# 05 — Payments | Πληρωμές [![NEW COMPANY 2026 _ Payment _ Edit.png](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/new-company-2026-payment-edit.png)](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/new-company-2026-payment-edit.png) # Η ενότητα **Payments** χρησιμοποιείται για την καταχώρηση και παρακολούθηση των πληρωμών που πραγματοποιεί η επιχείρηση. Μέσω των Payments καταγράφουμε **πότε πληρώθηκε μια δαπάνη ή ένας προμηθευτής, από ποιον λογαριασμό πληρώθηκε, για ποιο λόγο έγινε η πληρωμή και ποια λογιστική κατηγορία επηρεάζεται**. Η ενότητα είναι ιδιαίτερα σημαντική για τη σύνδεση μεταξύ: **Purchase Invoice → Supplier → Payment → Bank/Cash** --- # 1. Τι είναι μια Payment; Μια **Payment** αντιπροσωπεύει πραγματική εκροή χρημάτων από την επιχείρηση. Για παράδειγμα, η εταιρεία αγοράζει προϊόντα από το: **Super Home Center** και πληρώνει συνολικά: **€29,75** Η πληρωμή μπορεί να καταχωρηθεί στο LedgerX ως **Payment**. Η καταχώρηση ενημερώνει το αντίστοιχο cash/bank account και τον λογαριασμό της δαπάνης ή του supplier, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η συναλλαγή. --- # 2. Πότε χρησιμοποιούμε Payments; Χρησιμοποιούμε **Payments** όταν η επιχείρηση πραγματοποιεί πραγματική πληρωμή, όπως: - αγορά προϊόντων, - πληρωμή προμηθευτή, - πληρωμή ηλεκτρισμού, - πληρωμή τηλεφωνίας, - ενοίκιο, - ασφάλειες, - επαγγελματικές υπηρεσίες, - τραπεζικές χρεώσεις, - μικροέξοδα, - πληρωμές μετρητών, - πληρωμές από τραπεζικό λογαριασμό. --- # 3. Δημιουργία Νέας Payment Από το αριστερό μενού επιλέγουμε: **Payments** και στη συνέχεια: **New Payment** Εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης της πληρωμής. --- # 4. Date — Ημερομηνία Πληρωμής Το πεδίο **Date** είναι η ημερομηνία της πληρωμής. Στο παράδειγμα: **07/10/2026** Η ημερομηνία πρέπει να αντιστοιχεί στην πραγματική ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή. ### Παράδειγμα Εάν πληρώσαμε το Super Home Center στις: **07/10/2026** τότε καταχωρούμε: **Date → 07/10/2026** Η ημερομηνία επηρεάζει τη λογιστική περίοδο στην οποία καταχωρείται η πληρωμή. --- # 5. Reference — Αναφορά Το **Reference** χρησιμοποιείται για τον αριθμό ή την αναφορά της πληρωμής. Στο παράδειγμα υπάρχει ενεργοποιημένο: **Automatic** Το σύστημα μπορεί να δημιουργεί αυτόματα τη σχετική αναφορά σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του. Η αναφορά είναι χρήσιμη για: - traceability, - audit trail, - αναζήτηση, - συμφωνίες, - έλεγχο πληρωμών. --- # 6. Paid From — Από πού έγινε η πληρωμή; Το **Paid from** είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία. Δείχνει **από ποιον λογαριασμό χρημάτων πραγματοποιήθηκε η πληρωμή**. Στο παράδειγμα: **1700 — Cash in hand** Άρα η πληρωμή των €29,75 πραγματοποιήθηκε από το **ταμείο**. ### Παραδείγματα Μπορεί να επιλεγεί: - Cash in hand - Petty Cash - Bank - Bank of Cyprus - Eurobank - Savings Account - Άλλος cash/bank account --- # 7. Γιατί είναι σημαντικό το Paid From; Επειδή επηρεάζει άμεσα το υπόλοιπο του συγκεκριμένου λογαριασμού. ### Παράδειγμα Cash balance: **€500** Payment: **€29,75** Νέο Cash balance: **€470,25** Άρα: > **Payment → μειώνει τα διαθέσιμα χρήματα.** --- # 8. Payee — Προς ποιον έγινε η πληρωμή; Το **Payee** προσδιορίζει τον δικαιούχο της πληρωμής. Στην οθόνη εμφανίζεται: **Contact → Other** και προαιρετικό πεδίο. Ο Payee μπορεί να είναι: - Supplier - Customer - Employee - Other - Άλλο πρόσωπο/οντότητα Για παράδειγμα: **Super Home Center** --- # 9. Description — Περιγραφή Πληρωμής Το **Description** περιγράφει τον λόγο της πληρωμής. Στο παράδειγμα: > **INV 301910 SUPER HOME CENTER** Αυτό είναι πολύ καλό παράδειγμα περιγραφής, επειδή περιλαμβάνει: - αριθμό invoice, - όνομα supplier. Έτσι μπορούμε αργότερα να εντοπίσουμε εύκολα τη συναλλαγή. ### Προτεινόμενη μορφή > **INV 301910 — Super Home Center — Supplies** ή: > **Invoice 301910 — Super Home Center** --- # 10. Account — Λογαριασμός Το **Account** καθορίζει **πού θα καταχωρηθεί λογιστικά η πληρωμή**. Στο παράδειγμα: **5010 — Purchases** Αυτό σημαίνει ότι η πληρωμή σχετίζεται με τον λογαριασμό αγορών. ### Άλλα παραδείγματα - Electricity - Telephone - Rent - Office Expenses - Motor Expenses - Advertising - Insurance - Professional Fees - Bank Charges - Purchases - Fixed Assets --- # 11. Παράδειγμα Super Home Center Έστω ότι αγοράσαμε supplies από το Super Home Center: **Net amount:** €25,00 **VAT 19%:** €4,75 **Total:** €29,75 Η πληρωμή εμφανίζεται ως: **Account: 5010 — Purchases** **Qty: 1** **Unit price: €25,00** **VAT: 19%** **VAT Amount: €4,75** **Total: €29,75** --- # 12. Qty — Ποσότητα Το **Qty** καθορίζει την ποσότητα της συναλλαγής. Στο παράδειγμα: **Qty = 1** Εάν αγοράζαμε: **5 προϊόντα × €10** θα μπορούσαμε να καταχωρήσουμε: **Qty = 5** **Unit Price = €10** **Total = €50** --- # 13. Unit Price — Τιμή Μονάδας Το **Unit price** είναι η τιμή ανά μονάδα πριν από τον ΦΠΑ όταν είναι ενεργό το: **Amounts are tax exclusive** Στο παράδειγμα: **€25,00** --- # 14. Total — Καθαρή Αξία Η πρώτη στήλη **Total** αντιπροσωπεύει την αξία πριν από τον ΦΠΑ όταν τα ποσά είναι tax exclusive. Στο παράδειγμα: **€25,00** --- # 15. Tax Code — Κωδικός ΦΠΑ Στο παράδειγμα: **VAT 19%** Το σύστημα υπολογίζει: **€25 × 19% = €4,75** Ο σωστός VAT code πρέπει πάντα να επιλέγεται ανάλογα με τη φορολογική μεταχείριση της συγκεκριμένης αγοράς. --- # 16. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ Το **Tax Amount** στο παράδειγμα είναι: **€4,75** Υπολογίζεται: > **€25 × 19% = €4,75** --- # 17. Final Total — Συνολικό Ποσό Το τελικό ποσό είναι: **€25,00 + €4,75 = €29,75** Άρα η πραγματική πληρωμή είναι: > **€29,75** Αυτό είναι το ποσό που θα φύγει από το cash/bank account. --- # 18. Amounts Are Tax Exclusive Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένο: **Amounts are tax exclusive** Αυτό σημαίνει ότι η τιμή που εισάγεται είναι **χωρίς ΦΠΑ**. Παράδειγμα: **Net = €25** **VAT 19% = €4,75** **Total = €29,75** Αυτή είναι η συνήθης λογική όταν το supplier invoice παρουσιάζει χωριστά την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ. --- # 19. Fixed Total Η επιλογή: **Fixed total** μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν θέλουμε να καθορίσουμε συγκεκριμένο τελικό ποσό και όχι να βασιστούμε αποκλειστικά στον υπολογισμό: **Qty × Unit Price + VAT** Χρησιμοποιείται μόνο όταν απαιτείται από τη συγκεκριμένη συναλλαγή. --- # 20. Discount Το **Discount** μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν ο supplier παρέχει έκπτωση. Παράδειγμα: Αρχική αξία: **€100** Discount: **10%** Καθαρή αξία: **€90** Ο ΦΠΑ υπολογίζεται στη σωστή φορολογική βάση. --- # 21. Custom Theme Το: **Custom theme → Smooth Gray** αφορά την εμφάνιση του payment document. Δεν αλλάζει τη λογιστική φύση της συναλλαγής. --- # 22. Custom Title Η επιλογή **Custom title** επιτρέπει την αλλαγή του τίτλου που εμφανίζεται στο παραστατικό, εφόσον απαιτείται. Για κανονικές πληρωμές συνήθως δεν χρειάζεται αλλαγή. --- # 23. Show Tax Amount Column Η επιλογή: **Show tax amount column** εμφανίζει ξεχωριστά το ποσό του ΦΠΑ. Στο παράδειγμα:
NetVATTotal
€25,00€4,75€29,75
Αυτό κάνει τη συναλλαγή πιο εύκολη στον έλεγχο. --- # 24. Footers Το **Footers** μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες στο κάτω μέρος του payment document. Για παράδειγμα: - internal notes, - payment information, - additional references. --- # 25. Custom Fields — Notes Στην εικόνα υπάρχει το custom field: **Notes** Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εσωτερικές σημειώσεις. Παράδειγμα: > Paid by cash — original invoice filed in October 2026. ή: > Payment relates to office supplies. Οι σημειώσεις είναι χρήσιμες για το audit trail. --- # 26. Image Το πεδίο **Image → Choose File** μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικής εικόνας, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος. Για παράδειγμα, μπορεί να αφορά: - απόδειξη, - supporting document, - receipt, - άλλο σχετικό παραστατικό. --- # 27. Create Όταν ολοκληρωθούν όλα τα στοιχεία, επιλέγουμε: **Create** Η πληρωμή καταχωρείται στο LedgerX. --- # 28. Create & Add Another Εάν υπάρχουν πολλές πληρωμές που πρέπει να καταχωρηθούν, μπορούμε να επιλέξουμε: **Create & add another** Το σύστημα αποθηκεύει την τρέχουσα πληρωμή και ανοίγει νέα φόρμα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μαζική καταχώρηση πολλών μικρών cash expenses. --- # 29. Παράδειγμα Πλήρους Payment ### Super Home Center **Invoice:** 301910 **Description:** > INV 301910 SUPER HOME CENTER **Paid from:** > 1700 — Cash in hand **Account:** > 5010 — Purchases **Net amount:** > €25,00 **VAT 19%:** > €4,75 **Total payment:** > **€29,75** --- # 30. Λογιστική Επίδραση Για το συγκεκριμένο παράδειγμα, η βασική λογιστική λογική είναι:
AccountDebitCredit
Purchases€25,00—
Input VAT€4,75—
Cash—€29,75
Άρα: **Expense/Purchases ↑ €25** **Input VAT ↑ €4,75** **Cash ↓ €29,75** --- # 31. Payment List — Λίστα Πληρωμών Στη λίστα **Payments** εμφανίζονται οι καταχωρημένες πληρωμές. Οι βασικές στήλες είναι:
ΣτήληΤι δείχνει
**Date**Ημερομηνία πληρωμής
**Reference**Αριθμός/αναφορά πληρωμής
**Paid from**Από ποιο cash/bank account πληρώθηκε
**Description**Τι αφορά η πληρωμή
**Accounts**Ο λογαριασμός που επηρεάζεται
**Amount**Ποσό πληρωμής
**Timestamp**Πότε καταχωρήθηκε στο σύστημα
--- # 32. Date vs Timestamp — Πολύ σημαντική διαφορά Υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ: ### Date Η **ημερομηνία της πραγματικής οικονομικής συναλλαγής**. Παράδειγμα: **07/10/2026** ### Timestamp Η **ημερομηνία και ώρα κατά την οποία η συναλλαγή καταχωρήθηκε στο LedgerX**. Για παράδειγμα: > 07/10/2026 14:32:18 Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για **audit trail και ιστορικό καταχωρήσεων**. --- # 33. Γιατί είναι χρήσιμο το Timestamp; Το timestamp βοηθά να γνωρίζουμε: > **Πότε καταχωρήθηκε πραγματικά η εγγραφή στο σύστημα;** Αυτό είναι διαφορετικό από το: > **Πότε πραγματοποιήθηκε η οικονομική συναλλαγή;** ### Παράδειγμα Πραγματική πληρωμή: **Date: 07/10/2026** Ο λογιστής την καταχωρεί: **08/10/2026 στις 09:15** Τότε: **Transaction Date = 07/10/2026** **Timestamp = 08/10/2026 09:15** Αυτό δημιουργεί ένα χρήσιμο **audit trail**. --- # 34. Γιατί είναι σημαντικό το Audit Trail; Το ιστορικό βοηθά να γνωρίζουμε: - τι καταχωρήθηκε, - πότε καταχωρήθηκε, - ποιο ποσό καταχωρήθηκε, - ποιος λογαριασμός χρησιμοποιήθηκε, - από ποιο cash/bank account πληρώθηκε, - ποια ήταν η περιγραφή. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για: - λογιστικό έλεγχο, - εσωτερικό έλεγχο, - audit, - troubleshooting, - συμφωνίες. --- # 35. Payment vs Purchase Invoice Πρέπει να ξεχωρίζουμε τα δύο. ### Purchase Invoice Δείχνει: > **Τι μας χρέωσε ο supplier.** ### Payment Δείχνει: > **Πότε και πώς πληρώσαμε.** --- # 36. Παράδειγμα με Supplier Invoice Έστω: **Super Home Center Invoice** Net: €25 VAT: €4,75 Total: €29,75 Εάν το invoice καταχωρηθεί πρώτα ως **Purchase Invoice**, δημιουργείται υποχρέωση: **Accounts Payable = €29,75** Όταν πληρωθεί: **Payment = €29,75** και: **Accounts Payable → €0** --- # 37. Προσοχή: Άμεση Αγορά με Πληρωμή Εάν η συναλλαγή είναι άμεση αγορά και δεν υπάρχει ανάγκη παρακολούθησης supplier liability, η καταχώρηση μπορεί να γίνει ως άμεση **Payment**, ανάλογα με τη διαδικασία και τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης. Παράδειγμα: Αγοράζουμε μικρά office supplies: **€29,75 cash** και τα πληρώνουμε αμέσως. Τότε η payment μπορεί να καταχωρηθεί απευθείας: **Purchases / Expense + Input VAT → Cash** --- # 38. Payment από Bank Εάν η πληρωμή γίνεται από τραπεζικό λογαριασμό: αντί για: **1700 — Cash in hand** επιλέγουμε τον αντίστοιχο bank account. Παράδειγμα: **1720 — Bank** Payment: **€29,75** Τότε μειώνεται το bank balance. --- # 39. Payment μέσω Petty Cash Για μικρά έξοδα μπορούμε να χρησιμοποιούμε: **Petty Cash** Παράδειγμα: Office supplies: **€15** Paid from: **Petty Cash** Το petty cash μειώνεται κατά €15. --- # 40. Έλεγχος Πριν το Create Πριν πατήσουμε **Create**, ελέγχουμε: - [ ] Σωστή ημερομηνία - [ ] Σωστό reference - [ ] Σωστό Paid From - [ ] Σωστό Payee - [ ] Σωστή περιγραφή - [ ] Σωστό account - [ ] Σωστή ποσότητα - [ ] Σωστή unit price - [ ] Σωστό VAT code - [ ] Σωστό VAT amount - [ ] Σωστό total - [ ] Σωστό supporting document - [ ] Σωστό supplier/customer, όπου εφαρμόζεται --- # 41. Συχνά Λάθη ❌ Λάθος ημερομηνία. ❌ Πληρωμή από λάθος bank account. ❌ Καταχώρηση expense σε λάθος account. ❌ Λανθασμένος VAT code. ❌ Καταχώρηση πληρωμής supplier ως νέο expense όταν το invoice έχει ήδη καταχωρηθεί. ❌ Διπλή καταχώρηση της ίδιας πληρωμής. ❌ Μη σύνδεση της πληρωμής με τον σωστό supplier. ❌ Μη έλεγχος του bank/cash balance. --- # 42. Bank Reconciliation και Payments Οι Payments είναι επίσης σημαντικές για τη συμφωνία των τραπεζικών λογαριασμών. Παράδειγμα: Bank statement: > 07/10/2026 — SUPER HOME CENTER — €29,75 LedgerX: > 07/10/2026 — INV 301910 SUPER HOME CENTER — €29,75 Τα δύο πρέπει να συμφωνούν. ### Έλεγχος: **Date:** ✅ **Description:** ✅ **Amount:** €29,75 ✅ **Bank Account:** ✅ --- # 43. Payments και Bank Import Όταν εισάγουμε bank statement, μπορεί να εμφανιστεί μια συναλλαγή: > SUPER HOME CENTER — €29,75 Ο χρήστης μπορεί να την κατηγοριοποιήσει στον σωστό λογαριασμό. Έτσι το workflow γίνεται: **Bank Statement** ↓ **Import** ↓ **SUPER HOME CENTER €29,75** ↓ **Purchases** ↓ **VAT 19%** ↓ **Save** Αυτό μειώνει σημαντικά τον χρόνο χειροκίνητης καταχώρησης. --- # 44. Συνολική Λογιστική Ροή Για αγορά από supplier: ### Σενάριο Α — Invoice και μετά Payment **Purchase Invoice** ↓ **Accounts Payable** ↓ **Payment** ↓ **Bank/Cash** ### Σενάριο Β — Άμεση πληρωμή **Payment** ↓ **Expense/Purchases + VAT** ↓ **Bank/Cash** Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη φύση της συναλλαγής και τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείται ο supplier. --- # 45. Βασική αρχή > **Payment = Πραγματική εκροή χρημάτων.** > **Paid From = Από πού έφυγαν τα χρήματα.** > **Payee = Ποιος έλαβε τα χρήματα.** > **Account = Για ποιο λογιστικό σκοπό έγινε η πληρωμή.** > **Tax Code = Ποια είναι η φορολογική μεταχείριση.** > **Amount = Πόσα χρήματα πληρώθηκαν.** > **Timestamp = Πότε καταχωρήθηκε η εγγραφή στο LedgerX.** --- # 46. Τελική Σύνοψη Η ενότητα **Payments** αποτελεί βασικό μέρος της καθημερινής λογιστικής εργασίας. Μέσω αυτής μπορούμε να καταγράφουμε με οργανωμένο τρόπο: **Ποιος πληρώθηκε → Γιατί πληρώθηκε → Από ποιο account → Πόσο πληρώθηκε → Πότε έγινε η συναλλαγή → Πότε καταχωρήθηκε στο σύστημα.** Για το παράδειγμά μας: > **Super Home Center — Invoice 301910** **Net:** €25,00 **VAT:** €4,75 **Total:** €29,75 **Paid from:** Cash in hand **Account:** Purchases **Date:** 07/10/2026 **Timestamp:** η πραγματική ώρα καταχώρησης στο LedgerX Με αυτόν τον τρόπο η συναλλαγή παραμένει **πλήρως traceable**, μπορεί να συμφωνηθεί με το σχετικό παραστατικό και, εφόσον η πληρωμή έγινε μέσω τράπεζας, να συμφωνηθεί και με το **bank statement**.