03Δ — Debit Notes προς Προμηθευτές | Χρεωστικά Σημειώματα

Η ενότητα Debit Notes χρησιμοποιείται όταν πρέπει να αυξήσουμε το ποσό που οφείλει η επιχείρηση σε έναν προμηθευτή ή να διορθώσουμε προς τα πάνω την αξία μιας αγοράς.

Στο LedgerX, ένα Debit Note προς Supplier μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περιπτώσεις όπως:

επιστροφή προϊόντων στον προμηθευτή, όπου απαιτείται αντίστοιχη πίστωση από τον προμηθευτή,
επιπλέον χρέωση που σχετίζεται με αγορά,
διαφορά τιμής,
χρέωση που δεν περιλαμβανόταν στο αρχικό Purchase Invoice,
διόρθωση ποσού Purchase Invoice,
άλλες περιπτώσεις όπου απαιτείται αύξηση της υποχρέωσης προς τον supplier.

⚠️ Σημαντική ορολογία: Σε λογιστικά συστήματα, το τι ακριβώς σημαίνει "Debit Note" μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος εκδίδει το παραστατικό και τη συγκεκριμένη εμπορική διαδικασία. Στο LedgerX, η συγκεκριμένη φόρμα είναι Debit Note συνδεδεμένο με Supplier / Purchase Invoice, οπότε πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τη ροή που εφαρμόζει η επιχείρηση.

1. Debit Note — Τι είναι;

Το Debit Note είναι παραστατικό που χρησιμοποιείται για να γίνει χρέωση/προσαρμογή της αξίας μιας αγοράς ή της υποχρέωσης προς supplier.

Με απλά λόγια:

Purchase Invoice → δημιουργεί την αρχική υποχρέωση.

Debit Note → αυξάνει/διορθώνει την υποχρέωση ή την αξία της αγοράς, όπου απαιτείται.

2. Πότε χρησιμοποιούμε Debit Note;

Παραδείγματα:

📦 Επιπλέον χρέωση από supplier

Ο supplier μας χρέωσε επιπλέον €100 που δεν περιλαμβάνονταν στο αρχικό invoice.

💰 Λάθος τιμή

Ο supplier είχε χρεώσει €10 ανά τεμάχιο ενώ η σωστή τιμή ήταν €12.

📄 Παράλειψη χρέωσης

Ένα κόστος ή υπηρεσία παραλείφθηκε από το αρχικό Purchase Invoice.

🔄 Διόρθωση αγοράς

Χρειάζεται λογιστική διόρθωση της αρχικής αγοράς.

3. Προσοχή στις Επιστροφές Προϊόντων

Για επιστροφή προϊόντων στον supplier, η συνήθης εμπορική ροή είναι ότι:

Εμείς επιστρέφουμε τα προϊόντα → ο supplier μας εκδίδει Credit Note.

Αυτό μειώνει την υποχρέωσή μας προς τον supplier.

Επομένως, δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε μηχανικά ένα Debit Note για κάθε επιστροφή προϊόντων.

Παράδειγμα

Purchase Invoice:

€1.190

Επιστρέφουμε προϊόντα:

€200 + VAT €38 = €238

Ο supplier μας εκδίδει:

Supplier Credit Note €238

και η υποχρέωσή μας μειώνεται.

4. Debit Note vs Supplier Credit Note

Αυτό είναι πολύ σημαντικό για τους χρήστες.

Παραστατικό	Βασική επίδραση
Purchase Invoice	Αυξάνει Accounts Payable
Supplier Credit Note	Μειώνει Accounts Payable
Debit Note	Αυξάνει/διορθώνει χρέωση προς supplier, ανάλογα με την περίπτωση
Payment	Μειώνει Accounts Payable επειδή πληρώσαμε

Άρα:

Purchase Invoice → χρωστάμε περισσότερα

Supplier Credit Note → χρωστάμε λιγότερα

Payment → πληρώνουμε την υποχρέωση

5. Πρόσβαση στα Debit Notes

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Debit Notes

και στη συνέχεια:

New Debit Note

Εμφανίζεται η φόρμα του screenshot.

6. Issue Date — Ημερομηνία

Το πρώτο πεδίο είναι:

Issue date

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Είναι η ημερομηνία του Debit Note.

Η ημερομηνία καθορίζει τη λογιστική περίοδο στην οποία θα καταχωρηθεί η συναλλαγή.

7. Reference — Αναφορά

Το:

Reference

είναι ενεργοποιημένο ως:

Automatic

Το LedgerX μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα τον αριθμό/αναφορά.

Αυτό βοηθά στην:

αρίθμηση,
αναζήτηση,
audit trail,
παρακολούθηση των Debit Notes.

8. Supplier — Προμηθευτής

Στο screenshot εμφανίζεται:

001 — EAC

Αυτό σημαίνει ότι το Debit Note αφορά τον συγκεκριμένο supplier.

Ο supplier πρέπει να επιλεγεί προσεκτικά.

Παράδειγμα

Supplier: EAC

ή:

Supplier: ABC Ltd

ανάλογα με το παραστατικό.

9. Purchase Invoice

Υπάρχει επίσης το πεδίο:

Purchase Invoice

και εμφανίζεται:

Automatic

Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται για σύνδεση του Debit Note με το σχετικό Purchase Invoice.

Παράδειγμα

Purchase Invoice:

Invoice No. 1

Total:

€357

Debit Note:

€100

Το Debit Note μπορεί να συνδεθεί με το συγκεκριμένο Purchase Invoice.

Αυτό δημιουργεί καλύτερο audit trail:

Purchase Invoice → Debit Note

10. Description — Περιγραφή

Η περιγραφή πρέπει να εξηγεί γιατί εκδόθηκε το Debit Note.

Παραδείγματα:

Additional electricity charge

Price adjustment — Invoice 1

Additional goods supplied

Correction of purchase price

Η σωστή περιγραφή βοηθά σημαντικά στον μεταγενέστερο έλεγχο.

11. Account — Λογαριασμός

Στο screenshot εμφανίζεται:

5070 — Purchase Returns

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Ο λογαριασμός πρέπει να αντιστοιχεί στην πραγματική λογιστική φύση της συναλλαγής.

Δεν επιλέγουμε μηχανικά Purchase Returns μόνο και μόνο επειδή εμφανίζεται ως προεπιλογή.

Εάν πρόκειται για:

επιπλέον αγορά → κατάλληλος Purchases/Expense account,
επιστροφή αγοράς → κατάλληλος Purchase Returns / supplier credit workflow,
επιπλέον χρέωση υπηρεσίας → αντίστοιχος expense account.

12. Qty — Ποσότητα

Το:

Qty

καθορίζει την ποσότητα.

Παράδειγμα:

5 τεμάχια × €20 = €100

Τότε:

Qty = 5

Unit Price = €20

13. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το:

Unit price

είναι η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα:

Qty = 5

Unit price = €20

Net total = €100

14. Tax Code — ΦΠΑ

Στο screenshot εμφανίζεται:

No tax

Αυτό πρέπει να ελέγχεται προσεκτικά.

Δεν σημαίνει ότι όλα τα Debit Notes πρέπει να είναι χωρίς ΦΠΑ.

Ο VAT code πρέπει να αντιστοιχεί στη φορολογική φύση της συγκεκριμένης συναλλαγής.

Εάν η σχετική χρέωση υπόκειται σε VAT 19%, τότε πρέπει να χρησιμοποιηθεί ο κατάλληλος VAT code.

15. Tax Amount

Το Tax Amount εμφανίζει τον ΦΠΑ που προκύπτει από τη συγκεκριμένη γραμμή.

Παράδειγμα:

Net:

€100

VAT 19%:

€19

Total:

€119

16. Total — Συνολικό Ποσό

Το τελικό Total είναι το ποσό που επηρεάζει την υποχρέωση προς τον supplier, ανάλογα με τη φύση της συναλλαγής.

Παράδειγμα:

Net €100

VAT €19

Total €119

17. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν η τιμή που εισάγουμε περιλαμβάνει ήδη ΦΠΑ.

Tax exclusive

€100 + VAT 19% = €119

Tax inclusive

€119 total → net €100 + VAT €19

Πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με το supplier document.

18. Column — Description

Εάν ενεργοποιηθεί:

Column — Description

μπορούμε να προσθέσουμε περιγραφή ανά γραμμή.

Παράδειγμα:

Additional materials

ή:

Returned goods — Invoice 123

Αυτό είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές γραμμές.

19. Column — Discount

Η επιλογή:

Column — Discount

επιτρέπει την καταχώρηση έκπτωσης.

Παράδειγμα:

Αρχική αξία:

€1.000

Discount:

10%

Net:

€900

και ο ΦΠΑ υπολογίζεται ανάλογα.

20. Custom Theme

Το:

Custom theme → Smooth Gray

αφορά την εμφάνιση του παραστατικού.

Δεν αλλάζει τη λογιστική επίδραση.

21. Show Tax Amount Column

Εάν ενεργοποιηθεί:

Show tax amount column

το Debit Note μπορεί να εμφανίζει ξεχωριστά τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

Net	VAT	Total
€100	€19	€119

22. Also acts as goods receipt

Στο screenshot υπάρχει:

Also acts as goods receipt

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν το συγκεκριμένο παραστατικό πρέπει να λειτουργεί ταυτόχρονα ως goods receipt, σύμφωνα με τη διαδικασία της επιχείρησης.

Δεν πρέπει να ενεργοποιείται χωρίς πραγματική ανάγκη.

23. Footers

Το:

Footers

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες.

Παράδειγμα:

Adjustment relating to Purchase Invoice No. 1.

24. Image / Supporting Document

Το:

Choose File

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικού supporting document, όπου υποστηρίζεται.

Για παράδειγμα:

supplier document,
adjustment document,
delivery documentation,
supporting correspondence.

Αυτό βοηθά στη δημιουργία πλήρους documentation.

25. Create

Μετά τον έλεγχο όλων των στοιχείων:

Create

Το Debit Note καταχωρείται στο LedgerX.

26. Create & Add Another

Εάν υπάρχουν πολλά Debit Notes:

Create & add another

Αποθηκεύεται το τρέχον και ανοίγει νέα φόρμα.

Χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές διαδοχικές διορθώσεις.

27. Παράδειγμα — Επιπλέον Χρέωση από Supplier

Έστω ότι έχουμε:

Purchase Invoice:

€1.000 + VAT

Μετά ο supplier διαπιστώνει ότι παρέλειψε να χρεώσει:

€200 + VAT

Το Debit Note μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη σχετική επιπλέον χρέωση, εφόσον αυτό ανταποκρίνεται στην πραγματική εμπορική και φορολογική διαδικασία.

Debit Note

Net:

€200

VAT 19%:

€38

Total:

€238

Το Accounts Payable αυξάνεται αντίστοιχα.

28. Παράδειγμα — Διόρθωση Τιμής

Αρχικά:

100 units × €10 = €1.000

Ο supplier διαπιστώνει ότι η σωστή τιμή ήταν:

€12

Difference:

€200

Το σχετικό Debit Note μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαφορά, εφόσον είναι το σωστό παραστατικό.

Με VAT 19%:

€200 + €38 = €238

29. Επιστροφή Προϊόντων — Προσοχή

Ας δούμε την περίπτωση που είναι πιο συχνή.

Η εταιρεία αγοράζει:

€1.190

από supplier.

Στη συνέχεια επιστρέφει προϊόντα αξίας:

€200 + VAT €38 = €238

Συνήθως η διαδικασία είναι:

Επιστροφή προϊόντων

↓

Supplier εκδίδει Credit Note €238

↓

Accounts Payable μειώνεται κατά €238

Άρα:

€1.190 − €238 = €952

Δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε Debit Note απλώς επειδή "επιστρέψαμε προϊόντα".

Το παραστατικό που εκδίδει ο supplier και η εμπορική διαδικασία καθορίζουν ποια εγγραφή πρέπει να γίνει.

30. Purchase Returns

Το screenshot δείχνει:

5070 — Purchase Returns

Αυτός ο λογαριασμός μπορεί να χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση επιστροφών αγορών, αλλά πρέπει να χρησιμοποιείται με συνέπεια με το λογιστικό σχέδιο και τη ροή των supplier credit notes.

Παράδειγμα:

Purchase:

€1.000

Return:

€200

Το Purchase Returns account βοηθά να παρακολουθούμε τη μείωση των αγορών.

31. Debit Note και Accounts Payable

Εάν το Debit Note αυξάνει την υποχρέωση:

Πριν

Accounts Payable:

€1.000

Debit Note

€238

Μετά

Accounts Payable:

€1.238

Άρα ο supplier μας χρεώνει επιπλέον.

32. Supplier Credit Note και Accounts Payable

Αντίθετα, supplier Credit Note:

Πριν

Accounts Payable:

€1.000

Credit Note

€238

Μετά

Accounts Payable:

€762

Άρα:

Debit Note → συνήθως αυξάνει την υποχρέωση

Supplier Credit Note → μειώνει την υποχρέωση

33. Debit Note και Payment

Εάν υπάρχει:

Purchase Invoice:

€1.000

Debit Note:

€238

Total payable:

€1.238

και πληρώσουμε:

€1.238

τότε:

Accounts Payable → €0

Η ροή είναι:

Purchase Invoice

→ Debit Note

→ Payment

→ Accounts Payable €0

34. Σύνδεση με Purchase Invoice

Όταν το Debit Note αφορά συγκεκριμένο invoice, είναι καλή πρακτική να υπάρχει σαφής σύνδεση:

Purchase Invoice No. 1

↓

Debit Note No. 1

Έτσι ο λογιστής μπορεί να καταλάβει αργότερα γιατί άλλαξε το αρχικό ποσό.

35. Έλεγχος πριν το Create

Πριν δημιουργήσουμε Debit Note:

36. Συχνά Λάθη

❌ Χρήση Debit Note για κάθε επιστροφή προϊόντων.

❌ Λάθος supplier.

❌ Λάθος Purchase Invoice.

❌ Λάθος VAT code.

❌ Καταχώρηση "No tax" χωρίς να υπάρχει φορολογικός λόγος.

❌ Χρήση Purchase Returns για συναλλαγή που στην πραγματικότητα είναι επιπλέον αγορά/χρέωση.

❌ Δημιουργία Debit Note χωρίς supporting documentation.

❌ Διπλή καταχώρηση της ίδιας χρέωσης.

37. Debit Note vs Credit Note — Ο πιο σημαντικός κανόνας

Για να το θυμάται εύκολα ο χρήστης:

Supplier μας χρεώνει περισσότερο

➡️ Debit Note / κατάλληλη χρεωστική προσαρμογή

➡️ Accounts Payable αυξάνεται

Supplier μας πιστώνει

➡️ Supplier Credit Note

➡️ Accounts Payable μειώνεται

Εμείς πληρώνουμε

➡️ Payment

➡️ Accounts Payable μειώνεται

38. Πλήρης Παράδειγμα

Αρχικό Purchase Invoice

Electricity:

€300

VAT:

€57

Total:

€357

Accounts Payable:

€357

↓

Επιπλέον χρέωση

Debit Note:

€100

VAT:

€19

Total:

€119

↓

Νέο Accounts Payable

€357 + €119 = €476

↓

Payment

€476

↓

Final Balance

Accounts Payable = €0

39. Η σωστή ροή για τον χρήστη

Purchase Invoice
        │
        ▼
Accounts Payable
        │
        ├── Supplier Credit Note
        │       ↓
        │   Payable μειώνεται
        │
        └── Debit Note
                ↓
            Payable αυξάνεται
                │
                ▼
             Payment
                │
                ▼
          Payable → €0

40. Τελική Σύνοψη

Το Debit Note είναι εργαλείο διόρθωσης/προσαρμογής της αγοράς και της υποχρέωσης προς supplier.

Πρέπει πάντα να εξετάζουμε τι πραγματικά συνέβη πριν επιλέξουμε Debit Note ή Credit Note.

📌 Να θυμάστε:

Purchase Invoice → αρχική υποχρέωση

Debit Note → επιπλέον χρέωση / αύξηση υποχρέωσης, όπου εφαρμόζεται

Supplier Credit Note → μείωση υποχρέωσης

Payment → εξόφληση υποχρέωσης

Και ειδικά για επιστροφές προϊόντων:

Επιστρέφουμε προϊόντα στον supplier → συνήθως λαμβάνουμε Supplier Credit Note από τον supplier.

Αυτό είναι κρίσιμο ώστε το Accounts Payable, οι αγορές, οι επιστροφές και ο ΦΠΑ να παρουσιάζονται σωστά στα λογιστικά βιβλία.