08 — Journal Entries | Εγγραφές Ημερολογίου

Οι Journal Entries (Εγγραφές Ημερολογίου) χρησιμοποιούνται για λογιστικές εγγραφές που δεν πραγματοποιούνται εύκολα μέσω των βασικών λειτουργιών του LedgerX, όπως Sales Invoices, Purchase Invoices, Payments και Receipts.

Αποτελούν ένα πιο προχωρημένο εργαλείο και πρέπει να χρησιμοποιούνται κυρίως για λογιστικές προσαρμογές, accruals, prepayments, depreciation, provisions, reclassifications και year-end adjustments.

⚠️ Οι Journal Entries πρέπει να καταχωρούνται μόνο όταν υπάρχει σαφής λογιστικός λόγος και επαρκής τεκμηρίωση.

---

1. Πώς δημιουργούμε Journal Entry

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Journal Entries → New Journal Entry

Εμφανίζεται η φόρμα όπως στο παράδειγμα.

---

2. Date — Ημερομηνία

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία της λογιστικής εγγραφής.

Παράδειγμα

Για accrual που αφορά το έτος 2026:

Date → 31/12/2026

Η ημερομηνία είναι σημαντική επειδή καθορίζει σε ποια λογιστική περίοδο θα εμφανιστεί η εγγραφή.

---

3. Reference — Αριθμός Αναφοράς

Το LedgerX μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα το reference number όταν είναι ενεργοποιημένο το:

Automatic ✓

Αυτό βοηθά στην οργάνωση και στην παρακολούθηση των Journal Entries.

---

4. Narration — Περιγραφή Εγγραφής

Το Narration εξηγεί τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιείται η Journal Entry.

Πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σαφές.

❌ Κακή περιγραφή

Adjustment

✅ Καλύτερη περιγραφή

Year-end accrual for electricity expenses for December 2026

ή:

Depreciation charge for office equipment for the year ended 31/12/2026

ή:

Reclassification of expense incorrectly posted to office expenses

Η περιγραφή είναι ιδιαίτερα σημαντική για audit trail.

---

5. Account — Λογαριασμός

Σε κάθε γραμμή επιλέγουμε τον λογαριασμό που επηρεάζεται από την εγγραφή.

Στο screenshot εμφανίζεται αρχικά:

Suspense

Το Suspense account δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως μόνιμη λύση.

Πρέπει να επιλέγεται ο πραγματικός λογαριασμός που αφορά τη συναλλαγή.

Παραδείγματα:

• 6110 Electricity
• 6200 Accounting Fees
• 6570 Depreciation
• 1500 Accounts Receivable
• 2300 VAT Liability
• Bank
• Loan account

---

6. Description — Περιγραφή Γραμμής

Κάθε γραμμή μπορεί να έχει τη δική της περιγραφή.

Παράδειγμα:

Account: 6110 Electricity

Description:

Electricity expense accrued for December 2026

Αυτό κάνει το General Ledger πολύ πιο εύκολο στην κατανόηση και στον έλεγχο.

---

7. Debit — Χρέωση

Στο Debit καταχωρούμε το ποσό της χρέωσης.

Παράδειγμα:

Debit → €300

Αν χρεώνουμε expense:

Dr Electricity Expense €300

τότε €300 καταχωρείται στη στήλη Debit.

---

8. Credit — Πίστωση

Στο Credit καταχωρούμε το ποσό της πίστωσης.

Για την ίδια εγγραφή:

Cr Accrued Expenses €300

θα καταχωρηθεί:

Credit → €300

---

⚖️ 9. Βασικός κανόνας Journal Entry

Κάθε Journal Entry πρέπει να είναι ισοσκελισμένη:

Total Debit = Total Credit

Παράδειγμα

Το LedgerX πρέπει να εμφανίζει:

Debit = Credit

---

🧾 10. Παράδειγμα — Accrued Expense

Έστω ότι στις 31/12/2026 γνωρίζουμε ότι η εταιρεία έχει electricity expense €300 που αφορά το 2026, αλλά το invoice θα παραληφθεί το 2027.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε:

Line 1

Account: 6110 Electricity
Debit: €300

Line 2

Account: Accrued Expenses / σχετικός liability account
Credit: €300

Narration:

Accrual for electricity expense relating to December 2026

Έτσι το expense αναγνωρίζεται στη σωστή λογιστική περίοδο.

---

📉 11. Παράδειγμα — Depreciation

Για ετήσια απόσβεση €2.000:

Debit

6570 Fixed Assets - Depreciation → €2.000

Credit

Accumulated Depreciation → €2.000

Narration:

Depreciation charge for the year ended 31/12/2026

Η εγγραφή αυξάνει το depreciation expense και ταυτόχρονα αυξάνει τις accumulated depreciation.

---

🔄 12. Παράδειγμα — Reclassification

Εάν ένα expense καταχωρήθηκε λανθασμένα στο:

6560 Sundry Expenses

αλλά στην πραγματικότητα αφορά:

6150 Software

μπορούμε να κάνουμε reclassification:

Narration:

Reclassification of software expense incorrectly posted to sundry expenses

Έτσι δεν αλλάζει το συνολικό profit, αλλά αλλάζει η σωστή παρουσίαση μεταξύ των expense accounts.

---

📅 13. Year-End Adjustments

Οι Journal Entries είναι ιδιαίτερα χρήσιμες στο τέλος της οικονομικής περιόδου.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:

• Accrued expenses
• Prepayments
• Depreciation
• Provisions
• Reclassifications
• Corrections
• Year-end adjustments
• Interest accruals
• Payroll adjustments
• Other accounting adjustments

---

💳 14. Interest Accrual — Παράδειγμα

Έστω ότι υπάρχει loan και μέχρι 31/12/2026 έχουν συσσωρευτεί τόκοι €5.000 που δεν έχουν ακόμη πληρωθεί.

Η εγγραφή μπορεί να είναι:

Debit

6640 Bank Interest — €5.000

Credit

Accrued Interest / Interest Payable — €5.000

Narration

Interest accrued on loan for the year ended 31/12/2026

---

💰 15. Prepayments — Προπληρωμένα Έξοδα

Εάν η εταιρεία πληρώσει €1.200 για insurance που αφορά 12 μήνες και μέρος αφορά την επόμενη περίοδο, μπορεί να απαιτείται adjustment ώστε το expense να αναγνωρίζεται στη σωστή περίοδο.

Παράδειγμα μεταφοράς €600 σε prepayment:

Debit

Prepayments — €600

Credit

Insurance Expense — €600

Έτσι το expense της τρέχουσας περιόδου μειώνεται και το υπόλοιπο αναγνωρίζεται ως asset.

---

🧮 16. Cash transaction for cash flow statement purposes

Στο screenshot υπάρχει η επιλογή:

Cash transaction for cash flow statement purposes

Αυτή η επιλογή πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή.

Όταν μια Journal Entry αφορά πραγματική κίνηση cash/bank που πρέπει να εμφανίζεται στην Cash Flow Statement, η συγκεκριμένη επιλογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σύμφωνα με τον τρόπο λειτουργίας του LedgerX.

⚠️ Δεν πρέπει να ενεργοποιείται απλώς επειδή η Journal Entry αφορά ένα χρηματικό ποσό. Πρέπει να εξετάζεται εάν υπάρχει πραγματική cash movement.

---

📎 17. Image — Συνημμένο

Μπορεί να επισυναφθεί supporting documentation μέσω του:

Choose File

Για παράδειγμα:

• calculation sheet,
• invoice,
• agreement,
• bank document,
• depreciation schedule,
• accountant's working paper,
• supporting correspondence.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit trail.

---

➕ 18. Add Line

Με το:

Add line

προσθέτουμε επιπλέον γραμμές.

Αυτό είναι απαραίτητο όταν η Journal Entry έχει περισσότερους από δύο λογαριασμούς.

Παράδειγμα

Μια σύνθετη εγγραφή μπορεί να είναι:

---

🎨 19. Custom Theme

Το Custom Theme αφορά κυρίως την εμφάνιση/μορφοποίηση του document και όχι τη λογιστική ουσία της Journal Entry.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιείται:

Smooth Gray

---

📝 20. Description Column

Με την επιλογή:

Column — Description ✓

εμφανίζεται πεδίο περιγραφής για κάθε γραμμή.

Συνιστάται να είναι ενεργοποιημένο όταν οι Journal Entries χρησιμοποιούνται για accounting adjustments, ώστε κάθε γραμμή να είναι εύκολα κατανοητή.

---

🔢 21. Quantity Column

Το:

Column — Qty

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν υπάρχει λόγος να παρακολουθείται ποσότητα.

Για τις περισσότερες καθαρά λογιστικές Journal Entries δεν είναι απαραίτητο.

---

📌 Πότε χρησιμοποιούμε Journal Entry;

✅ Κατάλληλες χρήσεις

• Accruals
• Prepayments
• Depreciation
• Provisions
• Interest accruals
• Reclassifications
• Accounting corrections
• Year-end adjustments
• Other complex accounting entries

❌ Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως πρώτη επιλογή για:

• Sales invoices
• Purchase invoices
• Customer receipts
• Supplier payments
• Normal bank transactions

Για τις παραπάνω συναλλαγές είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται οι αντίστοιχες λειτουργίες του LedgerX, ώστε να διατηρείται σωστά η σύνδεση με customers, suppliers, invoices, payments και receipts.

---

🚨 Σημαντικό για τον χρήστη

Μια Journal Entry είναι ισχυρό εργαλείο και μπορεί να αλλάξει άμεσα τα λογιστικά υπόλοιπα.

Πριν πατήσουμε Create, πρέπει να ελέγχουμε:

• Ημερομηνία
• Reference
• Narration
• Accounts
• Debit amounts
• Credit amounts
• VAT treatment, όπου εφαρμόζεται
• Supporting documentation
• Debit = Credit

Τελικός έλεγχος

Δεν καταχωρούμε Journal Entry απλώς για να "διορθώσουμε έναν αριθμό". Πρώτα κατανοούμε τη λογιστική ουσία της συναλλαγής και μετά επιλέγουμε τους σωστούς λογαριασμούς.

---

✅ Create / Create & add another

Στο τέλος υπάρχουν δύο επιλογές:

Create

Αποθηκεύει τη Journal Entry και ολοκληρώνει την καταχώρηση.

Create & add another

Αποθηκεύει την τρέχουσα Journal Entry και ανοίγει αμέσως νέα φόρμα για την επόμενη.

Αυτό είναι χρήσιμο όταν καταχωρούμε πολλές adjustments μαζί, π.χ. κατά το month-end ή year-end closing.

---

🔑 Συνοπτικά

Η βασική λογική είναι:

Journal Entry → Accounts → Debit/Credit → Debit = Credit → Supporting document → Create

και στη συνέχεια η εγγραφή επηρεάζει αυτόματα τα σχετικά:

General Ledger → Trial Balance → Profit & Loss / Balance Sheet → Reports

Με αυτόν τον τρόπο το LedgerX διατηρεί πλήρες audit trail για τις λογιστικές προσαρμογές της εταιρείας.