12 — Inventory Items | Είδη Αποθέματος

Το Inventory Items χρησιμοποιείται για τη δημιουργία και διαχείριση των προϊόντων που αγοράζει, αποθηκεύει και πουλά η επιχείρηση.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που διατηρούν stock / αποθέματα, καθώς επιτρέπει στο LedgerX να παρακολουθεί:

ποσότητες αποθέματος
κόστος αγοράς
τιμές πώλησης
κόστος πωληθέντων
αξία αποθέματος
κερδοφορία ανά προϊόν
αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων στα invoices.

12.1 Δημιουργία Inventory Item

Από το LedgerX μεταβαίνουμε στην περιοχή:

Inventory Items → New Inventory Item

Η φόρμα δημιουργίας περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία του προϊόντος και τις ρυθμίσεις που καθορίζουν πώς θα χρησιμοποιείται στις αγορές και πωλήσεις.

12.2 Item Code | Κωδικός Είδους

Item Code είναι ο μοναδικός κωδικός του προϊόντος.

Παράδειγμα:

LAP-001

PROD-1001

SKU-001

Το πεδίο εμφανίζεται ως Optional, επομένως δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά για επιχειρήσεις με πολλά προϊόντα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο.

Παράδειγμα

Item Code	Item Name
LAP-001	Lenovo Laptop
MON-001	Samsung Monitor
KB-001	Wireless Keyboard

Γιατί είναι χρήσιμο

Ο κωδικός βοηθά:

στην αναζήτηση προϊόντων
στην αποφυγή σύγχυσης μεταξύ παρόμοιων προϊόντων
στην οργάνωση μεγάλου inventory
στη χρήση SKU
στην ταχύτερη καταχώρηση invoices.

12.3 Item Name | Ονομασία Είδους

Το Item Name είναι η ονομασία του προϊόντος.

Παράδειγμα:

Wireless Keyboard Logitech

500ml Bottled Water

Office Chair Black

Η ονομασία πρέπει να είναι σαφής και σταθερή, ώστε να χρησιμοποιείται με τον ίδιο τρόπο στα purchase και sales documents.

Καλή πρακτική

Αποφεύγουμε ονομασίες όπως:

Keyboard

και προτιμούμε:

Logitech K380 Wireless Keyboard

όταν αυτό βοηθά στην αναγνώριση του προϊόντος.

12.4 Unit Name | Μονάδα Μέτρησης

Το Unit Name καθορίζει τη μονάδα με την οποία μετράται το προϊόν.

Παραδείγματα:

pcs — τεμάχια
kg — κιλά
litre — λίτρα
box — κιβώτια
pack — πακέτα
hour — ώρες

Παράδειγμα

Για bottled water:

Unit Name: bottle

Για προϊόν που πωλείται σε κιβώτια:

Unit Name: box

Για προϊόν που πωλείται με το κιλό:

Unit Name: kg

Η σωστή μονάδα είναι σημαντική για την παρακολούθηση των ποσοτήτων.

12.5 Valuation Method | Μέθοδος Αποτίμησης

Το Valuation Method καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο υπολογίζεται το κόστος του inventory.

Στο screenshot εμφανίζεται:

First in, first out (FIFO)

FIFO σημαίνει:

First In, First Out

δηλαδή θεωρείται ότι τα προϊόντα που αγοράστηκαν πρώτα είναι αυτά που πωλούνται πρώτα για σκοπούς υπολογισμού του κόστους.

Παράδειγμα FIFO

Αγοράζουμε:

100 τεμάχια × €10 = €1.000

και αργότερα:

100 τεμάχια × €12 = €1.200

Συνολικό stock:

200 τεμάχια

Αν πουλήσουμε 120 τεμάχια, με FIFO το κόστος των πρώτων 100 τεμαχίων προέρχεται από την πρώτη αγορά και τα επόμενα 20 από τη δεύτερη αγορά.

Άρα:

100 × €10 = €1.000
 20 × €12 = €  240
-------------------
COGS       = €1.240

και παραμένουν:

80 τεμάχια × €12 = €960

Γιατί είναι σημαντικό

Η μέθοδος αποτίμησης επηρεάζει:

Inventory Value
Cost of Sales
Gross Profit
Profit & Loss
αξία closing stock.

⚠️ Η μέθοδος αποτίμησης πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης και να εφαρμόζεται με συνέπεια.

12.6 Qty Desired | Επιθυμητή Ποσότητα

Το Qty desired χρησιμοποιείται για να καθοριστεί η επιθυμητή ποσότητα αποθέματος για το συγκεκριμένο προϊόν.

Παράδειγμα:

Qty Desired = 50

Αυτό μπορεί να χρησιμοποιείται ως σημείο αναφοράς για το απαιτούμενο stock.

Παράδειγμα

Έχουμε:

Qty Desired = 50

και το διαθέσιμο inventory πέσει στα:

15 τεμάχια

τότε γνωρίζουμε ότι πρέπει να εξετάσουμε νέα αγορά.

12.7 Custom Income Account

Το Custom income account επιτρέπει να ορίσουμε συγκεκριμένο λογαριασμό εσόδων για το προϊόν.

Για παράδειγμα:

4000 Sales – Goods

ή διαφορετικό income account ανά κατηγορία προϊόντος.

Παράδειγμα

Μία εταιρεία έχει:

πωλήσεις προϊόντων → 4000 Sales - Goods
πωλήσεις υπηρεσιών → 4010 Sales - Services

Ένα inventory item προϊόντος μπορεί να συνδεθεί με:

4000 Sales - Goods

Έτσι όταν χρησιμοποιείται σε sales invoice, το LedgerX μπορεί να χρησιμοποιεί τον συγκεκριμένο λογαριασμό.

12.8 Custom Expense Account

Το Custom expense account καθορίζει τον λογαριασμό εξόδου/κόστους που θα χρησιμοποιείται για το συγκεκριμένο inventory item, σύμφωνα με τη ρύθμιση του συστήματος.

Για inventory προϊόντα αυτό μπορεί να σχετίζεται με το Cost of Sales / κόστος πωληθέντων.

Παράδειγμα:

5010 Purchases

ή τον αντίστοιχο λογαριασμό που έχει οριστεί στη λογιστική δομή της εταιρείας.

Γιατί είναι χρήσιμο

Επιτρέπει διαφορετικά προϊόντα ή κατηγορίες προϊόντων να χρησιμοποιούν διαφορετικούς λογαριασμούς.

12.9 Autofill — Line Description

Η επιλογή:

Autofill — Line description

επιτρέπει στο LedgerX να συμπληρώνει αυτόματα την περιγραφή της γραμμής όταν επιλέγουμε το συγκεκριμένο inventory item σε ένα document.

Παράδειγμα

Inventory Item:

Item Name: Logitech Wireless Keyboard

Όταν το επιλέξουμε σε sales invoice, η περιγραφή μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα ως:

Logitech Wireless Keyboard

Έτσι ο χρήστης δεν χρειάζεται να πληκτρολογεί κάθε φορά την ίδια περιγραφή.

12.10 Autofill — Purchases — Unit Price

Η επιλογή:

Autofill — Purchases — Unit price

χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της τιμής αγοράς του προϊόντος.

Παράδειγμα:

Purchase Unit Price = €25

Όταν χρησιμοποιείται το προϊόν σε purchase invoice, η τιμή μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα.

Παράδειγμα

Item: Wireless Keyboard
Qty: 10
Unit Price: €25
Total: €250

Αυτό μειώνει την επαναλαμβανόμενη καταχώρηση.

12.11 Autofill — Sales — Unit Price

Η επιλογή:

Autofill — Sales — Unit price

χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της τιμής πώλησης.

Παράδειγμα:

Sales Unit Price = €40

Σε sales invoice:

Wireless Keyboard
Qty: 10
Unit Price: €40
Total: €400

Σημαντικό

Η τιμή που συμπληρώνεται αυτόματα πρέπει να ελέγχεται πριν την έκδοση invoice, ειδικά εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί διαφορετικές τιμές ανά πελάτη ή προσφορές.

12.12 Autofill — Sales — Division

Η επιλογή:

Autofill — Sales — Division

χρησιμοποιείται για την αυτόματη συμπλήρωση της σχετικής Division στις πωλήσεις, όπου η επιχείρηση χρησιμοποιεί divisions ή αντίστοιχη οργανωτική/λογιστική ταξινόμηση.

Παράδειγμα

Μία εταιρεία μπορεί να έχει:

Retail
Wholesale
Online Sales

Ένα συγκεκριμένο inventory item μπορεί να συνδέεται αυτόματα με την κατάλληλη division.

Αυτό βοηθά στη μεταγενέστερη ανάλυση των πωλήσεων.

12.13 Autofill — Tax Code

Η επιλογή:

Autofill — Tax Code

καθορίζει τον φορολογικό κωδικό που θα συμπληρώνεται αυτόματα όταν χρησιμοποιείται το item.

Παράδειγμα:

VAT 19%

Όταν το προϊόν χρησιμοποιείται σε sales invoice, το LedgerX μπορεί να προτείνει αυτόματα τον συγκεκριμένο tax code.

Παράδειγμα

Product                 €1,000
VAT 19%                   €190
Total                   €1,190

⚠️ Ο tax code πρέπει να είναι σωστός για το συγκεκριμένο προϊόν και τη συγκεκριμένη συναλλαγή. Δεν πρέπει να θεωρούμε ότι κάθε πώληση ενός item έχει πάντοτε τον ίδιο φορολογικό χειρισμό.

12.14 Hide Item Name on Printed Documents

Η επιλογή:

Hide item name on printed documents

επιτρέπει να αποκρύπτεται το όνομα του inventory item στα εκτυπωμένα documents.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο σε ειδικές περιπτώσεις όπου η εταιρεία θέλει να εμφανίζεται διαφορετική περιγραφή ή να μην εμφανίζεται η εσωτερική ονομασία του item στο printed invoice.

Παράδειγμα

Εσωτερικά:

Item Name: SUP-001 – Special Product

αλλά στο printed document θέλουμε να εμφανίζεται μόνο η custom line description.

12.15 Image | Εικόνα Προϊόντος

Το Inventory Item μπορεί να έχει συνδεδεμένη εικόνα μέσω:

Image → Choose File

Μπορούμε να ανεβάσουμε φωτογραφία του προϊόντος.

Χρήσιμο για:

εύκολη αναγνώριση προϊόντος
product catalog
POS / sales διαδικασία
εσωτερική διαχείριση inventory
αποφυγή επιλογής λάθος item.

Για επιχειρήσεις με πολλά παρόμοια προϊόντα, η εικόνα μπορεί να βοηθήσει σημαντικά τον χρήστη.

12.16 Create

Με το:

Create

δημιουργούμε και αποθηκεύουμε το inventory item.

Παράδειγμα:

Item Code:        KB-001
Item Name:        Logitech Wireless Keyboard
Unit Name:        pcs
Valuation:        FIFO
Qty Desired:      20
Purchase Price:   €25
Sales Price:      €40
Income Account:   4000 Sales - Goods
Tax Code:         VAT 19%

Μετά τη δημιουργία, το item μπορεί να χρησιμοποιηθεί στα σχετικά purchase/sales documents.

12.17 Create & add another

Το:

Create & add another

αποθηκεύει το συγκεκριμένο item και ανοίγει αμέσως νέα φόρμα για δημιουργία άλλου item.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εισάγουμε πολλά προϊόντα διαδοχικά.

12.18 Παράδειγμα ολοκληρωμένου Inventory Item

Έστω ότι μία εταιρεία πουλά Wireless Keyboard.

Στοιχεία

Πεδίο	Τιμή
Item Code	KB-001
Item Name	Logitech Wireless Keyboard
Unit Name	pcs
Valuation Method	FIFO
Qty Desired	20
Purchase Unit Price	€25
Sales Unit Price	€40
Income Account	4000 Sales - Goods
Expense Account	5010 Purchases
Tax Code	VAT 19%

Αγορά:

10 × €25 = €250

Πώληση:

10 × €40 = €400

Gross margin πριν από άλλες σχετικές επιβαρύνσεις:

€400 − €250 = €150

12.19 Τι κερδίζουμε με σωστά Inventory Items

Η σωστή δημιουργία των inventory items μειώνει σημαντικά τη χειροκίνητη καταχώρηση.

Όταν το item χρησιμοποιείται σε invoice, μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα:

περιγραφή
purchase price
sales price
income account
expense account
division
tax code.

Έτσι μειώνονται τα λάθη και δημιουργείται πιο συνεπής λογιστική καταχώρηση.

12.20 Checklist πριν δημιουργήσουμε ένα Item

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

☐ Σωστό Item Code
☐ Σωστό Item Name
☐ Σωστή Unit Name
☐ Σωστή Valuation Method
☐ Σωστό Qty Desired, εφόσον χρησιμοποιείται
☐ Σωστό Income Account
☐ Σωστό Expense Account
☐ Σωστό Purchase Unit Price
☐ Σωστό Sales Unit Price
☐ Σωστό Division, εφόσον χρησιμοποιείται
☐ Σωστό Tax Code
☐ Εικόνα προϊόντος, εφόσον χρειάζεται

⚠️ Κρίσιμο

Τα Inventory Items δεν είναι απλώς ένας κατάλογος προϊόντων. Οι ρυθμίσεις τους μπορούν να επηρεάσουν τιμές, λογαριασμούς, ΦΠΑ και την αποτίμηση του αποθέματος. Επομένως, πριν δημιουργηθούν πολλά items μαζικά, είναι σημαντικό να έχει συμφωνηθεί η σωστή δομή των accounts, tax codes και valuation method.