers, εάν αφορούν την ίδια οντότητα. ### ✅ Χρησιμοποιούμε μοναδικούς κωδικούς **001, 002, 003...** ### ✅ Καταχωρούμε τα invoices στον σωστό supplier ### ✅ Καταχωρούμε τις πληρωμές στον σωστό supplier ### ✅ Ελέγχουμε τα Accounts Payable balances ### ✅ Κάνουμε supplier statement reconciliations ### ✅ Διατηρούμε σωστά VAT στοιχεία --- # 31. Συνολική Εικόνα Η ενότητα **Suppliers** αποτελεί το κεντρικό σημείο παρακολούθησης των προμηθευτών και των υποχρεώσεων της επιχείρησης. Η βασική ροή είναι: **New Supplier** ↓ **Purchase Invoice** ↓ **Accounts Payable** ↓ **Payment** ↓ **Supplier Ledger** ↓ **Accounts Payable Balance** ↓ **Supplier Statement Reconciliation** --- ## 📌 Βασική αρχή > **Supplier = Ποιος μας προμηθεύει.** > **Purchase Invoice = Τι μας χρέωσε και πόσα του οφείλουμε.** > **Payment = Πόσα πληρώσαμε.** > **Accounts Payable = Πόσα εξακολουθούμε να του οφείλουμε.** > **Supplier Ledger = Το πλήρες ιστορικό της οικονομικής σχέσης μας με τον συγκεκριμένο προμηθευτή.** Με τη σωστή χρήση της ενότητας **Suppliers**, η επιχείρηση μπορεί να έχει άμεση εικόνα για **τιμολόγια, πληρωμές, υπόλοιπα και υποχρεώσεις ανά προμηθευτή**, ενώ ο λογιστής μπορεί να πραγματοποιεί ευκολότερα συμφωνίες και ελέγχους.