# 08 — Journal Entries | Εγγραφές Ημερολογίου

[![NEW COMPANY 2026 _ Journal Entry _ Edit.png](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/new-company-2026-journal-entry-edit.png)](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/new-company-2026-journal-entry-edit.png)

#   


Οι **Journal Entries (Εγγραφές Ημερολογίου)** χρησιμοποιούνται για λογιστικές εγγραφές που δεν πραγματοποιούνται εύκολα μέσω των βασικών λειτουργιών του LedgerX, όπως **Sales Invoices, Purchase Invoices, Payments και Receipts**.

Αποτελούν ένα πιο προχωρημένο εργαλείο και πρέπει να χρησιμοποιούνται κυρίως για **λογιστικές προσαρμογές, accruals, prepayments, depreciation, provisions, reclassifications και year-end adjustments**.

> ⚠️ Οι Journal Entries πρέπει να καταχωρούνται μόνο όταν υπάρχει σαφής λογιστικός λόγος και επαρκής τεκμηρίωση.

---

# 1. Πώς δημιουργούμε Journal Entry

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

**Journal Entries → New Journal Entry**

Εμφανίζεται η φόρμα όπως στο παράδειγμα.

---

# 2. Date — Ημερομηνία

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία της λογιστικής εγγραφής.

### Παράδειγμα

Για accrual που αφορά το έτος 2026:

**Date → 31/12/2026**

Η ημερομηνία είναι σημαντική επειδή καθορίζει **σε ποια λογιστική περίοδο θα εμφανιστεί η εγγραφή**.

---

# 3. Reference — Αριθμός Αναφοράς

Το LedgerX μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα το reference number όταν είναι ενεργοποιημένο το:

**Automatic ✓**

Αυτό βοηθά στην οργάνωση και στην παρακολούθηση των Journal Entries.

---

# 4. Narration — Περιγραφή Εγγραφής

Το **Narration** εξηγεί τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιείται η Journal Entry.

Πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σαφές.

### ❌ Κακή περιγραφή

> Adjustment

### ✅ Καλύτερη περιγραφή

> Year-end accrual for electricity expenses for December 2026

ή:

> Depreciation charge for office equipment for the year ended 31/12/2026

ή:

> Reclassification of expense incorrectly posted to office expenses

Η περιγραφή είναι ιδιαίτερα σημαντική για **audit trail**.

---

# 5. Account — Λογαριασμός

Σε κάθε γραμμή επιλέγουμε τον λογαριασμό που επηρεάζεται από την εγγραφή.

Στο screenshot εμφανίζεται αρχικά:

**Suspense**

Το **Suspense account δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως μόνιμη λύση**.

Πρέπει να επιλέγεται ο πραγματικός λογαριασμός που αφορά τη συναλλαγή.

Παραδείγματα:

- 6110 Electricity
- 6200 Accounting Fees
- 6570 Depreciation
- 1500 Accounts Receivable
- 2300 VAT Liability
- Bank
- Loan account

---

# 6. Description — Περιγραφή Γραμμής

Κάθε γραμμή μπορεί να έχει τη δική της περιγραφή.

Παράδειγμα:

**Account:** 6110 Electricity

**Description:**

> Electricity expense accrued for December 2026

Αυτό κάνει το General Ledger πολύ πιο εύκολο στην κατανόηση και στον έλεγχο.

---

# 7. Debit — Χρέωση

Στο **Debit** καταχωρούμε το ποσό της χρέωσης.

Παράδειγμα:

**Debit → €300**

Αν χρεώνουμε expense:

> Dr Electricity Expense €300

τότε €300 καταχωρείται στη στήλη **Debit**.

---

# 8. Credit — Πίστωση

Στο **Credit** καταχωρούμε το ποσό της πίστωσης.

Για την ίδια εγγραφή:

> Cr Accrued Expenses €300

θα καταχωρηθεί:

**Credit → €300**

---

# ⚖️ 9. Βασικός κανόνας Journal Entry

Κάθε Journal Entry πρέπει να είναι ισοσκελισμένη:

**Total Debit = Total Credit**

### Παράδειγμα

<div id="bkmrk-account-debit-credit"><div><div><table><thead><tr><th>Account</th><th>Debit</th><th>Credit</th></tr></thead><tbody><tr><td>6110 Electricity</td><td>€300</td><td>—</td></tr><tr><td>Accrued Expenses</td><td>—</td><td>€300</td></tr><tr><td>**Total**</td><td>**€300**</td><td>**€300**</td></tr></tbody></table>

</div></div></div>Το LedgerX πρέπει να εμφανίζει:

**Debit = Credit**

---

# 🧾 10. Παράδειγμα — Accrued Expense

Έστω ότι στις **31/12/2026** γνωρίζουμε ότι η εταιρεία έχει electricity expense €300 που αφορά το 2026, αλλά το invoice θα παραληφθεί το 2027.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε:

### Line 1

**Account:** 6110 Electricity  
**Debit:** €300

### Line 2

**Account:** Accrued Expenses / σχετικός liability account  
**Credit:** €300

### Narration:

> Accrual for electricity expense relating to December 2026

Έτσι το expense αναγνωρίζεται στη σωστή λογιστική περίοδο.

---

# 📉 11. Παράδειγμα — Depreciation

Για ετήσια απόσβεση €2.000:

**Debit**

> 6570 Fixed Assets - Depreciation → €2.000

**Credit**

> Accumulated Depreciation → €2.000

### Narration:

> Depreciation charge for the year ended 31/12/2026

Η εγγραφή αυξάνει το depreciation expense και ταυτόχρονα αυξάνει τις accumulated depreciation.

---

# 🔄 12. Παράδειγμα — Reclassification

Εάν ένα expense καταχωρήθηκε λανθασμένα στο:

**6560 Sundry Expenses**

αλλά στην πραγματικότητα αφορά:

**6150 Software**

μπορούμε να κάνουμε reclassification:

<div id="bkmrk-account-debit-credit-1"><div><div><table><thead><tr><th>Account</th><th>Debit</th><th>Credit</th></tr></thead><tbody><tr><td>6150 Software</td><td>€500</td><td>—</td></tr><tr><td>6560 Sundry Expenses</td><td>—</td><td>€500</td></tr></tbody></table>

</div></div></div>### Narration:

> Reclassification of software expense incorrectly posted to sundry expenses

Έτσι **δεν αλλάζει το συνολικό profit**, αλλά αλλάζει η σωστή παρουσίαση μεταξύ των expense accounts.

---

# 📅 13. Year-End Adjustments

Οι Journal Entries είναι ιδιαίτερα χρήσιμες στο τέλος της οικονομικής περιόδου.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:

- Accrued expenses
- Prepayments
- Depreciation
- Provisions
- Reclassifications
- Corrections
- Year-end adjustments
- Interest accruals
- Payroll adjustments
- Other accounting adjustments

---

# 💳 14. Interest Accrual — Παράδειγμα

Έστω ότι υπάρχει loan και μέχρι 31/12/2026 έχουν συσσωρευτεί τόκοι €5.000 που δεν έχουν ακόμη πληρωθεί.

Η εγγραφή μπορεί να είναι:

**Debit**

> 6640 Bank Interest — €5.000

**Credit**

> Accrued Interest / Interest Payable — €5.000

### Narration

> Interest accrued on loan for the year ended 31/12/2026

---

# 💰 15. Prepayments — Προπληρωμένα Έξοδα

Εάν η εταιρεία πληρώσει €1.200 για insurance που αφορά 12 μήνες και μέρος αφορά την επόμενη περίοδο, μπορεί να απαιτείται adjustment ώστε το expense να αναγνωρίζεται στη σωστή περίοδο.

Παράδειγμα μεταφοράς €600 σε prepayment:

**Debit**

> Prepayments — €600

**Credit**

> Insurance Expense — €600

Έτσι το expense της τρέχουσας περιόδου μειώνεται και το υπόλοιπο αναγνωρίζεται ως asset.

---

# 🧮 16. Cash transaction for cash flow statement purposes

Στο screenshot υπάρχει η επιλογή:

**Cash transaction for cash flow statement purposes**

Αυτή η επιλογή πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή.

Όταν μια Journal Entry αφορά πραγματική κίνηση cash/bank που πρέπει να εμφανίζεται στην **Cash Flow Statement**, η συγκεκριμένη επιλογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σύμφωνα με τον τρόπο λειτουργίας του LedgerX.

⚠️ Δεν πρέπει να ενεργοποιείται απλώς επειδή η Journal Entry αφορά ένα χρηματικό ποσό. Πρέπει να εξετάζεται εάν υπάρχει **πραγματική cash movement**.

---

# 📎 17. Image — Συνημμένο

Μπορεί να επισυναφθεί supporting documentation μέσω του:

**Choose File**

Για παράδειγμα:

- calculation sheet,
- invoice,
- agreement,
- bank document,
- depreciation schedule,
- accountant's working paper,
- supporting correspondence.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για **audit trail**.

---

# ➕ 18. Add Line

Με το:

**Add line**

προσθέτουμε επιπλέον γραμμές.

Αυτό είναι απαραίτητο όταν η Journal Entry έχει περισσότερους από δύο λογαριασμούς.

### Παράδειγμα

Μια σύνθετη εγγραφή μπορεί να είναι:

<div id="bkmrk-account-debit-credit-2"><div><div><table><thead><tr><th>Account</th><th>Debit</th><th>Credit</th></tr></thead><tbody><tr><td>Salary Expense</td><td>€3.000</td><td>—</td></tr><tr><td>Social Insurance</td><td>€500</td><td>—</td></tr><tr><td>Bank</td><td>—</td><td>€2.500</td></tr><tr><td>Social Insurance Payable</td><td>—</td><td>€1.000</td></tr><tr><td>**Total**</td><td>**€3.500**</td><td>**€3.500**</td></tr></tbody></table>

</div></div></div>---

# 🎨 19. Custom Theme

Το **Custom Theme** αφορά κυρίως την εμφάνιση/μορφοποίηση του document και όχι τη λογιστική ουσία της Journal Entry.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιείται:

**Smooth Gray**

---

# 📝 20. Description Column

Με την επιλογή:

**Column — Description ✓**

εμφανίζεται πεδίο περιγραφής για κάθε γραμμή.

Συνιστάται να είναι ενεργοποιημένο όταν οι Journal Entries χρησιμοποιούνται για accounting adjustments, ώστε κάθε γραμμή να είναι εύκολα κατανοητή.

---

# 🔢 21. Quantity Column

Το:

**Column — Qty**

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν υπάρχει λόγος να παρακολουθείται ποσότητα.

Για τις περισσότερες καθαρά λογιστικές Journal Entries **δεν είναι απαραίτητο**.

---

# 📌 Πότε χρησιμοποιούμε Journal Entry;

### ✅ Κατάλληλες χρήσεις

- Accruals
- Prepayments
- Depreciation
- Provisions
- Interest accruals
- Reclassifications
- Accounting corrections
- Year-end adjustments
- Other complex accounting entries

### ❌ Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως πρώτη επιλογή για:

- Sales invoices
- Purchase invoices
- Customer receipts
- Supplier payments
- Normal bank transactions

Για τις παραπάνω συναλλαγές είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται οι αντίστοιχες λειτουργίες του LedgerX, ώστε να διατηρείται σωστά η σύνδεση με **customers, suppliers, invoices, payments και receipts**.

---

# 🚨 Σημαντικό για τον χρήστη

Μια Journal Entry είναι **ισχυρό εργαλείο και μπορεί να αλλάξει άμεσα τα λογιστικά υπόλοιπα**.

Πριν πατήσουμε **Create**, πρέπει να ελέγχουμε:

- **Ημερομηνία**
- **Reference**
- **Narration**
- **Accounts**
- **Debit amounts**
- **Credit amounts**
- **VAT treatment**, όπου εφαρμόζεται
- **Supporting documentation**
- **Debit = Credit**

### Τελικός έλεγχος

> **Δεν καταχωρούμε Journal Entry απλώς για να "διορθώσουμε έναν αριθμό". Πρώτα κατανοούμε τη λογιστική ουσία της συναλλαγής και μετά επιλέγουμε τους σωστούς λογαριασμούς.**

---

# ✅ Create / Create &amp; add another

Στο τέλος υπάρχουν δύο επιλογές:

### **Create**

Αποθηκεύει τη Journal Entry και ολοκληρώνει την καταχώρηση.

### **Create &amp; add another**

Αποθηκεύει την τρέχουσα Journal Entry και ανοίγει αμέσως νέα φόρμα για την επόμενη.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν καταχωρούμε πολλές adjustments μαζί, π.χ. κατά το **month-end ή year-end closing**.

---

## 🔑 Συνοπτικά

Η βασική λογική είναι:

**Journal Entry → Accounts → Debit/Credit → Debit = Credit → Supporting document → Create**

και στη συνέχεια η εγγραφή επηρεάζει αυτόματα τα σχετικά:

**General Ledger → Trial Balance → Profit &amp; Loss / Balance Sheet → Reports**

Με αυτόν τον τρόπο το LedgerX διατηρεί πλήρες **audit trail** για τις λογιστικές προσαρμογές της εταιρείας.