04Δ — Credit Notes προς Πελάτες | Πιστωτικά Τιμολόγια

Η ενότητα Credit Notes χρησιμοποιείται όταν πρέπει να μειώσουμε ή να ακυρώσουμε μέρος ή ολόκληρη την αξία ενός Sales Invoice που έχει ήδη εκδοθεί σε πελάτη.

Το Credit Note δεν είναι απλή διαγραφή του αρχικού τιμολογίου. Είναι ξεχωριστό λογιστικό παραστατικό που διορθώνει την αξία της πώλησης και, όπου εφαρμόζεται, τον σχετικό ΦΠΑ.

1. Πότε εκδίδουμε Credit Note;

Ένα Credit Note μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, όταν:

ο πελάτης επιστρέψει προϊόντα,
χρεώθηκε μεγαλύτερη ποσότητα από την πραγματική,
χρεώθηκε λάθος τιμή,
δόθηκε μεταγενέστερη έκπτωση,
υπάρχει λάθος στο αρχικό invoice,
ακυρώνεται μέρος της συναλλαγής,
πρέπει να μειωθεί η αξία μιας πώλησης,
χρειάζεται διόρθωση του ΦΠΑ του αρχικού invoice.

Παράδειγμα

Έχουμε εκδώσει:

Sales Invoice = €6.172

και ο πελάτης επιστρέφει προϊόντα αξίας:

€1.000 + VAT

Τότε μπορούμε να εκδώσουμε Credit Note για το αντίστοιχο ποσό.

2. Credit Note vs Sales Invoice

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη διαφορά:

Sales Invoice

Αυξάνει τις πωλήσεις και το ποσό που οφείλει ο πελάτης.

Credit Note

Μειώνει τις πωλήσεις και το ποσό που οφείλει ο πελάτης.

Με απλά λόγια:

Sales Invoice → χρέωση πελάτη

Credit Note → μείωση χρέωσης πελάτη

3. Πρόσβαση στα Credit Notes

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Credit Notes

και στη συνέχεια:

New Credit Note

Εμφανίζεται η φόρμα που βλέπουμε στο screenshot.

4. Issue Date — Ημερομηνία Έκδοσης

Το πρώτο πεδίο είναι:

Issue date

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία έκδοσης του Credit Note.

Η ημερομηνία είναι σημαντική επειδή επηρεάζει τη λογιστική και φορολογική περίοδο στην οποία θα καταχωρηθεί η πιστωτική συναλλαγή.

5. Reference — Αριθμός / Αναφορά

Το πεδίο:

Reference

μπορεί να είναι:

αυτόματο,
ή χειροκίνητο, ανάλογα με τις ρυθμίσεις.

Στο screenshot είναι ενεργοποιημένο:

Automatic

Η αυτόματη αρίθμηση βοηθά στη σωστή και συνεχόμενη παρακολούθηση των Credit Notes.

6. Customer — Πελάτης

Το πεδίο:

Customer

είναι ο πελάτης προς τον οποίο εκδίδεται το Credit Note.

Στο παράδειγμα:

001 — Customer

Πρέπει να επιλεγεί ο σωστός πελάτης, επειδή το Credit Note θα επηρεάσει το Accounts Receivable του συγκεκριμένου customer.

7. Sales Invoice — Σύνδεση με το Αρχικό Invoice

Στο screenshot υπάρχει το πεδίο:

Sales Invoice

και εμφανίζεται:

Automatic

Το πεδίο αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό.

Όταν το Credit Note σχετίζεται με συγκεκριμένο Sales Invoice, πρέπει να υπάρχει σωστή σύνδεση με το αρχικό παραστατικό, όπου η διαδικασία και οι ρυθμίσεις του συστήματος το απαιτούν.

Παράδειγμα

Αρχικό invoice:

Invoice No. 1

Total = €6.172

Credit Note:

€1.000

Το Credit Note πρέπει να μπορεί να συνδεθεί με το σχετικό invoice, ώστε να υπάρχει καθαρό audit trail.

8. Billing Address

Το:

Billing address

είναι η διεύθυνση χρέωσης του πελάτη.

Πρέπει να είναι σωστή, ιδιαίτερα όταν το Credit Note θα εκτυπωθεί ή θα αποσταλεί στον πελάτη.

9. Description — Περιγραφή

Το πεδίο:

Description

χρησιμοποιείται για την περιγραφή του λόγου έκδοσης του Credit Note.

Καλές περιγραφές είναι:

Return of goods

ή:

Credit for overcharged amount

ή:

Correction of Sales Invoice No. 1

ή:

Customer discount

Η περιγραφή πρέπει να είναι αρκετά σαφής ώστε κάποιος που θα εξετάσει τη συναλλαγή αργότερα να καταλαβαίνει γιατί εκδόθηκε το Credit Note.

10. Account — Λογαριασμός

Στο screenshot εμφανίζεται:

4200 — Sales Returns

Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό σημείο.

Ο λογαριασμός Sales Returns μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταχώρηση μειώσεων που σχετίζονται με πωλήσεις, σύμφωνα με τη λογιστική δομή της επιχείρησης.

Άλλες περιπτώσεις μπορεί να απαιτούν διαφορετικό account, ανάλογα με τον λόγο του Credit Note.

11. Sales Returns

Το:

4200 — Sales Returns

μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης επιστρέφει προϊόντα.

Παράδειγμα:

Sales:

€5.000

Customer returns:

€500

Το Credit Note καταχωρεί:

Sales Returns = €500

και μειώνει το καθαρό αποτέλεσμα των πωλήσεων.

12. Description στη Γραμμή

Υπάρχει δεύτερο πεδίο Description μέσα στη γραμμή του Credit Note.

Εδώ μπορούμε να περιγράψουμε συγκεκριμένα τι πιστώνουμε.

Παράδειγμα:

Returned goods — Invoice 1

ή:

Price adjustment — Invoice 1

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές γραμμές.

13. Qty — Ποσότητα

Το:

Qty

δηλώνει την ποσότητα.

Παράδειγμα:

Ο πελάτης επιστρέφει:

5 τεμάχια

τότε:

Qty = 5

14. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το:

Unit price

είναι η τιμή ανά μονάδα.

Παράδειγμα:

5 × €100 = €500

Άρα:

Qty = 5

Unit Price = €100

Total = €500

15. Total — Καθαρή Αξία

Το πρώτο Total αντιπροσωπεύει την καθαρή αξία της γραμμής, ανάλογα με το αν τα ποσά είναι tax inclusive ή exclusive.

Για παράδειγμα:

€500

16. Tax Code — ΦΠΑ

Στο screenshot εμφανίζεται:

VAT 19%

Ο σωστός VAT code πρέπει να επιλέγεται ανάλογα με τη φορολογική μεταχείριση της αρχικής συναλλαγής.

Εάν το αρχικό invoice είχε:

VAT 19%

και το Credit Note αφορά την ίδια φορολογητέα συναλλαγή, το Credit Note πρέπει να χρησιμοποιεί την αντίστοιχη φορολογική μεταχείριση.

17. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Εάν το Credit Note είναι:

€500 net

με:

VAT 19%

τότε:

VAT = €95

και:

Total Credit Note = €595

18. Παράδειγμα Πλήρους Credit Note

Αρχικό Sales Invoice:

Net: €5.000

VAT 19%: €950

Total: €5.950

Ο πελάτης επιστρέφει όλα τα προϊόντα.

Credit Note:

Net: €5.000

VAT: €950

Total: €5.950

Μετά την καταχώρηση:

Customer balance → €0

εφόσον το invoice ήταν προηγουμένως πλήρως ανοικτό και δεν υπήρχαν άλλες κινήσεις.

19. Παράδειγμα Μερικού Credit Note

Αρχικό invoice:

€5.950

Επιστροφή προϊόντων:

€1.000 net

VAT:

€190

Credit Note:

€1.190

Νέο υπόλοιπο:

€5.950 − €1.190 = €4.760

Άρα το Credit Note μειώνει το ποσό που οφείλει ο πελάτης.

20. Credit Note μετά από Πληρωμή

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Έστω:

Sales Invoice:

€5.950

Ο πελάτης έχει ήδη πληρώσει:

€5.950

και στη συνέχεια εκδίδουμε Credit Note:

€1.190

Ο πελάτης πλέον δεν έχει απλώς ένα ανεξόφλητο invoice.

Υπάρχει πιστωτικό υπόλοιπο €1.190 υπέρ του πελάτη, το οποίο μπορεί να αντιμετωπιστεί σύμφωνα με την πολιτική της επιχείρησης, π.χ. επιστροφή χρημάτων ή συμψηφισμό με μελλοντικό invoice.

21. Λογιστική Επίδραση Credit Note

Για Credit Note €1.190:

Net = €1.000

VAT = €190

η λογική της εγγραφής είναι:

Account	Debit	Credit
Sales Returns	€1.000	—
VAT Liability	€190	—
Accounts Receivable	—	€1.190

Άρα:

Sales ↓ €1.000

VAT Liability ↓ €190

Accounts Receivable ↓ €1.190

22. Γιατί μειώνεται το VAT;

Επειδή το Credit Note διορθώνει προς τα κάτω τη φορολογητέα αξία της αρχικής πώλησης.

Παράδειγμα:

Αρχικό VAT:

€950

Credit Note VAT:

€190

Net VAT liability:

€760

Η ακριβής φορολογική απεικόνιση πρέπει πάντα να συμφωνεί με το πραγματικό παραστατικό και την εφαρμοζόμενη φορολογική μεταχείριση.

23. Amounts are Tax Inclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax inclusive

καθορίζει εάν τα ποσά που εισάγουμε περιλαμβάνουν ήδη ΦΠΑ.

Tax exclusive

€100 + 19% VAT = €119

Tax inclusive

€119 total, από το οποίο:

Net = €100

VAT = €19

Πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τον τρόπο που αναγράφεται το αρχικό παραστατικό.

24. Custom Theme

Στο screenshot είναι ενεργοποιημένο:

Custom theme → Smooth Gray

Αυτό αφορά κυρίως την εμφάνιση του Credit Note.

Δεν αλλάζει τη λογιστική καταχώρηση.

25. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

μπορεί να ενεργοποιηθεί ώστε το Credit Note να εμφανίζει ξεχωριστά τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

Description	Net	VAT	Total
Returned goods	€500	€95	€595

Αυτό κάνει το παραστατικό πιο ξεκάθαρο.

26. Custom Title

Το:

Custom title

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διαφορετική ονομασία του παραστατικού, εφόσον απαιτείται από τις ρυθμίσεις ή την επιχειρησιακή διαδικασία.

Για κανονικά Credit Notes συνήθως δεν χρειάζεται αλλαγή.

27. Also acts as delivery note

Η επιλογή:

Also acts as delivery note

χρησιμοποιείται μόνο όταν το συγκεκριμένο παραστατικό πρέπει να λειτουργεί ταυτόχρονα και ως delivery note.

Δεν πρέπει να ενεργοποιείται χωρίς πραγματική ανάγκη.

28. Footers

Το:

Footers

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες στο κάτω μέρος του Credit Note.

Παράδειγμα:

Credit issued against Sales Invoice No. 1.

ή άλλες εσωτερικές/εμπορικές πληροφορίες.

29. Image

Το:

Choose File

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικού αρχείου/εικόνας, όπου υποστηρίζεται.

Για παράδειγμα:

supporting document,
φωτογραφία επιστροφής,
σχετικό παραστατικό,
άλλο documentation.

30. Create

Όταν όλα τα στοιχεία είναι σωστά:

Create

Το Credit Note καταχωρείται στο LedgerX.

31. Create & Add Another

Εάν υπάρχουν πολλά Credit Notes που πρέπει να καταχωρηθούν διαδοχικά:

Create & add another

Το πρώτο Credit Note αποθηκεύεται και ανοίγει νέα φόρμα.

Αυτό είναι χρήσιμο σε περιπτώσεις πολλών διορθώσεων ή επιστροφών.

32. Credit Note από Sales Invoice

Στο προηγούμενο screenshot του Sales Invoice υπάρχει επίσης:

Copy to → New Credit Note

Αυτός είναι ένας πολύ πρακτικός τρόπος όταν το Credit Note αφορά συγκεκριμένο Sales Invoice.

Η διαδικασία είναι:

Sales Invoice

↓

Copy to

↓

New Credit Note

↓

Επιλέγουμε/επιβεβαιώνουμε τον Customer

↓

Επιλέγουμε το σχετικό Sales Invoice

↓

Καταχωρούμε το ποσό που πιστώνεται

↓

Create

33. Γιατί είναι καλύτερο να ξεκινάμε από το Sales Invoice;

Επειδή μειώνεται ο κίνδυνος να δημιουργήσουμε Credit Note για λάθος πελάτη ή λάθος invoice.

Το αρχικό Sales Invoice παρέχει το σημείο αναφοράς.

Έτσι έχουμε:

Original Sales Invoice → Credit Note

και όχι ένα ανεξάρτητο Credit Note χωρίς ξεκάθαρη σύνδεση.

34. Credit Note και Customer Balance

Παράδειγμα:

Αρχικά

Sales Invoice:

€6.172

Accounts Receivable:

€6.172

Credit Note

€1.190

Νέο υπόλοιπο

€4.982

Άρα:

€6.172 − €1.190 = €4.982

35. Credit Note και Full Cancellation

Εάν θέλουμε να ακυρώσουμε ολόκληρο το invoice:

Invoice:

€6.172

Credit Note:

€6.172

Result:

Accounts Receivable = €0

Το αρχικό invoice παραμένει στο ιστορικό και υπάρχει πλέον το αντίστοιχο Credit Note που το αντιλογίζει/μειώνει.

Αυτό είναι πολύ καλύτερο από το να διαγράφουμε απλώς το αρχικό invoice, επειδή διατηρείται το ιστορικό των συναλλαγών.

36. Credit Note και Audit Trail

Η χρήση Credit Notes δημιουργεί σαφές ιστορικό:

Original Invoice

↓

Reason for Credit

↓

Credit Note

↓

Adjusted Customer Balance

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για:

λογιστικό έλεγχο,
φορολογικό έλεγχο,
συμφωνίες πελατών,
VAT reconciliation,
εσωτερικό έλεγχο.

37. Συχνά Λάθη

❌ Έκδοση Credit Note στον λάθος customer.

❌ Λάθος σύνδεση με Sales Invoice.

❌ Λάθος VAT code.

❌ Πίστωση μεγαλύτερου ποσού από το απαιτούμενο.

❌ Λανθασμένος λογαριασμός Sales Returns.

❌ Δημιουργία Credit Note αντί για διόρθωση που απαιτεί διαφορετικό παραστατικό.

❌ Διαγραφή του αρχικού invoice αντί για σωστή έκδοση Credit Note.

❌ Έκδοση Credit Note χωρίς σαφή αιτιολογία.

❌ Μη έλεγχος του νέου Accounts Receivable balance.

38. Έλεγχος πριν το Create

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

39. Έλεγχος μετά το Credit Note

Μετά την καταχώρηση πρέπει να ελέγξουμε:

Customer balance

Έχει μειωθεί σωστά;

Sales

Έχει μειωθεί η σωστή αξία;

VAT

Έχει μειωθεί ο σωστός ΦΠΑ;

Original invoice

Υπάρχει η σωστή σύνδεση;

Credit Note

Έχει σωστό reference και ποσό;

40. Πλήρης Ροή Παραδείγματος

Έστω:

Sales Invoice

Net: €5.000

VAT: €950

Total: €5.950

↓

Ο πελάτης επιστρέφει προϊόντα αξίας:

€1.000 + VAT

↓

Credit Note

Net: €1.000

VAT: €190

Total: €1.190

↓

New Customer Balance

€5.950 − €1.190 = €4.760

41. Credit Note όταν το Invoice είναι ήδη Paid

Παράδειγμα:

Sales Invoice:

€5.950

Receipt:

€5.950

Customer balance:

€0

Μετά εκδίδεται Credit Note:

€1.190

Τότε δημιουργείται πιστωτικό υπόλοιπο:

€1.190 υπέρ του πελάτη

Το ποσό αυτό δεν πρέπει να αγνοηθεί. Πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα, π.χ. με επιστροφή ή συμψηφισμό με επόμενο invoice, ανάλογα με την πραγματική συναλλαγή.

42. Credit Note vs Refund

Πολύ σημαντική διάκριση:

Credit Note

Διορθώνει ή μειώνει την αξία μιας πώλησης.

Refund

Είναι η πραγματική επιστροφή χρημάτων στον πελάτη.

Μπορούμε να έχουμε:

Invoice → Credit Note → Customer Credit

και στη συνέχεια, εφόσον απαιτείται:

Customer Credit → Refund

Δεν είναι το ίδιο πράγμα.

43. Βασική Λογιστική Ροή

Sales Invoice
€6,172
     │
     ▼
Accounts Receivable
€6,172
     │
     ▼
Credit Note
€1,190
     │
     ▼
Accounts Receivable
€4,982

44. Βασική Αρχή

Sales Invoice = αυξάνει την απαίτηση από τον πελάτη.

Credit Note = μειώνει την απαίτηση από τον πελάτη.

Sales Returns = λογαριασμός για την επιστροφή/μείωση πωλήσεων, όπου εφαρμόζεται.

VAT = πρέπει να διορθώνεται σύμφωνα με τη φορολογική μεταχείριση της αρχικής συναλλαγής.

Customer balance = ενημερώνεται μετά το Credit Note.

45. Συνοπτική Διαδικασία για Χρήστες LedgerX

Για Credit Note που αφορά συγκεκριμένο invoice:

Sales Invoices

→ Ανοίγουμε το invoice

→ Copy to

→ New Credit Note

→ Επιλέγουμε/επιβεβαιώνουμε Customer

→ Επιβεβαιώνουμε Sales Invoice

→ Επιλέγουμε Account — Sales Returns ή τον κατάλληλο λογαριασμό

→ Συμπληρώνουμε Description

→ Συμπληρώνουμε Qty / Unit Price / Total

→ Επιλέγουμε τον σωστό VAT Code

→ Ελέγχουμε VAT Amount

→ Ελέγχουμε Total

→ Create

→ Ελέγχουμε το νέο Customer Balance

📌 Κανόνας για το LedgerX

Δεν χρησιμοποιούμε Credit Note για να "σβήσουμε" ένα λάθος invoice χωρίς λόγο.

Το Credit Note πρέπει να αντιπροσωπεύει πραγματική εμπορική ή λογιστική διόρθωση και να υπάρχει σαφής λόγος και σύνδεση με την αρχική συναλλαγή όπου απαιτείται.

Η σωστή διαδικασία είναι:

Sales Invoice → Credit Note → Revised Customer Balance → VAT/Accounting Records

Έτσι διατηρείται πλήρες και ελεγχόμενο ιστορικό της συναλλαγής.