03B — Suppliers | Προμηθευτές

Η ενότητα Suppliers χρησιμοποιείται για την πλήρη διαχείριση των προμηθευτών της επιχείρησης. Από εδώ ο χρήστης μπορεί να δημιουργεί και να διαχειρίζεται τις καρτέλες των προμηθευτών, να βλέπει την οικονομική τους κατάσταση και να παρακολουθεί τις συναλλαγές που σχετίζονται με κάθε προμηθευτή.

Η οθόνη Suppliers λειτουργεί ουσιαστικά ως ένας κεντρικός πίνακας ελέγχου των Accounts Payable της επιχείρησης.

1. Πρόσβαση στους Προμηθευτές

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Suppliers

Εμφανίζεται η λίστα με όλους τους καταχωρημένους προμηθευτές.

Στο παράδειγμα εμφανίζονται:

001 — EAC
002 — EΟΑΑ

Για κάθε προμηθευτή εμφανίζονται συγκεντρωτικά οι βασικές πληροφορίες και τα οικονομικά υπόλοιπα.

2. New Supplier — Νέος Προμηθευτής

Στο επάνω μέρος υπάρχει η επιλογή:

New Supplier

Χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέας καρτέλας προμηθευτή.

Νέος supplier πρέπει να δημιουργείται όταν η επιχείρηση ξεκινά να λαμβάνει τιμολόγια ή άλλες χρεώσεις από νέο προμηθευτή.

Παραδείγματα

Electricity Authority of Cyprus
Telecom provider
Insurance company
Accountant
Auditor
Supplier of goods
Landlord
Software provider

3. Code — Κωδικός Προμηθευτή

Η στήλη Code εμφανίζει τον μοναδικό κωδικό του προμηθευτή.

Στο παράδειγμα:

001 — EAC

και

002 — EOAA

Ο κωδικός βοηθά στην εύκολη αναγνώριση και αναζήτηση του supplier.

Καλή πρακτική

Να χρησιμοποιείται μοναδικός κωδικός για κάθε προμηθευτή.

Παράδειγμα:

Code	Supplier
001	EAC
002	EOAA
003	Cyta
004	Auditor
005	Insurance Company

4. Status — Κατάσταση Προμηθευτή

Η στήλη Status εμφανίζει την κατάσταση του supplier.

Στο παράδειγμα εμφανίζεται:

🟢 Paid

Η ένδειξη αυτή παρέχει γρήγορη εικόνα για την κατάσταση του λογαριασμού του προμηθευτή.

Ο χρήστης μπορεί έτσι να εντοπίζει γρήγορα εάν ένας supplier έχει ανεξόφλητες υποχρεώσεις ή εάν οι σχετικές συναλλαγές έχουν εξοφληθεί.

Η κατάσταση πρέπει να αξιολογείται μαζί με το Accounts Payable balance και τις επιμέρους συναλλαγές.

5. Name — Όνομα Προμηθευτή

Η στήλη Name εμφανίζει την ονομασία του supplier.

Παράδειγμα:

EAC

EOAA

Για εταιρείες είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται η επίσημη ονομασία του προμηθευτή, όπως εμφανίζεται στα τιμολόγια.

6. Control Account — Λογαριασμός Ελέγχου

Η στήλη:

Control account

δείχνει τον λογαριασμό στον οποίο παρακολουθείται η υποχρέωση προς τον supplier.

Στο παράδειγμα:

Accounts payable

Αυτό σημαίνει ότι οι υποχρεώσεις προς τον συγκεκριμένο supplier παρακολουθούνται μέσω του λογαριασμού Accounts Payable.

7. Τι είναι το Accounts Payable;

Accounts Payable (AP) είναι τα ποσά που οφείλει η επιχείρηση στους προμηθευτές της.

Παράδειγμα:

Η εταιρεία λαμβάνει invoice από την EAC:

Net: €1,000
VAT: €190
Total: €1,190

Εάν το invoice δεν έχει πληρωθεί, η εταιρεία έχει:

Accounts Payable — €1,190

Δηλαδή οφείλει €1.190 στον supplier.

8. Receipts — Εισπράξεις

Η στήλη Receipts εμφανίζει τις σχετικές εισπράξεις/πιστώσεις που συνδέονται με τον συγκεκριμένο supplier account, σύμφωνα με την παραμετροποίηση του LedgerX.

Ανάλογα με τη συναλλαγή, μπορεί να περιλαμβάνει ποσά που επηρεάζουν την καρτέλα του supplier.

Για τον χρήστη είναι σημαντικό να εξετάζει τις επιμέρους κινήσεις και όχι μόνο το συνολικό ποσό.

9. Payments — Πληρωμές

Η στήλη Payments παρουσιάζει τις πληρωμές που έχουν καταχωρηθεί προς τον συγκεκριμένο supplier.

Παράδειγμα:

Η εταιρεία οφείλει στην EAC:

€1,190

και πραγματοποιεί πληρωμή:

€1,190

Η πληρωμή εμφανίζεται στην καρτέλα του supplier και μειώνει την οφειλή.

Λογιστικά:

Debit — Accounts Payable €1,190

Credit — Bank €1,190

10. Accounts Payable — Υπόλοιπο Προμηθευτή

Η στήλη:

Accounts payable

είναι από τις σημαντικότερες στήλες της συγκεκριμένης οθόνης.

Δείχνει το ποσό που παραμένει οφειλόμενο στον supplier.

Στο παράδειγμα:

€0.00

Αυτό σημαίνει ότι, σύμφωνα με τις καταχωρήσεις του LedgerX, δεν υπάρχει υπόλοιπο payable προς τον συγκεκριμένο supplier.

11. Παράδειγμα Supplier με Υπόλοιπο

Ας υποθέσουμε ότι η επιχείρηση λαμβάνει:

EAC Invoice = €1,190

και δεν το έχει πληρώσει.

Η καρτέλα μπορεί να εμφανίζει:

Accounts Payable = €1,190

Μετά την πληρωμή:

Payment = €1,190

το υπόλοιπο γίνεται:

Accounts Payable = €0

Η λογική:

Invoice

€1,190 payable

↓

Payment

€1,190

↓

Balance

€0 ✅

12. Edit — Επεξεργασία Προμηθευτή

Το κουμπί:

Edit

χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των στοιχείων του supplier.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί, ανάλογα με τα διαθέσιμα πεδία, για ενημέρωση:

επωνυμίας,
διεύθυνσης,
VAT number,
contact details,
payment terms,
λογιστικών ρυθμίσεων,
άλλων στοιχείων του supplier.

⚠️ Τα βασικά λογιστικά στοιχεία πρέπει να αλλάζουν με προσοχή, ώστε να μην επηρεάζεται λανθασμένα η ιστορική παρακολούθηση.

13. View — Προβολή Προμηθευτή

Το κουμπί:

View

χρησιμοποιείται για να ανοίξει η καρτέλα του συγκεκριμένου supplier.

Εδώ μπορούμε να εξετάσουμε αναλυτικότερα τις συναλλαγές του.

14. Τι μπορούμε να ελέγξουμε στην καρτέλα Supplier;

Η καρτέλα ενός supplier είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για λογιστικό έλεγχο.

Μπορούμε να εξετάσουμε:

Purchase Invoices
Payments
Credits / adjustments
Outstanding balances
Ημερομηνίες συναλλαγών
Ποσά
References
Υπόλοιπο supplier
Ιστορικό συναλλαγών

Έτσι μπορούμε να απαντήσουμε εύκολα:

Πόσα τιμολόγια έχουμε λάβει από τον supplier;

Πόσα έχουμε πληρώσει;

Πόσα του οφείλουμε;

Ποιο είναι το συνολικό υπόλοιπο;

15. Supplier Ledger — Καρτέλα Προμηθευτή

Η καρτέλα του supplier μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως supplier ledger.

Παράδειγμα:

Date	Description	Debit	Credit	Balance
01/10	Opening balance	—	€500	€500
05/10	Purchase Invoice	—	€1,190	€1,690
10/10	Payment	€1,000	—	€690
15/10	Payment	€690	—	€0

Έτσι ο χρήστης μπορεί να δει ολόκληρη την κίνηση του supplier.

16. Purchase Invoice και Supplier

Κάθε Purchase Invoice πρέπει να συνδέεται με τον σωστό supplier.

Για παράδειγμα:

Purchase Invoice

Supplier:

EAC

Amount:

€1,190

Account:

6110 — Electricity

VAT:

19%

Το invoice δημιουργεί υποχρέωση στον supplier.

17. Payment προς Supplier

Όταν γίνει η πληρωμή από την τράπεζα:

Bank → Supplier

η πληρωμή πρέπει να καταχωρηθεί στον σωστό supplier.

Έτσι το LedgerX μπορεί να μειώσει το outstanding balance.

Παράδειγμα

Invoice:

€1,190

Payment:

€1,190

Supplier balance:

€0

18. Partial Payment — Μερική Πληρωμή

Εάν πληρωθεί μόνο μέρος του invoice:

Invoice:

€1,190

Payment:

€700

τότε:

Outstanding balance = €490

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν οι προμηθευτές πληρώνονται σε δόσεις ή με προκαταβολές.

19. Γιατί είναι σημαντικό το Supplier Balance;

Το Accounts Payable balance βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει:

πόσα χρήματα οφείλει,
σε ποιον τα οφείλει,
πότε πρέπει να πληρωθούν,
ποια invoices παραμένουν ανοικτά,
ποιοι suppliers έχουν ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα.

Αυτό βοηθά σημαντικά στη διαχείριση cash flow.

20. Αναζήτηση Προμηθευτή

Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης υπάρχει:

Search

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για γρήγορη αναζήτηση supplier.

Για παράδειγμα:

EAC

EOAA

ή τον supplier code:

001

21. Advanced Queries

Η επιλογή:

Advanced Queries

επιτρέπει πιο σύνθετη αναζήτηση/φιλτράρισμα των suppliers.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλοί suppliers.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση συγκεκριμένων κατηγοριών ή οικονομικών καταστάσεων, ανάλογα με τα διαθέσιμα φίλτρα της εγκατάστασης.

22. Batch Operations

Η επιλογή:

Batch Operations

χρησιμοποιείται για μαζικές ενέργειες σε πολλούς suppliers.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν πολλές καρτέλες και χρειάζεται να εφαρμοστεί μια κοινή ενέργεια.

Πριν εκτελέσετε μαζική αλλαγή, ελέγξτε προσεκτικά τους επιλεγμένους suppliers.

23. Edit Columns

Το:

Edit columns

επιτρέπει την προσαρμογή των στηλών που εμφανίζονται στον πίνακα.

Αυτό είναι χρήσιμο εάν ο χρήστης θέλει να βλέπει διαφορετικές πληροφορίες στην κύρια λίστα.

Για παράδειγμα

Μπορεί να θέλει να δίνει έμφαση σε:

Supplier Name
Status
Accounts Payable
Payments

αντί για λιγότερο σημαντικές πληροφορίες.

24. Copy to Clipboard

Η επιλογή:

Copy to clipboard

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αντιγραφή των δεδομένων του πίνακα ώστε να χρησιμοποιηθούν σε άλλη εφαρμογή, όπως:

Excel
Google Sheets
reports
internal analysis

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για περαιτέρω ανάλυση ή reporting.

25. Form Defaults

Το:

Form Defaults

χρησιμοποιείται για τον καθορισμό προεπιλεγμένων τιμών κατά τη δημιουργία supplier records.

Η χρήση σωστών defaults μπορεί να μειώσει τον χρόνο καταχώρησης και να βοηθήσει στην τυποποίηση των δεδομένων.

26. Πρακτικό Παράδειγμα — EAC

Ας δούμε ολόκληρο τον κύκλο.

Βήμα 1 — Supplier

Δημιουργούμε:

Code: 001
Name: EAC
Control Account: Accounts Payable

Βήμα 2 — Purchase Invoice

Καταχωρούμε:

Electricity Expense: €1,000

VAT: €190

Total: €1,190

Βήμα 3 — Supplier Balance

Το Accounts Payable γίνεται:

€1,190

Βήμα 4 — Payment

Η εταιρεία πληρώνει από την Bank:

€1,190

Βήμα 5 — Supplier Balance

Το υπόλοιπο γίνεται:

€0

27. Τι πρέπει να συμφωνεί;

Για σωστή λογιστική παρακολούθηση πρέπει να υπάρχει συμφωνία μεταξύ:

Supplier Ledger

και

Purchase Invoices

και

Payments

και

Bank Statement

Παράδειγμα:

Supplier invoices = €10,000

Payments = €8,000

Outstanding = €2,000

Το LedgerX πρέπει να εμφανίζει:

Accounts Payable = €2,000

28. Supplier Statement Reconciliation

Περιοδικά είναι καλή πρακτική να ζητείται Supplier Statement από σημαντικούς προμηθευτές και να συγκρίνεται με την καρτέλα του LedgerX.

Ελέγχουμε:

Invoice numbers
Invoice dates
Invoice amounts
Credit notes
Payments
Outstanding balance

Παράδειγμα

Supplier Statement:

€4,500

LedgerX:

€4,500

✅ Συμφωνεί.

Εάν:

Supplier Statement:

€4,500

LedgerX:

€5,000

❌ Υπάρχει διαφορά €500 που πρέπει να διερευνηθεί.

29. Συχνά Λάθη

❌ Δημιουργία duplicate supplier.

❌ Λανθασμένο VAT number.

❌ Λανθασμένος supplier σε Purchase Invoice.

❌ Καταχώρηση payment χωρίς σωστό supplier.

❌ Καταχώρηση supplier payment ως expense.

❌ Μη αντιστοίχιση payment με invoice.

❌ Παράλειψη credit notes.

❌ Αποδοχή supplier balance χωρίς reconciliation.

30. Καλές Πρακτικές

✅ Ένας supplier = μία καρτέλα

Αποφεύγουμε:

EAC
Electricity Authority
EAC Ltd

ως τρεις διαφορετικούς suppliers, εάν αφορούν την ίδια οντότητα.

✅ Χρησιμοποιούμε μοναδικούς κωδικούς

001, 002, 003...

✅ Καταχωρούμε τα invoices στον σωστό supplier

✅ Καταχωρούμε τις πληρωμές στον σωστό supplier

✅ Ελέγχουμε τα Accounts Payable balances

✅ Κάνουμε supplier statement reconciliations

✅ Διατηρούμε σωστά VAT στοιχεία

31. Συνολική Εικόνα

Η ενότητα Suppliers αποτελεί το κεντρικό σημείο παρακολούθησης των προμηθευτών και των υποχρεώσεων της επιχείρησης.

Η βασική ροή είναι:

New Supplier

↓

Purchase Invoice

↓

Accounts Payable

↓

Payment

↓

Supplier Ledger

↓

Accounts Payable Balance

↓

Supplier Statement Reconciliation

📌 Βασική αρχή

Supplier = Ποιος μας προμηθεύει.

Purchase Invoice = Τι μας χρέωσε και πόσα του οφείλουμε.

Payment = Πόσα πληρώσαμε.

Accounts Payable = Πόσα εξακολουθούμε να του οφείλουμε.

Supplier Ledger = Το πλήρες ιστορικό της οικονομικής σχέσης μας με τον συγκεκριμένο προμηθευτή.

Με τη σωστή χρήση της ενότητας Suppliers, η επιχείρηση μπορεί να έχει άμεση εικόνα για τιμολόγια, πληρωμές, υπόλοιπα και υποχρεώσεις ανά προμηθευτή, ενώ ο λογιστής μπορεί να πραγματοποιεί ευκολότερα συμφωνίες και ελέγχους.