Έκδοση Νέου Τιμολογίου Πώλησης

Η διαδικασία αυτή χρησιμοποιείται για την έκδοση νέου Sales Invoice (Τιμολογίου Πώλησης) προς πελάτη.

Σημαντικό: Πριν δημιουργήσετε το τιμολόγιο, βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία του πελάτη, η ημερομηνία, ο λογαριασμός πωλήσεων και ο σωστός κωδικός ΦΠΑ είναι ορθά.

1. Μετάβαση στα Sales Invoices

Από το αριστερό μενού του συστήματος:

Επιλέξτε Sales Invoices.
Στη συνέχεια επιλέξτε New Sales Invoice.

Θα εμφανιστεί η φόρμα δημιουργίας νέου τιμολογίου.

2. Ημερομηνία Έκδοσης — Issue Date

Στο πεδίο Issue date καταχωρείται η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου.

Παράδειγμα:

07/10/2026

Προσοχή

Η ημερομηνία πρέπει να είναι η πραγματική ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου και να συμφωνεί με τα λογιστικά και φορολογικά δεδομένα της επιχείρησης.

Η ημερομηνία αυτή επηρεάζει, μεταξύ άλλων:

τη λογιστική περίοδο,
την περίοδο ΦΠΑ,
την ημερομηνία πληρωμής,
τις αναφορές πωλήσεων,
την κατάσταση των εισπρακτέων υπολοίπων.

3. Ημερομηνία Πληρωμής — Due Date

Το Due date καθορίζει πότε αναμένεται να εξοφληθεί το τιμολόγιο.

Στην οθόνη εμφανίζεται η επιλογή:

Net

μαζί με πεδίο για τον αριθμό των ημερών.

Παράδειγμα

Εάν συμφωνήθηκε πληρωμή εντός 30 ημερών:

Due Date: Net
Days: 30

Το σύστημα θα υπολογίσει αυτόματα την ημερομηνία λήξης.

Συνήθεις όροι πληρωμής

Άμεσα / Due on receipt
Net 7 days
Net 15 days
Net 30 days
Net 60 days
Net 90 days

Συμβουλή: Χρησιμοποιείτε τον πραγματικό συμφωνημένο όρο πληρωμής και όχι έναν τυχαίο αριθμό ημερών.

4. Reference — Αναφορά

Το πεδίο Reference χρησιμοποιείται για επιπλέον αναγνωριστικά στοιχεία σχετικά με το τιμολόγιο.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, για:

αριθμό παραγγελίας πελάτη,
αριθμό quotation,
αριθμό συμφωνίας,
αριθμό έργου,
εσωτερικό reference,
αριθμό purchase order (PO).

Automatic

Εάν είναι ενεργοποιημένο το Automatic, το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα την αναφορά/αρίθμηση σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του.

Μην αλλάζετε χειροκίνητα την αρίθμηση χωρίς λόγο, ώστε να διατηρείται σωστή και συνεχής σειρά τιμολογίων.

5. Customer — Πελάτης

Στο πεδίο Customer επιλέγετε τον πελάτη στον οποίο θα εκδοθεί το τιμολόγιο.

Κάντε κλικ στο πεδίο και επιλέξτε τον αντίστοιχο πελάτη από τη λίστα.

Πριν συνεχίσετε, ελέγξτε:

Επωνυμία πελάτη
Διεύθυνση
Αριθμό εγγραφής εταιρείας, όπου εφαρμόζεται
VAT Number
Email
Άλλα στοιχεία που απαιτούνται για το τιμολόγιο

Προσοχή: Εάν ο πελάτης δεν υπάρχει ή τα στοιχεία του είναι λανθασμένα, διορθώστε πρώτα την καρτέλα του πελάτη πριν εκδώσετε το τιμολόγιο.

6. Billing Address — Διεύθυνση Χρέωσης

Το Billing address είναι η διεύθυνση χρέωσης του πελάτη.

Η διεύθυνση πρέπει να είναι αυτή που αντιστοιχεί στον πελάτη και, όπου εφαρμόζεται, στα στοιχεία που πρέπει να εμφανίζονται στο φορολογικό παραστατικό.

Για εταιρεία

Μπορεί να περιλαμβάνει:

Επωνυμία εταιρείας
Οδός και αριθμός
Πόλη
Ταχυδρομικός κώδικας
Χώρα
VAT Number, όπου απαιτείται

Για φυσικό πρόσωπο

Καταχωρούνται τα αντίστοιχα στοιχεία και η διεύθυνση του πελάτη.

7. Description — Περιγραφή Τιμολογίου

Το πεδίο Description είναι προαιρετικό και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια γενική περιγραφή του τιμολογίου.

Παραδείγματα:

Accounting services for September 2026
Consultancy services
Annual accounting services 2026
Supply of goods
Professional services

Η αναλυτική περιγραφή των προϊόντων ή υπηρεσιών μπορεί να καταχωρηθεί ξεχωριστά στις γραμμές του τιμολογίου.

8. Γραμμές Τιμολογίου

Η βασική περιοχή του τιμολογίου περιλαμβάνει τις στήλες:

Πεδίο	Περιγραφή
#	Αριθμός γραμμής
Account	Λογαριασμός λογιστικής
Description	Περιγραφή προϊόντος/υπηρεσίας
Qty	Ποσότητα
Unit price	Τιμή ανά μονάδα
Total	Σύνολο γραμμής
Tax Code	Κωδικός ΦΠΑ
Tax Amount	Ποσό ΦΠΑ
Total	Τελικό σύνολο

9. Account — Λογαριασμός Πωλήσεων

Στο Account επιλέγεται ο λογαριασμός στον οποίο θα καταχωρηθεί η πώληση.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

4000 - Sales - Goods

Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη γραμμή θα καταχωρηθεί στον λογαριασμό πωλήσεων αγαθών.

Παραδείγματα

Ανάλογα με το τι τιμολογεί η επιχείρηση μπορεί να υπάρχουν λογαριασμοί όπως:

4000 - Sales - Goods
4010 - Sales - Services
4020 - Consultancy Income
4030 - Accounting Services
4040 - Other Income

Προσοχή: Ο σωστός λογαριασμός είναι σημαντικός για την ορθή λογιστική απεικόνιση και τις οικονομικές αναφορές.

10. Description — Περιγραφή Προϊόντος / Υπηρεσίας

Εδώ περιγράφετε τι ακριβώς χρεώνεται στον πελάτη.

Παράδειγμα για λογιστικές υπηρεσίες

Accounting services for September 2026

Παράδειγμα για audit

Audit services for the financial year ended 31 December 2025

Παράδειγμα για προϊόν

Supply of office equipment

Η περιγραφή πρέπει να είναι σαφής και επαρκής, ώστε ο πελάτης να καταλαβαίνει τι αφορά η χρέωση.

11. Qty — Ποσότητα

Στο Qty καταχωρείται η ποσότητα.

Παραδείγματα

1 υπηρεσία → 1
5 τεμάχια → 5
10 ώρες → 10
12 μήνες → 12

Για μια ετήσια υπηρεσία που χρεώνεται ως μία ενιαία υπηρεσία, μπορεί να χρησιμοποιηθεί:

Qty = 1

12. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Στο Unit price καταχωρείται η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα

Για:

Qty = 1
Unit Price = 1,000.00

το σύνολο της γραμμής πριν από τον ΦΠΑ είναι:

€1,000.00

Εάν:

Qty = 10
Unit Price = 100.00

τότε:

10 × €100 = €1,000

13. Total — Σύνολο Γραμμής

Το Total υπολογίζεται από το σύστημα βάσει:

Ποσότητα × Τιμή μονάδας

Παράδειγμα:

5 × €200 = €1,000

Δεν χρειάζεται να κάνετε χειροκίνητο υπολογισμό εφόσον το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ποσό.

14. Tax Code — Κωδικός ΦΠΑ

Το Tax Code είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία του τιμολογίου.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

VAT 19%

Ο κωδικός πρέπει να αντιστοιχεί στη φορολογική μεταχείριση της συγκεκριμένης συναλλαγής.

Ενδεικτικά

Ανάλογα με την περίπτωση μπορεί να χρησιμοποιείται:

VAT 19%
VAT 5%
VAT 0%
Exempt
Out of Scope
άλλος ειδικός κωδικός ΦΠΑ

⚠️ Μην επιλέγετε VAT 19% αυτόματα σε κάθε τιμολόγιο. Ο σωστός κωδικός εξαρτάται από τη φύση της συναλλαγής, τον πελάτη και, όπου εφαρμόζεται, τον τόπο φορολόγησης.

15. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Το Tax Amount εμφανίζει το ποσό του ΦΠΑ που υπολογίζεται για τη συγκεκριμένη γραμμή.

Παράδειγμα

Καθαρή αξία:

€1,000.00

ΦΠΑ 19%:

€190.00

Σύνολο:

€1,190.00

Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ποσό όταν έχουν καταχωρηθεί σωστά η αξία και ο κωδικός ΦΠΑ.

16. Add Line — Προσθήκη Νέας Γραμμής

Εάν το τιμολόγιο περιλαμβάνει περισσότερα από ένα προϊόντα ή υπηρεσίες, επιλέξτε:

Add line

Παράδειγμα

Ένα τιμολόγιο μπορεί να περιλαμβάνει:

Accounting services — €1,000
Payroll services — €300
Consultancy — €500

Κάθε υπηρεσία μπορεί να καταχωρηθεί σε ξεχωριστή γραμμή.

Γιατί είναι καλύτερο;

Η ξεχωριστή καταχώρηση:

βελτιώνει την ανάλυση των εσόδων,
διευκολύνει τον πελάτη,
βοηθά στη λογιστική παρακολούθηση,
παρέχει καλύτερη εικόνα στις αναφορές.

17. Column — Line Number

Η επιλογή:

Column — Line number

εμφανίζει τον αριθμό κάθε γραμμής.

Παράδειγμα:

#	Description
1	Accounting services
2	Payroll services
3	Consultancy

Συνιστάται να παραμένει ενεργοποιημένο όταν υπάρχουν πολλές γραμμές.

18. Column — Description

Η επιλογή:

Column — Description

εμφανίζει την περιγραφή κάθε προϊόντος ή υπηρεσίας στο τιμολόγιο.

Συνιστάται να παραμένει ενεργοποιημένη.

Η περιγραφή βοηθά τον πελάτη να κατανοήσει τι ακριβώς τιμολογείται.

19. Column — Discount

Η επιλογή Column — Discount ενεργοποιεί τη δυνατότητα εμφάνισης έκπτωσης.

Χρησιμοποιείται όταν παρέχεται έκπτωση στον πελάτη.

Παράδειγμα

Αρχική αξία:

€1,000

Έκπτωση:

10%

Καθαρή αξία:

€900

Χρησιμοποιείτε το πεδίο μόνο όταν υπάρχει πραγματική συμφωνημένη έκπτωση.

20. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν οι τιμές που καταχωρούνται περιλαμβάνουν ήδη ΦΠΑ.

Όταν ΔΕΝ είναι ενεργό

Εάν καταχωρήσετε:

€1,000

και ΦΠΑ 19%, το σύστημα υπολογίζει:

Καθαρή αξία: €1,000
ΦΠΑ: €190
Σύνολο: €1,190

Όταν είναι ενεργό

Η τιμή θεωρείται ότι περιλαμβάνει ήδη τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

€1,190 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 19%

τότε το σύστημα υπολογίζει αντίστοιχα την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ.

⚠️ Προσοχή: Πρέπει να γνωρίζετε εάν η τιμή που συμφωνήθηκε με τον πελάτη είναι με ή χωρίς ΦΠΑ πριν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή.

21. Rounding — Στρογγυλοποίηση

Η επιλογή Rounding χρησιμοποιείται όταν απαιτείται στρογγυλοποίηση του συνολικού ποσού.

Χρησιμοποιείται μόνο όταν υπάρχει πραγματική ανάγκη για rounding adjustment.

Συνήθως αφήνεται απενεργοποιημένο, εκτός εάν υπάρχει συγκεκριμένος λόγος.

22. Early Payment Discount

Η επιλογή Early payment discount χρησιμοποιείται όταν παρέχεται έκπτωση στον πελάτη εάν εξοφλήσει το τιμολόγιο νωρίτερα.

Παράδειγμα

2% discount if paid within 10 days.

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε επιχειρήσεις που εφαρμόζουν συγκεκριμένους όρους early settlement.

23. Late Payment Fees

Η επιλογή Late payment fees χρησιμοποιείται για την εφαρμογή χρέωσης λόγω καθυστερημένης πληρωμής.

Πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο όταν η συγκεκριμένη χρέωση προβλέπεται από τους συμφωνημένους όρους ή/και είναι κατάλληλη σύμφωνα με την εμπορική και νομική πολιτική της επιχείρησης.

24. Total Amount in Base Currency

Η επιλογή:

Total amount in base currency

χρησιμοποιείται όταν το τιμολόγιο εκδίδεται σε διαφορετικό νόμισμα από το βασικό νόμισμα της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία έχει βασικό νόμισμα EUR, αλλά εκδίδει τιμολόγιο σε USD, μπορεί να χρειάζεται εμφάνιση του συνολικού ποσού σε EUR.

25. Custom Title

Η επιλογή Custom title επιτρέπει την αλλαγή του τίτλου που εμφανίζεται στο παραστατικό.

Για παράδειγμα, αντί για:

Sales Invoice

θα μπορούσε, ανάλογα με τις ανάγκες, να χρησιμοποιηθεί διαφορετικός τίτλος.

Συνιστάται: Για κανονικά τιμολόγια πώλησης να διατηρείται ο τυπικός τίτλος, εκτός εάν υπάρχει συγκεκριμένη ανάγκη.

26. Custom Theme

Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένο το:

Custom theme

και έχει επιλεγεί:

Smooth Gray

Αυτό αφορά την εμφάνιση και το design του τιμολογίου.

Δεν αλλάζει τη λογιστική εγγραφή ή τον υπολογισμό του ΦΠΑ.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διατηρείται ενιαία εταιρική εμφάνιση σε όλα τα τιμολόγια.

27. Hide — Due Date

Η επιλογή:

Hide — Due date

κρύβει την ημερομηνία λήξης από το εκτυπωμένο/τελικό τιμολόγιο.

Συνιστάται

Να παραμένει μη επιλεγμένο, όταν θέλουμε ο πελάτης να βλέπει καθαρά μέχρι πότε πρέπει να πληρώσει.

28. Hide — Balance Due

Η επιλογή:

Hide — Balance due

κρύβει το υπόλοιπο που οφείλεται.

Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένη.

Εάν θέλετε ο πελάτης να βλέπει το ποσό που παραμένει πληρωτέο, εξετάστε εάν πρέπει να την απενεργοποιήσετε.

29. Show Item Images

Η επιλογή:

Show item images

εμφανίζει εικόνες των προϊόντων στο τιμολόγιο.

Χρησιμοποιείται κυρίως σε επιχειρήσεις που πωλούν προϊόντα όπου η εικόνα βοηθά στην αναγνώριση του είδους.

Για υπηρεσίες, συνήθως δεν είναι απαραίτητη.

30. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστή στήλη με το ποσό του ΦΠΑ.

Για παράδειγμα:

Περιγραφή	Καθαρή αξία	ΦΠΑ	Σύνολο
Accounting services	€1,000	€190	€1,190

Για τιμολόγια με ΦΠΑ, η επιλογή αυτή είναι συνήθως χρήσιμη και αυξάνει τη διαφάνεια του παραστατικού.

31. Also Acts as Delivery Note

Η επιλογή:

Also acts as delivery note

επιτρέπει στο ίδιο παραστατικό να λειτουργεί και ως Δελτίο Αποστολής, όπου αυτό είναι κατάλληλο.

Χρησιμοποιείται κυρίως σε περιπτώσεις πώλησης και παράδοσης αγαθών.

Για καθαρά τιμολόγια υπηρεσιών συνήθως δεν απαιτείται.

32. Footers

Η επιλογή Footers χρησιμοποιείται για πληροφορίες που εμφανίζονται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος, για:

όρους πληρωμής,
τραπεζικά στοιχεία,
στοιχεία επικοινωνίας,
ευχαριστήριο μήνυμα,
άλλες σημαντικές πληροφορίες.

33. Custom Fields — Signature

Στην περιοχή Custom Fields εμφανίζεται το πεδίο:

Signature

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για στοιχεία που αφορούν υπογραφή ή άλλο προσαρμοσμένο πεδίο της επιχείρησης.

Εάν δεν απαιτείται συγκεκριμένη πληροφορία, αφήστε το κενό.

34. Image

Στο κάτω μέρος υπάρχει η επιλογή:

Image → Choose File

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη/εισαγωγή εικόνας, ανάλογα με τη διαμόρφωση του invoice template.

Πριν χρησιμοποιήσετε εικόνα, βεβαιωθείτε ότι:

είναι σωστό αρχείο,
έχει κατάλληλη ανάλυση,
αφορά το συγκεκριμένο τιμολόγιο,
δεν περιέχει άσχετες ή εμπιστευτικές πληροφορίες.

35. Τελικός Έλεγχος πριν το Create

Πριν πατήσετε Create, κάντε έναν σύντομο λογιστικό έλεγχο. ✅

Checklist

36. Create — Δημιουργία Τιμολογίου

Όταν όλα τα στοιχεία έχουν ελεγχθεί, πατήστε:

Create

Το σύστημα δημιουργεί το τιμολόγιο.

Μετά τη δημιουργία, πρέπει να ελέγξετε το τελικό παραστατικό πριν αποσταλεί στον πελάτη.

Ιδιαίτερη προσοχή

Ελέγξτε:

Customer → Description → Net Amount → VAT → Total → Due Date

Ένα λάθος σε οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένο τιμολόγιο ή λανθασμένη λογιστική/φορολογική απεικόνιση.

37. Create & Add Another

Η επιλογή:

Create & add another

χρησιμοποιείται όταν θέλετε να δημιουργήσετε πολλά τιμολόγια διαδοχικά.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εκδώσετε τιμολόγια για 10 διαφορετικούς πελάτες:

Συμπληρώνετε το πρώτο τιμολόγιο.
Πατάτε Create & add another.
Το σύστημα δημιουργεί το τιμολόγιο και σας επιστρέφει σε νέα φόρμα.
Συμπληρώνετε το επόμενο τιμολόγιο.
Επαναλαμβάνετε τη διαδικασία.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μαζική έκδοση επαναλαμβανόμενων τιμολογίων.

Γρήγορη Διαδικασία

Η βασική διαδικασία είναι:

Sales Invoices
↓
New Sales Invoice
↓
Issue Date
↓
Due Date / Payment Terms
↓
Reference
↓
Customer
↓
Billing Address
↓
Account
↓
Description
↓
Quantity
↓
Unit Price
↓
Tax Code
↓
Έλεγχος ΦΠΑ & Total
↓
Έλεγχος τελικού τιμολογίου
↓
Create

ή, εάν υπάρχουν περισσότερα τιμολόγια:

Create & add another

⚠️ Σημαντική Λογιστική Υπενθύμιση

Η δημιουργία του τιμολογίου δεν είναι απλώς συμπλήρωση στοιχείων. Τα πεδία Account και Tax Code επηρεάζουν άμεσα τη λογιστική καταχώρηση και την απεικόνιση των συναλλαγών στις σχετικές αναφορές.

Επομένως, μην επιλέγετε λογαριασμό πωλήσεων ή VAT Code στην τύχη. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τη φορολογική μεταχείριση μιας συναλλαγής, ζητήστε επιβεβαίωση από τον υπεύθυνο λογιστή πριν εκδοθεί το τιμολόγιο.