03Γ — Πληρωμή Προμηθευτή μέσω Purchase Invoice

Η διαδικασία πληρωμής ενός Purchase Invoice στο LedgerX μπορεί να γίνει απευθείας από το ίδιο το τιμολόγιο. Αυτός είναι ο πιο πρακτικός τρόπος όταν θέλουμε η πληρωμή να συνδεθεί σωστά με το συγκεκριμένο invoice και να μειωθεί αυτόματα το υπόλοιπο του προμηθευτή.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιούμε την EAC — Electricity Authority of Cyprus.

Το Purchase Invoice είναι:

Supplier: EAC
Invoice date: 07/10/2026
Account: 6110 — Electricity
Net amount: €300.00
VAT 19%: €57.00
Total: €357.00
Due date: 27/10/2026

Αρχικά, η EAC έχει €357.00 Accounts Payable. Μετά την εξόφληση, το υπόλοιπο γίνεται €0.00.

1. Βασική Λογική της Διαδικασίας

Η διαδικασία είναι:

Purchase Invoice

→ Accounts Payable €357

→ Copy to → New Payment

→ Payment €357

→ Accounts Payable €0

Αυτό είναι σημαντικό γιατί το σύστημα γνωρίζει ότι η συγκεκριμένη πληρωμή αφορά το συγκεκριμένο Purchase Invoice.

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσουμε μια άσχετη χειροκίνητη payment και μετά να προσπαθήσουμε να βρούμε ποιο invoice εξοφλεί.

2. Βήμα 1 — Ανοίγουμε το Purchase Invoice

Από το:

Suppliers

επιλέγουμε τον supplier:

001 — EAC

και ανοίγουμε το σχετικό Purchase Invoice.

Στο παράδειγμα βλέπουμε:

Purchase Invoice

Supplier: EAC
Reference: 1
Invoice Date: 07/10/2026
Due Date: 27/10/2026

3. Ανάλυση του Purchase Invoice

Το invoice περιλαμβάνει:

Περιγραφή	Ποσό
Electricity	€300.00
VAT 19%	€57.00
Total	€357.00

Άρα η επιχείρηση έχει λάβει υπηρεσία/δαπάνη ηλεκτρισμού καθαρής αξίας:

€300

και ΦΠΑ:

€57

Συνολική υποχρέωση:

€357

4. Η Λογιστική Εγγραφή του Invoice

Η αρχική λογιστική επίδραση είναι:

Λογαριασμός	Debit	Credit
6110 — Electricity	€300	—
Input VAT	€57	—
Accounts Payable — EAC	—	€357

Άρα:

Expense = €300

Input VAT = €57

Supplier liability = €357

5. Τι σημαίνει Accounts Payable €357;

Σημαίνει ότι η επιχείρηση χρωστά €357 στην EAC.

Στη λίστα Suppliers βλέπουμε:

001 — EAC

Status: Unpaid

Accounts payable: €357.00

Αυτό είναι ακριβώς το ποσό που πρέπει να εξοφληθεί.

6. Βήμα 2 — Copy To

Στο Purchase Invoice υπάρχει το κουμπί:

Copy to

Όταν το ανοίξουμε, εμφανίζονται διάφορες επιλογές.

Μεταξύ αυτών:

New Payment
New Sales Invoice
New Credit Note
New Purchase Invoice
New Debit Note
New Recurring Purchase Invoice

Για την εξόφληση του συγκεκριμένου supplier invoice επιλέγουμε:

New Payment

7. Γιατί χρησιμοποιούμε Copy to → New Payment;

Αυτό είναι το σημαντικότερο σημείο της διαδικασίας.

Το LedgerX χρησιμοποιεί τα στοιχεία του υπάρχοντος Purchase Invoice για να δημιουργήσει τη σχετική Payment.

Έτσι μειώνεται σημαντικά ο κίνδυνος να καταχωρήσουμε:

λάθος supplier,
λάθος ποσό,
λάθος invoice,
λάθος description.

Αντί να ξαναγράψουμε χειροκίνητα όλα τα στοιχεία, χρησιμοποιούμε το ήδη καταχωρημένο invoice ως βάση.

8. New Payment — Αυτόματη Δημιουργία Πληρωμής

Με την επιλογή:

Copy to → New Payment

δημιουργείται νέα Payment που σχετίζεται με το Purchase Invoice.

Το σύστημα μπορεί να μεταφέρει/προ-συμπληρώσει τα σχετικά στοιχεία και το υπόλοιπο προς εξόφληση.

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα:

Remaining balance = €357.00

Άρα η payment θα δημιουργηθεί για:

€357.00

9. Έλεγχος της Payment

Πριν πατήσουμε Create, πρέπει να ελέγξουμε τα βασικά στοιχεία.

Date

Η ημερομηνία της πραγματικής πληρωμής.

Paid from

Ο λογαριασμός από τον οποίο πληρώσαμε.

Για παράδειγμα:

1720 — Bank

ή:

1700 — Cash in hand

Payee

Ο προμηθευτής:

EAC

Description

Η περιγραφή της πληρωμής.

Ιδανικά πρέπει να παραπέμπει στο invoice.

Παράδειγμα:

Payment of EAC Invoice 1

Amount

€357.00

10. Πολύ σημαντικό — Πληρώνουμε το Υπόλοιπο

Στο παράδειγμα το invoice είναι:

€357.00

Άρα εάν το εξοφλούμε πλήρως, η Payment πρέπει να είναι:

€357.00

Όχι:

€300

και όχι:

€57

Το ποσό που οφείλεται στον supplier είναι το συνολικό invoice amount, δηλαδή μαζί με τον ΦΠΑ.

11. Create — Ολοκλήρωση Πληρωμής

Αφού ελέγξουμε την payment, πατάμε:

Create

Η πληρωμή καταχωρείται στο LedgerX.

Το σύστημα πλέον γνωρίζει ότι:

Το συγκεκριμένο Purchase Invoice έχει εξοφληθεί.

12. Τι Συμβαίνει Μετά την Payment;

Πριν από την πληρωμή:

EAC Accounts Payable = €357

Μετά την πληρωμή:

EAC Accounts Payable = €0

Στη λίστα Suppliers θα δούμε:

EAC

🟢 Paid

Accounts payable: €0.00

13. Το Screenshot της Λίστας Suppliers — Πριν την Πληρωμή

Στο πρώτο screenshot της λίστας βλέπουμε:

001 — EAC

🔴 Unpaid

Accounts payable: €357.00

Αυτό σημαίνει:

Η εταιρεία έχει ανοικτή υποχρέωση €357 προς την EAC.

Η δεύτερη εταιρεία:

002 — EOAA

εμφανίζεται:

🟢 Paid

Accounts payable: €0.00

14. Το Screenshot Μετά την Πληρωμή

Στο τελευταίο screenshot βλέπουμε:

001 — EAC

🟢 Paid

και:

Accounts payable: €0.00

Παράλληλα, στη στήλη:

Payments

εμφανίζεται:

Αυτό δείχνει ότι υπάρχει καταχωρημένη πληρωμή για τον supplier.

Άρα έχουμε πλέον:

Purchase Invoice → Payment → Balance €0

15. Η Σημασία του Payment Count

Στη στήλη Payments εμφανίζεται:

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει μία καταχωρημένη payment που σχετίζεται με τον συγκεκριμένο supplier, σύμφωνα με την παρουσίαση της λίστας.

Σε συνδυασμό με:

Accounts payable = €0

έχουμε μια γρήγορη ένδειξη ότι η υποχρέωση έχει εξοφληθεί.

16. Purchase Invoice — Edit

Στο screenshot του Edit Purchase Invoice βλέπουμε τα στοιχεία του αρχικού invoice:

Supplier: 001 — EAC

Account: 6110 — Electricity

Qty: 1

Unit Price: €300

Net: €300

VAT: €57

Total: €357

Αυτά είναι τα στοιχεία που δημιουργούν την αρχική υποχρέωση προς την EAC.

17. Closed Invoice

Στο Purchase Invoice υπάρχει επίσης η επιλογή:

Closed invoice

Η έννοια του closed invoice είναι σημαντική για τον έλεγχο της κατάστασης του invoice.

Όταν ένα invoice έχει εξοφληθεί πλήρως, πρέπει να υπάρχει σαφής εικόνα ότι δεν παραμένει ανοικτό υπόλοιπο.

⚠️ Το σημαντικότερο πρακτικό κριτήριο είναι να συμφωνεί το Accounts Payable balance με τις πραγματικές υποχρεώσεις. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται το "Closed invoice" απλώς για να αποκρύπτεται ένα πραγματικά ανεξόφλητο ποσό.

18. Πλήρης Λογιστική Ροή

Η συγκεκριμένη συναλλαγή μπορεί να παρουσιαστεί ως εξής:

07/10/2026 — Purchase Invoice

Electricity: €300

Input VAT: €57

Accounts Payable — EAC: €357

↓

Payment

Payment to EAC: €357

↓

Final position

Accounts Payable — EAC: €0

19. Λογιστική Εγγραφή της Πληρωμής

Η πληρωμή των €357 έχει τη λογική:

Account	Debit	Credit
Accounts Payable — EAC	€357	—
Bank / Cash	—	€357

Άρα η πληρωμή:

μειώνει την υποχρέωση προς την EAC,
μειώνει τα διαθέσιμα της επιχείρησης,
δεν δημιουργεί νέο expense.

20. ⚠️ Πολύ Σημαντικό — Δεν Καταχωρούμε Ξανά το Expense

Το Electricity expense έχει ήδη καταχωρηθεί όταν δημιουργήθηκε το Purchase Invoice:

€300 Electricity

Η Payment δεν πρέπει να δημιουργήσει ξανά:

€300 Electricity

Διαφορετικά θα έχουμε διπλή καταχώρηση του expense.

Η σωστή λογική είναι:

Purchase Invoice

Expense + VAT → Accounts Payable

Payment

Accounts Payable → Bank/Cash

21. Γιατί το Copy to είναι η καλύτερη πρακτική εδώ;

Η επιλογή:

Purchase Invoice → Copy to → New Payment

είναι ιδιαίτερα χρήσιμη επειδή μειώνει τη χειροκίνητη καταχώρηση.

Ο χρήστης δεν χρειάζεται να ξαναψάξει:

supplier,
invoice,
ποσό,
outstanding balance.

Το σύστημα χρησιμοποιεί το υπάρχον invoice ως βάση.

Πρακτικό αποτέλεσμα

Λιγότερη πληκτρολόγηση

→ λιγότερα λάθη

→ καλύτερο audit trail

→ σωστό supplier balance

→ ευκολότερο reconciliation

22. Full Payment vs Partial Payment

Η ίδια διαδικασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για μερική πληρωμή.

Παράδειγμα

Invoice:

€357

Πληρώνουμε:

€200

Τότε:

Outstanding balance = €157

Ο supplier παραμένει:

🔴 Unpaid

και:

Accounts Payable = €157

23. Πλήρης Εξόφληση

Εάν πληρώσουμε:

€357

τότε:

Outstanding balance = €0

και ο supplier γίνεται:

🟢 Paid

Αυτό ακριβώς βλέπουμε στο screenshot.

24. Τι Πρέπει να Ελέγχουμε Μετά την Πληρωμή;

Μετά το Create, καλό είναι να ελέγχουμε:

Payment δημιουργήθηκε
Σωστό ποσό €357
Σωστό supplier EAC
Σωστό bank/cash account
Accounts Payable = €0
Supplier status = Paid
Payment εμφανίζεται στην καρτέλα supplier
Το bank/cash balance μειώθηκε σωστά

25. Supplier Ledger μετά την Πληρωμή

Η καρτέλα της EAC μπορεί πλέον να εμφανίζει τη συναλλαγή:

Date	Transaction	Amount	Balance
07/10/2026	Purchase Invoice	€357	€357
07/10/2026	Payment	€357	€0

Αυτό αποτελεί πολύ καθαρό audit trail.

26. Έλεγχος με Bank Statement

Εάν η πληρωμή έγινε μέσω τράπεζας, πρέπει να υπάρχει αντίστοιχη συναλλαγή στο bank statement.

Παράδειγμα:

07/10/2026

EAC

€357.00

Στο LedgerX:

Payment to EAC

€357.00

Συμφωνία:

Bank statement = €357

LedgerX payment = €357

✅ Συμφωνεί.

27. Ολόκληρος ο Κύκλος στο LedgerX

Η συναλλαγή μπορεί να παρουσιαστεί ως:

EAC
│
├── Purchase Invoice
│   ├── Electricity       €300
│   ├── VAT 19%            €57
│   └── Total             €357
│
├── Accounts Payable
│   └── €357
│
└── Copy to → New Payment
    └── Payment           €357
        │
        └── Accounts Payable → €0

28. Τι βλέπει ο λογιστής πριν και μετά;

Πριν την πληρωμή

EAC

🔴 Unpaid

Accounts Payable: €357

Μετά την πληρωμή

EAC

🟢 Paid

Payments: 1

Accounts Payable: €0

Αυτό είναι το βασικό αποτέλεσμα που θέλουμε.

29. Πρακτική Διαδικασία για τον Χρήστη

Για να εξοφλήσετε ένα Purchase Invoice:

1️⃣ Ανοίξτε τον Supplier

Suppliers → EAC

2️⃣ Ανοίξτε το Purchase Invoice

Purchase Invoice €357

3️⃣ Επιλέξτε

Copy to

4️⃣ Επιλέξτε

New Payment

5️⃣ Ελέγξτε

Paid from → Bank/Cash

6️⃣ Ελέγξτε

Amount → €357

7️⃣ Ελέγξτε

Payee → EAC

8️⃣ Πατήστε

Create

9️⃣ Ελέγξτε τον Supplier

EAC → Paid → €0

30. Γιατί αυτή η διαδικασία είναι σημαντική

Η σωστή εξόφληση μέσω Copy to → New Payment διατηρεί συνδεδεμένα τα τρία βασικά στοιχεία:

Invoice

Supplier

Payment

Έτσι οποιοσδήποτε ελέγξει αργότερα τη συναλλαγή μπορεί να καταλάβει:

Τι αγοράστηκε → από ποιον → πόσο κόστισε → πόσο ΦΠΑ είχε → πόσα πληρώθηκαν → από ποιο account → ποιο είναι το υπόλοιπο.

Αυτό δημιουργεί ένα πολύ καλύτερο audit trail και μειώνει τον κίνδυνο λαθών στις συμφωνίες προμηθευτών και τραπεζών.

📌 Συνοπτικά

Purchase Invoice EAC

€300 Electricity

€57 VAT

€357 Payable

↓

Copy to → New Payment

↓

Payment €357

↓

Bank/Cash − €357

↓

EAC Accounts Payable = €0

↓

🟢 EAC — Paid

⭐ Κανόνας για το LedgerX

Καταχωρούμε πρώτα την υποχρέωση μέσω του Purchase Invoice και στη συνέχεια εξοφλούμε την υποχρέωση μέσω Payment.

Το Purchase Invoice δημιουργεί το Accounts Payable. Η Payment το μειώνει.

Αυτός είναι ο σωστός τρόπος για να παρακολουθείται ο πλήρης κύκλος Purchase → Payable → Payment → Zero Balance μέσα στο LedgerX.