04Γ — Είσπραξη Τιμολογίου από Πελάτη

04Γ — Είσπραξη Τιμολογίου από Πελάτη

Η διαδικασία είσπραξης ενός Sales Invoice από πελάτη χρησιμοποιείται όταν ένας πελάτης εξοφλεί, πλήρως ή μερικώς, ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί.

Στο LedgerX η διαδικασία γίνεται πολύ εύκολα απευθείας από το Sales Invoice, μέσω:

Copy to → New Receipt

Με αυτόν τον τρόπο η είσπραξη συνδέεται με το συγκεκριμένο τιμολόγιο και το Accounts Receivable ενημερώνεται αυτόματα.

---

1. Η βασική λογική

Η πλήρης διαδικασία είναι:

Sales Invoice

↓

Accounts Receivable

↓

Copy to → New Receipt

↓

Receipt

↓

Bank / Cash

↓

Accounts Receivable μειώνεται

Αν το τιμολόγιο εξοφληθεί πλήρως:

Accounts Receivable → €0

Αν πληρωθεί μόνο μέρος:

Accounts Receivable → Remaining Balance

---

2. Το παράδειγμα του Sales Invoice

Στο screenshot βλέπουμε Sales Invoice για:

Customer: Customer

Code: 001

Invoice Date: 05/10/2026

Reference: 1

Invoice Number: 1

Το τιμολόγιο περιλαμβάνει:

Άρα ο πελάτης οφείλει συνολικά:

€6,172.00

---

3. Τι δημιουργεί το Sales Invoice;

Όταν εκδίδεται το Sales Invoice, δημιουργείται απαίτηση από τον πελάτη.

Η βασική λογιστική λογική είναι:

Άρα:

Customer owes us = €6,172

Το ποσό αυτό εμφανίζεται στο Accounts Receivable.

---

4. Άνοιγμα του Sales Invoice

Από το μενού:

Sales Invoices

εντοπίζουμε το συγκεκριμένο τιμολόγιο.

Ανοίγουμε το invoice για τον:

Customer — Code 001

και εμφανίζεται η αναλυτική προβολή του τιμολογίου.

---

5. Copy to

Στο επάνω μέρος του Sales Invoice υπάρχει το κουμπί:

Copy to

Πατώντας το εμφανίζεται το μενού:

• New Receipt
• New Sales Invoice
• New Credit Note
• New Purchase Invoice
• New Debit Note
• New Recurring Sales Invoice

Για να καταχωρήσουμε την είσπραξη επιλέγουμε:

New Receipt

---

6. Γιατί χρησιμοποιούμε New Receipt;

Το New Receipt αντιπροσωπεύει τα χρήματα που εισπράξαμε από τον πελάτη.

Το Sales Invoice απαντά στην ερώτηση:

Τι μας οφείλει ο πελάτης;

Το Receipt απαντά:

Τι εισπράξαμε από τον πελάτη;

---

7. New Receipt — Καταχώρηση Είσπραξης

Με την επιλογή:

Copy to → New Receipt

δημιουργείται η σχετική είσπραξη.

Το σύστημα χρησιμοποιεί το υπάρχον Sales Invoice ως βάση.

Έτσι μπορούμε να καταχωρήσουμε γρήγορα:

• την ημερομηνία είσπραξης,
• τον τραπεζικό λογαριασμό ή cash account,
• τον πελάτη,
• το ποσό που εισπράχθηκε,
• την περιγραφή/reference.

---

8. Paid Into — Bank ή Cash

Το σημαντικότερο σημείο της Receipt είναι να δηλώσουμε πού μπήκαν τα χρήματα.

Για παράδειγμα:

Bank of Cyprus

ή:

Eurobank

ή:

Cash in hand

ή:

Petty Cash

Η επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο πληρώθηκε ο πελάτης.

Παράδειγμα

Ο πελάτης πληρώνει €6,172 στον τραπεζικό λογαριασμό.

Επιλέγουμε:

Paid into → Bank

---

9. Αν ο πελάτης πληρώσει με μετρητά

Εάν ο πελάτης πληρώσει cash:

Paid into → Cash in hand

Το Cash balance αυξάνεται.

---

10. Αν ο πελάτης πληρώσει μέσω τράπεζας

Εάν ο πελάτης πληρώσει μέσω bank transfer:

Paid into → Bank

Το bank balance αυξάνεται.

Παράδειγμα:

Bank balance πριν:

€10,000

Customer receipt:

€6,172

Bank balance μετά:

€16,172

---

11. Ποσό Είσπραξης — Full Payment

Στο συγκεκριμένο invoice το συνολικό υπόλοιπο είναι:

€6,172

Εάν ο πελάτης πληρώσει ολόκληρο το invoice, καταχωρούμε:

Receipt = €6,172

Μετά την καταχώρηση:

Accounts Receivable = €0

και ο customer γίνεται:

🟢 Paid

---

12. Full Payment — Πλήρης Εξόφληση

Παράδειγμα:

Πριν

Sales Invoice:

€6,172

Accounts Receivable:

€6,172

Receipt

€6,172

Μετά

Accounts Receivable:

€0

Αυτό σημαίνει ότι ο πελάτης δεν μας οφείλει πλέον τίποτα για το συγκεκριμένο invoice.

---

13. Partial Payment — Μερική Είσπραξη

Ο πελάτης δεν είναι υποχρεωτικό να εξοφλήσει ολόκληρο το invoice σε μία πληρωμή.

Παράδειγμα:

Invoice:

€6,172

Ο πελάτης πληρώνει:

€3,000

Τότε:

€6,172 − €3,000 = €3,172

Remaining balance:

€3,172

---

14. Τι εμφανίζεται μετά από Partial Payment;

Ο customer παραμένει:

🔴 Unpaid

και:

Accounts Receivable = €3,172

Αυτό είναι σωστό, διότι εξακολουθεί να υπάρχει ανοικτό υπόλοιπο.

---

15. Δεύτερη Πληρωμή

Αργότερα ο πελάτης πληρώνει:

€3,172

Τότε:

Previous balance: €3,172

Receipt: €3,172

Remaining balance: €0

Ο customer πλέον γίνεται:

🟢 Paid

---

16. Παράδειγμα Δύο Receipts

Έτσι το LedgerX μπορεί να παρακολουθεί και τις μερικές εισπράξεις.

---

17. Λογιστική Εγγραφή Full Receipt

Για πλήρη είσπραξη €6,172 μέσω τράπεζας:

Η είσπραξη:

• αυξάνει το Bank balance,
• μειώνει το Accounts Receivable,
• δεν δημιουργεί νέο Revenue.

---

18. ⚠️ Πολύ Σημαντικό — Δεν Καταχωρούμε Ξανά Revenue

Το Revenue έχει ήδη αναγνωριστεί όταν δημιουργήθηκε το Sales Invoice.

Το Receipt δεν είναι νέο Sales Revenue.

Για παράδειγμα:

Sales Invoice:

Revenue = €5,222

VAT:

€950

Total:

€6,172

Όταν εισπράξουμε:

€6,172

δεν καταχωρούμε ξανά:

Revenue €5,222

Η είσπραξη απλώς μεταφέρει το ποσό:

Accounts Receivable → Bank/Cash

---

19. Customer Ledger

Μετά την είσπραξη, η καρτέλα του πελάτη μπορεί να εμφανίζει:

Αυτό δείχνει ξεκάθαρα:

Invoice → Receipt → Zero Balance

---

20. Receipt και Bank Reconciliation

Εάν ο πελάτης πλήρωσε μέσω τράπεζας, η Receipt πρέπει να συμφωνεί με το bank statement.

Παράδειγμα:

Bank Statement

07/10/2026 — CUSTOMER — €6,172

LedgerX

Customer Receipt — €6,172

Πρέπει να συμφωνούν:

• ημερομηνία,
• ποσό,
• bank account,
• customer,
• reference.

---

21. Αν ο Πελάτης Πληρώσει Λιγότερα

Παράδειγμα:

Invoice:

€6,172

Bank receipt:

€6,000

Remaining:

€172

Δεν αλλάζουμε το invoice για να ταιριάξει με την πληρωμή.

Καταχωρούμε:

Receipt = €6,000

και αφήνουμε:

Accounts Receivable = €172

Το υπόλοιπο θα εξοφληθεί αργότερα ή θα διερευνηθεί εάν υπάρχει διαφορά.

---

22. Αν ο Πελάτης Πληρώσει Περισσότερα

Εάν το invoice είναι:

€6,172

και ο πελάτης καταβάλει:

€6,500

τότε υπάρχει διαφορά:

€328

Δεν πρέπει απλώς να "πειράξουμε" το invoice.

Η επιπλέον είσπραξη πρέπει να αντιμετωπιστεί σύμφωνα με τη λογιστική πολιτική και τη φύση της διαφοράς, π.χ. ως customer credit/advance ή άλλη κατάλληλη λογιστική αντιμετώπιση.

---

23. Πλήρης Διαδικασία στο LedgerX

Βήμα 1

Πηγαίνουμε:

Sales Invoices

Βήμα 2

Βρίσκουμε το invoice του customer.

Βήμα 3

Ανοίγουμε το invoice.

Βήμα 4

Πατάμε:

Copy to

Βήμα 5

Επιλέγουμε:

New Receipt

Βήμα 6

Ελέγχουμε το:

Paid into

και επιλέγουμε:

Bank / Cash

Βήμα 7

Ελέγχουμε το ποσό.

Full payment → ολόκληρο το outstanding balance

Partial payment → το ποσό που πραγματικά εισπράχθηκε

Βήμα 8

Πατάμε:

Create

Βήμα 9

Ελέγχουμε το customer balance.

---

24. Full Payment Workflow

Sales Invoice
€6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€6,172
     │
     ▼
Copy to → New Receipt
     │
     ▼
Bank / Cash
+ €6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€0
     │
     ▼
Customer → PAID

---

25. Partial Payment Workflow

Sales Invoice
€6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€6,172
     │
     ▼
Receipt
€3,000
     │
     ▼
Remaining Balance
€3,172
     │
     ▼
Second Receipt
€3,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€0

---

26. Γιατί είναι καλύτερο να χρησιμοποιούμε Copy to → New Receipt;

Η διαδικασία αυτή προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα:

✅ Ταχύτητα

Δεν χρειάζεται να δημιουργούμε την είσπραξη από την αρχή.

✅ Ακρίβεια

Το Receipt βασίζεται στο συγκεκριμένο Sales Invoice.

✅ Μικρότερος κίνδυνος λαθών

Μειώνεται η πιθανότητα να επιλεγεί λάθος customer ή invoice.

✅ Αυτόματη παρακολούθηση υπολοίπου

Μπορούμε να βλέπουμε πόσα παραμένουν outstanding.

✅ Καλύτερο audit trail

Υπάρχει ξεκάθαρη σχέση:

Invoice → Receipt

✅ Ευκολότερο reconciliation

Το customer balance μπορεί να συμφωνηθεί με το bank statement.

---

27. Έλεγχος πριν το Create

Πριν αποθηκεύσουμε το Receipt, ελέγχουμε:

• Σωστός customer
• Σωστό invoice
• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό Bank/Cash account
• Σωστό ποσό
• Full ή Partial payment
• Σωστή περιγραφή/reference
• Το ποσό συμφωνεί με το bank statement ή receipt

---

28. Μετά το Create

Μετά την καταχώρηση πρέπει να ελέγξουμε:

Customer

→ Accounts Receivable

→ Outstanding balance

Full payment

€0

🟢 Paid

Partial payment

Υπόλοιπο > €0

🔴 Unpaid

---

29. Παράδειγμα του συγκεκριμένου Invoice

Στο screenshot:

Sales Invoice Total = €6,172

Εάν ο πελάτης πληρώσει ολόκληρο το ποσό:

New Receipt = €6,172

και επιλέξουμε:

Bank

τότε:

Bank ↑ €6,172

Accounts Receivable ↓ €6,172

Customer balance = €0

---

30. Βασική αρχή

Sales Invoice = Τι μας οφείλει ο πελάτης.

Receipt = Τι εισπράξαμε από τον πελάτη.

Paid into = Πού μπήκαν τα χρήματα.

Full Receipt = Εξόφληση ολόκληρου του invoice.

Partial Receipt = Μερική εξόφληση και παραμονή υπολοίπου.

Accounts Receivable = Το ποσό που εξακολουθεί να μας οφείλει ο πελάτης.

---

31. Τελικό Παράδειγμα

Αρχικό Sales Invoice

Customer: Customer

Invoice Total: €6,172

Accounts Receivable: €6,172

↓

Copy to

New Receipt

↓

Πληρωμή

Paid into: Bank

Amount: €6,172

↓

Μετά την είσπραξη

Bank: +€6,172

Accounts Receivable: €0

Customer Status: 🟢 Paid

---

📌 Κανόνας για το LedgerX

Για την είσπραξη ενός Sales Invoice, ανοίγουμε το invoice → Copy to → New Receipt → επιλέγουμε Bank/Cash → καταχωρούμε το ποσό που πραγματικά εισπράχθηκε → Create.

Πλήρης πληρωμή: το υπόλοιπο γίνεται €0.

Μερική πληρωμή: το υπόλοιπο παραμένει ανοικτό και συνεχίζουμε να το παρακολουθούμε μέχρι την πλήρη εξόφληση.