05 — Payments | Πληρωμές

Η ενότητα Payments χρησιμοποιείται για την καταχώρηση και παρακολούθηση των πληρωμών που πραγματοποιεί η επιχείρηση.

Μέσω των Payments καταγράφουμε πότε πληρώθηκε μια δαπάνη ή ένας προμηθευτής, από ποιον λογαριασμό πληρώθηκε, για ποιο λόγο έγινε η πληρωμή και ποια λογιστική κατηγορία επηρεάζεται.

Η ενότητα είναι ιδιαίτερα σημαντική για τη σύνδεση μεταξύ:

Purchase Invoice → Supplier → Payment → Bank/Cash

1. Τι είναι μια Payment;

Μια Payment αντιπροσωπεύει πραγματική εκροή χρημάτων από την επιχείρηση.

Για παράδειγμα, η εταιρεία αγοράζει προϊόντα από το:

Super Home Center

και πληρώνει συνολικά:

€29,75

Η πληρωμή μπορεί να καταχωρηθεί στο LedgerX ως Payment.

Η καταχώρηση ενημερώνει το αντίστοιχο cash/bank account και τον λογαριασμό της δαπάνης ή του supplier, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η συναλλαγή.

2. Πότε χρησιμοποιούμε Payments;

Χρησιμοποιούμε Payments όταν η επιχείρηση πραγματοποιεί πραγματική πληρωμή, όπως:

αγορά προϊόντων,
πληρωμή προμηθευτή,
πληρωμή ηλεκτρισμού,
πληρωμή τηλεφωνίας,
ενοίκιο,
ασφάλειες,
επαγγελματικές υπηρεσίες,
τραπεζικές χρεώσεις,
μικροέξοδα,
πληρωμές μετρητών,
πληρωμές από τραπεζικό λογαριασμό.

3. Δημιουργία Νέας Payment

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Payments

και στη συνέχεια:

New Payment

Εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης της πληρωμής.

4. Date — Ημερομηνία Πληρωμής

Το πεδίο Date είναι η ημερομηνία της πληρωμής.

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Η ημερομηνία πρέπει να αντιστοιχεί στην πραγματική ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή.

Παράδειγμα

Εάν πληρώσαμε το Super Home Center στις:

07/10/2026

τότε καταχωρούμε:

Date → 07/10/2026

Η ημερομηνία επηρεάζει τη λογιστική περίοδο στην οποία καταχωρείται η πληρωμή.

5. Reference — Αναφορά

Το Reference χρησιμοποιείται για τον αριθμό ή την αναφορά της πληρωμής.

Στο παράδειγμα υπάρχει ενεργοποιημένο:

Automatic

Το σύστημα μπορεί να δημιουργεί αυτόματα τη σχετική αναφορά σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του.

Η αναφορά είναι χρήσιμη για:

traceability,
audit trail,
αναζήτηση,
συμφωνίες,
έλεγχο πληρωμών.

6. Paid From — Από πού έγινε η πληρωμή;

Το Paid from είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία.

Δείχνει από ποιον λογαριασμό χρημάτων πραγματοποιήθηκε η πληρωμή.

Στο παράδειγμα:

1700 — Cash in hand

Άρα η πληρωμή των €29,75 πραγματοποιήθηκε από το ταμείο.

Παραδείγματα

Μπορεί να επιλεγεί:

Cash in hand
Petty Cash
Bank
Bank of Cyprus
Eurobank
Savings Account
Άλλος cash/bank account

7. Γιατί είναι σημαντικό το Paid From;

Επειδή επηρεάζει άμεσα το υπόλοιπο του συγκεκριμένου λογαριασμού.

Παράδειγμα

Cash balance:

€500

Payment:

€29,75

Νέο Cash balance:

€470,25

Άρα:

Payment → μειώνει τα διαθέσιμα χρήματα.

8. Payee — Προς ποιον έγινε η πληρωμή;

Το Payee προσδιορίζει τον δικαιούχο της πληρωμής.

Στην οθόνη εμφανίζεται:

Contact → Other

και προαιρετικό πεδίο.

Ο Payee μπορεί να είναι:

Supplier
Customer
Employee
Other
Άλλο πρόσωπο/οντότητα

Για παράδειγμα:

Super Home Center

9. Description — Περιγραφή Πληρωμής

Το Description περιγράφει τον λόγο της πληρωμής.

Στο παράδειγμα:

INV 301910 SUPER HOME CENTER

Αυτό είναι πολύ καλό παράδειγμα περιγραφής, επειδή περιλαμβάνει:

αριθμό invoice,
όνομα supplier.

Έτσι μπορούμε αργότερα να εντοπίσουμε εύκολα τη συναλλαγή.

Προτεινόμενη μορφή

INV 301910 — Super Home Center — Supplies

ή:

Invoice 301910 — Super Home Center

10. Account — Λογαριασμός

Το Account καθορίζει πού θα καταχωρηθεί λογιστικά η πληρωμή.

Στο παράδειγμα:

5010 — Purchases

Αυτό σημαίνει ότι η πληρωμή σχετίζεται με τον λογαριασμό αγορών.

Άλλα παραδείγματα

Electricity
Telephone
Rent
Office Expenses
Motor Expenses
Advertising
Insurance
Professional Fees
Bank Charges
Purchases
Fixed Assets

11. Παράδειγμα Super Home Center

Έστω ότι αγοράσαμε supplies από το Super Home Center:

Net amount: €25,00

VAT 19%: €4,75

Total: €29,75

Η πληρωμή εμφανίζεται ως:

Account: 5010 — Purchases

Qty: 1

Unit price: €25,00

VAT: 19%

VAT Amount: €4,75

Total: €29,75

12. Qty — Ποσότητα

Το Qty καθορίζει την ποσότητα της συναλλαγής.

Στο παράδειγμα:

Qty = 1

Εάν αγοράζαμε:

5 προϊόντα × €10

θα μπορούσαμε να καταχωρήσουμε:

Qty = 5

Unit Price = €10

Total = €50

13. Unit Price — Τιμή Μονάδας

Το Unit price είναι η τιμή ανά μονάδα πριν από τον ΦΠΑ όταν είναι ενεργό το:

Amounts are tax exclusive

Στο παράδειγμα:

€25,00

14. Total — Καθαρή Αξία

Η πρώτη στήλη Total αντιπροσωπεύει την αξία πριν από τον ΦΠΑ όταν τα ποσά είναι tax exclusive.

Στο παράδειγμα:

€25,00

15. Tax Code — Κωδικός ΦΠΑ

Στο παράδειγμα:

VAT 19%

Το σύστημα υπολογίζει:

€25 × 19% = €4,75

Ο σωστός VAT code πρέπει πάντα να επιλέγεται ανάλογα με τη φορολογική μεταχείριση της συγκεκριμένης αγοράς.

16. Tax Amount — Ποσό ΦΠΑ

Το Tax Amount στο παράδειγμα είναι:

€4,75

Υπολογίζεται:

€25 × 19% = €4,75

17. Final Total — Συνολικό Ποσό

Το τελικό ποσό είναι:

€25,00 + €4,75 = €29,75

Άρα η πραγματική πληρωμή είναι:

€29,75

Αυτό είναι το ποσό που θα φύγει από το cash/bank account.

18. Amounts Are Tax Exclusive

Στο παράδειγμα είναι ενεργοποιημένο:

Amounts are tax exclusive

Αυτό σημαίνει ότι η τιμή που εισάγεται είναι χωρίς ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

Net = €25

VAT 19% = €4,75

Total = €29,75

Αυτή είναι η συνήθης λογική όταν το supplier invoice παρουσιάζει χωριστά την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ.

19. Fixed Total

Η επιλογή:

Fixed total

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν θέλουμε να καθορίσουμε συγκεκριμένο τελικό ποσό και όχι να βασιστούμε αποκλειστικά στον υπολογισμό:

Qty × Unit Price + VAT

Χρησιμοποιείται μόνο όταν απαιτείται από τη συγκεκριμένη συναλλαγή.

20. Discount

Το Discount μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν ο supplier παρέχει έκπτωση.

Παράδειγμα:

Αρχική αξία:

€100

Discount:

10%

Καθαρή αξία:

€90

Ο ΦΠΑ υπολογίζεται στη σωστή φορολογική βάση.

21. Custom Theme

Το:

Custom theme → Smooth Gray

αφορά την εμφάνιση του payment document.

Δεν αλλάζει τη λογιστική φύση της συναλλαγής.

22. Custom Title

Η επιλογή Custom title επιτρέπει την αλλαγή του τίτλου που εμφανίζεται στο παραστατικό, εφόσον απαιτείται.

Για κανονικές πληρωμές συνήθως δεν χρειάζεται αλλαγή.

23. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστά το ποσό του ΦΠΑ.

Στο παράδειγμα:

Net	VAT	Total
€25,00	€4,75	€29,75

Αυτό κάνει τη συναλλαγή πιο εύκολη στον έλεγχο.

24. Footers

Το Footers μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιπλέον πληροφορίες στο κάτω μέρος του payment document.

Για παράδειγμα:

internal notes,
payment information,
additional references.

25. Custom Fields — Notes

Στην εικόνα υπάρχει το custom field:

Notes

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εσωτερικές σημειώσεις.

Παράδειγμα:

Paid by cash — original invoice filed in October 2026.

ή:

Payment relates to office supplies.

Οι σημειώσεις είναι χρήσιμες για το audit trail.

26. Image

Το πεδίο Image → Choose File μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επισύναψη σχετικής εικόνας, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος.

Για παράδειγμα, μπορεί να αφορά:

απόδειξη,
supporting document,
receipt,
άλλο σχετικό παραστατικό.

27. Create

Όταν ολοκληρωθούν όλα τα στοιχεία, επιλέγουμε:

Create

Η πληρωμή καταχωρείται στο LedgerX.

28. Create & Add Another

Εάν υπάρχουν πολλές πληρωμές που πρέπει να καταχωρηθούν, μπορούμε να επιλέξουμε:

Create & add another

Το σύστημα αποθηκεύει την τρέχουσα πληρωμή και ανοίγει νέα φόρμα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μαζική καταχώρηση πολλών μικρών cash expenses.

29. Παράδειγμα Πλήρους Payment

Super Home Center

Invoice: 301910

Description:

INV 301910 SUPER HOME CENTER

Paid from:

1700 — Cash in hand

Account:

5010 — Purchases

Net amount:

€25,00

VAT 19%:

€4,75

Total payment:

€29,75

30. Λογιστική Επίδραση

Για το συγκεκριμένο παράδειγμα, η βασική λογιστική λογική είναι:

Account	Debit	Credit
Purchases	€25,00	—
Input VAT	€4,75	—
Cash	—	€29,75

Άρα:

Expense/Purchases ↑ €25

Input VAT ↑ €4,75

Cash ↓ €29,75

31. Payment List — Λίστα Πληρωμών

Στη λίστα Payments εμφανίζονται οι καταχωρημένες πληρωμές.

Οι βασικές στήλες είναι:

Στήλη	Τι δείχνει
Date	Ημερομηνία πληρωμής
Reference	Αριθμός/αναφορά πληρωμής
Paid from	Από ποιο cash/bank account πληρώθηκε
Description	Τι αφορά η πληρωμή
Accounts	Ο λογαριασμός που επηρεάζεται
Amount	Ποσό πληρωμής
Timestamp	Πότε καταχωρήθηκε στο σύστημα

32. Date vs Timestamp — Πολύ σημαντική διαφορά

Υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ:

Date

Η ημερομηνία της πραγματικής οικονομικής συναλλαγής.

Παράδειγμα:

07/10/2026

Timestamp

Η ημερομηνία και ώρα κατά την οποία η συναλλαγή καταχωρήθηκε στο LedgerX.

Για παράδειγμα:

07/10/2026 14:32:18

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit trail και ιστορικό καταχωρήσεων.

33. Γιατί είναι χρήσιμο το Timestamp;

Το timestamp βοηθά να γνωρίζουμε:

Πότε καταχωρήθηκε πραγματικά η εγγραφή στο σύστημα;

Αυτό είναι διαφορετικό από το:

Πότε πραγματοποιήθηκε η οικονομική συναλλαγή;

Παράδειγμα

Πραγματική πληρωμή:

Date: 07/10/2026

Ο λογιστής την καταχωρεί:

08/10/2026 στις 09:15

Τότε:

Transaction Date = 07/10/2026

Timestamp = 08/10/2026 09:15

Αυτό δημιουργεί ένα χρήσιμο audit trail.

34. Γιατί είναι σημαντικό το Audit Trail;

Το ιστορικό βοηθά να γνωρίζουμε:

τι καταχωρήθηκε,
πότε καταχωρήθηκε,
ποιο ποσό καταχωρήθηκε,
ποιος λογαριασμός χρησιμοποιήθηκε,
από ποιο cash/bank account πληρώθηκε,
ποια ήταν η περιγραφή.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:

λογιστικό έλεγχο,
εσωτερικό έλεγχο,
audit,
troubleshooting,
συμφωνίες.

35. Payment vs Purchase Invoice

Πρέπει να ξεχωρίζουμε τα δύο.

Purchase Invoice

Δείχνει:

Τι μας χρέωσε ο supplier.

Payment

Δείχνει:

Πότε και πώς πληρώσαμε.

36. Παράδειγμα με Supplier Invoice

Έστω:

Super Home Center Invoice

Net:

€25

VAT:

€4,75

Total:

€29,75

Εάν το invoice καταχωρηθεί πρώτα ως Purchase Invoice, δημιουργείται υποχρέωση:

Accounts Payable = €29,75

Όταν πληρωθεί:

Payment = €29,75

και:

Accounts Payable → €0

37. Προσοχή: Άμεση Αγορά με Πληρωμή

Εάν η συναλλαγή είναι άμεση αγορά και δεν υπάρχει ανάγκη παρακολούθησης supplier liability, η καταχώρηση μπορεί να γίνει ως άμεση Payment, ανάλογα με τη διαδικασία και τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης.

Παράδειγμα:

Αγοράζουμε μικρά office supplies:

€29,75 cash

και τα πληρώνουμε αμέσως.

Τότε η payment μπορεί να καταχωρηθεί απευθείας:

Purchases / Expense + Input VAT → Cash

38. Payment από Bank

Εάν η πληρωμή γίνεται από τραπεζικό λογαριασμό:

αντί για:

1700 — Cash in hand

επιλέγουμε τον αντίστοιχο bank account.

Παράδειγμα:

1720 — Bank

Payment:

€29,75

Τότε μειώνεται το bank balance.

39. Payment μέσω Petty Cash

Για μικρά έξοδα μπορούμε να χρησιμοποιούμε:

Petty Cash

Παράδειγμα:

Office supplies:

€15

Paid from:

Petty Cash

Το petty cash μειώνεται κατά €15.

40. Έλεγχος Πριν το Create

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

41. Συχνά Λάθη

❌ Λάθος ημερομηνία.

❌ Πληρωμή από λάθος bank account.

❌ Καταχώρηση expense σε λάθος account.

❌ Λανθασμένος VAT code.

❌ Καταχώρηση πληρωμής supplier ως νέο expense όταν το invoice έχει ήδη καταχωρηθεί.

❌ Διπλή καταχώρηση της ίδιας πληρωμής.

❌ Μη σύνδεση της πληρωμής με τον σωστό supplier.

❌ Μη έλεγχος του bank/cash balance.

42. Bank Reconciliation και Payments

Οι Payments είναι επίσης σημαντικές για τη συμφωνία των τραπεζικών λογαριασμών.

Παράδειγμα:

Bank statement:

07/10/2026 — SUPER HOME CENTER — €29,75

LedgerX:

07/10/2026 — INV 301910 SUPER HOME CENTER — €29,75

Τα δύο πρέπει να συμφωνούν.

Έλεγχος:

Date: ✅

Description: ✅

Amount: €29,75 ✅

Bank Account: ✅

43. Payments και Bank Import

Όταν εισάγουμε bank statement, μπορεί να εμφανιστεί μια συναλλαγή:

SUPER HOME CENTER — €29,75

Ο χρήστης μπορεί να την κατηγοριοποιήσει στον σωστό λογαριασμό.

Έτσι το workflow γίνεται:

Bank Statement

↓

Import

↓

SUPER HOME CENTER €29,75

↓

Purchases

↓

VAT 19%

↓

Save

Αυτό μειώνει σημαντικά τον χρόνο χειροκίνητης καταχώρησης.

44. Συνολική Λογιστική Ροή

Για αγορά από supplier:

Σενάριο Α — Invoice και μετά Payment

Purchase Invoice

↓

Accounts Payable

↓

Payment

↓

Bank/Cash

Σενάριο Β — Άμεση πληρωμή

Payment

↓

Expense/Purchases + VAT

↓

Bank/Cash

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη φύση της συναλλαγής και τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείται ο supplier.

45. Βασική αρχή

Payment = Πραγματική εκροή χρημάτων.

Paid From = Από πού έφυγαν τα χρήματα.

Payee = Ποιος έλαβε τα χρήματα.

Account = Για ποιο λογιστικό σκοπό έγινε η πληρωμή.

Tax Code = Ποια είναι η φορολογική μεταχείριση.

Amount = Πόσα χρήματα πληρώθηκαν.

Timestamp = Πότε καταχωρήθηκε η εγγραφή στο LedgerX.

46. Τελική Σύνοψη

Η ενότητα Payments αποτελεί βασικό μέρος της καθημερινής λογιστικής εργασίας.

Μέσω αυτής μπορούμε να καταγράφουμε με οργανωμένο τρόπο:

Ποιος πληρώθηκε → Γιατί πληρώθηκε → Από ποιο account → Πόσο πληρώθηκε → Πότε έγινε η συναλλαγή → Πότε καταχωρήθηκε στο σύστημα.

Για το παράδειγμά μας:

Super Home Center — Invoice 301910

Net: €25,00
VAT: €4,75
Total: €29,75
Paid from: Cash in hand
Account: Purchases
Date: 07/10/2026
Timestamp: η πραγματική ώρα καταχώρησης στο LedgerX

Με αυτόν τον τρόπο η συναλλαγή παραμένει πλήρως traceable, μπορεί να συμφωνηθεί με το σχετικό παραστατικό και, εφόσον η πληρωμή έγινε μέσω τράπεζας, να συμφωνηθεί και με το bank statement.