# 12 — Inventory Items | Είδη Αποθέματος # [![NEW COMPANY 2026 _ Inventory Item _ Edit.png](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/new-company-2026-inventory-item-edit.png)](https://help.aseven.eu/uploads/images/gallery/2026-10/new-company-2026-inventory-item-edit.png) Το **Inventory Items** χρησιμοποιείται για τη δημιουργία και διαχείριση των προϊόντων που αγοράζει, αποθηκεύει και πουλά η επιχείρηση. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που διατηρούν **stock / αποθέματα**, καθώς επιτρέπει στο LedgerX να παρακολουθεί: - ποσότητες αποθέματος - κόστος αγοράς - τιμές πώλησης - κόστος πωληθέντων - αξία αποθέματος - κερδοφορία ανά προϊόν - αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων στα invoices. --- # 12.1 Δημιουργία Inventory Item Από το LedgerX μεταβαίνουμε στην περιοχή: **Inventory Items → New Inventory Item** Η φόρμα δημιουργίας περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία του προϊόντος και τις ρυθμίσεις που καθορίζουν πώς θα χρησιμοποιείται στις αγορές και πωλήσεις. --- # 12.2 Item Code | Κωδικός Είδους **Item Code** είναι ο μοναδικός κωδικός του προϊόντος. Παράδειγμα: **LAP-001** ή **PROD-1001** ή **SKU-001** Το πεδίο εμφανίζεται ως **Optional**, επομένως δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά για επιχειρήσεις με πολλά προϊόντα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο. ### Παράδειγμα
Item CodeItem Name
LAP-001Lenovo Laptop
MON-001Samsung Monitor
KB-001Wireless Keyboard
### Γιατί είναι χρήσιμο Ο κωδικός βοηθά: - στην αναζήτηση προϊόντων - στην αποφυγή σύγχυσης μεταξύ παρόμοιων προϊόντων - στην οργάνωση μεγάλου inventory - στη χρήση SKU - στην ταχύτερη καταχώρηση invoices. --- # 12.3 Item Name | Ονομασία Είδους Το **Item Name** είναι η ονομασία του προϊόντος. Παράδειγμα: **Wireless Keyboard Logitech** ή **500ml Bottled Water** ή **Office Chair Black** Η ονομασία πρέπει να είναι **σαφής και σταθερή**, ώστε να χρησιμοποιείται με τον ίδιο τρόπο στα purchase και sales documents. ### Καλή πρακτική Αποφεύγουμε ονομασίες όπως: > Keyboard και προτιμούμε: > Logitech K380 Wireless Keyboard όταν αυτό βοηθά στην αναγνώριση του προϊόντος. --- # 12.4 Unit Name | Μονάδα Μέτρησης Το **Unit Name** καθορίζει τη μονάδα με την οποία μετράται το προϊόν. Παραδείγματα: - **pcs** — τεμάχια - **kg** — κιλά - **litre** — λίτρα - **box** — κιβώτια - **pack** — πακέτα - **hour** — ώρες ### Παράδειγμα Για bottled water: **Unit Name: bottle** Για προϊόν που πωλείται σε κιβώτια: **Unit Name: box** Για προϊόν που πωλείται με το κιλό: **Unit Name: kg** Η σωστή μονάδα είναι σημαντική για την παρακολούθηση των ποσοτήτων. --- # 12.5 Valuation Method | Μέθοδος Αποτίμησης Το **Valuation Method** καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο υπολογίζεται το κόστος του inventory. Στο screenshot εμφανίζεται: ### **First in, first out (FIFO)** FIFO σημαίνει: > **First In, First Out** δηλαδή θεωρείται ότι τα προϊόντα που αγοράστηκαν πρώτα είναι αυτά που πωλούνται πρώτα για σκοπούς υπολογισμού του κόστους. --- ## Παράδειγμα FIFO Αγοράζουμε: **100 τεμάχια × €10 = €1.000** και αργότερα: **100 τεμάχια × €12 = €1.200** Συνολικό stock: **200 τεμάχια** Αν πουλήσουμε 120 τεμάχια, με FIFO το κόστος των πρώτων 100 τεμαχίων προέρχεται από την πρώτη αγορά και τα επόμενα 20 από τη δεύτερη αγορά. Άρα: ``` 100 × €10 = €1.000 20 × €12 = € 240 ------------------- COGS = €1.240 ``` και παραμένουν: **80 τεμάχια × €12 = €960** ### Γιατί είναι σημαντικό Η μέθοδος αποτίμησης επηρεάζει: - Inventory Value - Cost of Sales - Gross Profit - Profit & Loss - αξία closing stock. ⚠️ Η μέθοδος αποτίμησης πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης και να εφαρμόζεται με συνέπεια. --- # 12.6 Qty Desired | Επιθυμητή Ποσότητα Το **Qty desired** χρησιμοποιείται για να καθοριστεί η επιθυμητή ποσότητα αποθέματος για το συγκεκριμένο προϊόν. Παράδειγμα: **Qty Desired = 50** Αυτό μπορεί να χρησιμοποιείται ως σημείο αναφοράς για το απαιτούμενο stock. ### Παράδειγμα Έχουμε: **Qty Desired = 50** και το διαθέσιμο inventory πέσει στα: **15 τεμάχια** τότε γνωρίζουμε ότι πρέπει να εξετάσουμε νέα αγορά. --- # 12.7 Custom Income Account Το **Custom income account** επιτρέπει να ορίσουμε συγκεκριμένο λογαριασμό εσόδων για το προϊόν. Για παράδειγμα: **4000 Sales – Goods** ή διαφορετικό income account ανά κατηγορία προϊόντος. ### Παράδειγμα Μία εταιρεία έχει: - πωλήσεις προϊόντων → **4000 Sales - Goods** - πωλήσεις υπηρεσιών → **4010 Sales - Services** Ένα inventory item προϊόντος μπορεί να συνδεθεί με: **4000 Sales - Goods** Έτσι όταν χρησιμοποιείται σε sales invoice, το LedgerX μπορεί να χρησιμοποιεί τον συγκεκριμένο λογαριασμό. --- # 12.8 Custom Expense Account Το **Custom expense account** καθορίζει τον λογαριασμό εξόδου/κόστους που θα χρησιμοποιείται για το συγκεκριμένο inventory item, σύμφωνα με τη ρύθμιση του συστήματος. Για inventory προϊόντα αυτό μπορεί να σχετίζεται με το **Cost of Sales / κόστος πωληθέντων**. Παράδειγμα: **5010 Purchases** ή τον αντίστοιχο λογαριασμό που έχει οριστεί στη λογιστική δομή της εταιρείας. ### Γιατί είναι χρήσιμο Επιτρέπει διαφορετικά προϊόντα ή κατηγορίες προϊόντων να χρησιμοποιούν διαφορετικούς λογαριασμούς. --- # 12.9 Autofill — Line Description Η επιλογή: **Autofill — Line description** επιτρέπει στο LedgerX να συμπληρώνει αυτόματα την περιγραφή της γραμμής όταν επιλέγουμε το συγκεκριμένο inventory item σε ένα document. ### Παράδειγμα Inventory Item: **Item Name:** Logitech Wireless Keyboard Όταν το επιλέξουμε σε sales invoice, η περιγραφή μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα ως: **Logitech Wireless Keyboard** Έτσι ο χρήστης δεν χρειάζεται να πληκτρολογεί κάθε φορά την ίδια περιγραφή. --- # 12.10 Autofill — Purchases — Unit Price Η επιλογή: **Autofill — Purchases — Unit price** χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της τιμής αγοράς του προϊόντος. Παράδειγμα: **Purchase Unit Price = €25** Όταν χρησιμοποιείται το προϊόν σε purchase invoice, η τιμή μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα. ### Παράδειγμα ``` Item: Wireless Keyboard Qty: 10 Unit Price: €25 Total: €250 ``` Αυτό μειώνει την επαναλαμβανόμενη καταχώρηση. --- # 12.11 Autofill — Sales — Unit Price Η επιλογή: **Autofill — Sales — Unit price** χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της τιμής πώλησης. Παράδειγμα: **Sales Unit Price = €40** Σε sales invoice: ``` Wireless Keyboard Qty: 10 Unit Price: €40 Total: €400 ``` ### Σημαντικό Η τιμή που συμπληρώνεται αυτόματα πρέπει να ελέγχεται πριν την έκδοση invoice, ειδικά εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί διαφορετικές τιμές ανά πελάτη ή προσφορές. --- # 12.12 Autofill — Sales — Division Η επιλογή: **Autofill — Sales — Division** χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της σχετικής **Division** στις πωλήσεις, όπου η επιχείρηση χρησιμοποιεί divisions ή αντίστοιχη οργανωτική/λογιστική ταξινόμηση. ### Παράδειγμα Μία εταιρεία μπορεί να έχει: - Retail - Wholesale - Online Sales Ένα συγκεκριμένο inventory item μπορεί να συνδέεται αυτόματα με την κατάλληλη division. Αυτό βοηθά στη μεταγενέστερη **ανάλυση των πωλήσεων**. --- # 12.13 Autofill — Tax Code Η επιλογή: **Autofill — Tax Code** καθορίζει τον φορολογικό κωδικό που θα συμπληρώνεται αυτόματα όταν χρησιμοποιείται το item. Παράδειγμα: **VAT 19%** Όταν το προϊόν χρησιμοποιείται σε sales invoice, το LedgerX μπορεί να προτείνει αυτόματα τον συγκεκριμένο tax code. ### Παράδειγμα ``` Product €1,000 VAT 19% €190 Total €1,190 ``` ⚠️ Ο tax code πρέπει να είναι σωστός για το συγκεκριμένο προϊόν και τη συγκεκριμένη συναλλαγή. Δεν πρέπει να θεωρούμε ότι κάθε πώληση ενός item έχει πάντοτε τον ίδιο φορολογικό χειρισμό. --- # 12.14 Hide Item Name on Printed Documents Η επιλογή: **Hide item name on printed documents** επιτρέπει να αποκρύπτεται το όνομα του inventory item στα εκτυπωμένα documents. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο σε ειδικές περιπτώσεις όπου η εταιρεία θέλει να εμφανίζεται διαφορετική περιγραφή ή να μην εμφανίζεται η εσωτερική ονομασία του item στο printed invoice. ### Παράδειγμα Εσωτερικά: **Item Name: SUP-001 – Special Product** αλλά στο printed document θέλουμε να εμφανίζεται μόνο η custom line description. --- # 12.15 Image | Εικόνα Προϊόντος Το Inventory Item μπορεί να έχει συνδεδεμένη εικόνα μέσω: **Image → Choose File** Μπορούμε να ανεβάσουμε φωτογραφία του προϊόντος. ### Χρήσιμο για: - εύκολη αναγνώριση προϊόντος - product catalog - POS / sales διαδικασία - εσωτερική διαχείριση inventory - αποφυγή επιλογής λάθος item. Για επιχειρήσεις με πολλά παρόμοια προϊόντα, η εικόνα μπορεί να βοηθήσει σημαντικά τον χρήστη. --- # 12.16 Create Με το: ### **Create** δημιουργούμε και αποθηκεύουμε το inventory item. Παράδειγμα: ``` Item Code: KB-001 Item Name: Logitech Wireless Keyboard Unit Name: pcs Valuation: FIFO Qty Desired: 20 Purchase Price: €25 Sales Price: €40 Income Account: 4000 Sales - Goods Tax Code: VAT 19% ``` Μετά τη δημιουργία, το item μπορεί να χρησιμοποιηθεί στα σχετικά purchase/sales documents. --- # 12.17 Create & add another Το: ### **Create & add another** αποθηκεύει το συγκεκριμένο item και ανοίγει αμέσως νέα φόρμα για δημιουργία άλλου item. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εισάγουμε πολλά προϊόντα διαδοχικά. --- # 12.18 Παράδειγμα ολοκληρωμένου Inventory Item Έστω ότι μία εταιρεία πουλά **Wireless Keyboard**. ### Στοιχεία
ΠεδίοΤιμή
**Item Code**KB-001
**Item Name**Logitech Wireless Keyboard
**Unit Name**pcs
**Valuation Method**FIFO
**Qty Desired**20
**Purchase Unit Price**€25
**Sales Unit Price**€40
**Income Account**4000 Sales - Goods
**Expense Account**5010 Purchases
**Tax Code**VAT 19%
Αγορά: **10 × €25 = €250** Πώληση: **10 × €40 = €400** Gross margin πριν από άλλες σχετικές επιβαρύνσεις: **€400 − €250 = €150** --- # 12.19 Τι κερδίζουμε με σωστά Inventory Items Η σωστή δημιουργία των inventory items μειώνει σημαντικά τη χειροκίνητη καταχώρηση. Όταν το item χρησιμοποιείται σε invoice, μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα: - περιγραφή - purchase price - sales price - income account - expense account - division - tax code. Έτσι μειώνονται τα λάθη και δημιουργείται πιο συνεπής λογιστική καταχώρηση. --- # 12.20 Checklist πριν δημιουργήσουμε ένα Item Πριν πατήσουμε **Create**, ελέγχουμε: ☐ Σωστό **Item Code** ☐ Σωστό **Item Name** ☐ Σωστή **Unit Name** ☐ Σωστή **Valuation Method** ☐ Σωστό **Qty Desired**, εφόσον χρησιμοποιείται ☐ Σωστό **Income Account** ☐ Σωστό **Expense Account** ☐ Σωστό **Purchase Unit Price** ☐ Σωστό **Sales Unit Price** ☐ Σωστό **Division**, εφόσον χρησιμοποιείται ☐ Σωστό **Tax Code** ☐ Εικόνα προϊόντος, εφόσον χρειάζεται ### ⚠️ Κρίσιμο Τα **Inventory Items** δεν είναι απλώς ένας κατάλογος προϊόντων. Οι ρυθμίσεις τους μπορούν να επηρεάσουν **τιμές, λογαριασμούς, ΦΠΑ και την αποτίμηση του αποθέματος**. Επομένως, πριν δημιουργηθούν πολλά items μαζικά, είναι σημαντικό να έχει συμφωνηθεί η σωστή δομή των **accounts, tax codes και valuation method**.