11 — Financial Statements - Κατάσταση Αποτελεσμάτων

 

Από το αριστερό μενού του LedgerX επιλέγουμε:

Reports → Financial Statements

Η ενότητα Financial Statements περιλαμβάνει τις βασικές οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας:

1. Profit and Loss Statement
2. Profit and Loss Statement by Group
3. Balance Sheet
4. Balance Sheet by Group
5. Cash Flow Statement
6. Statement of Changes in Equity

Επιπλέον, στην περιοχή Reports → General Ledger βρίσκουμε δύο πολύ σημαντικές αναφορές για τον λογιστικό έλεγχο:

7. Trial Balance
8. General Ledger Summary
9. General Ledger Transactions

Οι Financial Statements δείχνουν το αποτέλεσμα και την οικονομική θέση της εταιρείας, ενώ το General Ledger χρησιμοποιείται για να ελέγξουμε από ποιες λογιστικές εγγραφές προέκυψαν τα ποσά.

---

11.1 Profit and Loss Statement | Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Το Profit and Loss Statement (P&L) δείχνει εάν η εταιρεία είχε κέρδος ή ζημία για μία συγκεκριμένη περίοδο.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Profit and Loss Statement

Η αναφορά περιλαμβάνει συνήθως:

• Revenue / Income
• Cost of Sales
• Gross Profit
• Operating Expenses
• Operating Profit
• Finance Income / Expenses
• Taxation
• Net Profit / Loss

---

Τι μας δείχνει

Η βασική λογική είναι:

Revenue − Expenses = Profit

Για εταιρεία με πωλήσεις:

---

Τι πρέπει να ελέγχουμε

1. Revenue

Ελέγχουμε εάν οι πωλήσεις που εμφανίζονται στο P&L συμφωνούν με:

• Sales Invoices
• Sales reports
• General Ledger
• Customer activity

2. Cost of Sales

Ελέγχουμε:

• Purchases
• direct costs
• stock adjustments
• purchase returns
• opening/closing inventory

3. Operating Expenses

Ελέγχουμε εάν τα έξοδα έχουν καταχωρηθεί στον σωστό λογαριασμό.

Για παράδειγμα:

Electricity → 6110 Electricity

και όχι κατά λάθος:

6560 Sundry Expenses

4. Finance Expenses

Ελέγχουμε:

• bank charges
• interest
• finance costs

5. Taxation

Ελέγχουμε ότι η φορολογία έχει καταχωρηθεί σωστά και δεν έχει συγχέεται με ΦΠΑ.

---

Πρακτική χρήση

Το P&L χρησιμοποιείται για:

• 📊 αξιολόγηση κερδοφορίας
• 📅 monthly/yearly management reporting
• 📈 σύγκριση περιόδων
• 💰 υπολογισμό profit
• 🧾 προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων
• 🔎 εντοπισμό ασυνήθιστων εξόδων

Βασική ερώτηση

«Η εταιρεία κερδίζει ή χάνει χρήματα και γιατί;»

---

11.2 Profit and Loss Statement by Group

Το Profit and Loss Statement by Group παρουσιάζει το P&L με μεγαλύτερη ομαδοποίηση των λογαριασμών.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Profit and Loss Statement by Group

Αντί να βλέπουμε εκατοντάδες individual accounts, μπορούμε να βλέπουμε ομάδες όπως:

• Revenue
• Cost of Sales
• Payroll & HR
• Office & Administrative
• Professional & Compliance
• Travel & Vehicles
• Selling & Marketing
• Other Operating Expenses
• Finance Expenses
• Taxation

---

Παράδειγμα

Αν έχουμε:

• 6000 Salaries → €30.000
• 6030 Social Insurance → €5.000
• 6050 Director GeSY → €1.000
• 6090 Training → €500

το grouped report μπορεί να παρουσιάσει συνολικά:

Payroll & HR = €36.500

αντί να χρειάζεται να εξετάσουμε κάθε λογαριασμό ξεχωριστά.

Πότε είναι καλύτερο

P&L Statement:

➡️ λεπτομερέστερη λογιστική εικόνα.

P&L by Group:

➡️ πιο καθαρή εικόνα για management.

---

11.3 Balance Sheet | Κατάσταση Οικονομικής Θέσης

Το Balance Sheet δείχνει την οικονομική θέση της εταιρείας σε συγκεκριμένη ημερομηνία.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Balance Sheet

Σε αντίθεση με το P&L που αφορά περίοδο, το Balance Sheet είναι as at συγκεκριμένη ημερομηνία.

---

Βασική λογιστική εξίσωση

Η βάση του Balance Sheet είναι:

Assets = Liabilities + Equity

Δηλαδή:

Περιουσιακά στοιχεία = Υποχρεώσεις + Ίδια Κεφάλαια

---

Assets | Περιουσιακά στοιχεία

Παραδείγματα:

• Bank
• Cash
• Accounts Receivable
• Inventory
• Fixed Assets
• Other Receivables

Παράδειγμα

Bank                    €20,000
Accounts Receivable     €15,000
Inventory                €5,000
Fixed Assets            €60,000
-------------------------------
Total Assets           €100,000

---

Liabilities | Υποχρεώσεις

Παραδείγματα:

• Accounts Payable
• Bank Loans
• VAT Liability
• Corporation Tax Payable
• Accrued Expenses

Παράδειγμα:

Accounts Payable        €10,000
Bank Loan               €40,000
VAT Payable              €5,000
Other Liabilities        €5,000
-------------------------------
Total Liabilities       €60,000

---

Equity | Ίδια Κεφάλαια

Για παράδειγμα:

Share Capital           €20,000
Retained Earnings       €20,000
-------------------------------
Total Equity            €40,000

Άρα:

Liabilities €60.000 + Equity €40.000 = Assets €100.000

✅ Το Balance Sheet ισορροπεί.

---

Τι ελέγχουμε στο Balance Sheet

Ιδιαίτερη προσοχή σε:

Bank

Συμφωνεί το LedgerX με τα πραγματικά bank balances;

Accounts Receivable

Συμφωνεί με:

Customer Summary / Aged Receivables;

Accounts Payable

Συμφωνεί με:

Supplier Summary / Aged Payables;

VAT

Συμφωνεί το VAT liability/receivable με τις VAT returns και τις σχετικές εγγραφές;

Fixed Assets

Υπάρχουν:

• σωστά assets;
• σωστή depreciation;
• disposals;
• accumulated depreciation;

Loans

Συμφωνεί το loan balance με το lender statement;

---

11.4 Balance Sheet by Group

Το Balance Sheet by Group παρουσιάζει την ίδια βασική οικονομική θέση αλλά με ομαδοποιημένους λογαριασμούς.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Balance Sheet by Group

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν το Chart of Accounts περιλαμβάνει πολλούς λογαριασμούς.

Για παράδειγμα αντί να εμφανίζονται ξεχωριστά:

• Bank of Cyprus
• Eurobank
• Savings Account
• Cash in Hand
• Petty Cash

μπορούμε να έχουμε μία πιο συνοπτική εικόνα της ομάδας των Cash & Cash Equivalents, ανάλογα με τη δομή του Chart of Accounts.

Χρήση

Το report είναι κατάλληλο για:

• management reporting
• παρουσίαση σε directors
• γρήγορη επισκόπηση οικονομικής θέσης
• σύγκριση μεγάλων κατηγοριών Assets / Liabilities / Equity

Διαφορά

Balance Sheet

➡️ περισσότερη ανάλυση λογαριασμών.

Balance Sheet by Group

➡️ συγκεντρωτική παρουσίαση.

---

11.5 Cash Flow Statement | Κατάσταση Ταμειακών Ροών

Το Cash Flow Statement δείχνει πώς κινήθηκαν τα μετρητά και τα ταμειακά διαθέσιμα της εταιρείας.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Cash Flow Statement

Το σημαντικότερο σημείο:

Profit ≠ Cash

Μία εταιρεία μπορεί να έχει κέρδος αλλά να αντιμετωπίζει πρόβλημα ρευστότητας.

---

Παράδειγμα

Έστω ότι η εταιρεία εξέδωσε:

Sales Invoices = €100.000

αλλά εισέπραξε μόνο:

€20.000

Το P&L μπορεί να δείξει υψηλό revenue και profit.

Όμως η πραγματική είσπραξη είναι μόνο €20.000.

Τα υπόλοιπα:

€80.000

είναι Accounts Receivable.

---

Βασικές κατηγορίες Cash Flow

Operating Activities

Καθημερινή λειτουργία:

• customer receipts
• supplier payments
• salaries
• rent
• utilities
• taxes

Investing Activities

Επενδύσεις:

• αγορά fixed assets
• πώληση fixed assets
• αγορά/πώληση επενδύσεων

Financing Activities

Χρηματοδότηση:

• loans received
• loan repayments
• share capital
• dividends

---

Πρακτική χρήση

Το Cash Flow Statement βοηθά να απαντήσουμε:

«Έχει η εταιρεία αρκετά πραγματικά διαθέσιμα για να πληρώσει τις υποχρεώσεις της;»

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό για:

• cash management
• loan planning
• supplier payments
• salaries
• tax payments
• business planning

---

11.6 Statement of Changes in Equity

Το Statement of Changes in Equity δείχνει πώς μεταβλήθηκαν τα ίδια κεφάλαια της εταιρείας μέσα στην περίοδο.

Διαδρομή

Reports → Financial Statements → Statement of Changes in Equity

Μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως:

• Share Capital
• Retained Earnings
• Current Year Profit/Loss
• Dividends
• Other equity movements
• Closing Equity

---

Παράδειγμα

Αρχικό Equity:

€50.000

Κατά τη διάρκεια του έτους:

Profit = €20.000

και dividends:

€5.000

Άρα:

Opening Equity          €50,000
+ Profit                  €20,000
- Dividends                €5,000
--------------------------------
Closing Equity           €65,000

Γιατί είναι σημαντικό

Μας δείχνει γιατί το Equity στο Balance Sheet άλλαξε από:

€50.000 → €65.000

Δεν αρκεί να βλέπουμε μόνο το τελικό ποσό. Πρέπει να κατανοούμε την κίνηση που το δημιούργησε.

---

11.7 Trial Balance | Ισοζύγιο

Το Trial Balance είναι από τα σημαντικότερα reports για τον λογιστή.

Διαδρομή

Reports → General Ledger → Trial Balance

Το Trial Balance παρουσιάζει όλους τους λογαριασμούς του General Ledger και τα χρεωστικά/πιστωτικά τους υπόλοιπα.

---

Βασικός κανόνας

Total Debits = Total Credits

Παράδειγμα:

Το Trial Balance ισορροπεί.

---

Τι ελέγχουμε

Το Trial Balance είναι εξαιρετικό για:

• έλεγχο λογιστικής ισορροπίας
• εντοπισμό unusual balances
• review του Chart of Accounts
• preparation of financial statements
• year-end audit
• εντοπισμό λανθασμένων postings

Για παράδειγμα

Βλέπουμε:

Telephone & Internet = €100.000

για μία μικρή εταιρεία.

Αυτό είναι πιθανό red flag.

Μπορεί να υπάρχει:

• λάθος account
• λάθος ποσό
• duplicate transaction
• decimal error
• λανθασμένη ταξινόμηση

---

11.8 General Ledger Summary

Το General Ledger Summary παρέχει συγκεντρωτική εικόνα των λογαριασμών του General Ledger.

Διαδρομή

Reports → General Ledger → General Ledger Summary

Είναι πιο αναλυτικό από τις Financial Statements, αλλά πιο συνοπτικό από το πλήρες transaction-level ledger.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το report για να δούμε:

• account balances
• debit movements
• credit movements
• closing balances
• δραστηριότητα ανά λογαριασμό

---

Παράδειγμα

Για τον λογαριασμό:

6110 Electricity

μπορεί να έχουμε:

Άρα υπάρχουν συνολικές χρεώσεις €3.500 και πιστώσεις €200.

Χρήση

Είναι πολύ χρήσιμο για:

• account review
• month-end review
• audit preparation
• investigation συγκεκριμένου λογαριασμού
• σύγκριση με προηγούμενες περιόδους

---

11.9 General Ledger Transactions | Αναλυτικό Καθολικό

Το General Ledger Transactions είναι το πιο αναλυτικό report.

Διαδρομή

Reports → General Ledger → General Ledger Transactions

Εδώ εξετάζουμε τις πραγματικές λογιστικές κινήσεις που δημιούργησαν τα υπόλοιπα.

---

Παράδειγμα

Για το account:

6110 Electricity

μπορεί να εμφανιστούν:

Το τελικό υπόλοιπο προκύπτει από τις individual transactions.

---

Γιατί είναι τόσο σημαντικό

Αν το P&L δείξει:

Electricity Expense = €12.500

και θέλουμε να καταλάβουμε από πού προέρχεται το ποσό, δεν αρκεί το P&L.

Πηγαίνουμε:

P&L → Electricity → General Ledger Transactions

και βλέπουμε τις underlying εγγραφές.

---

11.10 Η σχέση μεταξύ των Reports

Ένας πολύ σημαντικός κανόνας για το manual είναι:

Transactions
      ↓
General Ledger
      ↓
Trial Balance
      ↓
Financial Statements

Πιο αναλυτικά:

1. Transaction

Καταχωρείται ένα:

• Sales Invoice
• Purchase Invoice
• Receipt
• Payment
• Journal Entry

⬇️

2. General Ledger

Η συναλλαγή δημιουργεί λογιστικές εγγραφές στους σχετικούς λογαριασμούς.

⬇️

3. Trial Balance

Τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών συγκεντρώνονται στο Trial Balance.

⬇️

4. Financial Statements

Τα υπόλοιπα χρησιμοποιούνται για την παραγωγή:

• Profit & Loss
• Balance Sheet
• Cash Flow
• Statement of Changes in Equity

---

11.11 Ποιο Report χρησιμοποιώ για κάθε περίπτωση;

---

11.12 Μηνιαίο Accounting Review

Για έναν λογιστή, μία πρακτική σειρά ελέγχου είναι:

1️⃣ Bank Reconciliation

Ελέγχουμε τα bank accounts.

⬇️

2️⃣ Customer Reports

Aged Receivables

Ελέγχουμε τι μας χρωστούν.

⬇️

3️⃣ Supplier Reports

Aged Payables

Ελέγχουμε τι χρωστάμε.

⬇️

4️⃣ VAT Reports

Ελέγχουμε output VAT και input VAT.

⬇️

5️⃣ General Ledger

Ελέγχουμε unusual ή λανθασμένες εγγραφές.

⬇️

6️⃣ Trial Balance

Ελέγχουμε όλα τα account balances.

⬇️

7️⃣ Profit & Loss

Ελέγχουμε revenue, cost και expenses.

⬇️

8️⃣ Balance Sheet

Ελέγχουμε Assets, Liabilities και Equity.

⬇️

9️⃣ Cash Flow

Ελέγχουμε τη ρευστότητα.

⬇️

🔟 Final Review

Συγκρίνουμε με:

• προηγούμενο μήνα
• προηγούμενο έτος
• budget
• supporting documents
• bank statements
• customer/supplier statements

---

🔎 Πολύ σημαντικό

Τα Financial Statements δεν είναι ξεχωριστές εγγραφές. Είναι το αποτέλεσμα των λογιστικών εγγραφών που έχουν καταχωρηθεί στο LedgerX.

Άρα, εάν το P&L ή το Balance Sheet εμφανίζει λάθος ποσό, δεν διορθώνουμε το report.

Ψάχνουμε προς τα πίσω:

Financial Statement → Trial Balance → General Ledger → Original Transaction

Αυτό είναι το βασικό workflow για σωστό accounting review και audit trail.