04B — Customers | Πελάτες

Η ενότητα Customers χρησιμοποιείται για την πλήρη διαχείριση των πελατών της επιχείρησης και την παρακολούθηση των πωλήσεων, τιμολογίων και εισπρακτέων υπολοίπων.

Από τη συγκεκριμένη οθόνη μπορούμε να δούμε συγκεντρωτικά:

ποιοι είναι οι πελάτες,
τον μοναδικό κωδικό τους,
την κατάσταση του λογαριασμού τους,
τον λογαριασμό ελέγχου,
πόσα Sales Invoices έχουν εκδοθεί,
πόσα χρήματα μας οφείλουν,
και στη συνέχεια να ανοίξουμε την πλήρη καρτέλα κάθε πελάτη.

Η ενότητα Customers είναι επομένως το βασικό σημείο παρακολούθησης των Accounts Receivable της επιχείρησης.

1. Πρόσβαση στους Customers

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Customers

Εμφανίζεται η λίστα με όλους τους καταχωρημένους πελάτες.

Στο παράδειγμα υπάρχει:

001 — Customer

με κατάσταση:

🔴 Unpaid

και:

Accounts receivable: €6,172.00

2. New Customer — Δημιουργία Νέου Πελάτη

Στο επάνω μέρος της οθόνης υπάρχει το κουμπί:

New Customer

Χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέας καρτέλας πελάτη.

Νέος customer δημιουργείται όταν η επιχείρηση πρόκειται να εκδώσει τιμολόγια ή να πραγματοποιήσει συναλλαγές με νέο πελάτη.

Πριν δημιουργήσετε νέο πελάτη

Ελέγξτε πρώτα ότι ο συγκεκριμένος πελάτης δεν υπάρχει ήδη στο σύστημα.

Αυτό αποτρέπει τη δημιουργία duplicate customer accounts.

3. Customer Code — Κωδικός Πελάτη

Η στήλη:

Code

εμφανίζει τον μοναδικό κωδικό του πελάτη.

Στο παράδειγμα:

001

Ο κωδικός χρησιμοποιείται για εύκολη αναγνώριση και αναζήτηση του πελάτη.

Παράδειγμα

Code	Customer
001	ABC Ltd
002	XYZ Ltd
003	John Smith

Κάθε πελάτης πρέπει να έχει μοναδικό κωδικό.

4. Status — Κατάσταση Πελάτη

Η στήλη:

Status

δείχνει την κατάσταση του λογαριασμού του πελάτη.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

🔴 Unpaid

Αυτό δείχνει ότι υπάρχει ποσό που παραμένει ανεξόφλητο.

Η κατάσταση πρέπει να εξετάζεται μαζί με το:

Accounts receivable

και τις επιμέρους συναλλαγές του πελάτη.

5. Name — Όνομα Πελάτη

Η στήλη:

Name

εμφανίζει το όνομα του customer.

Στο παράδειγμα:

Customer

Για εταιρικό πελάτη πρέπει να χρησιμοποιείται η σωστή επίσημη επωνυμία.

Παράδειγμα

ABC CONSULTING LTD

και όχι απλώς:

ABC

όταν η επίσημη επωνυμία είναι διαφορετική.

6. Control Account — Λογαριασμός Ελέγχου

Η στήλη:

Control account

στο παράδειγμα εμφανίζει:

Accounts receivable

Αυτό σημαίνει ότι οι απαιτήσεις από τον συγκεκριμένο πελάτη παρακολουθούνται μέσω του λογαριασμού Accounts Receivable.

7. Τι είναι τα Accounts Receivable;

Τα Accounts Receivable (AR) είναι τα χρήματα που οφείλουν οι πελάτες στην επιχείρηση.

Για παράδειγμα:

Η εταιρεία εκδίδει τιμολόγιο:

Net: €5,000
VAT 19%: €950
Total: €5,950

Εάν ο πελάτης δεν έχει πληρώσει, η επιχείρηση έχει:

Accounts Receivable = €5,950

Δηλαδή έχει απαίτηση €5.950 από τον πελάτη.

8. Sales Invoices — Τιμολόγια Πώλησης

Η στήλη:

Sales Invoices

δείχνει τον αριθμό των Sales Invoices που σχετίζονται με τον συγκεκριμένο customer.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει ένα Sales Invoice καταχωρημένο για τον συγκεκριμένο πελάτη.

Ο αριθμός αυτός παρέχει μια γρήγορη εικόνα της δραστηριότητας του customer.

9. Accounts Receivable — Υπόλοιπο Πελάτη

Η στήλη:

Accounts receivable

είναι μία από τις σημαντικότερες πληροφορίες της οθόνης.

Στο παράδειγμα:

€6,172.00

Αυτό σημαίνει ότι, σύμφωνα με τις καταχωρήσεις του LedgerX, ο πελάτης έχει ανεξόφλητο υπόλοιπο:

€6,172.00

10. Παράδειγμα Έκδοσης Τιμολογίου

Έστω ότι εκδίδουμε Sales Invoice:

Net: €5,000

VAT 19%: €950

Total: €5,950

Το τιμολόγιο αυξάνει:

Accounts Receivable → €5,950

και αναγνωρίζει:

Sales Revenue → €5,000

και:

VAT Liability → €950

11. Τι συμβαίνει όταν πληρώσει ο πελάτης;

Όταν ο πελάτης πληρώσει:

€5,950

η πληρωμή μειώνει το Accounts Receivable.

Η λογιστική λογική είναι:

Debit — Bank €5,950

Credit — Accounts Receivable €5,950

Το υπόλοιπο του πελάτη γίνεται:

€0

12. Customer Balance — Υπόλοιπο Πελάτη

Παράδειγμα:

Αρχικά

Invoice:

€5,950

Customer balance:

€5,950

Μετά από μερική πληρωμή

Payment:

€2,000

Balance:

€3,950

Μετά την πλήρη πληρωμή

Payment:

€3,950

Balance:

€0

Έτσι μπορούμε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε πόσα χρήματα μας οφείλει κάθε πελάτης.

13. Partial Payment — Μερική Εξόφληση

Ένας πελάτης μπορεί να μην εξοφλήσει ολόκληρο το invoice.

Παράδειγμα:

Invoice:

€6,172

Payment:

€4,000

Remaining balance:

€2,172

Το LedgerX πρέπει να συνεχίσει να εμφανίζει:

Accounts Receivable = €2,172

μέχρι να εξοφληθεί το υπόλοιπο.

14. Edit — Επεξεργασία Πελάτη

Το κουμπί:

Edit

χρησιμοποιείται για την επεξεργασία της καρτέλας του customer.

Ανάλογα με τα διαθέσιμα πεδία, μπορεί να περιλαμβάνει:

Επωνυμία
Διεύθυνση
VAT Number
Registration Number
Email
Telephone
Payment terms
Currency
Contact information
Λογιστικές ρυθμίσεις

⚠️ Προσοχή

Τα στοιχεία του πελάτη πρέπει να είναι σωστά πριν εκδοθεί το invoice.

15. View — Προβολή Πελάτη

Το κουμπί:

View

ανοίγει την αναλυτική καρτέλα του customer.

Από εκεί μπορούμε να εξετάσουμε την πλήρη οικονομική σχέση με τον πελάτη.

Μπορούμε να ελέγξουμε:

Sales Invoices
Payments
Outstanding invoices
Credit notes
Customer balance
Ημερομηνίες
Ποσά
References
Ιστορικό συναλλαγών

16. Customer Ledger — Καρτέλα Πελάτη

Η καρτέλα του customer λειτουργεί ως Customer Ledger.

Παράδειγμα:

Date	Description	Debit	Credit	Balance
01/10	Opening balance	—	—	€1,000
05/10	Sales Invoice	€1,190	—	€2,190
10/10	Customer Payment	—	€1,000	€1,190
15/10	Customer Payment	—	€1,190	€0

Με αυτόν τον τρόπο βλέπουμε ολόκληρη την κίνηση του πελάτη.

17. Customer Statement — Κατάσταση Πελάτη

Η καρτέλα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση και συμφωνία των υπολοίπων.

Μπορούμε να δούμε:

τιμολόγια που εκδόθηκαν,
ημερομηνίες,
ποσά,
πληρωμές,
υπόλοιπα,
πιστωτικές σημειώσεις,
outstanding amounts.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο πριν ζητήσουμε πληρωμή από πελάτη.

18. Search — Αναζήτηση Πελάτη

Στην επάνω δεξιά πλευρά υπάρχει:

Search

Μπορούμε να αναζητήσουμε πελάτη με βάση τα διαθέσιμα πεδία.

Για παράδειγμα:

ABC

ή:

001

ή το όνομα του πελάτη.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν η επιχείρηση έχει μεγάλο αριθμό customers.

19. Advanced Queries

Η επιλογή:

Advanced Queries

χρησιμοποιείται για πιο σύνθετα φίλτρα και αναζητήσεις.

Για παράδειγμα, ανάλογα με τις διαθέσιμες επιλογές, μπορεί να είναι χρήσιμη για την αναζήτηση:

συγκεκριμένων πελατών,
unpaid customers,
customers με υπόλοιπα,
customers συγκεκριμένης κατηγορίας,
συγκεκριμένων οικονομικών δεδομένων.

20. Unpaid Customers

Η κατάσταση:

🔴 Unpaid

είναι ιδιαίτερα σημαντική για την παρακολούθηση των εισπρακτέων.

Εάν ένας customer έχει:

Accounts Receivable = €6,172

τότε η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει:

ποιο invoice δημιούργησε την απαίτηση,
πότε εκδόθηκε,
πότε έληξε,
εάν έχει γίνει μερική πληρωμή,
πότε αναμένεται η είσπραξη.

21. Customer Credit Control

Η ενότητα Customers μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βάση για credit control.

Για παράδειγμα, μπορούμε να εντοπίσουμε πελάτες που:

έχουν μεγάλο outstanding balance,
έχουν overdue invoices,
καθυστερούν συστηματικά πληρωμές,
έχουν πολλά ανοικτά invoices.

Αυτό βοηθά την επιχείρηση να διαχειρίζεται καλύτερα το cash flow.

22. Customer και Sales Invoice

Η σωστή διαδικασία είναι:

Customer

↓

Sales Invoice

↓

Accounts Receivable

↓

Customer Payment

↓

Accounts Receivable μειώνεται

Παράδειγμα

Customer:

ABC Ltd

Sales Invoice:

€1,190

Accounts Receivable:

€1,190

Payment:

€1,190

Final balance:

€0

23. Customer Payment μέσω Bank

Όταν εισπράττεται το invoice μέσω τράπεζας, η τραπεζική συναλλαγή πρέπει να συνδεθεί με τον σωστό customer.

Παράδειγμα bank statement:

ABC LTD PAYMENT €1,190

Η συναλλαγή πρέπει να αντιστοιχιστεί στον:

ABC Ltd

και στο σχετικό outstanding balance.

Λογιστικά:

Debit — Bank €1,190

Credit — Accounts Receivable €1,190

24. Πολύ σημαντικό: Μην καταχωρείτε την είσπραξη ως νέο έσοδο

Εάν έχει ήδη εκδοθεί Sales Invoice, το Revenue έχει ήδη αναγνωριστεί.

Όταν ο πελάτης πληρώνει:

❌ Δεν δημιουργούμε ξανά Sales Revenue.

Χρησιμοποιούμε:

Bank → Accounts Receivable

Αυτό αποτρέπει τη διπλή αναγνώριση εσόδων.

25. Customer Reconciliation

Περιοδικά πρέπει να γίνεται συμφωνία των customer balances.

Ελέγχουμε:

Sales Invoices

Credit Notes

−

Payments

Accounts Receivable

Παράδειγμα

Sales invoices:

€10,000

Credit notes:

€500

Payments:

€7,500

Outstanding:

€2,000

Άρα:

€10,000 − €500 − €7,500 = €2,000

26. Customer Statement Reconciliation

Εάν ο πελάτης ζητήσει statement, πρέπει να μπορούμε να παρουσιάσουμε τις σχετικές συναλλαγές.

Για σημαντικούς πελάτες είναι καλή πρακτική να γίνεται περιοδική συμφωνία.

Ελέγχουμε:

Invoice numbers
Invoice dates
Amounts
Credit notes
Payments
Outstanding balance

Παράδειγμα

LedgerX balance: €6,172

Customer records: €6,172

✅ Συμφωνεί.

Εάν:

LedgerX: €6,172

Customer: €7,172

❌ Υπάρχει διαφορά €1,000 που πρέπει να διερευνηθεί.

27. Edit Columns

Το κουμπί:

Edit columns

επιτρέπει την προσαρμογή των στηλών που εμφανίζονται στη λίστα Customers.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλουμε να επικεντρωθούμε σε συγκεκριμένες πληροφορίες.

Για παράδειγμα:

Name + Status + Sales Invoices + Accounts Receivable

είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για καθημερινή παρακολούθηση.

28. Batch Operations

Το:

Batch Operations

επιτρέπει μαζικές ενέργειες σε customers.

Είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλοί πελάτες και απαιτείται κοινή αλλαγή ή ενέργεια.

⚠️ Οι μαζικές αλλαγές πρέπει να χρησιμοποιούνται προσεκτικά.

29. Copy to Clipboard

Το:

Copy to clipboard

επιτρέπει την αντιγραφή των δεδομένων της λίστας.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

Excel
internal reports
analysis
customer lists
management reporting

30. Form Defaults

Το:

Form Defaults

χρησιμοποιείται για τη διαμόρφωση προεπιλεγμένων τιμών κατά τη δημιουργία νέων customers.

Τα σωστά defaults μπορούν να μειώσουν τον χρόνο καταχώρησης και να εξασφαλίσουν μεγαλύτερη συνέπεια μεταξύ των customer records.

31. Παράδειγμα Πλήρους Κύκλου Πελάτη

Ας δούμε ένα πλήρες παράδειγμα.

Βήμα 1 — Customer

Δημιουργούμε:

Code: 001

Name: ABC Ltd

Control Account: Accounts Receivable

Βήμα 2 — Sales Invoice

Εκδίδουμε:

Net: €5,000

VAT 19%: €950

Total: €5,950

Βήμα 3 — Customer Balance

Το Accounts Receivable γίνεται:

€5,950

Βήμα 4 — Customer Payment

Ο πελάτης πληρώνει:

€5,950

Βήμα 5 — Final Balance

Accounts Receivable = €0

Ο customer εμφανίζεται πλέον ως εξοφλημένος.

32. Τι μας δείχνει η κεντρική οθόνη;

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

Πεδίο	Τιμή
Code	001
Status	Unpaid
Name	Customer
Control Account	Accounts receivable
Sales Invoices	1
Accounts Receivable	€6,172

Άρα μπορούμε να καταλάβουμε άμεσα:

Υπάρχει ένας customer με έναν καταχωρημένο Sales Invoice και συνολικό ανεξόφλητο υπόλοιπο €6.172.

33. Γιατί είναι σημαντική η ενότητα Customers;

Η σωστή διαχείριση των customers βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει:

💰 Πόσα χρήματα πρέπει να εισπράξει

Μέσω του Accounts Receivable.

📄 Ποια invoices παραμένουν ανοικτά

Μέσω των Sales Invoices.

⏰ Ποιοι πελάτες καθυστερούν

Μέσω των unpaid/overdue balances.

🏦 Πόσα χρήματα αναμένονται να εισπραχθούν

Για καλύτερο cash-flow planning.

📊 Ποιοι είναι οι σημαντικότεροι πελάτες

Μέσω της συνολικής δραστηριότητας και των υπολοίπων.

34. Συχνά Λάθη

❌ Δημιουργία duplicate customer.

❌ Λανθασμένα στοιχεία πελάτη.

❌ Λανθασμένο VAT number.

❌ Έκδοση invoice στον λάθος customer.

❌ Καταχώρηση payment στον λάθος customer.

❌ Καταχώρηση είσπραξης ως νέο Revenue.

❌ Μη αντιστοίχιση bank receipt με το σωστό invoice.

❌ Παράλειψη credit notes.

❌ Μη συμφωνία του Accounts Receivable με customer records.

35. Καλές Πρακτικές

✅ Ένας πελάτης = μία καρτέλα

Αποφεύγουμε duplicates.

✅ Χρησιμοποιούμε επίσημη επωνυμία

Ιδιαίτερα για εταιρικούς πελάτες.

✅ Συμπληρώνουμε σωστά VAT details

Όπου απαιτείται.

✅ Χρησιμοποιούμε σωστά payment terms

Για σωστό due date.

✅ Συνδέουμε payments με τον σωστό customer

Για ακριβές Accounts Receivable.

✅ Ελέγχουμε τα outstanding balances

Σε τακτική βάση.

✅ Κάνουμε customer statement reconciliations

Ιδιαίτερα για σημαντικούς πελάτες.

36. Customer vs Supplier

Είναι σημαντικό να μην συγχέονται:

Customer	Supplier
Μας οφείλει χρήματα	Εμείς του οφείλουμε χρήματα
Accounts Receivable	Accounts Payable
Sales Invoice	Purchase Invoice
Customer Receipt	Supplier Payment
Έσοδα	Έξοδα / Αγορές

Με απλά λόγια:

Customer → μας πληρώνει

Supplier → τον πληρώνουμε

37. Συνολική Ροή Customer

Η βασική διαδικασία είναι:

New Customer

↓

Customer Details

↓

Sales Invoice

↓

Accounts Receivable

↓

Customer Payment

↓

Bank

↓

Customer Balance

↓

Reconciliation

📌 Βασική αρχή

Customer = Ποιος μας χρωστά χρήματα.

Sales Invoice = Τι του χρεώσαμε.

Receipt / Payment = Τι εισπράξαμε από τον πελάτη.

Accounts Receivable = Πόσα εξακολουθεί να μας οφείλει.

Customer Ledger = Το πλήρες ιστορικό της οικονομικής σχέσης μας με τον πελάτη.

Η σωστή χρήση της ενότητας Customers επιτρέπει στην επιχείρηση να έχει άμεση εικόνα των απαιτήσεων από πελάτες, των ανοικτών τιμολογίων και των εισπράξεων, ενώ παράλληλα διευκολύνει το credit control, το cash-flow management και τις συμφωνίες πελατών.