10B — Supplier Reports | Αναφορές Προμηθευτών

Από το αριστερό μενού του LedgerX επιλέγουμε:

Reports → Suppliers

Η ενότητα Suppliers περιλαμβάνει τις αντίστοιχες αναφορές των προμηθευτών. Η λογική είναι παρόμοια με τα Customer Reports, αλλά εδώ εξετάζουμε τις υποχρεώσεις της εταιρείας προς τους προμηθευτές.

Οι βασικές αναφορές είναι:

Aged Payables
Supplier Summary
Supplier Statements (Unpaid Invoices)
Supplier Statements (Transactions)

10B.1 Aged Payables | Ανάλυση Υποχρεώσεων προς Προμηθευτές

Το Aged Payables δείχνει πόσα χρήματα οφείλει η εταιρεία στους προμηθευτές της και πόσο παλιές είναι οι οφειλές.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Aged Payables

Η αναφορά χρησιμοποιεί αντίστοιχη ανάλυση με το Aged Receivables:

Κατηγορία	Σημασία
Current	Τρέχουσες υποχρεώσεις
1–30 days	Οφειλές 1–30 ημερών
31–60 days	Οφειλές 31–60 ημερών
61–90 days	Οφειλές 61–90 ημερών
90+ days	Οφειλές άνω των 90 ημερών
Total	Συνολική οφειλή προς τον προμηθευτή

Παράδειγμα

Έστω ότι η εταιρεία έχει:

Προμηθευτής	Current	1–30	31–60	61–90	90+	Total
Supplier A	€1.500	–	–	–	–	€1.500
Supplier B	–	€2.000	–	–	–	€2.000
Supplier C	–	–	€1.200	–	–	€1.200
Supplier D	–	–	–	–	€3.500	€3.500

Η εταιρεία γνωρίζει αμέσως ότι έχει συνολικές υποχρεώσεις:

€8.200

και ότι τα €3.500 είναι πάνω από 90 ημέρες.

Πρακτική χρήση

Το Aged Payables χρησιμοποιείται για:

💰 προγραμματισμό πληρωμών
📊 cash-flow management
📅 έλεγχο ληξιπρόθεσμων υποχρεώσεων
🤝 διαχείριση προμηθευτών
🔎 εντοπισμό παλαιών υπολοίπων
📑 συμφωνία Accounts Payable
⚠️ εντοπισμό πιθανών διαφορών ή λανθασμένων εγγραφών

Βασική ερώτηση

Το Aged Receivables απαντά:

«Ποιος μου χρωστάει;»

Το Aged Payables απαντά:

«Σε ποιον χρωστάω;»

10B.2 Supplier Summary | Συγκεντρωτική Εικόνα Προμηθευτών

Το Supplier Summary παρέχει συνοπτική εικόνα της δραστηριότητας των προμηθευτών.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Supplier Summary

Χρησιμοποιείται για να εξετάσουμε συνολικά:

αγορές από προμηθευτές
purchase invoices
πληρωμές
outstanding balances
Accounts Payable
συνολική δραστηριότητα κάθε προμηθευτή

Παράδειγμα

Έστω:

Supplier A

Στοιχείο	Ποσό
Purchase Invoices	€10.000
Payments	€7.000
Outstanding	€3.000

Το Supplier Summary δείχνει ότι η εταιρεία έχει πραγματοποιήσει αγορές €10.000 από τον συγκεκριμένο προμηθευτή και έχει πληρώσει €7.000.

Υπόλοιπο:

€3.000 payable

Πότε χρησιμοποιείται

Το report είναι χρήσιμο για:

μηνιαίο management reporting
έλεγχο προμηθευτών
ανάλυση αγορών
έλεγχο πληρωμών
έλεγχο υπολοίπων
προγραμματισμό υποχρεώσεων

10B.3 Supplier Statements — Unpaid Invoices

Το Supplier Statements (Unpaid Invoices) δείχνει τα τιμολόγια προμηθευτών που παραμένουν απλήρωτα.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Supplier Statements (Unpaid Invoices)

Η αναφορά απαντά:

«Ποια τιμολόγια του συγκεκριμένου προμηθευτή δεν έχουμε πληρώσει ακόμη;»

Παράδειγμα

Ένας προμηθευτής έχει εκδώσει:

Invoice	Date	Amount	Paid	Outstanding
INV-001	01/09/2026	€1.000	€1.000	€0
INV-002	15/09/2026	€2.000	€500	€1.500
INV-003	01/10/2026	€800	€0	€800

Τα απλήρωτα υπόλοιπα είναι:

INV-002 → €1.500
INV-003 → €800

Συνολική υποχρέωση:

€2.300

Πρακτική χρήση

Χρησιμοποιείται για:

προγραμματισμό πληρωμών
έλεγχο supplier invoices
αποφυγή καθυστερημένων πληρωμών
συμφωνία με supplier statements
εντοπισμό invoices που δεν έχουν εξοφληθεί
έλεγχο πριν από την πληρωμή προμηθευτή

10B.4 Supplier Statements — Transactions

Το Supplier Statements (Transactions) είναι το πλήρες statement του λογαριασμού του προμηθευτή.

Διαδρομή

Reports → Suppliers → Supplier Statements (Transactions)

Παρουσιάζει τις κινήσεις μεταξύ της εταιρείας και του συγκεκριμένου προμηθευτή.

Μπορούμε να δούμε, ανάλογα με τις συναλλαγές:

Opening Balance
Purchase Invoices
Payments
Debit Notes
άλλες σχετικές κινήσεις
Closing Balance

Πώς λειτουργεί το Supplier Statement

Η λογική είναι ουσιαστικά η αντίστροφη από το Customer Statement.

Στον λογαριασμό του προμηθευτή:

Purchase Invoice

Δημιουργεί υποχρέωση προς τον προμηθευτή.

Παράδειγμα:

Purchase Invoice = €2.380

→ αυξάνει το Accounts Payable.

Supplier Payment

Όταν πληρώνουμε:

Payment = €500

→ μειώνει το ποσό που οφείλουμε.

Άρα:

Purchase Invoice       €2,380
Less: Payment            €500
------------------------------
Closing Payable        €1,880

Η εταιρεία εξακολουθεί να οφείλει:

€1.880

Debit / Credit στον Supplier Statement

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Ο τρόπος εμφάνισης Debit / Credit στο statement είναι από την πλευρά του λογαριασμού του προμηθευτή και δεν πρέπει να ερμηνεύεται απλοϊκά ως «Debit = πληρωμή» ή «Credit = τιμολόγιο» χωρίς να ελεγχθεί η συγκεκριμένη κίνηση.

Ο ασφαλής πρακτικός κανόνας είναι:

Purchase Invoice → αυξάνει την υποχρέωση προς τον προμηθευτή.

Payment → μειώνει την υποχρέωση προς τον προμηθευτή.

Για τον λογιστικό έλεγχο, εξετάζουμε πάντα το closing balance και τις underlying συναλλαγές.

Παράδειγμα Supplier Statement

Έστω ότι έχουμε:

Opening Payable: €3.000

Κατά τη διάρκεια του μήνα:

Purchase Invoice: €2.000

και πληρώνουμε:

€1.500

Το τελικό υπόλοιπο είναι:

Opening Balance       €3,000
+ Purchase Invoice     €2,000
- Payment              €1,500
-----------------------------
Closing Balance       €3,500

Άρα:

Η εταιρεία οφείλει €3.500 στον προμηθευτή.

10B.5 Σύγκριση των 4 Supplier Reports

Report	Κύριος σκοπός	Ερώτηση που απαντά
Aged Payables	Ηλικία υποχρεώσεων	«Πόσο καιρό χρωστάμε;»
Supplier Summary	Συνοπτική εικόνα	«Πόσα έχουμε αγοράσει/πληρώσει και τι υπόλοιπο έχουμε;»
Supplier Statements – Unpaid Invoices	Απλήρωτα τιμολόγια	«Ποια invoices δεν έχουμε πληρώσει;»
Supplier Statements – Transactions	Πλήρες ιστορικό	«Ποιες κινήσεις έγιναν με τον προμηθευτή;»

10B.6 Ποιο Report χρησιμοποιώ;

Θέλω να δω όλους τους προμηθευτές που χρωστάμε:

➡️ Aged Payables

Θέλω να δω ποια χρέη είναι πάνω από 90 ημέρες:

➡️ Aged Payables → 90+ days

Θέλω συνοπτική εικόνα των προμηθευτών:

➡️ Supplier Summary

Θέλω να δω συγκεκριμένα απλήρωτα invoices:

➡️ Supplier Statements (Unpaid Invoices)

Θέλω να ελέγξω έναν supplier invoice και την πληρωμή του:

➡️ Supplier Statements (Transactions)

Θέλω να συμφωνήσω το υπόλοιπο με το statement του supplier:

➡️ Supplier Statements (Transactions)

Θέλω να προγραμματίσω τις πληρωμές της εταιρείας:

➡️ Aged Payables + Unpaid Invoices

10B.7 Πρακτική διαδικασία ελέγχου Suppliers

Μία καλή μηνιαία διαδικασία είναι:

1. Reports → Aged Payables

Ελέγχουμε το συνολικό Accounts Payable.

⬇️

2. Ελέγχουμε 31–60, 61–90 και 90+ days

Εντοπίζουμε παλιές υποχρεώσεις.

⬇️

3. Supplier Summary

Ελέγχουμε τη συνολική δραστηριότητα ανά supplier.

⬇️

4. Supplier Statements (Unpaid Invoices)

Εντοπίζουμε τα συγκεκριμένα invoices που παραμένουν απλήρωτα.

⬇️

5. Supplier Statements (Transactions)

Ελέγχουμε το πλήρες ιστορικό όταν υπάρχει διαφορά.

⬇️

6. Συμφωνία με Supplier Statement

Συγκρίνουμε το υπόλοιπο του LedgerX με το statement που μας έχει αποστείλει ο supplier.

🔎 Σημαντικό για τον λογιστικό έλεγχο

Τα Supplier Reports βασίζονται στις εγγραφές που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο LedgerX.

Εάν το υπόλοιπο ενός supplier είναι λανθασμένο, ελέγχουμε:

Purchase Invoice
Supplier Payment
Debit Note
Supplier
Accounts Payable control account
ημερομηνίες
ποσά
opening balance
τυχόν διπλοκαταχωρήσεις

Ο βασικός διαχωρισμός

Aged Payables
➡️ Πόσα χρωστάμε και πόσο παλιά είναι.

Unpaid Invoices
➡️ Ποια invoices δεν έχουμε πληρώσει.

Supplier Statement – Transactions
➡️ Όλες οι κινήσεις με τον supplier.

Supplier Summary
➡️ Η συνοπτική εικόνα του supplier.

Έτσι τα Customer Reports και Supplier Reports λειτουργούν ως δύο αντίθετες πλευρές του working capital:

Customers → Money owed TO the company 💰

Suppliers → Money owed BY the company 💳