02 — Bank & Cash Accounts | Τραπεζικοί Λογαριασμοί και Ταμείο

Η ενότητα Bank and Cash Accounts χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση όλων των τραπεζικών λογαριασμών και των λογαριασμών μετρητών της επιχείρησης.

Από εδώ μπορείτε να βλέπετε τα υπόλοιπα των τραπεζικών λογαριασμών και του ταμείου, να καταχωρείτε και να ελέγχετε τις κινήσεις και, όπου υποστηρίζεται από το τραπεζικό αρχείο, να εισάγετε (import) bank statements απευθείας στο LedgerX.

Η σωστή χρήση της ενότητας είναι ιδιαίτερα σημαντική, καθώς οι τραπεζικοί λογαριασμοί αποτελούν ένα από τα βασικότερα σημεία ελέγχου της λογιστικής.

1. Bank and Cash Accounts — Γενική Εικόνα

Από το μενού επιλέγουμε:

Bank and Cash Accounts

Εμφανίζεται ένας πίνακας με τους διαθέσιμους λογαριασμούς.

Στο παράδειγμα εμφανίζονται:

Cash in hand
Petty Cash
Bank
Bank Account – Savings
Cash Deposits

Κάθε λογαριασμός μπορεί να χρησιμοποιείται για διαφορετικό τύπο χρηματικών διαθεσίμων.

2. Τι είναι οι Bank & Cash Accounts;

Οι λογαριασμοί αυτοί χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των χρημάτων που διαθέτει η επιχείρηση.

Περιλαμβάνουν, για παράδειγμα:

🏦 Τραπεζικούς λογαριασμούς

Bank current account
Savings account
Business account
Foreign currency account
Άλλους τραπεζικούς λογαριασμούς

💶 Μετρητά

Cash in hand
Petty cash
Cash deposits

3. Cash in Hand — Μετρητά

Ο λογαριασμός Cash in hand χρησιμοποιείται για τα μετρητά που βρίσκονται φυσικά στην κατοχή της επιχείρησης.

Παράδειγμα:

Η επιχείρηση έχει:

€500 μετρητά στο ταμείο

τότε το ποσό μπορεί να εμφανίζεται στον αντίστοιχο λογαριασμό Cash.

Παραδείγματα συναλλαγών

Είσπραξη μετρητών από πελάτη
Πληρωμή μικρού εξόδου με μετρητά
Κατάθεση μετρητών στην τράπεζα

4. Petty Cash — Μικρό Ταμείο

Το Petty Cash χρησιμοποιείται για μικρές καθημερινές πληρωμές.

Παραδείγματα:

Γραφική ύλη
Μικρά έξοδα γραφείου
Parking
Μικρές αγορές
Μικρά έξοδα μετακίνησης

Παράδειγμα

Το petty cash έχει αρχικό υπόλοιπο:

€300

και χρησιμοποιούνται €50 για αγορά γραφικής ύλης.

Το υπόλοιπο γίνεται:

€250

Η σχετική δαπάνη πρέπει να καταχωρηθεί στον κατάλληλο expense account.

5. Bank — Τραπεζικός Λογαριασμός

Ο λογαριασμός Bank χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση ενός τραπεζικού λογαριασμού της επιχείρησης.

Για παράδειγμα:

Bank of Cyprus — Current Account

Eurobank — Business Account

Καλό είναι κάθε πραγματικός τραπεζικός λογαριασμός να έχει ξεχωριστό λογαριασμό στο LedgerX, ώστε το υπόλοιπο του συστήματος να μπορεί να συμφωνείται με το αντίστοιχο bank statement.

6. Bank Account — Savings

Ο λογαριασμός Bank Account – Savings χρησιμοποιείται για λογαριασμούς αποταμίευσης.

Δεν πρέπει να συγχέεται με τον κύριο current account της επιχείρησης.

Για παράδειγμα:

Bank — Current Account
Bank — Savings Account

είναι δύο διαφορετικοί λογαριασμοί και πρέπει να παρακολουθούνται ξεχωριστά.

7. Cash Deposits

Ο λογαριασμός Cash Deposits μπορεί να χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση καταθέσεων μετρητών, ανάλογα με τη λογιστική δομή που έχει δημιουργηθεί στην επιχείρηση.

Πρέπει να χρησιμοποιείται με συνέπεια ώστε να αποφεύγονται διπλές καταχωρήσεις.

8. Cleared Balance — Εκκαθαρισμένο Υπόλοιπο

Στον πίνακα εμφανίζεται η στήλη:

Cleared balance

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά τη διαδικασία Bank Reconciliation.

Το cleared balance δείχνει το ποσό των συναλλαγών που έχουν σημειωθεί ως cleared σύμφωνα με την κατάσταση συμφωνίας του τραπεζικού λογαριασμού.

Στόχος

Το υπόλοιπο που εμφανίζεται στο LedgerX πρέπει να μπορεί να συμφωνηθεί με το αντίστοιχο τραπεζικό statement.

9. Uncategorized Receipts

Η στήλη:

Uncategorized Receipts

δείχνει εισπράξεις οι οποίες δεν έχουν ακόμη κατηγοριοποιηθεί/καταχωρηθεί στον κατάλληλο λογαριασμό.

Για παράδειγμα, μπορεί να εμφανιστεί μια πίστωση:

05/10/2026 — €1,250 — TRANSFER

χωρίς να είναι ακόμη γνωστό εάν αφορά:

είσπραξη από πελάτη,
δάνειο,
μεταφορά μεταξύ λογαριασμών,
άλλη είσπραξη.

Η συναλλαγή πρέπει να ελεγχθεί και να κατηγοριοποιηθεί σωστά.

10. Uncategorized Payments

Αντίστοιχα, η στήλη:

Uncategorized Payments

αφορά πληρωμές που έχουν εισαχθεί αλλά δεν έχουν ακόμη αντιστοιχιστεί στον σωστό λογαριασμό.

Παράδειγμα:

05/10/2026 — €350 — ELECTRICITY AUTHORITY

Το σύστημα μπορεί να αναγνωρίσει την περιγραφή και να προτείνει τον κατάλληλο λογαριασμό εξόδου.

11. Import Bank Statement — Εισαγωγή Bank Statement

Ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία της ενότητας είναι:

Import bank statement

Η λειτουργία επιτρέπει την εισαγωγή τραπεζικών κινήσεων από αρχείο που έχει κατεβάσει ο χρήστης από το e-banking.

Η διαδικασία μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο σε σχέση με τη χειροκίνητη καταχώρηση κάθε τραπεζικής συναλλαγής.

12. Πώς κατεβάζουμε το Bank Statement από την Τράπεζα;

Από το e-banking της τράπεζας επιλέγουμε τον αντίστοιχο λογαριασμό και αναζητούμε την επιλογή για:

Download / Export transactions / Account statement

Ανάλογα με την τράπεζα, μπορεί να υπάρχουν διαφορετικές μορφές αρχείων.

Για χρήση στο LedgerX, προτιμούμε, όπου είναι διαθέσιμες και υποστηρίζονται:

CSV
QIF

Παράδειγμα

Από το e-banking:

Bank Account → Transactions → Export → CSV

Bank Account → Transactions → Export → QIF

και αποθηκεύουμε το αρχείο στον υπολογιστή.

13. Bank of Cyprus / Eurobank

Για λογαριασμούς σε κυπριακές τράπεζες, όπως Bank of Cyprus ή Eurobank, ο χρήστης μπορεί να κατεβάσει το ιστορικό κινήσεων από το e-banking, εφόσον η συγκεκριμένη υπηρεσία/μορφή export παρέχεται από την τράπεζα.

Η διαδικασία είναι γενικά:

e-Banking

↓

Επιλογή τραπεζικού λογαριασμού

↓

Transactions / Account Statement

↓

Επιλογή ημερομηνιών

↓

Export / Download

↓

CSV ή QIF

↓

Αποθήκευση αρχείου

↓

LedgerX → Bank and Cash Accounts

↓

Import bank statement

14. Επιλογή Bank Account στο LedgerX

Μετά την επιλογή:

Import bank statement

εμφανίζεται η σχετική φόρμα.

Στο πεδίο:

Bank account

επιλέγουμε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο ανήκει το statement.

Παράδειγμα

Εάν το αρχείο προέρχεται από:

Bank of Cyprus — Current Account

πρέπει να επιλεγεί ο αντίστοιχος λογαριασμός στο LedgerX.

⚠️ Πολύ σημαντικό: Μην εισάγετε statement της Bank A στον λογαριασμό της Bank B.

15. Select File From Your Computer

Στη συνέχεια επιλέγουμε:

Choose File

και βρίσκουμε το αρχείο που κατεβάσαμε από το e-banking.

Για παράδειγμα:

BankStatement_01-10-2026.csv

Transactions_September_2026.qif

Στη συνέχεια πατάμε:

Next

16. Invalid File — Μη Έγκυρο Αρχείο

Στο παράδειγμα εμφανίζεται το μήνυμα:

The file you are trying to import is invalid

Αυτό σημαίνει ότι το αρχείο που επιλέχθηκε δεν αναγνωρίζεται ως έγκυρο αρχείο για import από τη συγκεκριμένη λειτουργία.

Πιθανοί λόγοι:

Λανθασμένος τύπος αρχείου
Μη υποστηριζόμενο format
Λανθασμένη δομή CSV
Αρχείο που δεν είναι πραγματικό bank statement
Λανθασμένα columns
Αρχείο PDF αντί για CSV/QIF
Αρχείο Excel .xlsx αντί για υποστηριζόμενο format
Αρχείο που έχει τροποποιηθεί με τρόπο που αλλοιώνει τη δομή του

Τι κάνουμε;

Επιστρέφουμε στο e-banking και κατεβάζουμε το statement σε υποστηριζόμενη μορφή, όπως CSV ή QIF, ανάλογα με το τι δέχεται η εγκατάσταση του LedgerX.

17. Γιατί το Bank Import είναι τόσο χρήσιμο;

Η χειροκίνητη καταχώρηση τραπεζικών κινήσεων μπορεί να είναι εξαιρετικά χρονοβόρα.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να έχει:

500 bank transactions / μήνα

Η χειροκίνητη καταχώρηση σημαίνει:

ημερομηνία,
περιγραφή,
ποσό,
account,
VAT treatment όπου απαιτείται,
customer/supplier,
payment/receipt classification.

Με το bank import, οι κινήσεις μπορούν να εισαχθούν μαζικά.

Αυτό μειώνει σημαντικά:

τον χρόνο καταχώρησης,
την επανάληψη εργασιών,
τον κίνδυνο χειροκίνητων λαθών.

18. Categorisation — Κατηγοριοποίηση Τραπεζικών Κινήσεων

Μετά το import, οι τραπεζικές κινήσεις πρέπει να κατηγοριοποιηθούν.

Παράδειγμα:

Date: 05/10/2026
Description: ELECTRICITY AUTHORITY OF CYPRUS
Amount: €250

Το σύστημα μπορεί, ανάλογα με την υφιστάμενη παραμετροποίηση και τα προηγούμενα δεδομένα, να αναγνωρίσει ότι πρόκειται για έξοδο ηλεκτρισμού και να προτείνει:

Electricity Expense

Η λογιστική λογική είναι:

Debit: Electricity Expense €250
Credit: Bank €250

19. Παράδειγμα — Electricity Authority of Cyprus

Έστω ότι εμφανίζεται στο bank statement:

EAC / Electricity Authority of Cyprus — €300

Η συναλλαγή μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως:

Electricity Expense

Η λογιστική εγγραφή είναι:

Account	Debit	Credit
Electricity Expense	€300	—
Bank	—	€300

Με αυτόν τον τρόπο:

αυξάνονται τα έξοδα ηλεκτρισμού,
μειώνεται το τραπεζικό υπόλοιπο.

20. Αυτόματη Αναγνώριση Επαναλαμβανόμενων Συναλλαγών

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα αξιοποίησης προηγούμενων κατηγοριοποιήσεων.

Για παράδειγμα, εάν κάθε μήνα εμφανίζεται:

ELECTRICITY AUTHORITY OF CYPRUS

και η συναλλαγή καταχωρείται επανειλημμένα στον:

Electricity Expense

η προηγούμενη κατηγοριοποίηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί ώστε παρόμοιες συναλλαγές να αναγνωρίζονται ταχύτερα.

Άλλες επαναλαμβανόμενες συναλλαγές

Electricity
Water
Internet
Telephone
Rent
Bank charges
Insurance
Software subscriptions
Office expenses
Payroll-related payments

21. Αποθήκευση Κατηγοριοποίησης για Επαναλαμβανόμενες Συναλλαγές

Όταν υπάρχει επαναλαμβανόμενη συναλλαγή, είναι χρήσιμο να διατηρείται η αντίστοιχη λογιστική κατηγοριοποίηση, όπου το σύστημα παρέχει αυτή τη δυνατότητα.

Παράδειγμα

Πρώτη φορά:

EAC → Electricity Expense

Επόμενο μήνα:

EAC → Electricity Expense

Ο χρήστης δεν χρειάζεται να αποφασίζει ξανά από την αρχή πού πρέπει να καταχωρηθεί η συναλλαγή.

Αυτό μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο bookkeeping.

22. Άλλο Παράδειγμα — Bank Charges

Bank statement:

BANK CHARGES €25

Κατηγοριοποίηση:

Bank Charges Expense

Λογιστική εγγραφή:

Debit — Bank Charges €25

Credit — Bank €25

23. Άλλο Παράδειγμα — Είσπραξη Πελάτη

Bank statement:

ABC LTD PAYMENT €1,190

Η συναλλαγή δεν πρέπει απαραίτητα να καταχωρηθεί ως νέο Revenue.

Εάν αφορά εξόφληση ήδη εκδοθέντος τιμολογίου, πρέπει να αντιστοιχιστεί με το σχετικό Accounts Receivable / Customer.

Η λογική είναι:

Debit: Bank €1,190

Credit: Accounts Receivable €1,190

Έτσι μειώνεται η απαίτηση από τον πελάτη.

⚠️ Αυτό είναι πολύ σημαντικό: η είσπραξη ενός ήδη εκδομένου τιμολογίου δεν πρέπει να καταχωρείται ξανά ως έσοδο.

24. Άλλο Παράδειγμα — Μεταφορά μεταξύ Τραπεζικών Λογαριασμών

Έστω ότι μεταφέρονται:

€5,000

από:

Bank Current Account

σε:

Bank Savings Account

Δεν υπάρχει έσοδο ή έξοδο.

Η λογική είναι:

Debit: Bank Savings €5,000

Credit: Bank Current Account €5,000

Το συνολικό cash της επιχείρησης παραμένει:

€5,000

Απλώς αλλάζει ο τραπεζικός λογαριασμός στον οποίο βρίσκονται τα χρήματα.

25. Bank Reconciliation — Συμφωνία Τράπεζας

Μετά την εισαγωγή και κατηγοριοποίηση των κινήσεων, πρέπει να γίνεται bank reconciliation.

Στόχος είναι να συμφωνεί:

LedgerX Bank Balance

με:

Bank Statement Balance

λαμβάνοντας υπόψη τυχόν συναλλαγές που δεν έχουν ακόμη εμφανιστεί ή εκκαθαριστεί.

Έλεγχος

Bank Statement

€10,000

LedgerX

€10,000

✅ Συμφωνία

Εάν υπάρχει διαφορά:

Bank Statement: €10,000
LedgerX: €9,750

τότε πρέπει να εντοπιστεί η διαφορά των:

€250

26. Γιατί πρέπει να γίνεται Bank Reconciliation;

Η συμφωνία τράπεζας βοηθά στον εντοπισμό:

παραλείψεων,
διπλών καταχωρήσεων,
λανθασμένων ποσών,
λανθασμένων ημερομηνιών,
μη καταχωρημένων bank charges,
άγνωστων εισπράξεων,
άγνωστων πληρωμών,
transfers,
λανθασμένων account classifications.

Είναι βασικός λογιστικός έλεγχος.

27. Καλή Πρακτική για Bank Imports

Για κάθε τραπεζικό λογαριασμό συνιστάται:

1️⃣ Ξεχωριστός λογαριασμός στο LedgerX

Για παράδειγμα:

Bank of Cyprus Current
Bank of Cyprus Savings
Eurobank Current

2️⃣ Τακτικό Download

Κατεβάζετε τα bank statements σε τακτά χρονικά διαστήματα.

3️⃣ Import

Εισάγετε το αρχείο στο αντίστοιχο bank account.

4️⃣ Categorise

Κατηγοριοποιείτε τις συναλλαγές.

5️⃣ Match

Αντιστοιχίζετε εισπράξεις με πελάτες και πληρωμές με προμηθευτές/έξοδα όπου εφαρμόζεται.

6️⃣ Reconcile

Συμφωνείτε το LedgerX με το bank statement.

7️⃣ Review

Ελέγχετε τις Uncategorized Receipts / Payments πριν ολοκληρώσετε την περίοδο.

28. Τι ΔΕΝ πρέπει να κάνουμε

❌ Μην εισάγετε το ίδιο bank statement δύο φορές.

❌ Μην εισάγετε statement σε λάθος bank account.

❌ Μην κατηγοριοποιείτε κάθε τραπεζική πίστωση ως Revenue.

❌ Μην κατηγοριοποιείτε κάθε τραπεζική πληρωμή ως Expense.

❌ Μην καταχωρείτε μεταφορά μεταξύ δικών σας τραπεζικών λογαριασμών ως έσοδο ή έξοδο.

❌ Μην αγνοείτε τις Uncategorized transactions.

❌ Μην θεωρείτε ότι η αυτόματη πρόταση του συστήματος είναι πάντα σωστή.

29. Αυτόματη Κατηγοριοποίηση — Έλεγχος πριν την Αποθήκευση

Η αυτοματοποίηση είναι πολύ χρήσιμη, αλλά ο χρήστης πρέπει να ελέγχει τις προτάσεις.

Για παράδειγμα:

EAC €300

→ Suggested account: Electricity Expense

Πιθανότατα σωστό. ✅

Αλλά:

TRANSFER €5,000

→ Suggested account: Other Income

Αυτό μπορεί να είναι λάθος.

Ίσως πρόκειται για:

μεταφορά από άλλο bank account,
shareholder contribution,
loan,
customer receipt.

Επομένως:

Automation = εξοικονόμηση χρόνου, όχι αντικατάσταση του λογιστικού ελέγχου.

30. Συνοπτική Ροή Εργασίας

🏦 Bank Statement Workflow

e-Banking

↓

Download Bank Statement

↓

CSV / QIF

↓

LedgerX

↓

Bank and Cash Accounts

↓

Import bank statement

↓

Select Bank Account

↓

Choose File

↓

Next

↓

Categorise Transactions

↓

Match Customers / Suppliers όπου απαιτείται

↓

Save

↓

Bank Reconciliation

↓

Final Review

31. Πλεονεκτήματα της χρήσης Bank Import

Η χρήση του bank import μπορεί να προσφέρει:

⏱️ Εξοικονόμηση χρόνου

Δεν χρειάζεται να καταχωρείται κάθε συναλλαγή χειροκίνητα.

🎯 Μείωση λαθών

Οι ημερομηνίες και τα ποσά προέρχονται απευθείας από το bank statement.

🔄 Επαναχρησιμοποίηση κατηγοριοποιήσεων

Επαναλαμβανόμενες συναλλαγές μπορούν να κατηγοριοποιούνται πολύ γρηγορότερα.

📊 Καλύτερη εικόνα

Οι τραπεζικοί λογαριασμοί ενημερώνονται πιο συστηματικά.

🔍 Ευκολότερο reconciliation

Οι συναλλαγές του LedgerX μπορούν να συγκριθούν με το πραγματικό bank statement.

📌 Βασική αρχή

Το Bank Import είναι εργαλείο ταχύτητας. Η σωστή κατηγοριοποίηση και συμφωνία είναι ευθύνη του χρήστη.

Με σωστή χρήση, η διαδικασία μπορεί να γίνει:

Download → Import → Categorise → Match → Reconcile

και όχι:

Άνοιγμα bank statement → χειροκίνητη καταχώρηση εκατοντάδων συναλλαγών → έλεγχος μία-μία.

Αυτό είναι το βασικό πλεονέκτημα της ενότητας Bank and Cash Accounts στο LedgerX.