07 — Reports | Αναφορές & Οικονομική Πληροφόρηση

Η ενότητα Reports είναι ένα από τα σημαντικότερα σημεία του LedgerX. Εδώ συγκεντρώνονται οι οικονομικές, φορολογικές, πελατειακές, προμηθευτικές και λογιστικές αναφορές της εταιρείας.

Οι αναφορές δημιουργούνται από τις συναλλαγές που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο σύστημα, επομένως η ποιότητα των Reports εξαρτάται άμεσα από την ορθή καταχώρηση των invoices, payments, receipts, tax codes και accounts.

---

📊 1. Financial Statements — Οικονομικές Καταστάσεις

Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει τις βασικές οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας.

1.1 Profit and Loss Statement

Η Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Profit & Loss Statement / P&L) παρουσιάζει την οικονομική απόδοση της εταιρείας για συγκεκριμένη περίοδο.

Συνήθως παρουσιάζει:

• Revenue / Έσοδα
• Cost of Sales / Κόστος Πωλήσεων
• Gross Profit / Μικτό Κέρδος
• Operating Expenses / Λειτουργικά Έξοδα
• Finance Expenses / Χρηματοοικονομικά Έξοδα
• Taxation / Φορολογία
• Net Profit / Loss

Παράδειγμα

Εάν η New Company Ltd έχει:

• Sales: €10.000
• Cost of Sales: €4.000
• Expenses: €3.000

τότε:

Gross Profit = €6.000

και:

Operating Profit = €3.000

Το P&L είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για να βλέπουμε εάν η επιχείρηση είναι κερδοφόρα και από πού προέρχεται το κόστος της.

---

1.2 Profit and Loss Statement by Group

Παρουσιάζει το P&L ομαδοποιημένο ανά κατηγορία λογαριασμών.

Για παράδειγμα:

Revenue

• Sales - Goods
• Sales - Services
• Commission Income

Payroll & HR

• Salaries
• Social Insurance
• GeSY
• Staff Expenses

Office & Administrative

• Rent
• Electricity
• Telephone & Internet
• Software

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για management analysis, επειδή δεν βλέπουμε μόνο το συνολικό expense αλλά σε ποια κατηγορία καταναλώνεται το μεγαλύτερο μέρος των χρημάτων.

---

1.3 Balance Sheet

Η Κατάσταση Οικονομικής Θέσης (Balance Sheet) παρουσιάζει τη θέση της εταιρείας σε συγκεκριμένη ημερομηνία.

Βασικές κατηγορίες:

Assets — Ενεργητικό

Τι κατέχει η εταιρεία.

Παραδείγματα:

• Bank
• Cash
• Accounts Receivable
• Inventory
• Fixed Assets

Liabilities — Υποχρεώσεις

Τι οφείλει η εταιρεία.

Παραδείγματα:

• Accounts Payable
• VAT Liability
• Loans
• Other liabilities

Equity — Καθαρή Θέση

• Share Capital
• Retained Earnings
• Current Year Profit/Loss

Βασική λογιστική εξίσωση:

Assets = Liabilities + Equity

---

1.4 Balance Sheet by Group

Παρόμοιο με το Balance Sheet, αλλά παρουσιάζει τα accounts ανά group.

Είναι χρήσιμο όταν θέλουμε πιο αναλυτική εικόνα της οικονομικής θέσης της εταιρείας.

---

1.5 Cash Flow Statement

Η Κατάσταση Ταμειακών Ροών παρουσιάζει τις κινήσεις των χρηματικών διαθεσίμων.

Βοηθά να απαντήσουμε:

«Πόσα πραγματικά χρήματα μπήκαν και βγήκαν από την επιχείρηση;»

Μπορούμε να αναλύσουμε:

• Cash received
• Customer receipts
• Supplier payments
• Operating payments
• Financing transactions
• Investing transactions

⚠️ Το Profit δεν σημαίνει απαραίτητα Cash.

Μια εταιρεία μπορεί να παρουσιάζει κέρδος αλλά να έχει πρόβλημα ρευστότητας επειδή οι πελάτες δεν έχουν ακόμη πληρώσει.

---

1.6 Statement of Changes in Equity

Παρουσιάζει τις μεταβολές στην καθαρή θέση της εταιρείας.

Μπορεί να περιλαμβάνει:

• Opening equity
• Profit/Loss
• Dividends
• Capital contributions
• Other equity movements
• Closing equity

Χρησιμοποιείται κυρίως κατά την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων.

---

📈 2. Forecasts

Profit and Loss Statement — Actual vs Budget

Επιτρέπει τη σύγκριση:

Actual results vs Budget

Παράδειγμα:

Έτσι ο ιδιοκτήτης μπορεί να εντοπίσει γρήγορα:

• πού υπάρχει υπέρβαση κόστους,
• πού οι πωλήσεις είναι καλύτερες/χειρότερες από τον προϋπολογισμό,
• ποια έξοδα χρειάζονται έλεγχο.

---

💶 3. Cash & Cash Equivalents

3.1 Receipts & Payments Summary

Συνοψίζει όλες τις εισπράξεις και πληρωμές.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δούμε:

• πόσα εισπράχθηκαν από customers,
• πόσα πληρώθηκαν σε suppliers,
• άλλες εισπράξεις,
• άλλες πληρωμές.

Είναι χρήσιμο για καθημερινό cash management.

---

3.2 Bank Account Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά τις κινήσεις των τραπεζικών και cash accounts.

Μπορούμε να ελέγξουμε:

• opening balance,
• receipts,
• payments,
• closing balance.

Ιδιαίτερα χρήσιμο για bank reconciliation και έλεγχο των διαθέσιμων χρηματικών υπολοίπων.

---

📚 4. General Ledger

Το General Ledger αποτελεί την αναλυτική λογιστική βάση των συναλλαγών.

4.1 Trial Balance

Το Trial Balance παρουσιάζει τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών.

Είναι ένα από τα σημαντικότερα reports για τον accountant.

Χρησιμοποιείται για:

• έλεγχο Debits/Credits,
• προετοιμασία financial statements,
• εντοπισμό λογαριασμών με υπόλοιπα,
• year-end accounting,
• audit preparation.

Βασικός έλεγχος:

Total Debits = Total Credits

---

4.2 General Ledger Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά τις κινήσεις και τα υπόλοιπα των λογαριασμών.

Παράδειγμα:

6110 Electricity

• Opening balance
• Debit transactions
• Credit transactions
• Closing balance

Έτσι μπορούμε να δούμε πόσο electricity expense έχει καταχωρηθεί μέσα στην περίοδο.

---

4.3 General Ledger Transactions

Πηγαίνει ένα επίπεδο πιο κάτω και παρουσιάζει τις μεμονωμένες λογιστικές κινήσεις.

Για παράδειγμα, στον:

6110 Electricity

μπορούμε να δούμε:

• ημερομηνία,
• περιγραφή,
• ποσό,
• σχετική συναλλαγή,
• debit/credit movement.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit trail και έλεγχο συγκεκριμένων συναλλαγών.

---

🧾 5. Tax Codes — Φορολογικές Αναφορές

Η ενότητα αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική για VAT accounting.

5.1 Tax Audit

Χρησιμοποιείται για λεπτομερή έλεγχο των VAT transactions.

Μπορούμε να εξετάσουμε:

• VAT code,
• taxable amount,
• VAT amount,
• sales,
• purchases,
• συναλλαγές ανά περίοδο.

Χρήσιμο πριν την υποβολή VAT return.

---

5.2 Tax Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά τα ποσά ανά tax code.

Για παράδειγμα:

VAT 19%

• Taxable amount
• Output VAT
• Input VAT

Έτσι μπορούμε να ελέγξουμε εάν η συνολική εικόνα του VAT φαίνεται λογική.

---

5.3 Tax Totals

Παρουσιάζει τα συνολικά ποσά φόρου.

Είναι χρήσιμο για γρήγορο έλεγχο των συνολικών VAT amounts της περιόδου.

---

5.4 Tax Reconciliation

Πολύ σημαντικό report για τον accountant.

Χρησιμοποιείται για να συμφωνήσουμε:

VAT transactions in LedgerX ↔ VAT records / VAT return

Πριν από την υποβολή VAT return πρέπει να ελέγχουμε ότι τα ποσά είναι σωστά ταξινομημένα.

---

5.5 Tax Transactions

Παρουσιάζει τις individual συναλλαγές που περιέχουν tax.

Μπορούμε να ελέγξουμε:

• invoice,
• customer/supplier,
• taxable amount,
• VAT rate,
• VAT amount,
• tax code.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχει διαφορά στο VAT reconciliation και πρέπει να βρούμε ποια συναλλαγή δημιούργησε τη διαφορά.

---

5.6 Taxable Sales per Customer

Παρουσιάζει τις φορολογητέες πωλήσεις ανά πελάτη.

Χρήσιμο για:

• VAT analysis,
• customer analysis,
• έλεγχο sales invoices,
• reconciliation.

---

5.7 Taxable Purchases per Supplier

Το αντίστοιχο report για purchases.

Παρουσιάζει τις φορολογητέες αγορές ανά supplier.

Μπορούμε να δούμε, για παράδειγμα, πόσες αγορές και πόσο input VAT προέρχονται από συγκεκριμένο supplier.

---

👥 6. Customers — Πελάτες

6.1 Aged Receivables

Ένα από τα σημαντικότερα reports για τη διαχείριση πελατών.

Παρουσιάζει πόσα χρήματα μας οφείλουν οι πελάτες και πόσο καιρό παραμένουν απλήρωτα.

Συνήθως η ανάλυση γίνεται σε aging periods όπως:

• Current
• 1–30 days
• 31–60 days
• 61–90 days
• 90+ days

Παράδειγμα

Customer A:

€6.172 outstanding

Εάν το invoice έχει καθυστερήσει σημαντικά, εμφανίζεται στην αντίστοιχη aging category.

Το report βοηθά την επιχείρηση να αποφασίσει:

• ποιον πελάτη πρέπει να καλέσει,
• ποια invoices πρέπει να υπενθυμίσει,
• ποια balances χρειάζονται follow-up,
• εάν υπάρχουν πιθανές doubtful debts.

---

6.2 Customer Summary

Παρουσιάζει συνοπτική εικόνα για κάθε customer.

Μπορούμε να εξετάσουμε:

• Sales
• Receipts
• Outstanding balance
• Number/value of invoices
• Customer activity

---

6.3 Customer Statements — Unpaid Invoices

Εμφανίζει τα μη εξοφλημένα invoices του πελάτη.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για credit control.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ενημερωθεί ο πελάτης:

«Παρακαλούμε όπως τακτοποιήσετε τα πιο κάτω outstanding invoices.»

---

6.4 Customer Statements — Transactions

Παρουσιάζει ολόκληρο το transaction history του customer.

Μπορεί να περιλαμβάνει:

• Sales invoices
• Receipts
• Credit notes
• Other transactions
• Running balance

Άρα λειτουργεί ουσιαστικά ως αναλυτική καρτέλα πελάτη.

---

🏢 7. Suppliers — Προμηθευτές

7.1 Aged Payables

Το αντίστοιχο του Aged Receivables για suppliers.

Δείχνει:

Πόσα χρήματα οφείλει η εταιρεία στους suppliers και πόσο παλιά είναι τα outstanding invoices.

Παράδειγμα:

Χρήσιμο για:

• cash planning,
• payment planning,
• supplier management,
• identifying overdue balances.

---

7.2 Supplier Summary

Παρουσιάζει συνοπτικά την οικονομική σχέση με κάθε supplier.

Μπορούμε να δούμε:

• Purchases
• Payments
• Outstanding balance
• Supplier activity

---

7.3 Supplier Statements — Unpaid Invoices

Παρουσιάζει τα invoices του supplier που παραμένουν απλήρωτα.

Χρήσιμο για να γνωρίζουμε ακριβώς τι πρέπει να πληρώσει η εταιρεία.

---

7.4 Supplier Statements — Transactions

Πλήρες transaction history ανά supplier.

Μπορεί να περιλαμβάνει:

• Purchase invoices
• Payments
• Debit notes
• Credit notes
• Outstanding balances

Είναι ουσιαστικά η αναλυτική καρτέλα του supplier.

---

🧾 8. Sales Invoices

8.1 Sales Invoice Totals by Customer

Παρουσιάζει το συνολικό ύψος των sales invoices ανά customer.

Χρήσιμο για να δούμε:

• ποιοι είναι οι σημαντικότεροι πελάτες,
• πόσες πωλήσεις έγιναν ανά πελάτη,
• customer concentration.

---

8.2 Sales Invoice Totals by Item

Παρουσιάζει τις πωλήσεις ανά item/product/service.

Για παράδειγμα:

Έτσι μπορούμε να εντοπίσουμε ποια προϊόντα ή υπηρεσίες δημιουργούν τον μεγαλύτερο κύκλο εργασιών.

---

8.3 Sales Invoice Totals by Custom Field

Επιτρέπει ανάλυση των invoices βάσει custom fields που έχουν δημιουργηθεί στο σύστημα.

Είναι χρήσιμο όταν η εταιρεία χρησιμοποιεί custom πληροφορίες για να αναλύει τις πωλήσεις.

---

📦 9. Inventory Items

Εφόσον η εταιρεία χρησιμοποιεί inventory:

9.1 Inventory Value Summary

Παρουσιάζει την αξία του αποθέματος.

Χρήσιμο για:

• stock valuation,
• Balance Sheet,
• year-end accounts.

---

9.2 Inventory Quantity Summary

Παρουσιάζει τις ποσότητες των προϊόντων που υπάρχουν στο inventory.

Μπορούμε να δούμε:

• quantity available,
• quantities by item,
• stock levels.

---

9.3 Inventory Profit Margin

Παρουσιάζει την κερδοφορία ανά inventory item.

Μπορεί να βοηθήσει να εντοπιστούν:

• high-margin products,
• low-margin products,
• προϊόντα που χρειάζονται pricing review.

---

9.4 Inventory Costing Calculation Worksheet

Αναλυτικό worksheet για τον υπολογισμό του inventory cost.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:

• stock valuation,
• cost of sales,
• year-end accounting,
• reconciliation.

---

🏗️ 10. Fixed Assets

10.1 Fixed Asset Summary

Παρουσιάζει τα πάγια της εταιρείας.

Παράδειγμα:

• Computers
• Vehicles
• Machinery
• Furniture
• Equipment

Μπορούμε να παρακολουθούμε την αξία των assets και τα σχετικά balances.

---

10.2 Depreciation Calculation Worksheet

Χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των αποσβέσεων.

Παρουσιάζει στοιχεία όπως:

• Cost
• Depreciation
• Accumulated depreciation
• Net book value

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στο year-end accounting και audit.

---

🎯 Πρακτικά: Ποιο Report χρησιμοποιούμε και πότε;

---

🔍 Προτεινόμενη διαδικασία μηνιαίου ελέγχου

Για μια εταιρεία όπως η New Company Ltd, ο λογιστής μπορεί να ακολουθεί την εξής σειρά:

01 → Bank Reconciliation
↓
02 → Customer balances / Aged Receivables
↓
03 → Supplier balances / Aged Payables
↓
04 → VAT / Tax Reconciliation
↓
05 → General Ledger review
↓
06 → Trial Balance
↓
07 → Profit & Loss
↓
08 → Balance Sheet
↓
09 → Cash Flow
↓
10 → Management review

⚠️ Σημαντικό

Τα Reports δεν διορθώνουν λανθασμένες καταχωρήσεις. Αν ένα invoice έχει καταχωρηθεί σε λάθος account, λάθος VAT code ή λάθος customer/supplier, το λάθος θα μεταφερθεί και στα αντίστοιχα reports.

Γι' αυτό η σωστή διαδικασία είναι:

Σωστή καταχώρηση → Σωστό Account → Σωστό VAT Code → Reconciliation → Reports → Financial Statements

Αυτός είναι ο βασικός μηχανισμός με τον οποίο το LedgerX μετατρέπει τις καθημερινές συναλλαγές της επιχείρησης σε λογιστική πληροφόρηση, φορολογική ανάλυση και οικονομικές καταστάσεις.