06 — Αποδείξεις Είσπραξης (Receipts)

Η ενότητα Receipts χρησιμοποιείται για την καταχώρηση χρημάτων που εισπράττει η επιχείρηση από πελάτες ή άλλες πηγές.

Η βασική λογική είναι:

Sales Invoice → δημιουργεί απαίτηση από τον πελάτη → Receipt → καταγράφει την είσπραξη → μειώνει το Accounts Receivable.

Η είσπραξη μπορεί να γίνει σε Bank, Cash in hand ή άλλο κατάλληλο λογαριασμό.

---

1. Πότε χρησιμοποιούμε Receipt;

Χρησιμοποιούμε Receipt όταν η επιχείρηση λαμβάνει χρήματα.

Παραδείγματα:

• πληρωμή πελάτη για Sales Invoice,
• προκαταβολή από πελάτη,
• είσπραξη μετρητών,
• τραπεζική μεταφορά,
• είσπραξη μέσω άλλου λογαριασμού της επιχείρησης.

⚠️ Το Receipt αφορά την πραγματική είσπραξη χρημάτων. Δεν αντικαθιστά το Sales Invoice.

---

2. Η βασική λογιστική ροή

Πρώτα εκδίδουμε το Sales Invoice

Παράδειγμα:

Sales Invoice = €1.190

Η επιχείρηση έχει απαίτηση από τον πελάτη:

Accounts Receivable = €1.190

Στη συνέχεια ο πελάτης πληρώνει.

Δημιουργούμε:

Receipt = €1.190

και το Accounts Receivable μειώνεται:

€1.190 → €0

---

3. Πρόσβαση στα Receipts

Από το αριστερό μενού επιλέγουμε:

Receipts

και στη συνέχεια:

New Receipt

Εμφανίζεται η φόρμα που βλέπουμε στο screenshot.

---

4. Date — Ημερομηνία

Το πρώτο πεδίο είναι:

Date

Στο παράδειγμα:

07/10/2026

Εδώ καταχωρούμε την ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η είσπραξη.

Η ημερομηνία είναι σημαντική για:

• λογιστική περίοδο,
• συμφωνία τράπεζας,
• cash reconciliation,
• audit trail.

---

5. Reference — Αναφορά

Το πεδίο:

Reference

είναι ρυθμισμένο ως:

Automatic

Το LedgerX μπορεί να δημιουργεί αυτόματα αριθμό αναφοράς για κάθε Receipt.

Αυτό βοηθά στην:

• αρίθμηση,
• αναζήτηση,
• συμφωνία,
• audit trail.

---

6. Paid by — Ποιος πλήρωσε;

Το:

Paid by

δηλώνει ποιος πραγματοποίησε την πληρωμή.

Στο screenshot εμφανίζεται:

Contact → Other

και δίπλα:

Optional

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο για να προσδιορίσουμε τον πληρωτή.

Παράδειγμα:

Customer Ltd

ή συγκεκριμένο contact.

---

7. Received in — Πού εισπράχθηκαν τα χρήματα;

Το:

Received in

είναι ένα από τα σημαντικότερα πεδία.

Στο screenshot εμφανίζεται:

1700 — Cash in hand

Αυτό σημαίνει ότι τα χρήματα καταχωρούνται στον λογαριασμό Cash in hand.

Εάν ο πελάτης πληρώσει μετρητά:

Received in → Cash in hand

Εάν πληρώσει μέσω τράπεζας:

Received in → Bank

Εάν πληρώσει σε συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό:

Επιλέγουμε τον αντίστοιχο bank account.

---

8. Cash vs Bank

💵 Cash

Εάν ο πελάτης μας δώσει:

€500 μετρητά

τότε:

Received in → Cash in hand

🏦 Bank

Εάν ο πελάτης κάνει:

Bank transfer €500

τότε:

Received in → Bank

Έτσι το LedgerX ενημερώνει τον σωστό λογαριασμό.

---

9. Description — Περιγραφή

Το:

Description

χρησιμοποιείται για να περιγράψουμε την είσπραξη.

Παραδείγματα:

Payment Invoice No. 15

Customer payment

Bank transfer — Invoice 15

Cash received from customer

Η περιγραφή πρέπει να βοηθά τον λογιστή να καταλάβει αργότερα τι αφορά η είσπραξη.

---

10. Account — Λογαριασμός

Στο screenshot εμφανίζεται:

4000 — Sales - Goods

Αυτό είναι το account που χρησιμοποιείται στη γραμμή της συναλλαγής.

⚠️ Όταν το Receipt αφορά εξόφληση ήδη εκδομένου Sales Invoice, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή ώστε η είσπραξη να συνδεθεί σωστά με την απαίτηση από τον πελάτη και να μην καταχωρηθεί δεύτερη φορά ως νέα πώληση.

Η σωστή ροή είναι:

Sales Invoice → Accounts Receivable

και μετά:

Receipt → Bank/Cash + Accounts Receivable

---

11. Description στη γραμμή

Το δεύτερο:

Description

είναι περιγραφή της συγκεκριμένης λογιστικής γραμμής.

Παράδειγμα:

Payment against Sales Invoice No. 15

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν υπάρχουν περισσότερες από μία γραμμές.

---

12. Qty — Ποσότητα

Το:

Qty

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν η είσπραξη καταχωρείται με μορφή γραμμής.

Για μια απλή είσπραξη συνήθως:

Qty = 1

---

13. Unit Price

Το:

Unit Price

είναι η αξία ανά μονάδα.

Για παράδειγμα:

Qty = 1

Unit Price = €1.190

Total = €1.190

---

14. Total

Το:

Total

δείχνει το ποσό της γραμμής.

Παράδειγμα:

€1.000

---

15. Tax Code

Στο screenshot εμφανίζεται:

VAT 19%

Εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Για μια είσπραξη υφιστάμενου Sales Invoice, δεν πρέπει να δημιουργούμε δεύτερη φορολογητέα πώληση μόνο και μόνο επειδή εισπράξαμε τα χρήματα.

Η φορολογική αντιμετώπιση εξαρτάται από το είδος της συναλλαγής και τον τρόπο με τον οποίο έχει σχεδιαστεί το συγκεκριμένο LedgerX workflow.

Για κανονική εξόφληση Sales Invoice, η είσπραξη πρέπει να συνδέεται με την απαίτηση και όχι να δημιουργεί δεύτερο revenue transaction.

---

16. Amounts are tax exclusive

Η επιλογή:

Amounts are tax exclusive

σημαίνει ότι τα ποσά που εισάγουμε θεωρούνται καθαρές αξίες πριν από ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

€1.000 + VAT 19% = €1.190

Όμως, για απλή είσπραξη ήδη τιμολογημένου ποσού, πρέπει να ακολουθείται η σωστή ρύθμιση/ροή του συστήματος ώστε να μην υπολογιστεί ξανά ο ΦΠΑ.

---

17. Fixed total

Η επιλογή:

Fixed total

μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν θέλουμε το συνολικό ποσό να παραμένει συγκεκριμένο και να μην υπολογίζεται απλώς από quantity × unit price.

Είναι χρήσιμη σε ειδικές περιπτώσεις, αλλά για απλές εισπράξεις συνήθως δεν χρειάζεται.

---

18. Custom Theme

Στο screenshot:

Custom theme → Executive Theme

Αυτό αφορά την εμφάνιση του Receipt.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να έχουν όλα τα παραστατικά της επιχείρησης κοινή επαγγελματική εμφάνιση.

---

19. Show Tax Amount Column

Η επιλογή:

Show tax amount column

εμφανίζει ξεχωριστή στήλη για τον ΦΠΑ.

Για παράδειγμα:

Για απλές εισπράξεις πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τη λογιστική ροή του παραστατικού.

---

20. Custom Title

Το:

Custom title

επιτρέπει διαφορετικό τίτλο στο παραστατικό, εφόσον χρειάζεται.

Για κανονικές εισπράξεις μπορεί να παραμείνει απενεργοποιημένο.

---

21. Footers

Το:

Footers

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πρόσθετες πληροφορίες.

Παράδειγμα:

Payment received against Invoice No. 15.

---

22. Custom Fields — Notes

Στο screenshot υπάρχει:

Custom Fields → Notes

Εδώ μπορούμε να καταχωρήσουμε εσωτερικές σημειώσεις.

Παραδείγματα:

Payment received by bank transfer.

ή:

Customer paid full outstanding balance.

ή:

Partial payment — balance remains €500.

---

23. Image / Supporting Document

Το:

Choose File

μπορεί να χρησιμοποιηθεί για supporting documentation, όπου απαιτείται.

Παραδείγματα:

• bank transfer confirmation,
• payment receipt,
• deposit slip,
• άλλη απόδειξη πληρωμής.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για audit documentation.

---

24. Πλήρης Εξόφληση Sales Invoice

Παράδειγμα:

Sales Invoice

Net:

€5.000

VAT:

€950

Total:

€5.950

Customer owes:

€5.950

Ο πελάτης πληρώνει όλο το ποσό.

Δημιουργούμε:

Receipt

€5.950

Received in:

Bank

Μετά:

Accounts Receivable = €0

---

25. Μερική Είσπραξη

Το LedgerX μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για partial payment.

Παράδειγμα:

Invoice:

€5.950

Ο πελάτης πληρώνει:

€2.000

Receipt:

€2.000

Υπόλοιπο:

€5.950 − €2.000 = €3.950

Άρα:

Accounts Receivable = €3.950

Αργότερα μπορούμε να καταχωρήσουμε δεύτερο Receipt:

€3.950

και τότε:

Accounts Receivable = €0

---

26. Η καλύτερη πρακτική — Copy to New Receipt

Όταν έχουμε ήδη Sales Invoice, η πιο πρακτική διαδικασία είναι να ανοίξουμε το invoice και να χρησιμοποιήσουμε:

Copy to → New Receipt

Έτσι μειώνεται η πιθανότητα λάθους στην καταχώρηση.

Η λογική είναι:

Sales Invoice

↓

Copy to

↓

New Receipt

↓

Επιλέγουμε Bank ή Cash

↓

Επιβεβαιώνουμε το ποσό

↓

Create

---

27. Παράδειγμα με Bank Payment

Sales Invoice:

€6.172

Customer κάνει τραπεζική μεταφορά:

€6.172

Στο Receipt:

Paid by → Customer

Received in → Bank

Description → Payment Invoice No. 1

Amount → €6.172

Μετά την καταχώρηση:

Customer balance = €0

και:

Bank balance αυξάνεται κατά €6.172

---

28. Παράδειγμα με Cash

Sales Invoice:

€1.000

Customer πληρώνει cash:

€1.000

Receipt:

Received in → Cash in hand

Amount:

€1.000

Μετά:

Accounts Receivable → €0

και:

Cash in hand → +€1.000

---

29. Λογιστική Επίδραση

Για μια πλήρη είσπραξη €1.190:

Άρα:

Bank/Cash ↑

Customer balance ↓

Δεν δημιουργείται νέα πώληση εάν πρόκειται απλώς για εξόφληση του ήδη καταχωρημένου invoice.

---

30. Γιατί είναι σημαντικό να καταχωρούμε Receipt;

Χωρίς Receipt:

Το LedgerX μπορεί να δείχνει:

Customer owes €5.950

παρόλο που ο πελάτης έχει ήδη πληρώσει.

Με Receipt:

Customer owes €0

και ταυτόχρονα ενημερώνεται ο αντίστοιχος Bank/Cash account.

---

31. Συμφωνία με Τράπεζα

Τα Receipts είναι πολύ σημαντικά για το bank reconciliation.

Παράδειγμα:

Customer payment → €6.172

Το ποσό εμφανίζεται στο bank statement.

Στο LedgerX έχουμε:

Receipt → €6.172

Έτσι μπορούμε να συμφωνήσουμε:

Bank statement ↔ LedgerX

και να εντοπίσουμε τυχόν διαφορές.

---

32. Συχνά Λάθη

❌ Καταχώρηση είσπραξης ως νέα πώληση.

❌ Διπλή καταχώρηση του ίδιου payment.

❌ Επιλογή Cash ενώ η πληρωμή έγινε μέσω Bank.

❌ Λάθος bank account.

❌ Λάθος ποσό.

❌ Μη καταχώρηση partial payment.

❌ Μη σύνδεση της είσπραξης με το σχετικό invoice όπου απαιτείται.

❌ Λάθος VAT χειρισμός.

❌ Μη έλεγχος του customer balance μετά την είσπραξη.

---

33. Έλεγχος πριν το Create

Πριν πατήσουμε Create, ελέγχουμε:

• Σωστή ημερομηνία
• Σωστό reference
• Σωστός πελάτης / payer
• Σωστό Bank ή Cash account
• Σωστό ποσό
• Σωστό Sales Invoice
• Σωστή περιγραφή
• Σωστό VAT treatment
• Supporting documentation όπου απαιτείται

---

34. Create

Όταν όλα είναι σωστά:

Create

Το Receipt καταχωρείται στο LedgerX.

Στη συνέχεια ελέγχουμε:

Customer balance

και:

Bank/Cash balance

ώστε να επιβεβαιώσουμε ότι η συναλλαγή καταχωρήθηκε σωστά.

---

35. Create & Add Another

Εάν έχουμε πολλές εισπράξεις:

Create & add another

Αποθηκεύουμε την τρέχουσα είσπραξη και ανοίγει νέα φόρμα.

Χρήσιμο για:

• πολλές εισπράξεις πελατών,
• ημερήσιες cash receipts,
• πολλές τραπεζικές εισπράξεις.

---

36. Πλήρης Παράδειγμα LedgerX

Βήμα 1 — Sales Invoice

Customer Invoice

€5.000 + VAT €950

Total = €5.950

↓

Βήμα 2 — Customer Payment

Ο πελάτης πληρώνει:

€5.950

↓

Βήμα 3 — New Receipt

Paid by → Customer

Received in → Bank

Amount → €5.950

↓

Βήμα 4 — Create

↓

Αποτέλεσμα

Accounts Receivable = €0

Bank = +€5.950

---

37. Partial Payment Example

Invoice

€5.950

First Receipt

€2.000

Remaining balance

€3.950

Second Receipt

€3.950

Final balance

€0

Έτσι το LedgerX διατηρεί πλήρες ιστορικό των εισπράξεων.

---

38. Βασική αρχή

Sales Invoice = δημιουργεί την απαίτηση.

Receipt = καταγράφει την είσπραξη.

Bank/Cash = δείχνει πού μπήκαν τα χρήματα.

Accounts Receivable = δείχνει πόσα εξακολουθεί να οφείλει ο πελάτης.

---

39. Γρήγορος Οδηγός

Για είσπραξη Sales Invoice:

Sales Invoices

→ ανοίγουμε το invoice

→ Copy to

→ New Receipt

→ επιλέγουμε Bank / Cash

→ ελέγχουμε το ποσό

→ καταχωρούμε τυχόν description/notes

→ Create

→ ελέγχουμε το Customer Balance

→ ελέγχουμε το Bank/Cash Balance

Τελικό αποτέλεσμα:

Πλήρης πληρωμή → Customer Balance = €0

Μερική πληρωμή → Customer Balance = υπόλοιπο

---

📌 Κανόνας για τους χρήστες

Μην καταχωρείτε την είσπραξη ως νέα πώληση.

Η πώληση καταχωρείται μέσω Sales Invoice. Η είσπραξη καταχωρείται μέσω Receipt.

Η σωστή ροή είναι:

Sales Invoice → Accounts Receivable → Receipt → Bank/Cash → Accounts Receivable μειώνεται

Έτσι το LedgerX παρουσιάζει σωστά πωλήσεις, απαιτήσεις πελατών, εισπράξεις και τραπεζικά/ταμειακά υπόλοιπα.